试论高校办公室人员自主创新能力的激励机制

1、试论高校办公室人员自主创新能力的激励机制2006年2月第28卷第1期台州学院JournalofTaizhouUniversityV01.28.No.1Feb.2o06试论高校办公室人员自主创新能力的激励机制张丽萍(台州学院办公室,浙江临海317000)摘要:在高校管理体制改革不断深入,高校行政管理信息化不断加强的背景下,办公室人员自主创新能力显得尤为重要,可以从实行岗位目标管理责任制,营造良好的文化氛围,加强信息化建设,完善制度建设等方面来激发办公室人员的自主创新能力,切实提高办公室工作效能.关键词:高校;办公室人员;自主创新能力;激励中图分类号:G647文献标识码:A文章编号:1672370

2、8一(2006)01-0094一o3创新,是民族进步的灵魂.自主创新是现代化的发动机.加强自主创新能力建设,已成为当今世界发展的新趋势.党的十六届五中全会就明确提出”必须提高自主创新能力”,建设”创新型国家”.高校办公室是高校承上启下,沟通左右,协调内外的管理中枢,是高校综合性的办事机构,其创新能力的发挥有利于全面提升高校行政管理效能.因此,在高校管理体制改革不断深入,行政管理信息化不断加强的背景下,激发和提高办公室人员自主创新能力,切实提高高校行政管理效能显得尤为重要,本文就此进行初步的探讨.自主创新能力的意义在高校办公室工作中,自主创新能力指的是根据高校办公室管理目标和任务,利用各种资源,

3、包括有形资源(如办公仪器设备等)和无形资源(如知识,智力等),通过发挥办公室成员各自的创新能力,提高办公效能和管理服务水平,实现管理目标过程中表现出来的一种能力.一般说来,高校办公室人员自主创新能力的内涵包括原始性创新,集成创新和引进消化吸收再创新三个方面.原始性创新指的是对于高校教育管理领域来讲,是新的,前所未有的创新.而集成创新和引进消化吸收再创新则是另外两种不同的创新方式,它们所产生的成果仅仅对于创新者本人或者所属部门乃至所属院校来讲是新颖的事物,具有社会价值与社会意义,而对整个教育界并不算新鲜.我们可以在提高办公室人员的集成创新和引进消化吸收再创新能力的前提下,逐步向提高原始性创新能力

4、过渡与发展.激发自主创新能力有利于满足人的较高层次的需要,实现自我价值.有学者说得好,需要是人的行为之源.马斯洛在需要理论中提到,人的需要从低到高,依次为生理收稿日期:200512一O9作者简介:张丽萍(1978一),士,浙江天台人.研究实习员.需要,安全需要,社交需要,尊重需要,自我实现需要.办公室人员提高自主创新能力,可以充分发挥自己的潜力,因地制宜处理各类事件,不断提高业务水平和工作能力,表现自己的才能,实现最高管理目标,从而满足社交,尊重和自我实现等较高层次的需要.激发自主创新能力有利于健全和完善各项规章制度,实现制度创新.一个组织没有健全和完善的规章制度作保障,是无法正常运转和进一步

5、发展的,特别是在目前政治多元化,经济全球化的历史大背景下,激发办公室人员的自主创新能力,有利于办公室在学校党政领导的支持下,及时会同有关部门认真研究当前的形势和国家最新颁布的有关法律法规,分析已有规章制度存在的弊端和缺陷,及时修订,充分发挥制度的约束力,依法治校,提高办学效益和办学水平.因此,激发办公室人员的自主创新能力能为学校走上规范化,制度化发展道路提供智力支持.激发自主创新能力可以形成高效的行政管理嗣队,提高统合综效(synerglZe).史蒂芬?哥维曾在高效能人士的七个习惯中谈到”统合综效”,_2指出应该创造第三种选择即产生不局限于个人之见的办法,认为个人的力量是嗣队统合综效的基础,充

6、分展示个人的力量能使整体获得一加一大于二的实效.高校办公室是管理的中枢,成员之间扬弃对立的观点,互相尊重彼此的差异,充分吸收个人的独到见解,集思广益,形成创造式的合作(得到的选择是1+1>2),建立起创新型团队,提高办公室统合综效.二,自主创新能力面临的困境(一)知识困境.具有较为丰富的知识和较强地自主驾驭知识的能力是发挥自主创新能力的基础.在高校办公室队伍中缺少知识更新机会和缺乏知识更新能力是个较第1期张丽萍:试论高校办公室人员自主创新能力的激励机制95为突出的问题.21世纪是信息化的世纪.以网络化,数字化和智能化为代表的现代信息技术,不仅使人们工作,学习,生活之间的界限变得模

7、糊不清,而且使知识的话语权进一步扩大,出现了广泛非集中化教育趋向.善于在知识的海洋中航行已成为办公室人员实际获得知识的先决条件.然而,在多数高校行政队伍中,大多数人员在高校一次性教育背景下走上工作岗位,缺少接受系统性,专业性再教育和职业再培训的机会,知识更新慢,无法适应形势发展的需要.尽管有些高校引进了办公自动化系统.规范工作流程.实行办公资源统一规范管理,但是,一些管理人员仍习惯于传统的行政管理模式,满足于人工或是半自动化的信息处理模式,只会简单地计算机操作和网络应用,不知如何收集,分析,整合各类知识,将自己的工作纳入整个信息化工作之中,实行办公资源的互动与共享.(二)精力困境.自主创新能力

8、不仅对办公室人员的知识素养要求较高,而且对于办公室人员所处的工作环境也提出了较高的要求.自主创新能力的发挥要求相对自由的具有创新氛围的工作环境.但是多数高校仍沿用传统的”交办型”行政管理模式,办文,办会,办事强调科层制.具体工作人员按章办事特点较为突出,自主权较少,主动性不强,忙于事务性工作,在公文处理工作,信息采编发布,会议管理,值班管理,车辆管理,接待管理,介绍信与印章管理等等办公室工作上花费了大量精力.(三)制度困境.长期以来,行政管理人员一旦分配到某一岗位,就长时间从事某方面工作,工作经验和工作视野单一化倾向极为明显,办公室人员不能全面地系统性地思考问题,不利于自主创新能力的发挥.另一

9、方面,在工作中,人们往往关注领导的创新性成果,丽较少关注办公室人员创新能力的发挥,无法及时给予精神和物质上的肯定,导致办公室人员的管理智慧只能在小范围内交流.自主创新能力的激发和提高是一个长期的渐进的过程,需要高校制定相关的制度予以激励.三,构建自主创新能力的激励机制(一)实行岗位目标管理责任制.正确引导自主创新能力的发挥.实行岗位目标管理责任制激励的基础在目标.目标的作用在于给人以期望,期望能使人产生动力,动力能激励人的热情,引导自己的行为.实行岗位目标管理责任制,就是努力把每个办公室人员的目标与学校发展的目标结合起来,使每位办公室人员在实现学校目标的同时,实现自己的目标,从而对教职工形成一

10、种激励.为了取得比较好的激励效果,在确定目标时应注意目标的可行性,可操作性,挑战性和可量化性,这样才会对办公室人员产生激励作用,为其自主创新能力的开发提供方向性的指引.另一方面,对于办公室人员来说,应该围绕一个相对固定的奋斗目标,根据自己实力和环境条件的变化,特别要牢牢抓住创新过程中遇到的各种机遇,对原有的目标进行适当地动态调节.当然,这种动态调节并不是见异思迁,随心所欲地改变原有的目标,而是通过调节能够及时地,更好地发挥一个人的创新优势,达到最好的创新效果.而且这种调节本身也是自主创新能力发挥的过程.(=)营造良好的创新文化氛围,促进办公宣成员创新思维的互动.良好的组织气氛有利于创造活动的开

11、展,能增强成员的满足感,激发工作动机,改变工作行为.我们可以从三个方面人手营造良好的创新文化氛围.第一,进行创新教育.创新教育是一种对受教育者进行良好的心理素质训练和创新能力开发的教育.要引导办公室人员树立全新的观念,从被动接受各类知识到主动从创新思维人手,学习创新方面的理论着作,形成良好的创新情感和创新人格,了解创新技巧,如希望点列举法,成对列举法,头脑风暴法,哥顿法等等,提高创新技能,促进工作效能的提高.第二,构建工作交流平台.交谈,研讨和争论在发挥办公人员自主创新能力上具有重要的作用.交谈,研讨和争论过程中,办公室成员的角色处于随时互换的动态变化中,既有利于成员发现问题,深化认识,锻炼合

12、作能力,又有利于成员在轻松环境下,畅所欲言,各抒已见,形成发散性思维,找到最佳的观点.因此,可以通过设立机关论坛,秘书论坛,网上开辟工作交流板块,建立QQ工作群等渠道,以交谈,研讨和争论的方式,互相激发工作创新灵感.第三,引进创新型人才.创新型人才的引进,特别是将各类有志于教育管理的富有创新意识和能力的人才引进到办公队伍中,不但可以产生”鲇鱼效应”用他们的创新思维和创新人格激励其它成员,帮助缺乏创新思想因循守旧者走出思想与情感的”樊篱”,从而激发其它办公室成员的创新思维,而且将有助于高校办公室创新工作方式和工作内容,不断提高管理效能.(三)完善配套制度建设.为自主创新能力发挥提供制度保障.现在

13、政府机构中普遍实行AB岗制度,轮岗制度等等,以达到增强岗位意识与行政管理机构的活力,促进人员的合理流通,人力资源的合理配制,充分发挥管理人员的潜能.我们高校行政管理制度可以此为参考与借鉴,制定相关的配套制度.1,工作轮换制度.新奇感是思维的源泉,自主创新的动力.部门在条件许可的情况下有意识地轮换办公室人员的工作岗位,可以增加他们的新奇感,丰富他们的工作经历,使他们在不同的工作中积累工作经验,促进创新能力的提高.2,内部晋升制度.人只有感到有发展前途,才会有工作干劲.内部晋升在激发办公室人员自主创新能力,给予办公室人员成就感方面具有独特的作用.晋升包括职务提拔和职称提升两种.既可以是阶梯晋升,也

14、可以是破格提拔.只要运用恰当,激励的效果是非常明显的.3,薪酬激励制度.物质需要是人最基本的需要,是人们一切活动的根本目的所在.因此,建立合理的薪酬体系在高校管理中显得极其重要.在市场经济条件下,报酬激励总是激励教职工的重要手段,合理而具有吸引力的报酬能激发教职员工的积极性,主动性和创造性.美国心里学台州学院第28卷家亚当斯在他的公平理论中指出,组织成员的工作动机不仅受他所得的绝对报酬的影响,而且还受相对报酬的影响.因此,为了形成较好的创新氛围,学校制定科学的绩效考核制度和薪酬激励制度,给发挥自主创新能力创造良好绩效的人员以薪酬激励,也是必要的.(四)加强信息化建设,为自主创新能力发挥提供技术

15、支持.高校办公室信息化管理的趋势越来越明显,各高校纷纷引进OA公文处理系统,车辆管理系统,档案系统等,使得办公室人员的工作可以不受时空限制,高效处理事务.然而,信息技术发展是日新月异的,这就要求高校办公人员要主动学习不断更新的信息技术知识.并加以运用.比如结合办公室工作规范化,科学化,保密性等要求,建立校园网络信息安全机制,及时将学校的工作安排,学校发文,上级发文,校内动态等在局域网上公布,将学校的政策方案讨论稿放在校园网上征求意见,用MSN,QQ等即时通讯工具进行日常业务交流等,促进知识信息的快速传递,建立起立足本校的信息网络.另一方面.人只有在大量高档次的知识信息传递中才能触发,激励自己的

16、创新意识和创新活动.因此,我们应学会利用各类网络搜索工具和网站媒体,多看,多想,多记,多思各类教育管理信息,通过网上论坛等交流平台,与其他成员共享,取长补短.每个人都有自我创新的潜能,如何充分地开发每位成员的自主创新能力,构建更为完善的激励机制,促进办公室管理工作进一步切合学校教育事业和高等教育事业发展需要,还需要我们长期地深入的研究.参考文献:1联舍国教科文组织总部.教育财富蕴藏其中M.北京:教育科学出版社,1996.2吏蒂芬?柯堆着.高效能人士的七个习惯M.北京;中国青年出版社.2003.3朱立言.王浦劬主编.管理学M.北京:中国人民出版社.2003.4付彦.知识管理:缔造你的高效能团队J

17、.时代经贸.2005,(5).5俞国良.创造力心理学M.杭州:浙江人民出版社.1996.6杨玉良.发挥高校综舍优势,增强自主创新能力J.中固高等教育,2005,(6).7刘新民.提高我国自主创新能力的对策建议J.宏观经济研究,2005,(7).ATentativeDiscussionoftheStimulationoftheUniversityoflcicersInnovativeAbilityZhangLiping(OfficeofTaizhouUniversity,Linhai,Zhejiang317000)Abstract:Withthedeepeningofuniversitymanagementsystemreformandadministrationinformationiza.tion,theinnovativeabilityoftheofficeworkersappearsespeciallyimportant.Wecanstimulatethiskindofabili.tyfromt