文管理工作制度

1、文件管理工作制度第一章 总则第一条 为进一步加强文件管理，明确文件管理的范围、职责、流程和方 法，特制定本管理制度。一） A 类：第二条 文件的种类管理手册（包括质量、环境、职业健康安全管理手册） 。-可编辑修改 -二）B 类： 程序文件。三） C 类：作业性文件（技术文件、管理性文件、外部文件、法律法规）。技术文件包括：图纸、标准、规范、工艺文件、作业指导书、质量计划、施工组织设计、施工措施、方案、基建资料、企业工法、企业论文、企 业专利、顾客提供的图样资料等。管理性文件包括：行政文件、工程合同、采购文件、设备管理资料、管理制度、报告、记录、获奖证书等。第二章 文件的起草与签发第三条 文件起

2、草的原则：一）观点明确、条理清晰、内容充实、表达准确； 二）文字精炼、文风端正； 三）要根据行文的目的、内容等确定正确的文种； 四）格式要规范。第四条 各部门起草文件须使用统一规格的文稿审批笺。第五条 手册由集团公司监察审计部编制，管理者代表审核，总裁批准签发。第六条 程序文件由监察审计部组织按照职责分配由主责部门编制，相关部门会审，集团公司主管领导审核，管理者代表批准签发。第七条 技术性文件的编制与审批 集团公司内部技术性文件由主管职能部门起草行文，总工程师审核签发。技术性文件的编制与审批执行集团公司的技术管理制度 、科技工作管理制度、计量管理制度。第八条 管理性文件的编制与审批制式（红头）

3、文件制发要求：起草：以集团公司名义行文或以部门名义行文的均由主办部门起草文稿。凡需联合行文的，由主办部门负责起草，并需相关部门进行会签。由主办部门负责人审核并签字。四）文稿经起草、会签、核稿完毕，即由主管领导或法定代表人审定签发。五）主办部门到办公室进行发文登记编号。凡联合行文的均编主办部门字号；党政联合行文的均编党委字号。六）发布：主管领导审核同意签发后即发布。七）凡需印发正式版头（红头）公文，必须使用集团公司统一印制的“发文稿纸，”正文使用方格稿纸或打印纸。八）起草文件禁止使用圆珠笔和铅笔及复写。制式（红头）文件格式要求： 首页应标明： 发文单位名称、 文件主题、文种、发文字号、年份、主送

4、机关，如属企业保密文件，应在左上角加印“内 部秘密”字样。文件末页应标明：主题词（主题词排序原则是：反映文件中心 内容的词语在前、反映文件形式的词语在中、反映文件性质的主题词在后） 抄送机关、制发部门、文印时间、印发份数及签发人，正文落款应注明发文 单位、发文时间及签章，制式文件以文件末页主题词项印制时间下方标注“受 控”字样为受控标识。第九条 党委制式文件可不加盖印章。第十条 请示要一文一事，一事一报。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商取得一致意见后上报。请示件要报送上级机关办公室或秘 书部门按程序办理，一般不许直接送领导者个人。第十一条 凡不符合上述行文规范要求的，办公室可退回制

5、发部门要求重新行文。对不符合行文规则的上报文件，办公室及秘书部门可提示重报或 退回下级呈拟单位。第十二条 外部文件需转发的由主管部门起草行文，主管领导签发。第十三条 外来文件分为“阅件”和“办件”两大类即，：送领导及有关部门阅知的公文为阅件；需要办理并答复的公文为办件。凡收到的外来文件进行 登记时，必须使用集团公司统一印制的“公文处理纸”。第十四条 阅件办理的程序为：编号、登记（收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、收文顺序号等）阅批、传阅、督办、归档。第十五条 办件办理的程序为：登记、编号、阅批（请办） 、传阅、督查）办、批复、呈报、反馈、注销（办结） 。第十六条法律法规由安全管理

6、部负责管理与合规性评价。第十七条第三章 文件的发放经批准发放的文件，由该文件主管部门确定发放范围，根据需要分发到各相关部、室及分公司等，收文单位应在文件发放登记簿上签字。只通过信息系统发放的文件，文件主管部门选择相应的接收人，凡受控文件接收人须点击“签收”。第十八条 发文应将发文底稿和纸质一份交由办公室存档。办公室分门别类存放在文件资料盒内，目录清单一目了然；内勤人员对文件的保管要认真负责，存放文件的原则是：妥善保管、有条有理、查找方便、保密不泄密。第十九条 文件的归档：要认真执行档案管理制度 ，年终岁首，要将所保管的有历史指导意义，有价值的文件资料，统一上交档案室存档。凡属国家、省、市级文件

7、要清理，年终上缴市机要局。第二十条 凡标注秘密级以上的文件绝不允许复印、拷贝或转发，受控文件未经主管领导允许，不得提供给集团公司以外人员使用。第四章 文件的清理和销毁第二十一条 对于体系有效运行的各个场所，须保证使用相应文件的有效版本。第二十二条 已废止，无保存价值的文件，由文件制发部门从信息系统上将其删除。 纸质的受控文件按“文件发放登记表”收回并统一销毁。对于秘密级以上的文件，必须填报“文件销毁登记表”严格履行“清点登记一一审批备案”工作程序，坚持二人监销制度， 部门和个人不得私自销毁秘密文件。-可编辑修改 -第二十三条 不能把文件资料当废纸直接处理，应用碎纸机销毁后废弃。电子设备（电脑、上网本、 U盘、移动硬盘、光盘等）放弃使用前应彻底删除企业相关文件。第二十四条 文件的存放保管应保持室内空气流通，环境适宜。防止潮湿发霉，防火防蛀。第五章文件的评审第二十五条 为确保管理体系持续改进，对体系文件的适宜性和有效性由监察审计部组织有关