安健环文件及数据控制管理标准

1、安健环文件及数据控制管理标准一、目的为电厂安全健康环境管理体系的运行提供依据，确保其有效运行并受控。二、范围本标准适用于挂治水电厂。三、规范性引用/应用文件1、引用文件党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）2、应用文件 GB/T9704-2012中华人民共和国标准五凌电力有限公司公文管理规定挂治电厂公文管理规定五凌电力有限公司保密管理规定挂治电厂保密工作管理规定五凌电力有限公司印章、介绍信及资质证件管理办法挂治电厂印章、介绍信及资质证件管理办法五凌电力有限公司档案管理规定挂治电厂档案管理规定四、定义与术语 文件管理定义为公司内、外部文件：是指电厂为了电厂安全生产过程所需而形成的行政文

2、件、上级安全生产文件、记录、表格、档案等（包括电子版）。五、职责1、综合管理部归口管理电厂公文，负责电厂公文的统一收发、拟办、传递、用印、立卷、归档和销毁。2、各部门、分部负责职责范围内有关收文的承办工作和有关发文的起草、会签、校对工作。3、文件处理必须严格执行国家法律、法规和保密要求等其他有关规定，严格遵守公司、电厂的制度规定，确保企业秘密的安全，机密文电应由专人保管和处理。六、管理内容和方法1、文件的种类区分、格式要求和行文规则按照公司的规定执行。2、草拟文件应当做到：2.1、符合国家的法律、法规及公司的有关规定。2.2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直达不曲，字词规范

3、，标点正确，篇幅力求简短。2.3、文件的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。2.4、拟制紧急文件，应根据实际需要确定紧急程度。拟制秘密文件，应当根据涉密事项，按照有关保密规定确定密级和保密期限。2.5、人名、地名、数字、引文准确。引用文件应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。2.6、结构层次序数，第一层为“一 ”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。2.7、应当使用国家法定计量单位。2.8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文

4、译名。2.9、文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2.10、对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请厂领导协调或裁定。2.11、负责会签的人员，从收到文件日起算，须在1个工作日（如1个工作日之内不能完成，则应口头通知会签部门）之内提出会签意见，并将文件提交下一环节，起草人应跟踪催办。2.12、文件正式印制前，综合部文档管

5、理员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。3、行文规则3.1、电厂可直接对外行文，但不得直接向公司各部门行文，需要向公司请示、报告的事项应直接向公司行文。3.2、一般不得越级请示和报告。如遇重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级请示和报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。3.3、请示应一文一事，非请示类文件中不得夹带请示事项。请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。3.4、因工作需要，电厂与公司各部门有关协调、沟通事项，可采取“工作联系单”方式；

6、电厂需直接向公司领导书面汇报、请示工作，可采取“呈批件”、“呈报件”方式。4、业务流程4.1、收文处理4.1.1、一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。4.1.2、各部门、分部收到对电厂的来文，应在2小时内移交综合部文档接待岗位统一办理。4.1.3、电厂收文处理原则4.1.31、公司、外来单位的文件先送综合部负责人拟办，再呈厂部阅示；然后按分工送有关部门阅办，重要的送分管负责人阅示。4.1.32、承办部门须及时办理相关事项，不得延误、推诿。文件办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动与相关部门协商，取得一致，如有分歧报电厂分管领导决定。4.1.4、收文处理时限4

7、.1.4.1、综合部从收到文件之时起算，一般件在1个工作日内完成登记、拟办和传递，急件随到随办。如遇来文时间已超过要求退文时间，需在文件上注明收文时间。4.1.4.2、承办部门从收到文件之时起算，急件在4小时内、一般件在3个工作日内着手办理，同时须按来文规定时限完成相关工作。4.1.4.3、对于上级单位的询问，根据询问内容在3个工作日内由主办部门起草文件回复，由电厂编写报告或由主办部门直接答复。4.1.4.4、机要文件和呈批件、呈报件参照上述收文流程处理，机要文件处理同时遵守电厂保密管理的有关规定。4.2、 发文处理4.2.1、发文处理一般包括拟稿、会签、核稿、签发、缮印、校对、用印、分发、立

8、卷、归档等程序。4.2.2、需要发文的部门负责起草文件。若公文内容涉及其他部门职责范围内的事项，必须经过有关部门会签后方可行文。4.2.3、代表电厂发出的文件，会签稿交档案室存档，文件由文档管理员统一发出，各部门不得擅自发文。4.2.4、电厂发文处理原则4.2.4.1、电厂向上级单位的请示、报告由电厂负责人或其授权人签发；电厂内部的一般发文，由部门负责人审核，分管厂领导会签，电厂负责人签发。4.2.4.2、电厂行政发文，须经电厂第一负责人（或授权人）签发。4.2.4.3、电厂党总支发文由电厂党总支书记签发。4.2.4.4、电厂工会发文由电厂工会主席签发。4.2.4.5、电厂团支部发文由电厂团支

9、部书记签发。4.2.5、发文处理时限4.2.5.1、负责会签的人员，应在收到文件之时起，4小时之内提出会签意见，并将文件提交下一环节，起草人应跟踪催办。如4小时之内不能完成的，则应口头通知拟稿人。4.2.5.2、综合部文档岗位人员从收到文件之时起算，急件须在4小时之内办完，一般件须在2个工作日内办完。5、公文发布及归档5.1、凡需在电厂网站上发布的红头文件，经电厂负责人审核同意后由综合部统一发布。5.2、 办公室根据标准文件格式发布。5.3、文件归档：文件办理完毕后，应当根据电厂档案管理的有关规定，及时将文件及办理过程中的相关资料分类整理立卷，妥善保管，定期向档案室移交。个人不得保管应归档的文

10、件。6、文件管理其它有关要求6.1、对上级单位的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，经综合部主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的名称、日期、份数和发送人员。6.2、复制、汇编机密级、秘密级文件，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。对绝密级文件一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级单位批准。6.3、在文件确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级文件应当由专人管理。6.4、文件被撤销和废止，由发文单位、上级单位或相关权力部门根据职权范围和有关法律法规决定。文件被撤销的，视为自始无效；文件被废止的，视为自废止之日起失效。

11、6.5、对不具备归档和存查价值的文件，经部门负责人批准后，可以销毁。综合部负责电厂涉密文件销毁工作。销毁涉密文件，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密文件。6.6、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。七、附则1. 本标准在执行过程中要求的记录形式和保存期根据附录要求保存，保存方式为纸质版或电子版，保存期限为一年。2.本标准解释为电厂综合管理部。3.本标准发布之日起实施。八、附录1、附录1：电厂收发文处理流程图2、附录2：电厂收发文管理权责划分表附录1：电厂收发文处理流程图1.收文管理流程各部门综合部厂领导1、提交收文

12、8、文件存档4、文件批示2、收文登记3、文件拟办5、文件承办6、文件督办7、办理结果审查2.发文管理流程各部门综合部厂领导1、拟稿3、文件会签5、文件印发、存档4、文件签发2、审核附录2：电厂收发文管理权责划分表1.收文管理权责划分表流程环节部门/单位职责与权力 1、提交收文各部门各部门应将收到的文件，在1小时内送交综合部文档管理员登记。2、收文登记文档管理员收文一小时内完成签收，按办件、阅件、简报等进行分类登记（包括来文部门、文件名、来文时间、阅批人、返回时间、批示内容、督办情况等），提交综合部第一负责人拟办。3、文件拟办综合部负责人签署拟办意见，提交有关领导阅示。4、文件批示厂领导由电厂第一负责人或授权人对文件进行批示。5、文件承办各部门按要求及时、准确办理文件，从收到文件日起算，急件即办，一般件应在2个工作日办完，在文件处理单上填写处理结果并将原件退回厂综合部文档管理员存档。6、文件督办文档管理员综合部文档管理员跟踪、督促文件的办理。做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办，每周汇总一次督办结果交综合部督查督办人员，纳入月度工作督查通报。7、办理结果审查厂领导对办理结果进行审查。8、文件存档文档管理员2.发文管理权责划分表流程环节部门/单位职责与权力 1、拟稿各部门各责任人拟稿。要求格式正确、内容完整、措词得体。拟稿人应跟踪文件的拟稿