报表管理系统

1、第四章 报表管理系统教学内容：报表管理系统概述、报表设置和报表输出与分析等。教学目的与要求：通过本章学习使学生了解报表管理系统、的基本知识；掌握报表管理系统的基本内容；熟悉和掌握报表管理系统操作和报表管理系统的数据处理的流程。教学重点与难点：本章重点是报表设置和报表输出；讲授中应注意报表设置和报表输出的讲解，强调报表管理系统的重要性。同时，应注意对报表分析的介绍，使学生掌握报表设置和报表输出的操作和报表分析的内容。教学方式与时间分配：讲授和实验结合，指定参考教材，以加深学生对报表管理系统的理解。本章共 8 学时。第一节 概述一、会计报表与报表管理系统（一） 会计报表会计报表是根据日常的会计核算

2、资料编制的，总括地反映会计主体财务状况、经营成果和 资金流转信息的报告文件，是会计核算工作的结果。编制会计报表是会计核算工作的重要内容，是根据会计制度和管理的要求，是将会计账簿 中分散的会计资料集中起来，通过进一步加工汇总，形成全面系统地反映本单位在一定时期内 的经济活动过程和结果的综合性指标体系，为投资者、债权人、财政税收部门、上级主管部门 和本单位的经营管理者等提供有效的信息。会计报表按编报时间划分为月报表、季报表和年报表；按其服务的对象划分为内部报表和 外部报表；按报表的编制单位分为单位会计报表和汇总会计报表；按报表的结构分为简单表和 复合表等。会计报表是在日常各项会计核算所处理的资料基

3、础上，按一定格式和指标体系来编制的， 其编制具有以下特点： 1会计报表编制的内容必须完整。 凡制度规定应予报送的会计报表，必须全部编制，不得漏编、漏报。报表内项目应无一遗 漏地填列。2会计报表内的数字必须真实。 3会计报表处理与报送必须和时，只有这样才能保证会计报表的使用价值。（二） 报表管理系统 由于各单位的情况和使用报表的目的不同，在不同时期对报表的种类、格式和报表方法的 要求也会有所不同。因此，一个通用的报表管理系统要适应不同行业、不同单位和不同时间的 变化，就不能只提供一个完整统一的固定的报表表格结构，应允许用户根据需要进行自定义。 同时，我国的企事业单位对外提供的会计报表，其格式和编

4、制方法是由财政部门或行业主管部 门统一规定的，如资产负债表、利润表等。为了方便使用者，通用系统一般又都提供这些表的 标准表样供直接调用。报表管理系统就是通过设置报表格式、定义各种取数关系和运算关系，从账务处理系统和 其他单项核算系统中取得有关会计核算信息，生成会计报表，并根据需要进行报表汇总与分析 的会计核算的一个子系统。报表管理系统主要分为专用会计报表系统、通用会计报表系统和财经电子表系统三类。专 用会计报表系统是把会计报表的种类、格式和编制方法编在程序中，操作使用简单，但报表结 构发生变化就需修改程序。通用会计报表系统提供给用户不需修改程序就可根据需要自行定义或修改报表结构和编制 方法的功

5、能，但其专业性强，只能从与该软件相配套的数据库资源中提取数据。财经电子表系 统把格式与表内数据视为一体， 通过一张大棋盘表来编辑处理各种报表， 并且提供大量的函数、 工具和图形分析功能，是一种功能强大的通用报表系统。目前，世界上流行的电子表系统有EXCEL LOTUSI23等，UFC财经电子表系统也有广泛的用户。报表管理系统是一个综合性较强的相对独立的系统，通过编制会计报表，能够对单位核算 的结果作出概括性说明。报表管理系统的数据来源于账务处理系统和其他各单项核算系统的有 关会计信息，与其他会计核算子系统有着复杂而紧密的关系。所以，必须在做好日常的核算工 作的基础上，才能充分发挥报表管理系统的

6、作用。（一）报表编制业务处理过程 按照会计准则中规定：“会计报表应当根据登记完整、核对无误的账簿记录和其他有关资 料编制”。其编制的业务处理过程如图 4-I 所示：（1）根据有关总分类账户或明细分类账户的数据直接填入有关报表。（2）根据有关总分类账户或明细分类账户的数据分析计算后填入有关报表。（3）报表计算。（4）将其下属单位上报的报表进行汇总生成汇总表。（ 二）报表管理数据流程在电算化下，报表管理数据处理流程如图 4-2 所示。 1设置报表的结构格式，形成报表结构格式文件。 2将报表数据来源和运算关系输入计算机。3根据报表数据来源的规定， 从账务处理等系统中采集有关数据，同时根据需要通过键盘

7、输入 有关数据，经运算处理后生成报表文件。4根据报表文件，输出各种报表 （ 如利润表、资产负债表等 ） 。 三、报表管理的基本功能模块结构（一）模决结构通用报表管理系统设计了一系列功能模块， 典型的功能模块结构如图 4-3 所示，由这些功能 模块分别完成报表定义、报表编辑、报表输出等工作，会计人员通过调用这些功能模块，可以 自行设计和编制各种会计报表。（二）基本功能1格式管理。 用于根据不同报表的不同要求进行格式定义、编辑以和对表中数据的运算关系公式进行定义。2文件管理。用于对报表文件进行创建、读取、保存和备份管理。一般包括新表登记、设计、 设计数据来源等内容。3报表数据处理。主要由数据录入与

8、采集、数据处理分析、报表汇总与合并等项目。 4图管理功能。将数据表以图表的方式对数据进行分析，为报表数据资源的进一步利用创造条 件。5报表输出。用于查询或打印输出本系统所产生的各种报表。 四、报表管理系统的基本操作过程当需要新建或修改会计报表时必须首先进行报表初始设置工作，主要内容为设计报表结构 格式、设置数据来源和运算关系等。当初始设置工作完毕后，进行日常处理工作。日常处理工 作一般包括：报表生成一审核报表一输出报表。编制报表，即将数据从机内账簿或键盘输入到 报表中，对报表数据进行计算生成所需的报表；根据需要进行报表汇总和数据审核；打印输出 或屏幕显示输出报表。从报表管理系统的基本操作过程可

9、以看出，只有报表的初始设置比较麻烦，但若不需要编 制新表就不需要进行这项工作。每月编制原有格式的报表要进行的工作，只是选择调用一下相应的功能，报表的生成、审核、输出都是由计算机自动完成的，非常简单。第二节 报表设置一、报表的结构在实际工作中， 常用的会计报表一般都是由表头、 列标题、 表体、附注、表尾等部分构成 ( 见 图4-4) 。设置报表格式就是把这些部分内容分别输入计算机。二、新建、修改会计报表 1新建、修改报表在报表处理窗口单击“自定义报表”按钮， 进入如图 4-5 所示对话框。 可以新建或打开一自 定义报表，系统默认设置有“资产负债表”、“利润表”、“利润分配表”、“现金流量表” 等

10、。在打开报表窗口中，可以进行“新建”、“打开”、“删除”、授权“、”引入“等操作。 2报表属性(1) 报表行列属性设置 报表名：输入用户所定义的报表名称，如“利润分配表”。保存后对应系统安装目录中的 report 目录下的“利润分配表 .kds ”二进制文件。总行数：自定义报表的总行数，系统预设25行。总列数：自定义报表总列数，系统预设15列，最大列数可达702列(26 X 27)。冻结行：冻结行数 ( 报表显示滚动用 ) 。冻结列：冻结列数 (报表显示滚动用 )。(2) 外观属性设置前景色：报表的前景颜色，系统默认值为黑色景色时，此单元格的前景色即取此默认色。 背景色：报表的背景颜色，系统默

11、认值为白色当某单元格和其相应的行列都未设置前颜色 取用顺序与前景色完全相同网格色：报表网格色，即单元格间的隔线颜色，系统默认值为黑色。 默认字体：报表表体的字体，报表单元格未单独设置字体时，系统即取用该字体。默队行高(0.1mm):报表默认行高，单位为 0.1mm。例如：当默认行高为 55时，默认行高度 为0.1 X 55=5.5毫米，也就是当打印报表时，报表体行高为5.5毫米。显示网格：选择该选项，表示报表将显示或打印网格。(3) 页脚页眉设置报表名：表示取当前报表的名称，如“ 报表”，此时系统自动存图 4-11 所示中的模拟 显示框中显示出如“资产负债表”字样。页：取纵向报表页码。总页：取

12、横向报表总的页数。日期：报表年月日取数。3单元属性的设置 单击“属性”“单元属性”“单元属性”菜单，弹出如图 4-12 所示对话框。(1) 字体颜色的设置 默认设置：将该单元格以默认参数值设置该单元。 负数红字：表示当某单元格所取数据为负数时，选择该项后，报表将在该单元格以红色数 据显示。(2) 文本对齐方式 单击“文本对齐”选项卡，可对文本对齐方式进行设置。 水平对齐：表示对该单元格文本或数字的对齐方式，系统默认方式为“常规”，除此以外 还有“靠左”、“居中”和“靠右”供选择，同时可查看右窗口中的预览显示情况。垂直对齐：如果水平对齐方式为“常规”时，系统同定设置为“居中”，用户不能修改； 否

13、则，垂直对齐方式有“靠上”、“居中”和“靠下”供选择，同时可查看右窗口中的预览显 示情况。(3) 数字格式 单击“数字格式”选项卡，可对单元格中的数字格式选择相应设置，如图 4-13 所示。可供选择数字格式方式有“常规”、“数值”、“货币”、“百分比”和“科学记数” 5 种，同时还可在“自定义”文本框中对格式进行修改，并可在右边窗口中进行预览显示。(4) 单元边框设置单击“边框”选项卡，可对单元格的边框进行设置，如图 4-14 所示。可对单元格边框的样 式进行定义，并选择相应的线形以和对边框颜色设置等。(5) 定义斜线 单元斜线设置功能，是为了满足某些特殊表格样式功能而设。在属性菜单中，单击“

14、单元 属性定义斜线”命令或单击工具栏中“单元斜线”按钮，弹出如图4-15所示对话框。二分、三分：对所选单元二等分或三等分。横排、斜排：表示“名称 1”、“名称 2”显示方式为横向排列或斜向排列。 斜线颜色：对斜线颜色设置。系统默认设置为黑色。斜线宽度：斜线的宽度，当改变宽度时，上图右部即时显示单元斜线样式。名称1、名称 2：定义斜线单元的名称，用户按需要对其进行修改。如分别修改为“项目名 称”、“项目内容”。自动调整字体： 表示“名称 1 ” 、 “名称2”字体大小、 前景色和背景色是否随着选项卡“字体颜色”中的设置改变而自动变化。4取数公式自定义报表中的数据录入和表间取数是十分灵活的，系统会

15、自动根据用户在单元内输入的 数据，判断数据类型，同时用户还可以使用强大的“公式向导”功能取得公式。如果用户输入 的是 0-9的数字，则该单元会自动定义为数字型，可以参加运算；如果输入的是字母，则该单元 定义为字符型，不能参加运算；如果输入的内容是以“=”号打头的，则该单元系统自动定义为取数公式。报表取数公式语法与自动转账相同，通过取数公式可取到账上的任意的数据。举例 4-1 ：利用通用软件自定义一张货币资金表。要求：5行4列，第一行行高8mm其他行行高默认，所有列列宽为 25mm报表表头为三号， 宋体，加粗并居中。表内列标题用 5号宋体，C3 C4 D3 D4由账套取数，C5 D5用自定义公式

16、 计算，数据格式根据样表确定，负数用红色，保存为“货币资金表”。一般地，完成了以上步骤，报表的格式和内容就已确定，如果以后每月都以同样的格式和内容报表， 就可以将定义好的报表作为模板保存下来， 以后便可以直接调用进行报表编制工作。目前，许多报表管理软件都提供了若干行业的标准报表结构，我们也可以直接调用或根据 需要略加修改作为模板保存后，用于编制报表。第三节 报表输出与分析一、报表输出当财会人员利用会计报表系统编制好报表后，这些报表就以文件形式保存起来。为了企业 的管理者、投资人、债权人、财政和税务等部门能按其需要查看会计报表，就需要进行报表输 出。报表输出一般有以下几种方式：1屏幕显示（查询）

17、。2打印机输出。3磁盘输出。4网络传输。通用软件提供了以下主要报表的输出功能。（一）日报表通用系统为用户提供了日报表的查询功能 , 使用户能和时地了解某一天所发生的业务 , 包括 当天的发生额、前一天余额、当天余额和借贷发生额笔数。（二）试算平衡表试算平衡表用于输出和查询所选期间的各科目的期初余额、本期发生额和期末余额数据。可以查询不同的会计期间以和不同币别的试算平衡表数据。（三）科目余额表 通用系统为用户提供了科目余额表的查询功能。（四）自定义报表 通用系统为用户提供了自定义报表的查询功能。（五）引出报表 通用系统为用户提供了报表的引出功能。二、报表分析 报表分析是指使用各种方法对报表的数据进行分析。（一） 分析企业的财务状况 财务状况分析是对企业截止报告期的资产、负债和所有者权益的结构、比例和变化趋势等 情况进行分析。对企业的财务状况分析又可分为结构分析、 比较分析、 趋势分析、 比率分析等 4种分析方法。（二） 企业损益情况分析 企业损益情况分析是对企业本期、本年累计和任一会计期间的盈利状况和盈利能力进行分析。 对