XX集团公司公文管理制度

1、1 公文管理制度 第一章 总 则 第一条 为提高公司公文质量和行文效率，使公文处理工作规范 化、制度化、科学化，现结合公司实际情况，制定本制度。 第二条 公文是公司在经营管理过程中形成的具有高度权威性、 行政约束力和规范体式的文书； 是公司发布各种重大决策、 规章制度， 请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要 工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档 等一系列相互关联衔接有序的工作。 第四条 公文处理应坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、 准确、安全、统一。 第五条 公文处理必须严格遵守公司相关保密规章制度，确保公 司商业秘密的安全。 第六条

2、各子公司领导应高度重视公文处理的管理工作，并加强 对本公司公文处理工作的指导和检查。部门负责人为本部门公文处理 工作的负责人，并应指定专人负责具体公文处理工作。 第七条 本制度中“公文管理部门”指各公司办公室或相应部门， “文秘人员”指秘书或相关人员。 第八条 本制度适用于集团公司各部门及各子公司。 第二章 公文种类 第九条 常用公文种类主要包括： （一）指挥性公文 2 1. 1. 决定 适用于安排重要事项或者重大行动，奖惩有关单位及人员，变更 或者撤销下级单位不适当决定等事项。 2. 2. 决议 适用于经过会议讨论通过并要求有关单位或个人贯彻执行等事 项。 3. 3. 批复 适用于答复下级单

3、位请示事项。 （二）知照性公文 1. 1. 通知 适用于传达需要办理、 执行或周知的事项， 适用于发布规章制度、 批转和转发公文。 2. 2. 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 3. 3. 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项。 （三）报请性公文 1. 1. 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 2. 2. 请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 3. 3. 简报 适用于汇报工作、交流信息、指导工作、宣传教育等事项。 （四）其他公文 1. 1. 议案 适用于提请审议事项、提请审议重大方案、提议审议人员任

4、免等 事项。 2. 2. 意见 适用于提出执行意见，要求批转执行或提供参考意见的事项。 3. 3. 会议纪要 适用于记载、传达会议精神和有关情况。 第十条 其他计划性、记录性、经济类、讲话类、合同类及日常 各类公文，应参照本制度规定并结合日常规范行文。 3 第三章 公文格式 第十一条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发 文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印 章、附注、主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位和印发日期等部 分组成。 （一）涉及公司秘密的公文， 应当标明密级和保密期限， 其中“绝 密”、“机密”公文应当标明份数、序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程

5、度， 分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，联 合发文，主办单位排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只 标明主办单位发文字号。各子公司发文字号应有明确规定，不可随意 编制，发文字号说明应报上级公司备案。 各部门制发公文可自行编号，并在本公司公文管理部门备案，但 不得使用公司代字。 （五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文 种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。 （六）主送单位为公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范 化简称、统称。 （七）公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。

6、（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖相关印章。联合上报的 公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印 章。 （九）成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发 单位负责人的签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以会议通过日 期为准。 （十）公文如有附注 （需要说明的其他事项） ，应当加括号标注。 报送4 政府有关主管单位的公文，应当在附注中注明联系人姓名和电 话。 （十一）主题词是用于揭示公文内容，便于检索查询的规范词。 主题词标引一般不超过 5 5 个，标引顺序是先标类别词， 然后标类属词， 最后标文种词。在标类属词时，先标反映内容的词，再标反映形式的 词。 （十二）抄

7、报单位指除主送单位外需要知晓公文的其他上级单 位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他 有关单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十四）公文中各组成部分的标识规则参照公文格式（附件 1 1）和公文样式（附件 2 2）标准执行。 第十二条 除特殊需要外， 公文用纸一般采用标准 A4 A4 型纸张 （210mm210mmx 297mm297mm） ,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需 要确定。 第四章 行文规则 第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越 级请示和报告。若遇以下

8、特殊情况，可以越级行文： （一）情况紧急、特殊，逐级上报将延误时机造成重大损失的问 题。 （二）上级公司指定可以越级上报的问题。 （三）多次请示上级公司，未有明确答复，而且需上一级公司解 决的问题。 （四）直接上下级公司之间有分歧、争议，无法解决，需报上一 级公司审批的问题。 （五）对上级公司的检举。 上述越级行文，除对上级公司的检举之外，应同时抄报越过的上 级单位，以便上级公司了解情况，协助办理。 第十五条 公文作者必须是能够以各自名义行使职权和承担义务 的公司、5 组织、部门或代表人。 第十六条 公司各部门之间依据部门职权可以相互行文和向下级 公司有关业务部门行文。除以函的形式商洽工作、询

9、问和答复问题、 审批事项外，部门及其内设机构一般不得以部门名义向下级公司正式 行文。如需行文，应报公司领导批转或由公司办公室转发。因工作需 要确需直接向下级公司正式行文的，应当报经公司领导批准，并在文 中注明经公司领导同意。 部门及其内设机构不得向上级公司正式行文。 第十七条 平行单位可以联合行文，联合行文应当明确主办单 位。 第十八条 联合行文一般由主办单位首先签署意见， 协办单位依 次会签，特殊情况可通过传真等形式会签。 联合行文的各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自行 文。如擅自行文， 上级单位或者公文管理部门有权责令纠正或者撤销。 第十九条 向下级单位或者本公司的重要行文， 应同

10、时抄报直接 上级单位。 第二十条 请示的公文应一文一事，一般只写一个主送单位，如 需同时送其他单位，应用抄送形式，但不得抄送其下级单位。 第二十一条 报告中不得夹带请示事项。 第五章 发文办理 第二十二条 发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、 签发、复核、缮写、印制、用印、登记、分发等程序。 第二十三条 草拟公文应做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司的规章 制度。 （二）观点明确，条理清晰，内容真实，结构严谨，表述正确， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送 单位的行6 文关系确定。 （四）拟制紧急

11、公文，应当体现紧急原因，并根据实际需要确定 紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引标题， 后引发文字号。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体年、 月、日。 （六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”， 第三层为“ 1.1.”，第四层为“（ 1 1）”。 （七）应当使用国家法定计量单位。 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用 国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中 文译名。 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿

12、拉伯数字。 （十）公文密级划分： 1.1. 绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害； 2.2. 机密：一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害； 3.3. 秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害； 4.4. 内部资料：一旦泄密会使公司利益遭受一般损害； 5.5. 公开资料：公开有助于公司利益。 （十一）公文紧急程度划分 1.1. 特急公文， 是指事关重大而又十分紧急， 要求以最快的速度形 成、运转和办理的公文； 2.2. 紧急公文， 一般也是涉及重要工作需要急速形成、 运转和办理 的公文； 3.3. 常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。常 规公文7 也要及时办理。 第二十四条

13、 对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当 主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单 位的主要负责人应当先出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以 列明各方理由，提出建设性意见，并与有关单位会签后报送上级单位 协调或裁定。 第二十五条 公文报送公司领导签发前，应当由公文管理部门进 行审核，审核重点：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行 文规则和拟制公文的有关要求，公文格式等是否符合本制度的有关规 定。 第二十六条 以董事会名义制发的公文，由董事长签发；以公司 名义制发的公文， 由总裁 （或总经理） 签发； 对于一般业务性的公文， 由公司分管领导签发。 第二十七条

14、公文正式印制前，文秘人员应当对文件进行复核， 重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统 一、规范等。公文复核无误，由文秘人员按规定统一编号；经复核需 要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第二十八条 公司各部门、 各所属公司应安排专人负责公文递送， 并做好发文登记，填写发文记录表（附件 3 3）。 第二十九条 异地办公的各公司之间公文往来， 可采用传真方式， 如有必要，再邮寄原件，同时在发文记录表上记录。密级文件， 经公司主管领导同意后，方可邮寄。 第六章 收文办理 第三十条 收文办理是指收到公文后办理的过程，包括签收、登 记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三

15、十一条 收到公文后，文秘人员应进行审核。审核重点：是 否应当由8 本单位办理；是否符合行文规则；是否符合公司有关规定； 涉及其他公司或者部门职权的事项是否已经协商、会签；公文呈报过 程中，对有关职能部门提出的疑义是否已经解决；文种使用、公文格 式是否规范。对不符合本制度规定的公文，可以退回公文呈报单位并 说明理由。 第三十二条 经审核，对符合本制度规定的公文，公文管理部门 或有关部门应当及时提出拟办意见，公文大体分为阅件和办件，阅件 需附文件传阅单（见附件 4 4），办件需附文件审批单（见附 件 5 5 ），需两个或两个以上部门办理的公文应当明确主办部门。紧急 公文应当明确办理时限，由文秘人员

16、递送。 第三十三条 收到上级单位下发或交办的公文，由公文管理部门 提出拟办意见，报送分管领导批示后办理。 第三十四条 各承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得 延误、推诿。紧急公文和重要公文必须特事特办。本部门职权范围以 外或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办部门并书面说明理 由。 第三十五条 公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部 门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门的主要负责人应出 面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理由，提出建设 性意见，并与有关单位会签后报送上级单位协调或裁定。 第三十六条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明 确签署意见、姓名

17、和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示 事项的，圈阅表示已阅知。 第三十七条 送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公文 管理部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办， 一般公文定期催办。 第七章 公文归档 第三十八条 公文办理完毕后，应当根据公司相关档案管理规定 的有关规9 定及时整理（立卷）、归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第三十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和 保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反 映公司的主要工作情况，便于保管和利用。 第四十条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归 档，其他单位根据文件内容

18、可选择复印件或其他形式的公文副本进行 存档。 第四十一条 本单位负责人兼任其他单位职务， 在履行所兼职务 职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。 第四十二条 归档范围的公文应当确定保管期限， 按照有关规定 定期向公司档案室移交。 第四十三条 拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹 材料必须符合存档要求。书写应使用黑色或蓝黑色毛笔、钢笔或签字 笔，签字处需本人手签，不得打印或使用名章。 第八章 公文管理 第四十四条 各公司公文管理部门应不断建立健全本公司公文处 理的管理制度及有关实施细则。 第四十五条 公司内部通用的各类公文表格不得随意改动，新启 用或修改的表格应报公司分管

19、领导审批，经公文管理部门备案并印发 启用通知后方可使用。 第四十六条 各级公司之间的公文往来由各公司公文管理部门负 第四十七条 上级公司的公文， 除绝密级和注明不准翻印的以外， 经下级公司的领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、 日期、份数和印10 发范围。 第四十八条 公开发布上级单位公文，必须经上级单位批准。经 批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。 第四十九条 一般不得将公文复印件作为正式文件使用，特殊情 况需经单位负责人审核同意。 第五十条 公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视 为自废止之日起不产生效力。 第五十一条 不具备存档和存查价值的公文，

20、经过鉴别并报公司 领导批准后，方可销毁。 第五十二条 销毁秘密公文应当到指定地点由二人以上监销，保 证不丢失、不漏销，其中销毁绝密公文应当进行登记。 第五十三条 公司或部门合并时，全部公文应当随之合并管理。 公司或部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）、登记后移交上级 公司或代管单位的档案管理部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有 关规定移交、清退。 第九章 附 则 第五十四条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。 第五十五条 各子公司的公文管理部门对上级单位和本公司下 发公文的贯彻落实情况应当进行监督检查并建立督查制度。 第五十六条 本制度由中豪商业集团有限公

21、司行政办负责解释。11 第五十七条 本制度自印发之日起执行 附件： 1.1.公文格式 2.2.公文样式（样式 1 1样式 3 3） 3.3.发文记录表 4.4.文件传阅单 5.5.文件审批单 12 附件 1 1： 公文格式 一、公文页边距 公文用纸页边距上白边为 25mm25mm 士 2mm2mm,下白边为 20mm20mm 士 2mm 2mm （不含页码） ，左白边为 31.7mm31.7mm 士 2mm2mm,右白边为 31.7mm31.7mm 士 2mm2mm, 中间部分为版心。 二、 字间距 公文字间距为标准字间距。 三、 行间距 公文正文行间距为 1.51.5 倍行距,版记行间距为单

22、倍行距。 三、 公文中图文颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 四、 公文中字体、字号 未作特殊说明公文中文字的均为宋体 4 4 号字。 五、 公文各组成要素标识规则 一份完整的公文,由眉首、主体和版记三要素组成。置于公文首 页红色反线以上各要素称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题 词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称 为版记。 （一） 眉首 1.1. 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在页面左上角。 2.2. 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级,用黑体字顶格标识在版心右上角第

23、 1 1 行,两 字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用黑体字顶格标 识在版心右上角第 1 1 行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 3 3 紧急程度 如需标识紧急程度，用黑体字顶格标识在主体右上角第 1 1 行，两 字之间空 1 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标 识在13 版心右上角第 1 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 2 行。 4. 4. 发文字号 发文单位标识下、红色反线以上，用宋体字居中排布；年份、序 号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用“ ”括入；序号不编 虚位（即不编为 001 001 ），不加“第”字。 （二）主体 1. 1. 公文

24、标题 红色反线下空 1 1 行，用 2 2 号宋体加粗（一般公文用小 2 2 号宋体加 粗），可一行或分多行居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对 称，间距恰当。 2. 2. 主送单位 标题下空 1 1 行，左侧顶格用宋体字标识，回行时仍需顶格；两个 或两个以上主送单位名称之间用全角逗号或顿号隔开，最后一个主送 单位名称后标全角冒号。 3. 3. 正文 主送单位名称下 1 1 行，每自然段左空 2 2 字，回行顶格；数字、年 份不能回行。 4. 4. 附件 公文如有附件， 在正文下空 1 1 行左空 2 2 字用宋体字标识 “附件”， 后标全角冒号和名称。 附件如有序号使用阿拉伯数码， 附件

25、名称后不 加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 1 行顶 格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应 一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 1 行顶格 标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 如附件中包含附件，则第一层附件的序号用大写数字标注，第二 层附件的序号用阿拉伯数字标注。 5. 5. 成文日期 用汉字将年、月、日标全，“零”要写成“0”，不能以阿拉伯 数字的“ 0 0”14 或英文字母“o”代替。 6. 6. 印章 （1 1） 单一发文印章 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日 期。成文日期右空

26、4 4 字；加盖印章应上距正文 1 1 行之内，端正、居中 下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期 上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日 期上。 （2 2） 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 7 字；主办单位印章在前；两个印章均下压成文日期，印章用红色。只 能采用同种印章加盖方式， 以保证印章排列整齐。 两印章间互不相交 或相切， 相距不超过 3mm3mm。 当联合行文需加盖 3 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将 各发文单位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使

27、印章加盖或套印其上。主办单位印章在前，每排最多排 3 3 个印章，两 端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章 之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 2 字标识成文时间。 7. 7. 附注 公文如有附注，在成文日期下 1 1 行，用宋体 4 4 号字标识，居左空 2 2 字加圆括号括起。 8.8. 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期、印章位置时，应采 取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，一般 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。如确实无法解决，应当在 印章页注明“此页无正文，为XXXX文件的签字（盖章）页”。 （三）版记 1

28、. 1. 主题词 15 用小 3 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空 1 1 字。 2. 2. 抄报、抄送单位 公文如有抄报、抄送单位，在主题词下 1 1 行；左右各空 1 1 字，用 宋体字标识“抄报或抄送”，后标全角冒号；如同时有抄报单位和抄 送单位，抄报单位在上，抄送单位在下。各单位名称之间用全角逗号 隔开，回行时与冒号后的单位对齐，在最后一个单位后标句号。 3.3. 印发单位和印发日期 位于抄送单位下（无抄报、抄送单位在主题词下） 1 1 行，用宋体 字标识；印发单位左空 1 1 字，印发日期右空 1 1 字。印发日期以公文生 成日期为准，数字用阿拉伯数码标识。 4.

29、4. 印发份数 位于印发单位和印发日期下 1 1 行，居右空 1 1 字，用宋体字标识“共 印XX份”，数字用阿拉伯数码标识。 5.5. 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 六、页码 置于版心下边缘下 1 1 行，居中标识，公文首页显示页码。 七、公文中的表格 公文如需附表， 在表头左上角顶格标识 “附表” ，对于横排表格， 应将页码放在横表左侧居中，表头在订口一边。 八、阿拉伯数码字体 公文中使用阿拉伯数码用新罗马( (“Times New Roman”Times New Roman”) )字体。 九、式样 A4 A4 型公文用纸版式图见附件 2 2。样式 1 1:适用

30、于红头文件 3 3 号黑体一机專密一年 X X公司文件 XXXX字 XXXX X号一4 4 号宋体 XXXXXXXXXXX 2 2 号宋体加粗 （空 1 1 行） XXXXXX（主送单位）： 一（除特殊标注外，以下均为 4 4 号宋体） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXo XXXXXXXXo 段首左空 2 2 字 （空 1 1 行） 附件：1. 1. XXXXXXXXXXXXXXXX 2. 2. XXXXXXXXXXXXXXXX （空 1 1 行） 成文日期一右空 4 4 字 （附注：XXXXXXX ） （主体行间据 1.51.5 倍，版记行间距 1 1 倍；字间距标准） 主题词：XXX XXX XX 小 附件 2 2:公文样式 1 1样式 3 3 上白边 25mm25mm (001(001) 3 3 号黑体 鼻心、 I I _ 空 1 1 字 左 -白一 边 31.7mm31.7mm 右 白- 边 31.7mm31.7mm 月 日印发 （共印X份）/ 右空 1 1 字 下白边 20mm20mm