文件和资料控制程序范文

1、文件和资料限制程序范文1、目的本程序规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和限制,通过对文件、资料进行限制,以保证各相关场所使用的文件为有效文件,预防使用失效和作废的文件.2、范围本程序适用于公司质量治理体系文件、技术性文件、外来文件的限制,质量记录是一种特殊类型的文件,应依据?质量记录限制程序?加以限制.3、责任3.1办公室是文件限制的归口治理部门,负责质量治理体系文件、 其他质量文件、及各种记录的接收、发放、更换和销毁等工作.3.2办公室负责编写、修订、换版质量治理体系文件.3.3总经理负责质量治理体系文件、质量方针、质量目标的批准.3.4质量保证负责人负责质量治

2、理体系文件的审核.3.5各有关职能部门负责本部门应贯彻实施和发放、签收的文件、资料,部门负责人审核,质量保证负责人批准,各职能部门负责本部门文件的治理工作.3.6技术部负责技术文件的编制,外来文件的采用、发放、回收、销毁等治理工作.3.7技术部部长负责技术文件审批.4、工作程序4.1本公司文件限制范围a.质量治理体系程序文件及各种质量记录；b.技术文件：如产品标准、技术标准、检验标准、工艺文件、图纸、作业指导书等.c.外来文件：如国家标准、行业标准、企业标准、法律、法规等.d.其他支持性文件：如各项治理制度、操作规程、工作标准等.4.文件的编号4.1.现行国家标准、行业标准和地方标准以原标准号

3、为准.4.2.2企业标准的编号方法4.2.2.1技术标准a企业技术文件Q/SSZXX-XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示I标准顺序号企业特征代号企业标准代号4.2.2.2治理标准编号QG/SSZXX-XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号治理标准代号4.2,4.3质量体系程序文件编号QP/SSZXXX-XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号程序文件代号4.2.2.4质量记录编号QRXX-XX顺序号要素号质量记录编号4.2,2.5操作规程编号QJ/SSZXX-XXXX发布年号：用四位阿拉伯数字表示要素号企业特征代号操作规程代号4.3文件的编写、审批和发布4

4、.3.1为了保证文件的充分性,办公室组织编写质量治理体系文件,质量保证负责人审核,总经理批准.其他支持性文件由文件责任部门领导编写,办公室审核,质量保证负责人批准发布.4.3.2各有关技术文件由技术部技术人员编写,产品总装图、产品技术条件由总经理批准,其它技术文件及资料由技术部长批准.4.3.3计量器具、 设备操作规程由专职计量、 设备治理员编制,技质部部长审核,经总经理批准后发布实施.4.3.4每一编号的质量文件为一独立文件,为此每一质量文件应明确该质量文件的编制人、审核人、批准人、发布日期等方面资料.质量治理体系文件编制、审核、批准在封面上进行；其他质量文件在文件的末页的末端明示编制、审核

5、、批准人；对于图纸的设计、校对、审核、批准可直接在图纸上签名.4.3.5公司至少每两年要对质量治理体系文件或其它文件进行评审,必要时,可增加评审频率,修改后还要按4.3.1/4.3.2进行批准.4.4文件的版本、标识和受控状态4.4.1质量治理体系文件的版本号以A,B,C来标识,修订状态以0,1,2来标识,其他质量文件以发布年号表示.4.4.2质量治理体系文件和其他质量文件都以文件编号为标识.4.4.3质量治理体系文件和其他质量文件的限制状态分“受控和“非受控两种状态.“受控文件用受控印章为标记.为此办公室要编制出?受控文件限制清单?以保证得到相应文件的有效版本,以预防使用失效或作废文件.“非

6、受控文件由办公室按总经理或质量保证负责人批准发放给顾客或供方,发放时注明“非受控.4.5文件的发放和更换4.5.1质量治理体系文件和其他质量文件由办公室根据?受控文件发放一览表?来确定发放范围,经办公室主任审核,总经理批准后实施发放.技术文件由技术部根据?技术文件发放一览表?确定发放范围,技术部部长审核,总经理批准后由办公室实施发放,发放应保证在使用处可得到有效版本的适用文件.4.5.2文件领用人在?文件资料发放、回收登记表?上签名领取,资料治理员在?文件资料发放、回收登记表?上建立总台帐,并注明分发号和加盖“受控印章,填写修订状态,以便对发放文件修订状态的限制,以预防混淆使用.4.5.3有关

7、人员所使用文件严重破损而影响使用时,使用者提出口头申请,经办公室负责人同意后,才可向办公室以旧换新.新发的质量治理体系程序文件分发号要与交回的保持一致,使用者要保证文件保持整洁、清楚.4.5.4受控文件如有丧失,文件使用人及时报告,向该文件批准发放者申请补领.办公室在补发文件时,应给予新的分发号,并注明遗失文件的分发号作废.可办理补领申请.4.5.5文件和资料持有者不准出借或擅自修改和复制,失效文件和资料应及时交回归口治理部门.4.5.6递交质量认证审核机构及顾客在现场审查时所用“受控文件及顾客或上级部门要求索取的“非受控文件,须事先得到总经理同意.4.5.7需临时借阅文件和资料的人员,应在?

8、文件资料借阅登记表?签字,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还由资料员收回,一般情况下正版文件一律不外借,预防文件丧失或损坏.4.6文件的修订、换版和评审.4.6.1文件和资料修订时,治理性文件由文件更改提出者或部门提出申请,并在?文件更改申请单?中填写文件名称、内容及原因,经原审批人批准,原审批人不在时,由总经理或质量保证负责人批准,但要获原审批部门的有关背景资料.技术文件及资料更改按JB/T5054.6-2000?产品图样及设计文件更改方法?、JB/T9169.8-1998?工艺治理导那么、工艺文件修改?执行.4.6.2文件修订批准后,假设是质量治理体系文件,由办公室统一收回,进行修订换

9、页或划改.换页后或划改好后再由办公室发给持有者.对于图纸更改,经总经理批准后,由技术部统一收回进行更改,更改后发给持有者,并做好更改记录.4.6.3文件经屡次修订或需大幅度修订时,对质量治理体系文件进行换版,新版发布时,旧版本即被废除.技术文件底图经屡次使用,污损不能继续使用时,或整套文件进行整改须重描新底图,但不改变其代号时,无须更改手续.4.7文件的回收作废和销毁文件换版时,办公室按?文件资料发放、回收登记表?收回旧版本,并在“回收栏目内作出记录.对收回的文件加盖“作废印章,然后在?文件资料销毁清单?中填写名称份数等.经总经理或质量保证负责人批准后,进行销毁.需作保存的作废文件,经总经理或

10、质量保证负责人同意后,由文件治理员加盖“作废和“保存印章方可保存留用.4.8.3文件的持有者,要妥善保管所发的文件,不得外借.如有遗失,要及时向办公室报告和登记.4.8.4文件的持有者调离本公司或转岗时,要到办公室办理归还手续.4.8.5办公室对所有文件的记录,应按?质量记录限制程序?的规定进行治理.4.8.6质量治理体系文件的正本作为永久性保存,但要按本程序的5.7条款的规定加盖“作废和“保存印章.4.9外来文件的识别、分发直接引用外来文件,应由相关部门领导审阅同意后,由资料治理员进行登记后,根据各部门需要进行发放.5、记录QR4.2.2-01-1?受控文件限制清单?QR4.2.2-01-2?文件更改通知单?QR4.2.3-01-3?文件资料发放、回收登记表QR4.2.2-01-4?文件资