Office 2003培训手册

1、百丈漈镇校 2011.3.Office 2003 培训手册目录1.Word 2003基本操作41.1基本内容41.1.1新建文档41.1.2打开文档51.1.3文档和退出Word61.1.4 Word基本界面71.2排版的使用71.2.1文字的格式71.2.2段落的格式91.2.3边框和底纹111.2.4项目符号和编号131.2.5制表位161.2.6使用格式刷181.2.7样式191.2.8分栏211.3表格的使用221.3.1插入表格221.3.2单元格的选取231.3.3单元格的合并和拆分251.3.4单元格里的文字格式251.3.5绘制表格261.3.6插入行、列、单元格271.3.7

2、调整表格的大小271.3.8表格的复制和删除281.3.9表格的格式设置281.3.10排序和数字计算301.3.11标题行重复311.3.12表格和文字的相互转换321.4插入图片331.5查阅文档331.5.1文档结构图和大纲级别331.5.2插入目录352.PowerPoint 2003基本操作362.1建立演示文稿362.2演示文稿的装饰372.3插入字符392.4插入图片392.5插入影片和声音402.6创建图表412.7幻灯片的编辑442.7.1文本的复制和删除442.7.2剪贴板的应用452.7.3查找与替换472.7.4撤消和重做482.7.5补充492.8设置幻灯片格式502

3、.8.1文字格式设置502.8.2格式刷的使用522.8.3项目符号和编号542.8.4字体的其他设置572.9幻灯片视图602.9.1普通视图602.9.2大纲视图612.9.3幻灯片浏览视图652.10表格的处理662.11插入组织结构图682.12幻灯片的放映702.12.1幻灯片的切换702.12.2自定义动画712.12.3自定义放映722.12.4幻灯片放映752.12.5幻灯片上做标记771.Word 2003基本操作Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档，方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等等。基

4、本界面介绍：1、 菜单栏：列出word所有可以使用的命令。2、 工具栏：列出word中最常用命令的按钮。3、 标尺：可调节文档的结构。4、 正文编辑区：编写文档的区域。5、 滚动条：用于快速查看文档。6、 状态栏：显示编辑文档的行列，位置信息。1.1基本内容1.1.1新建文档Word启动之后自动建立了一个新文档，注意现在标题栏上的文档名称是“文档1.doc”，单击工具栏上的"新建空白文档"按钮，现在我们就又新建了一个空白的文档，它的名字叫做“文档2.doc”。再单击这个按钮，就出现了“文档3”。这是我们新建一个文档最常用的方法。如图1所示：图11.1.2打开文档打开和新建一

5、样，单击工具栏上的“打开”按钮，就可以打开一个“打开文件”对话框。如图2所示：图 2保存文档：保存文档和新建也是一样的，单击工具栏上的“保存”按钮，就可对所编辑的文档进行保存，如果该文档是第一次建立它会弹出一个对话框，询问该文档保存的位置，如图3、4所示：图3将文件保存到相应位置的对话框：图41.1.3文档和退出Word单击标题栏中的关闭按钮或是工具栏中的关闭选项都可将当前正在编辑的文档关闭，如果我们当前只编辑了一个word文档，那么这一步操作将连同Word一并关闭。如图5、6所示： 图5 图6在打开了几个文档的时候可以直接退出Word，打开“文件”菜单，选择“退出”命令，就可以直接退出Wor

6、d。选择这个命令后，出现了一个对话框，这是提示我们要关闭的文档没有存盘，要不要现在保存，图7这是Word的一项功能。如果在上次保存之后你又对文档做了改动，它就会提醒你进行保存。1.1.4 Word基本界面Office2003与Office2000类似同样有个智能菜单的功能，可以根据你对菜单命令或按钮的使用频率来决定是否直接显示它们。如果一个菜单项有很长时间没有被使用的话，Word就会自动把它隐藏起来，减少菜单中直接显示命令的数目。 如果要用隐藏起来的命令，只要单击菜单中的向下双箭头或者双击这个菜单就可以了。图 8我们还可以改变菜单栏的位置：在菜单栏的空白处按下鼠标左键，往下拖动，菜单栏的位置就

7、改变了。工具栏也可以这样拖动，点住工具栏左边的竖线，拖动鼠标，就可以改变工具栏的位置了。图9改变工具栏位置：图10还有其他一些工具栏没有显示，如果要显示它们，可以在工具栏上单击右键Word会列出所有工具的快捷选项，我们可以根据需要选择常用的工具。1.2排版的使用1.2.1文字的格式在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图11)。图11这个上标是文字格式的一种，在Word里，有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。下面说一下文字的格式： .常用文字

8、格式 文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里第一段的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，从弹出的颜色面板中选择“红色”，在文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。 2.设置动态效果

9、选中文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡，单击“动态效果”列表中的“赤水情深”，单击“确定”按钮，这样就设置好了。 刚才的那个对话框里好像还有很多选项，这些也都是文字的格式，不过我们平常能用到的不多。如果你感兴趣的话，可以看对话框的预览框中显示的效果(如图12)。图123.西文字体的中文格式选中要设置的文字，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在这里就可以设置文字的格式了。需要说明的是，这里的字体设置是把中文字体是和西文字体分开的，而不是像工具栏把中西文一起设置。单击“中文字体”下拉列表框，选择“黑体”，单击“西文字体”下拉列

10、表框，选择“使用中文字体”，这样就可以让西文字体也使用黑体。在“字形”列表框中选择“加粗”，从预览框中可以看到文字的变化，它的作用相当于选择了工具栏中的“加粗”按钮；从字号列表框中选择“二号”，预览框中的文字同时变大了；单击“文字颜色”下拉列表框中的箭头，单击“其它颜色”按钮，从弹出的颜色设置对话框中选择想要的颜色，单击“确定”按钮，把颜色赋给选定的文字；单击“下划线”下拉列表框中的下拉箭头，选择这种较粗的双线，然后这里的“下划线颜色”就成为可选项了。单击这个下拉箭头，从面板中选择“粉红”，单击“确定”按钮，选中的文字格式就设置好了。1.2.2段落的格式.段落间距把光标定位在要设置的段落中，打

11、开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。 .对齐方式在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。 Word的左对齐，因为用得比较少，所以在Word里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两

12、端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。 .段落行距行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。 .段落的缩进段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同

13、的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。 需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。 .自动套用格式此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些常用文档的格式：打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选

14、择套用文档类型为“常用文档”，单击“确定”按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。 .使用对话框段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式”菜单，单击“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框，从列表中选择“首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确定”按钮，段落的格式就设置好了(如图13)。图131.2.3边框和底纹.段落的边框和底纹 把光标定位到要设置的段落中，打开“格式”菜单，打开“边框和底纹”对话框，选择“方框”，在“线型”列

15、表框中选择虚线，单击“颜色”下拉列表框中的箭头，从弹出的面板中选择“蓝色”，然后在这个“应用范围”下拉列表框中选择“段落”，单击“确定”按钮，我们就给这个段落加上了一个边框(如图14)。图14再来加一个底纹：打开刚才的对话框，单击“底纹”选项卡，将填充颜色选择为“灰色-30%”，同样把“应用范围”选择为“段落”，单击“确定”按钮，段落的底纹就设置好了(如图15)。图15还可以通过工具栏来给段落设置边框和底纹，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，在界面中出现“表格和边框”工具栏，单击“绘制表格”按钮，取消绘制表格状态；选中要添加边框的段落，单击“边框”按钮的下拉箭头，从弹出的面板中选择“外

16、部边框”按钮，选中的段周围就出现了边框，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择“灰色30%”，就给选中的文字添加了底纹。 这里还可以自己定义边框线：使用“线型”下拉列表框选择线型为双线；选择颜色为“蓝色”，单击“边框”按钮的下拉箭头，选择“左框线”单击，就可以给段落设置一个蓝色双线的左框线 .页面的边框和底纹 打开刚才的对话框，单击“页面边框”选项卡，单击“艺术型”的下拉列表框，选择第一个“苹果”单击，注意这里的“应用范围”是“整篇文档”，单击“确定”按钮，我们就给这个文档设置了一个艺术型的页面边框。1.2.4项目符号和编号.自动编号自动识别输入：当输入1，顿号，然后输入项目，回车，下一行就出现了一

17、个“2、”，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。不想要这个编号，按一下Backspace键，编号就消失了。 .项目符号Word的编号功能是很强大的，可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。一般在一些列举条件的地方会采用项目符号来进行。选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。和去掉自动编号的方法一样，把光标定位到项目符号的后面，按Backspace键，就可以了。另外还有一种作法：把光标定位到要去掉的项目符号的段落中，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，也可以把这个项目符号去掉。 改变项目符号的样子：打开“格式”菜单，单击“项目符号

18、和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，现在是“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了(如图16)。 图16自定义一个：打开“项目符号和编号”对话框，选择一个项目符号的样式，单击“自定义”按钮，打开“自定义项目符号列表”对话框，单击“项目符号”按钮，打开“符号”对话框，从“字体”列表中选择一种喜欢的字体，然后选择一个喜欢的符号，单击“确定”按钮，回到“自定义项目符号列表”对话框，单击“确定”按钮，就可以把刚才选中的符号作为项目符号了(如图17)。图17.编号设置 打开“格式”菜单，单击“项目符号和编号”命令，打开“项目符号

19、和编号”对话框，现在这里默认的就是“编号”选项卡了，有很多的编号可以选择(如图18)。图18想用中文的一、二、三也可以，但要设置一下。选择一种编号，单击“自定义”按钮，打开“自定义编号列表”对话框；从“编号样式”下拉列表框中选择中文的“一，二，三 ”，在上面的“编号格式”的输入框中就出现了我们选择的样式，我们在后面输入一个顿号，将括号删除；从右面的预览框中可以看到设置的效果。单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，将“中文字体”设置为“楷体”，单击“确定”按钮，回到“自定义编号列表”对话框，可以看到编号的字体已经变成楷体了(如图19)。图191.2.5制表位.对齐功能 要使文字在分隔后再对齐，可

20、以使用空格，但这样往往没有办法对齐，因此要使用制表位来进行设置。先来设置一下：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮(如图20)。 图20在文档中，选项A和B之间有一个灰色的箭头，这个就是制表符，将光标定位到下面，输入一个A，按一下Tab键，再输入一个B，在标尺的中间位置单击，文字的位置发生了变化，这就是制表位在起作用。刚才在标尺的中间位置单击设置了一个制表位，这个B就是以设置的制表位的地方来对齐的。通常是在不想使用表格但又想获得有合适对齐方式的列表中使用制表位，先设置好制表位，在标尺上单击，设

21、置一个左对齐式制表位，单击标尺左上角的制表符，把当前设置的制表位变成居中式制表位，再在标尺的合适位置单击，设置一个居中式制表位，然后输入文字；每个制表符后的文字都按照制表位的位置对齐了，在左对齐制表位下的文字靠左对齐，而居中式制表位下的文字则是居中对齐。 .前导字符功能这个目录里的这些编号就是用制表位来定位的，同时它们也使用了前导字符。我们来做一下：新建一个文档，打开“格式”菜单，单击“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在输入框中输入“8”，“对齐方式”选择“右对齐”，“前导字符”选择小圆点，单击“确定”按钮。输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，现在在1的前面就有小圆点和前面的“第一章”

22、相连。图211.2.6使用格式刷格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。图22我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。 如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。 另外还可使用组合键：Ctrl+Shif

23、t+C、Ctrl+Shift+V 把光标定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V键，格式也复制到了这里。1.2.7样式如果想把文档中所有小字的字体变成“幼圆”，若用格式复制的话要费好多时间，如果用样式来设置就很简单了，文档中这些字体都使用了“正文”的样式，将光标定位在该段落中，打开“格式”菜单中“样式”对话框(如图23)：图23选中“样式”中的“正文”，右键选中“修改”按钮，弹出“更改样式”对对话框(如图24)：图24单击“格式”按钮，从弹出

24、的菜单中选择“字体”，打开“字体”对话框：图25选择“中文字体”为“幼圆”，“西文字体”为“使用中文字体”，单击“确定”按钮，回到“更改样式”对话框，单击“确定”按钮，回到“样式”对话框，单击“关闭”按钮，文档就按我们的要求变化了。 样式，可以说是一种格式的组合，格式刷在复制格式时是连同样式一起来复制的。 我们来设置一个标题的样式：选择文档中的任意一个段落，然后把它们的格式设置为我们要求的样子：黑体、加粗、居中、一号字，然后把光标定位在这个段中，打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“格式和样式”对话框，单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，在“名称”一栏输入“黑体标题”，确认“样式类

25、型”为“段落”，单击“后续段落样式”下拉列表框，选择我们刚起的名字“黑体标题”，单击“确定”按钮，这个样式就建立好了。单击“关闭”按钮返回编辑状态(如图26)。图261.2.8分栏打开“格式”菜单，单击“分栏”命令，打开“分栏”对话框，选择“两栏”，单击“确定”按钮，现在我们的文档就是按两栏来排版的了(如图27)。图27若让一段文字分四栏显示，先选中整个段落，然后打开“格式”菜单，选择“分栏”命令，打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“4”，“应用范围”选择“所选文字”，单击“确定”按钮，文档就设置好了。 调整栏宽：打开“分栏”对话框，这里有“栏宽”和“间距”两个输入框，单击“栏宽”输入

26、框中的上箭头来增大栏宽的数值，“间距”中的数字也同时变化了。单击“确定”按钮即可。 在分栏中间加分隔线：打开“分栏”对话框，选中“分隔线”前的复选框，单击“确定”按钮，在各个分栏之间就出现了分隔线。设置栏宽不等：打开“分栏”对话框，选择“偏左”，然后单击“确定”按钮，这样就设置了一个偏左的分栏格式；如果想设置多栏的不等宽分栏，先打开“分栏”对话框，在“栏数”输入框中输入“3”，确认“栏宽相等”前的复选框没有选中，对各个栏宽分别进行设置，单击“确定”按钮，一个不等宽的三分栏就设置好了。 使用分栏符在段落结束位置开始分栏：把光标定位到这个段落的后面，打开“插入”菜单，单击“分隔符”命令，从弹出的“

27、分隔符”对话框中选择“分栏符”，单击“确定”按钮，这样就可以了。 1.3表格的使用1.3.1插入表格打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了(如图 28)。图28插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了(如图29)。图29Word 2003允许在表格中插入另外的一个表格：把光标定位在表格的单元格中，插入的表格就显示在了单元格中。 在单元格中单击右键，选择“插入表格”命令，也可以在单元格中插入一个表格。1.3.2单元格的选取就

28、像文章是由文字组成的一样，表格也是由一个或多个单元格组成的。所以单元格就像文档中的文字一样，要对它操作，必须先选取它。 把光标定位到单元格里，在“表格”菜单里的“选则”选项中可选取行、列、单元格或者整个表格(如图30)。图30还有下面一些方法： 把光标放到单元格的左下角，鼠标变成一个黑色的箭头，按下左键可选定一个单元格，拖动可选定多个。 像选中一行文字一样，在左边文档的选定区中单击，可选中表格的一行单元格。 把光标移到这一列的上边框，等光标变成向下的箭头时单击鼠标即可选取一列。把光标移到表格上，等表格的左上方出现了一个移到标记时，在这个标记上单击鼠标即可选取整个表格(如图31)。图311.3.

29、3单元格的合并和拆分合并一行单元格：先选中一行单元格，打开“表格”菜单，单击“合并单元格”命令，把选中的单元格合并成一个(如图32)。合并一列单元格：先选中一列单元格，打开“表格”菜单，单击“合并单元格”命令，选中的这些单元格也就合并成一个(如图32)。拆分单元格：选取单元格，打开“表格”菜单，单击“拆分单元格”命令，弹出“拆分单元格”对话框，选择拆分成的行和列的数目，单击“确定”按钮(如图33)。 也可以在单元格中单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“拆分单元格”，或者单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，可以打开“拆分单元格”对话框(如图34)。 我们还可以选定几个单元格同时进行

30、拆分或者合并。 图32 图33 图341.3.4单元格里的文字格式选取单元格里的文字，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”项，会弹出几个按钮供选择，单击需要的格式(如图35)。图35让所有单元格里的文字格式都一样：把鼠标移动到表格上，在表格的左上角的移动标记上单击右键，从快捷菜单的“单元格对齐方式”的面板中选择需要的格式，整个表格中的所有单元格就都一样了。 把单元格中的文字竖着排行：把光标定位到单元格中，单击工具栏上的“更改文字方向”按钮。 事实上可以把表格中的每个单元格看作是一篇独立的文档，里面同样可以有段落的设置，如“两端对齐”、“居中”按钮都可用。 1.3.5绘制表格插入一个

31、3×5的表格，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，鼠标的形状好像是一支笔，在这个单元格的左上角按下左键，拖动鼠标到单元格的右下角，松开左键，就在单元格中加上了一条斜线。还用这支笔可以在表格中添加横线和竖线来拆分单元格(如图36)。 图36绘制斜线表头：这是Word2003提供的一个非常有用的功能，打开“表格”菜单，单击“绘制斜线表头”命令，打开“绘制斜线表头”对话框，在左边的“表头样式”列表框中选择“样式二”，右边“字体大小”使用五号，在这里的行标题输入“科目”，数据标题输入“成绩”，列标题输入“姓名”，单击“确定”按钮，就可以在表格中插入一个合适的表头了(如图37)。 图37

32、1.3.6插入行、列、单元格把光标定位在一个单元格里，在“表格”菜单栏里“插入”选项中选“行”、“列”或者“单元格”选项，就会相应的插入行、列、单元格。 或者选取一个单元格，单击常用工具栏上的“插入单元格”按钮，也可以选择插入一行或一列单元格。 把光标定位到表格最后一行的最右边的回车符前面，然后按一下回车，就可以在最后面插入一行单元格了。把光标定位在表格下面的段落标记前，单击工具栏上的“插入行”按钮，Word会弹出一个对话框，选择要插入的行数，单击“确定”按钮，行单元格就插入进来了。 1.3.7调整表格的大小调整表格大小有以下一些方法：把鼠标放在表格右下角的一个小正方形上，鼠标就变成了一个拖动

33、标记，按下左键，拖动鼠标，就可以改变整个表格的大小了，拖动的同时表格中的单元格的大小也在自动地调整。 把鼠标放到表格的框线上，鼠标会变成一个两边有箭头的双线标记，这时按下左键拖动鼠标，就可以改变当前框线的位置，同时也就改变了单元格的大小，按住Alt键，还可以平滑地拖动框线。 选中要改变大小的单元格，用鼠标拖动它的框线，改变的只是拖动的框线的位置。 只改变一个单元格的大小：所有的框线在标尺上都有一个对应的标记，拖动这个标记，改变的就只是选中的单元格的大小了。 Word还提供了几个表格自动调整的方式：在表格中单击右键，单击快捷菜单中的“自动调整”项，单击“根据内容调整表格”命令，可以看到表格的单元

34、格的大小都发生了变化，仅仅能容下单元格中的内容了。选中整个表格，按一下Delete键，将表格中的所有内容全部删除，表格的所有单元格仅仅能容下一个段落标记了。 选择表格的自动调整为“固定列宽”，选中整个表格，按Delete键，可以看到表格框线的位置没有发生变化；选择“根据窗口调整表格”，表格自动充满了Word的整个窗口。 通常希望输入相同性质的文字的单元格宽度和高度一致，先选中这些列，单击“表格和边框”工具栏上的“平均分布各列”按钮，选中的列就自动调整到了相同的宽度；行也可以这样来做。 1.3.8表格的复制和删除复制表格：表格可以全部或者部分的复制，与文字的复制一样，先选中要复制的单元格，单击“

35、复制”按钮，把光标定位到要复制表格的地方，单击“粘贴”按钮，刚才复制的单元格形成了一个独立的表。 删除表格：选中要删除的表格或者单元格，按一下Backspace键，弹出一个“删除单元格”对话框，其中的几个选项同插入单元格时的是对应的，单击“确定”按钮。 注意：Delete是删文字，而这个Backspace是删表格的单元格。1.3.9表格的格式设置格的格式与段落的设置很相似，有对齐、底纹和边框修饰等。选中整个的表格，单击“格式”工具栏上的“居中”、“左对齐”等按钮即可调整表格的位置。 表格边框修饰：把表格周围的框线变粗一时，单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”下拉列表框，选择合式的线条，然后单击

36、“框线”按钮的下拉箭头，单击“外部框线”按钮，这样可以在表格的周围放上一条所选线条的边框；表格添加底纹：选中第一行，单击鼠标右键，选中“边框和底纹”命令，单击“底纹”按钮的下拉箭头，选择颜色，取消选择，即见效果(如图38)。图38Word为我们提供了表格自动套用格式的功能。单击“表格”菜单栏里“自动套用格式”选项，打开“自动套用格式”对话框，选择格式，单击“确定”按钮，表格的格式设置好了。基本上常用的格式从这里都可以找到的(如图39)。图39单元格之间加一些间隙：在表格中单击右键，选择“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框(如图40)。图40单击“选项”按钮，选中“允许调整单元格间距”复选框

37、(如图41)，在后面的数字框中输入“0.1”，单击“确定”按钮，回到表格属性对话框，单击“确定”按钮，这样就可以了。图411.3.10排序和数字计算表格的排序：选中需要排序的一列，单击“表格和边框”工具栏山的“降序”或者“升序”按钮即可。 表格的求和：把光标定位到需要求和的“列”的下面的单元格中，单击“自动求和”按钮。若要求“行”的和，先把光标定位到需要求和的“行”的右面的单元格中，单击“自动求和”按钮，然后选中这个数字，把它复制到下面的单元格中，选中这一列，按一下F9键，其余行的和就都出来了。 刚才单击“自动求和”按钮是在单元格中插入了一个求和公式，然后把求和公式复制到其它的单元格中。按F9

38、则是更新域，因为这些是公式域，我们把域更新一下就可以看到正确的结果了。1.3.11标题行重复标题行重复：如果表格分在了两页显示，而第二页中的表格没有表头，这样在单看第二页的表格时就会不知所云。在Word中可以使用标题行重复来解决这个问题：选中第一行表格，打开“表格”菜单，单击“标题行重复”命令(如图42)，在第二页的表格中标题行就出现了。 图421.3.12表格和文字的相互转换使用Word可以把文字转换成表格：选中这些文字，打开“表格”菜单，单击“转换”项，单击“文字转换成表格”命令(如图43)，在这里的“文字分隔”位置选择“制表符”，单击“确定”按钮，文字就转换成了表格(如图44)。 同样可

39、以把表格转换成文字：把光标定位在表格中，打开“表格”菜单中的“转换”子菜单，单击“表格转换成文字”命令，打开“表格转换成文字”对话框，在这里的“文字分隔符”栏选择“制表符”，单击“确定”按钮，就把这个表格转换成了文字。 图43 图44我们经常会希望文字能环绕在表格的周围，在表格中单击右键，选择快捷菜单中的“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框（如图45），在当前的“表格”选项卡中有一个“文字环绕”选择区，选择“环绕”，单击“确定”按钮，回到编辑状态，拖动表格到文字的中间，文字就在表格的周围形成了环绕。图451.4插入图片打开“插入”菜单，单击“图片”选项，单击“来自文件”命令，选择要插入的图

40、片，单击“插入”按钮，图片就插入到文档中了。选中这个图片，界面中还会出现一个“图片工具栏”。 插入图片 单击“图片”工具栏上的“插入图片”按钮，可以打开“插入图片”对话框。（如图46） 图461.5查阅文档1.5.1文档结构图和大纲级别在Word里查阅文档比较简单，打开“视图”菜单，单击“文档结构图”命令(图47)，在页面视图中打开文档结构图，左边是文档结构图，单击这里的条目，可以把光标定位到文档中相应的位置。不过左边文档结构图中出现的是大纲级别，不是正文的段落。图47大纲级别是段落格式的一个选项，前面没有接触到，右边是稿件的原稿，左边的文档结构图中没有任何的文字，打开“格式”菜单，单击“段落

41、”命令(图48)，打开“段落”对话框，在 “大纲级别”的下拉列表框中选择“2级”(图49)，单击“确定”按钮，这个段落就在左边的文档结构图中出现了；把下面段落的大纲级别设置为“2级”，这个段落也出现在了文档结构图的列表中。 图48图49Word共将段落分成了十个级别，其中只有正文一级不会在文档结构图中出现，而从第一级到第九级的大纲级别是从属的关系，这个2级大纲归属于1级来管，单击这个减号，可以把层级折叠起来，而且减号变成了加号，单击加号，层级又展开了。 事实上一般文档多数用样式来排版，而通常在样式中已经包含了大纲级别的设置，因此只要应用了标准的样式排版，就可以在任何时候方便地查阅文档。1.5.

42、2插入目录在Word中可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。把光标定位到文档的最后，打开“插入”菜单，单击“索引和目录”命令，单击“目录”选项卡，这里的目录设置是按照样式来进行的，单击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”前的复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，单击“确定”按钮，Word就自动生成了文档的目录(图50)。就像文档结构图一样，可以通过单击这些目录的条目直接跳转到文档中相应的位置。 图502.PowerPoint 2003基本操作PowerPoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要

43、用于设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。2.1建立演示文稿我们创建一个新的演示文稿单击“新建”按钮新建后会出现一个空白页面，在页面的右侧会有幻灯片版式的选择。可根据自己的需要选择不同的版式。选择后我们就可以个正文添加内容了，占位符里面有提示“单击此处添加”，我们按照它的提示单击，提示文字消失，光标停留在占位符里，等待我们添加内容，我们可以根据不同的需要添加不同的内容

44、。2.2演示文稿的装饰现在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我们给演示文稿美美容。 套用模板是美化演示文稿的简便方法，通俗地说，利用模板可以使幻灯片有背景，使幻灯片上的字都有颜色，内容都能排列得很整齐。除内容外应用相同模板的幻灯片形式是完全一样的。点击工具条下的格式幻灯片设计在界面的右侧会出现应用涉及模板列表框中列出了PowerPoint本身给出的几十种模板，这时可以根据文稿的内容和自己的爱好，选择合适的模板样式。2.3插入字符下面我们再讲一下如何插入特殊字符，比如插入一个“×”。把光标定位在要插入特殊字符的位置，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中选择“符号”命令（图左）出现“符号”对话

45、框（图右） 单击“字体”下拉列表框，里面显示了很多种字体，我们选择“Symbol”字体，这是比较常用的字体，里面的符号很全。常见的等都可以在这里找到，当我们用鼠标单击一个符号时，符号会以选中状态放大显示。我们选中“×”，再单击“插入”按钮（双击这个符号也行），乘号就被插入到文稿中了；如果还想插入其它符号，可以继续相同的操作；如果没有其它符号要插入，就单击“关闭”，回到文稿中。 插入的符号可以和其它文字一样，进行各种编辑处理。刚才我们所插入的字符是在“Symbol”字体中，而在其它字体里面，比如字体 等符号在"Wingdings"字体中。2.4插入图片我们可以通过在

46、幻灯片中插入图片来增加视觉效果，提高观众的注意力，给观众传递更多的信息。更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。单击“插入”菜单中的“图片”项，会出现许多选项我们可以根据我们的具体要求来选择插入图像的类型，我们好可以对图像进行简单的编辑和缩放等操作。2.5插入影片和声音为了使幻灯片更加活泼、生动，我们还可以插入影片和声音呢！ 单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。我们就选这个logoff声音文件，单击“确定”按钮。这时系统提示“是否需要

47、在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，如果想在放映之前先听一下，可以双击一下这个小喇叭状的图标。 你还可以把自己的声音加到文稿里。插入的声音可以是Office 2003的剪辑库中提供的现成文件，也可以是用户自己创建的，只要是PowerPoint支持的格式就行。比如Windows里录音机录WAV格式的声音，MID格式的声音文件、CD音乐和AVI格式的影片文件。插入影片和插入声音操作是非常相似的，我们再来插入一段电影。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。哦，出来“插入影片”对话框了，找到一个电影文件，就选00

48、1这个影片。单击“确定”按钮。系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片”，单击“是”按钮确认。最后双击播放。2.6创建图表接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。 图表是什么呢？用图表能表达任何数值信息，利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。数据表上有一

49、个单元格A1，它的周围有个黑框（图二），表示它是活动单元格，利用方向键或鼠标单击可以移动活动单元格。我们在数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图也随着变化。 数据表的第一行和第一列是标题，直接就可以修改。看，单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了，下面我们添加一行数据。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏(图三），在打开的快捷菜单中选择“删除”命令(图四）；如果要删除行数据，例如第二行，同样用鼠标右键单击第二行行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图五）。图表会随着

50、数据的变化而变化。（图二）（图三）（图四）（图五）接下来为图表添加标题。关闭数据表，单击“图表”菜单下的“图表选项”。在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题，单击“确定”按钮，看，图表有名字了。柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。单击工具栏中的“其他按钮”，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框，从列表中选择“折线图”。当前图表就变为折线图了（图七）。 我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。看，XY散点图、面积图、股价图，种类很多吧！ 根据数据的特点，

51、我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。看，每个单位每个季度的销量不就很清楚了嘛！ （图七）（图八）如果觉得这个图表的背景太单调了，也可以装饰一下。图表中的各个对像都可以编辑。只要双击图标本身，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。（图九）如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”就行了。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，通俗点说，“按行”就是比较每个季度各单位的销售量，“按列”就是比较每个单位在各个季度的销售量。 图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。 提示：如果还有不明白的地方，可以参考一下Exce

52、l里对图表更详细的讲解。 如果想要再次进入图表环境进行编辑修改操作，只要双击一下图表就行了。2.7幻灯片的编辑2.7.1文本的复制和删除在建立演示文稿过程中，总要对它进行编辑。文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。在进行这些操作之前，您必须选择所要编辑的文本。把光标放在选择文本的开始处，按下左键，拖动鼠标到要选择文本的结尾处，然后释放鼠标。（如左图）看，文字变成反白，表示文本已经选中了。用鼠标拖动来选择文本的方法是最常用的。把光标放在文本框中的文字内，用鼠标双击，这时您选中的是一个字、词组或单词；连续三击鼠标左键，可以选中整段文本；如果想选中所在文本框中的所有文字，就按一下Ctrl

53、+A键。如果要删除这些文本，您可以按一下键盘上的DEL键，文本就被删掉了。同样，按一下“常用”工具栏上的“剪切”按钮，文本也被删掉了，而且这时剪切下来的文本还被保存到了剪贴板上。如果选中要删除的文字后，直接输入新的文本，这时既删除了所选文本，又在所选文本处插入了新的内容。您可以靠Backspace键和Delete键来分别删除光标前面和后面的文本，但按一下键只能删掉一个字符。在一个文稿中，总有许多内容相同或相似的地方。复制，就是把选择的文本保存在剪贴板中，然后在需要的地方进行粘贴，利用复制和粘贴可以节省大量重复性劳动。 在上面图中，选中“湖泊的消长”这行文字，按一下工具栏上的“复制”按钮，把鼠标

54、在这一段下面点一下，选择工具栏上的“粘贴”按钮；看，文本被复制过来了（如右图）。移动文本与复制文本比较类似，区别在于它删除了原来所选的文本，从另一个角度看，它是剪切和粘贴的过程。移动文本还有一种方法，先选定要移动的文本，再把光标移到选定文本上，当光标变成箭头形状时，按下左键并拖动到要放置文本的位置释放鼠标，文本就过来了。实现这些操作的方法很多，比如用菜单命令啦，用鼠标右键啦，这些您都可以试一试。但有一点要告诉您，剪切、复制、粘贴有三个快捷键：分别是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，记住了这三个快捷键；这三个快捷键是Win98里通用的快捷键，也就是说在其它应用程序里，您也可以利用Ctrl

55、+X、Ctrl+C和Ctrl+V来完成剪切、复制和粘贴操作。2.7.2剪贴板的应用剪贴板是一个能够存放多个复制内容的地方，它可以使用户进行有选择的粘贴操作。例如，可以将多个不同的内容，比如文本、图片、表格或图表等放到剪贴板中，然后有选择性地粘贴。 如果想取最后一次加进去的内容，直接进行粘贴就行了；如果要找前几次存进去的，可以在工具栏处，单击鼠标右键；选取“剪贴板”，弹出剪贴板的对话框；你复制的内容都在里面存着呢。剪贴板里的三个按钮分别是粘贴、全部粘贴和清空“剪贴板”，下面显示的就是剪贴板的“库房”，从小图标上可以知道它是在PowerPoint中复制的，还是在其他Office成员中复制的。 剪贴板中最多只能放12个Office的复制内容，当进行第13次复制操作时；对话框将告诉你“继续复制将删除第一次复制的内容”。当鼠标在小图标上停留时，旁边会显示出里面的内容。这样，在文稿中确定要粘贴的位置，然后从剪贴板中找到要粘贴的内容，单