碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法

1、碧桂园集团甲指、甲供材料采购管理办法第一章 总则第一条 为进一步理顺管理，优化集团甲指、甲供材料的采购流 程，堵塞管理环节中的漏洞，特制定碧桂园集团甲供、甲指材料采 购管理办法，以下简称“本办法” 。第二章 适用范围第二条 本办法适用于集团 国内所有项目 。第三章 术语和定义第三条 甲指材料、甲供材料（一）甲指材料： 在施工合同中指定品牌， 要求施工单位必须 按照甲方要求进行采购的材料。甲指材料清单：（1） A类甲指材料：室外材料（外墙涂料、外墙砖、外墙人造文化石、屋面瓦、外墙 披叠板、陶瓷薄板、泳池马赛克、玻纤瓦、石板瓦、成品天沟） ； 室内铺贴（抛光砖、瓷片、仿古砖、内墙涂料） ；安防设备

2、 （火灾自动报警及消防联动控制系统、 火灾自动报警及 漏电监控系统、可视对讲系统、电线电缆）（ 2） B 类甲指材料：锌钢组合栏杆、通道防火门、 淋浴屏风（集 团装修院确认标准款式；集团指定厂家库、指定价格，由项目自 行选择合适的厂家进行专项分包采购）（3） C类甲指材料：钢筋、铝合金及塑钢门窗的型材及配件 （集团指定品牌库，由施工单位自行选择供应商进行采购）本办法所阐述的甲指材料事宜仅针对于 A类甲指材料。（二）甲供材料：由发包方（甲方）直接提供给施工方（乙方） 用于施工的材料。甲供材料清单范围：1、卫浴：陶瓷洁具、龙头2、机电类：开关面板、强电配电箱、弱电箱3、 灯饰：LED室内灯、LED

3、户外灯、LED路灯、庭院灯等；直径货边长小于米的吊灯、壁灯、吸顶灯、光纤灯等4、空调：空调专业中的中央空调主机及控制设备、风机盘管、风柜、冷却塔、售楼部空调模块机组、分体及柜机空调器以上所列甲指甲供材料为截止至 2015年12月31日的分类，若 有更新，由采购中心统一输出至集团各项目。第四章运行保障第四条材料管理责任人集团每个项目都必须指定 项目材料管理责任人（兼职的可以考虑 给予一定补贴），具体负责项目甲指、甲供材料的合同、下单、收货、 扣款环节的各项工作，由区域成本负责培训交底。第五条 材料管理责任人岗位职责材料管理责任人具体岗位职责要求如下：（一）合同签订环节（甲指材料需要提前签订三方买

4、卖合同）（1）接到区域成本部发起的三方合同 BIP线上审批流程后，及 时审批流程并下载电子版三方合同，填写项目及承包单位联系单及联 系方式，打印合同，在合同每一页签字。（2）将合同移交承包单位签字盖章。 承包单位盖章返回合同后， 审核合同是否被修改过，盖章是否符合法律规定。将合同提交项目总 经理签字，盖项目公司章。承包单位与项目公司都盖章后，将合同返 回区域成本部审核。（二）下单环节甲指材料：督促承包单位根据项目进度制定材料计划， 审核承包 单位材料计划，督促承包单位及时下单给供应商；甲供材料：督促承包单位根据项目进度制定材料计划， 审核承包 单位材料计划，在NC下单，填写施工单位名称、合同编

5、号、工程名 称。（三）供货环节（1）供应商第一次供货做现场交底、见证交货过程；所有送货 单务必三方签字确认，由材料供应商提交至项目材料管理责任人加盖 项目章（可后补）归档，以确保项目部掌握最新的供货数据， 保证扣款 的及时性及防止结算漏扣货款；（2）当施工单位不配合收货时，应对送货的真实情况进行必要 的取证。（四）发票签收环节甲指材料：协助供应商将抬头为承包单位的发票转交承包单位签 收;甲供材料：督促供应商开出抬头为碧桂园项目公司的发票，发起 请款流程。（五）扣款环节审核施工单位发起的进度款，在明源ERP系统中引入已录入扣款 信息，并保证扣款数据真实、准确。第五章甲指材料采购管理第六条下单及供

6、货（一）前期准备：项目在要求供应商供货前，应先完成三方（承 建单位、供应商、项目部）买卖合同的签订。（二）下单阶段：承包单位应根据工程实际进度做好材料计划， 列好采购清单交予项目材料管理责任人审核， 审核完成后直接下单给 供应商。（三）供货阶段：供应商收到承建单位的采购清单后， 应与施工 单位、项目材料管理责任人再次核对材料计划，在三方确认盖章后，按照三方买卖合同约定供货。（四）收货阶段：在材料到达施工现场后，承包单位应按规定清 点、检查、验收货物，确认无误后在送货单上盖章确认收货，完成货 物交接。注：新项目第一次供货，项目材料管理责任人需给承包单位、供 应商做现场交底、并见证交货过程；所有送

7、货单务必由承包单位、供 应商、项目部三方签字确认，由材料供应商提交至项目材料管理责任 人加盖项目章（可后补）归档，以确保项目部掌握最新的供货数据， 保 证扣款的及时性及防止结算漏扣货款。第七条材料款申请（一）资料提交：供货后，供应商需按照三方确认的送货单开材 料发票给承建单位，并由承建单位签收发票原件。填写月度供应汇 总表（不需要施工单位确认），提交请款资料。（二）资料审批：集团采购中心审核供应商提交的请款资料（三方确认的送货单原件、有承建单位签收确认的发票复印件、 根据送货 单制作的月度供应汇总表、合同复印件、报价单等）。抄送台帐给 集团成本管理中心，以便监督区域成本部工作完成情况。（三）请

8、款流程收录：由区域成本部材料扣款专员接收、审核、 登记台帐，提交区域成本负责人签字后，将甲指材料款信息录入明源 ERP系统扣款登记模块，同时发起线上财务付款审批流程。（四）材料款支付：区域（项目）财务部在收到付款流程后，及 时支付到期的甲指材料款。注：材料扣款专员需报集团成本管理中心招标部合约组备案，由合约组对其工作完成情况进行监督考核。第八条甲指材料款扣回（一）材料使用信息提报：甲指材料使用信息应由承建单位在申 请进度款时一并提交给项目部审核。（二）材料款审核：甲指材料款应由项目部在审核进度款时同步 审核，项目部在明源ERP中引入已录入的甲指材料扣款信息， 并与承 包单位提交的甲指材料使用信

9、息、留底供应商送货单信息进行核对。（三）材料款审批：在项目部审核甲指材料款后，区域成本部在 明源ERP系统中核实本期应扣甲指材料金额及明细， 并经材料扣款专 员确认后，提示区域财务进行扣款。（四）材料款扣回：区域财务部根据成本部进度款审批表提示信 息，在施工单位的进度款中扣回甲指材料款， 并收取含有甲指材料款 的全额工程发票。具体操作流程详见附件3第六章甲供材料采购管理第九条下单及供货（一）下单阶段：若施工合同已签订，则由项目部督促施工单位完成材料计划并审核；项目部在 NC系统下单时，要选择甲供材料对 应的施工合同编号的信息；若施工合同未签订，则由区域成本部先完 善施工单位名称、合同编号、工程

10、名称等信息，并将已固定合同信息 录入明源ERP系统；再由项目部审核施工单位材料计划及下单。注：材料计划包括使用材料的种类、数量、规格型号等，明确使 用该批次甲供材料的施工单位名称、合同编号、工程名称等信息。（二）下单审查：集团采购中心负责审核项目在系统中发起申购 的甲供材料计划，核实NC系统中甲供材料种类、确认供货厂家、与 厂家核实送货的规格、型号、数量等信息，并驳回未对应施工合同的 甲供材料计划。（三）收货阶段：供应商送货到现场时，取消仓库流转流程，改为直接由施工单位确认收货注：新供应商第一次供应时，项目材料管理责任人需现场作交底、 见证交货过程、归档送货单；所有收料单务必三方签字确认（施工

11、单 位、项目部、供应商），由材料供应商提交至项目材料管理责任人加 盖项目章（可由项目材料管理责任人后补项目章）并归档，以确保项 目部掌握的最新供货数据，保证扣款的及时性和防止结算漏扣货款。第十条材料款申请（一）资料提交：供货后，供应商需提交三方确认的送货单原件、 月度供应汇总表、发票原件等请款资料。（二）资料审批：集团采购中心审核供应商提交的请款资料完整 性，把资料原件邮寄给区域财务付款，并在 NC系统上生成实付材料 款金额。此时NC系统会传递明源ERP系统生成一笔扣款，该扣款关 联施工单位进度款支付环节。（三）材料款支付：区域财务部根据 NC系统实付金额及原件付 款单据及时支付款项。付款后系统直接将付款信息抄送区域成本部。第十一条甲供材料款扣回（一）流程发起：项目部在发起施工单位的进度款流程时，引用 明源REP系统中的甲供材料扣款。（二）材料款扣回：区域成本部在审批进度款时，结合财务抄送 的已付款信息与项目引入扣款，提示财务扣回甲供材料款项。区域财 务在支付施工单位进度款时，扣回甲供材料款项。具体操作流程详见附件5第七章附则第十二条 本办法从发文之日起执行，在此前已发起采购流程或 已在供应履约当中的下单、收货、扣款管理仍按旧办法执行，具体为:1、送货单与月度汇总表：2016年元月1日起，新招标工程实行；