关于烟汽应用计算机信息技术加强企业管理地调查报告

1、关于烟汽应用计算机信息技术加强企业 管理地调查报告 企业管理是一个老话题，但管理如何细化，制度如何硬 化，手段如何强化，长期以来却没有解决好。烟台汽车制造 厂几年来通过运用计算机网络和统一的财务软件，积极探索 企业内部资金流、 物流和信息流的一体化管理， 活化了资金， 加强了监控，促进了企业管理的深化、细化和硬化，其经验 值得借鉴。 一、一个困难的企业为什么花钱运用计算机信息技术来 加强管理 烟台汽车制造厂是一个拥有 2600 名职工、 亿元资产的 中型企业，主要生产轻型汽车、农用运输车和拖拉机。 1993 年以来，该厂产品销售收入虽然逐年增加，但经济效益却大 幅下滑， 生产经营日趋困难。 面

2、对日益激烈竞争的市场环境， 企业感到原有经验式的管理模式、落后的管理手段和不透明 的信息反馈机制已非常不适应新的形势，迫切需要应用现代 计算机网络和统一的财务软件进行管理创新。 一是成本的核算与控制迫切要求企业利用计算机进行 管理。由于汽车产品结构复杂、零部件繁多，在产品开发过 程中，以往靠会计人员手工劳动，连续几天几夜工作也只能 算出大概的综合成本，难以及时准确地制定出有市场竞争力 的产品价格。企业曾多次出现新产品投产后，才发现新产品 的设计成本过高，价格无法为市场接受而被迫停产的情况。 二是资金的核算与管理迫切要求企业利用计算机进行 控制。该厂销售环节占用的资金余额上亿元，大多以发出商 品

3、的形态存放在全国各地的 430 多个经销商处，企业难以及 时、准确掌握各销售点上的存货变动情况，账物不符、账账 不符的问题时有发生，应收账款居高不下，坏账风险难以防 范。1995 年该厂曾组织十多名会计人员历时一年， 与各经销 商核对发出商品和应收账款，发现企业本身的账簿记录差错 1100 多笔， 仅发出商品的潜亏损失即达数百万元之多。 在储 备资金的管理中，传统的手工操作只能提供库存材料、备件 的账面价值总量，但具体材料、备件的存放时间、库存数量 却不掌握，致使存货超储、积压、损坏等情况非常严重。企 业盘点时曾发现仓库中的三角带可满足企业 10 余年的生产 需要。 三是薄弱的基础管理迫切要求

4、企业利用计算机技术来 强化。从企业内部看，基础数据缺乏，材料消耗定额、工时 消耗定额不准，谈不上实施精细生产，挖潜降耗，也无法对 生产车间、 销售部门、 采购部门和仓储部门实施科学的考核。 特别是财务信息滞后于物流信息和市场变化信息，再加上数 据常常失真，决策者难以及时了解掌握企业财务状况的变动 情况和内部各种资源的配置情况迅速对市场变化做出反应。 四是企业各项规章制度迫切需要利用计算机手段进行 硬化。过去规章制度只是挂在墙上，写在本中，缺乏强有力 的手段来保证制度的有效执行，有章不循、有章难循的弊端 难以克服，道德风险无法控制，科学规范的管理程序难以硬 化。 二、如何运用计算机网络和软件对企

5、业管理进行深化、 细化 1996 年以来，该厂针对采购、仓储、生产、销售等环节 信息不明、账目不清等突出问题，以财务管理为中心，以成 本控制为重点，联合山东浪潮国强软件公司，本着先易后难 的原则，先后投资两百余万元开发了“烟台汽车制造厂现代 企业管理信息系统” 。该系统基于一台主服务器，在各个车 间、仓库及生产、供应、销售、财务等各有关处室设立了 46 个工作站，将各子系统通过财务管理子系统紧密地在一起， 做到了“信息集成、过程集成、功能集成” ，实现了财务系 统与销售、供应、生产等系统的数据共享，为企业提高财务 资金管理水平提供了强有力的手段。 财务管理子系统建 立了统一的计算机平台，变多级

6、核算为一级核算，一张原始 凭证（销货发票、 购货发票、 入库单、领料单等） 一次录入， 仓库、车间、厂部的业务核算、统计核算、会计核算、凭证 的制作、打印、各明细账、总账的登记全部由计算机一次自 动完成，可以灵活地查询、统计和打印账表。 销售管理子系统与金税系统连接，利用金税系统录入和 打印销售发票后，自动转入销售管理子系统，自动编制销售 凭证，自动登记财务的产品销售、发出商品、应收账款、应 交税金等账簿。同时可进行账龄分析和坏账估计，实现了销 售业务管理与核算一体化。 采购管理子系统对采购订单、采购到货以及入库状况进 行全过程管理，为采购部门和财务部门提供准确及时的信息; 自动完成对各种应付

7、账款的登记、冲销以及应付账款动态变 化状况。另外，该子系统还可以进行材料采购成本的考核与 监督，非合同供应商、超过合同的采购价，软件系统可以自 动警告，要求审核。 仓储管理子系统通过对各种存货的收、发、存业务进行 核算，及时准确地掌握每件存货的耗用情况，把各类存货成 本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供 基础数据，并动态反映存货资金的增减变动情况。 生产计划子系统根据生产计划和上月末实际库存情况， 软件系统能按照装配物料清单计算物料的毛需求和净需求， 自动运算出零部件采购计划、自制件的生产计划，将设计、 工艺、生产制造并行交叉进行管理，实现了各种物流、业务 流自始至终连贯起来的

8、全过程管理。 成本核算子系统能够完成产品或零部件标准成本的制 定，计算入库产成品或自制半成品的标准成本和标准成本差 异，能够从价格成本差异和用量成本差异方面进行控制，为 企业分析生产成本变动的原因提供了详细资料，为实施标准 成本法和责任成本法提供了可能。 基础数据子系统可为生产计划系统提供工艺过程信息、 产品结构信息，为成本控制提供工时定额和材料消耗定额标 准信息，并能够通过装配物料清单自动读取采购发票的最新 单价，瞬间计算出产品的材料成本，为产品投产决策提供第 一手数据资料。产品开发人员能够随时计算出新产品的设计 成本，为企业开发适销对路的产品提供了有力的支持手段。 三、取得的成效 1. 提

9、高了对薄弱环节的监控管理能力 从采购环节看，现在能够准确地掌握某一时段的采购品 种、总量、该品种的上年采购单价、采购成本、当期采购单 价等，从而能及时准确地计算出采购成本的降低额和降低率， 计算出各部门的材料采购节约情况，并依此进行奖惩。这就 使采购管理得到强化，仅 1999 年就节约采购成本 900 多万 元。 从仓储环节看，系统可对各种库存零部件进行层层分解， 一个汽车总成所包含的零部件可分解到 7 级直至螺钉。材料 的编码、型号、规格、名称也都能在系统中得到明细的反映， 不但可以从总额上反映储备资金占用情况，而且可以分品种 统计每一种物料的超储备占用时间和超储备占用金额，并对 原材料超储备占用实行自动报警，从而为控制存货成本、提 高存货周转率、减少不合理的资金占用提供了可能。从销售 环节看，通过该系统可随时查询存于各经销商处