浅谈声像档案管理数字时代

1、百度文库让每个人平等地提升自我浅谈声像档案管理数字时代声像档案的类别比较多，因此在管理的过程中首先要进 行分类，然后根据不同的载体，采取不同的办法。比如：影 像档案在管理过程中，包括采集文字与动画，工作量非常大， 而且需要在防磁柜中保存。照片档案在管理中，只要采集底 片、简单的文字、照片就可以完成，工作量少，只要做好防 潮、防火工作就可以。由于档案的载体不同，因此传统的声 像档案管理方式还存在着一定的问题。需要大量的人力资源声像档案的种类比较多，而且在管理、保存过程中需要 完成八道工序。其中，每一道工序的内容都很烦琐，而且需 要重复作业，对劳动力的需要量非常大。一旦投入的劳动力 增加之后，就需

2、要支付大量的工资。除此之外，这些不同的 载体在材质上有很大的差异性，从而加强了对复合型人才的 需要。从上面论述可以看出，完成对声像档案的管理不仅要 花费大量的人力资源，而且工作时间久，导致成本过高。资金投入大声像档案区别于传统的文书档案，同时由于载体的不同, 所以具有一定的特殊性。另外，声像档案在储存空间上存在 一定的差异性，为了提高管理的质量与效率，需要购置专门 的储存设备。尤其是一些媒体单位，对声像档案的管理要求 更高，通常为了储存重要的档案、资料，需要购买更专业的 保管设备，以及保管场所，来满足档案管理的需要。在这种 情况下，就会加大投资成本，阻碍声像档案管理的发展，而 且还会给企业的建

3、设产生一定的影响。限制了声像档案管理理论发展声像档案管理在介质、储存上存在一定的差异性，而且 工作量大，程序复杂，导致很多单位对声像档案管理并不重 视。主要表现为：管理理念陈旧、管理方式简单，管理水平 依然停留在原始的水平。另外，基于传统声像档案管理模式, 没有一整套标准的规范，而且管理办法比较多，不利于声像 档案管理的理论发展，并最终制约了声像档案管理发展的速 度。传统的声像档案管理工作量大，人力财力成本高，工序 烦琐，管理的效果不尽如人意，因此具有很大的局限性。同 时，由于很多单位并不重视声像档案管理，导致管理人员缺 乏工作动力，给声像档案管理造成了很大的障碍。当前，数 字化技术的飞速发展

4、给声像档案管理带来了前所未有的发 展机遇与挑战。主要表现为：首先，数字化载体大量涌入, 与传统的胶片、磁带载体相比较，具有更大的优势。其次, 在数字化技术的冲击下，声像档案管理人员的竞争意识有所 加强，这加速了传统声像管理与数字化技术的转换，比如: 采用扫描仪、计算机完成照片档案的存储。再如，在管理录 音档案时利用数字技术实现转录。在信息化时代，将数字技 术应用到声像管理中已经成为时代发展的必然趋势与潮流。 实践证明，在计算机环境下，使声像档案在采集、管理，保 管中更加高效化、科学化、合理化是完全可行的。这样，不 仅突破了传统声像档案管理的局限性，而且进一步深化了声 像档案管理方面的知识与理论

5、。可见，数字化技术的发展, 不仅给声像档案管理带来了挑战，同时带来了发展的机遇。传统声像档案管理储存的方法比较陈旧，而且档案入库 之后，基本上没有保护措施。如果单位需要获取这些资料时, 往往检索非常困难，需要消耗大量的时间。除此之外，很多 声像档案由于储存的时间太久，导致磁带、胶片报废，从而 不能利用，不利于工作的顺利开展。采用数字化技术之后, 可以将这些图片、文字、视频资料进行转录、编码，储存在 计算机平台中，不仅检索方便，而且储存的价值更高。由此 可见，数字化技术拓展了声像档案管理发展的空间。下面结 合实际的档案管理经验，对数字时代声像档案管理的办法与 措施进行讨论。数字化采集在声像档案管

6、理中，利用数字化技术可以实现对传统材 料的采集。比如：在管理照片档案时，可以利用扫描仪、计 算机硬件设施，将照片全部输入到电脑中，并对所有的资料 进行编码、保存。同时，对于数码胶片类型的声像档案，完 全可以利用互联网技术，在网上采集，然后将所有的声像档 案进行分类，从而实现数字化采集。数字化采集不仅便于管 理、保存，而且提高了资源的利用价值。采用相同标准，进行编码为了满足使用者的需求，快速找出目标资源，需要对所 有的声像档案进行编码，同时在编码的过程中，应该采取同 样的标准。比如：在管理视频类型的档案时，不但要系统录 制每个节目，场景，镜头，而且应该对该视频的编导、制片 人，以及主要演员的资料

7、进行编目。为了保证使用者能够快 速的检索出信息，需要采用一致的标准。另外，档案管理的 价值主要是方便使用，所以编目的工作非常重要。由于声像 档案管理编目的工作量非常大、工序复杂，需要花费大量的 时间，所以必须按照统一的标准来进行，并提高管理人员的 责任意识。只有这样才能提高编目的质量与水平，从而为使 用者提供更加便捷的服务。建设在线数据库在信息环境下，为了加强交流、服务的目的，必须最大 限度上满足资源的共享。因此，在声像档案管理中，有必要 建立完善的在线数据库。为了管理、检索的方便，需要对全 部的声像档案进行分类。根据声像档案的特点，可以将其分 为3个种类，分别为图片、视频，以及音频。其次，分

8、析单 位的主要职能以及创建的时间，完成在线数据库的建立。比 如：针对高校教学的特点，以及学生的发展情况，可以将高 校在线数据库分为三个类别：高校教学数据库、教研在线数 据库、学生在线数据库等。为了使数据库的利用价值更高， 在建设过程中，应该以单位的实际情况为参考依据。有的单 位由于行业原因，需要对大量的声像档案进行管理，工作量 比较大，再加上声像管理的工序本来就比较复杂，烦琐，增 加了管理的难度。所以，要求单位在建设在线数据库的过程 中，必须掌握实际的情况，同时严格遵循管理的标准与原则。 只有这样，才能提高数字化管理的规范性、科学性，从而实 现资源共享的目的。选择性的设置在线声像档案在声像档案

9、管理的过程中，由于资源占据的空间非常大, 需要大量的存储空间。因此，可以通过建设在线声像档案的 办法来节省存储空间。具体的办法为：把所有的磁盘数据分 为两个类型，一个是近线数据流磁带库，一个是离线数据流 磁带库。同时，分析数据库的利用率。按照利用率的多少再 进行分别储存。该模式在应用的过程中具有很大的优势。具 体为：在声像档案管理的过程中，增强了存储空间的利用率, 减轻了空间的压力，缓解了数据库空间利用的压力。实践证 明，建设在线数据库没有安全方面的风险，而且效果比较突 出，是声像档案管理的有效手段，值得推广。秦美峰.数字时代声像档案管理策略新探.网友世界， XX(09).张班吉.数字时代声像档案保管模式转