供方和采购管理手册物资篇

1、建议：1、集采平台管理集采中心负责；2、价格数据库管理及发布集采中心负责;3、对三级单位招议标管理集采中心负责。第三篇物资管理1 总则1.1 目的为进一步规范物资管理运行机制，实现物资全过程管理的标准化、制 度化、规范化，做好资源保障供应，合理降低材料成本，增加经济效 益，特制订本手册。1.2 范围本手册适用于局总部、二级单位、三级单位和项目部的物资管理。海 外建筑工程项目可按所在地区的特点，在执行本手册时适当修改。1.3 依据本手册根据中国建筑股份有限公司项目管理手册及其它相关管理 制度细化制定。1.4 管理原则物资管理坚持“集中采购、分级管理、公开公正、择优选择、强化管 控、各负其责”的原

2、则。1.5 主要应对风险本手册主要应对物资供应商管理、计划管理、采购管理、合同管理、 验收管理、使用管理、结算管理等业务环节中的管理漏洞。1.6 术语和定义1.6.1 物资分类(1) 物资按在生产中的作用，分为工程材料和周转材料两大类:小类内容工程材料(构成工程实体 的物资。工程材料 按性质、用途和重 要程度，又分为A、B、C三种)A类物 资土建工程的钢材、水泥、商品碎、外加剂、防水材 料、防火材料、用于承重结构的碎构件等；安装工 程的成套设备、各类管材、管件、阀门、暖气片、 电气设备、照明灯具、电缆电线、防火材料、饰面 板等；装饰工程的防火材料、龙骨、饰面板、墙地 砖、铝合金及制品等。B类物

3、 资砖、瓦、灰、砂、石、砌块、干粉砂浆等地方建筑 材料、碎构件、金属构件、木构件、一般安装材料 和装饰材料等。小类内容C类物 资其他零星建筑物资。周转材料(包括周转料具 和临时设施)周转料 具是指企业能够多次使用、逐渐转移其价值但仍保持 原后形态而不确认为固定资产的材料。主要包括模 板(定型钢模、滑模、定型塑模、胶合板等)、钢 支撑、脚手架(钢管、门架、扣件、脚手板等)、 钢板桩、木材类(力木、枕木、圆木等)、电器料 具(临建用电缆、配电箱等)、安全网、密目网、 安全带等在工程建设过程中有助于工程实体形成 但不构成工程实体的物资。临时设 施活动板房、彩钢围档、工具式临边防护设施及工具 式防护棚

4、、临设用水电材料和工具、临时道路所用 物资等。(2)物资按供应责任分为以下三类业主供料、自购物资和分包商采购/租赁物资1.6.2其它术语(1) 随货技术资料合格证、质量证明书、出厂试验报告等用于证明物资合格的出厂证明，设备、材 料的装箱单、工具单、备品备件单、零部件目录等物资清单，以及设备图纸、说 明书、保修书等说明如何使用、维护物资的各种资料。(2) 质量证明号合格证等出厂质量证明或进场复试报告等证明物资合格的证件上的唯一性编号。(3) 不合格物资凡外观检查及物理性能、化学性能试验不符合国家标准，达不到有关技术指标或 不能满足规定要求的，均视为不合格物资。(4) 剩余物资工程剩余物资包括积压

5、物资和废旧物资。积压物资指的是由于工程变更等原因造 成的积压物资，或本工程使用过以后不再使用，而本身仍具有使用价值的物资； 废旧物资是指由于某种特殊原因造成损坏， 或某种物资使用后的残余部分，及保 管过程中造成的物资发生质变，而不能利用的物资。(5) 限额领料限额领料是指按照材料消耗定额或规定限额控制材料领发的一种管理形式， 其本 质就是施工预算不能突破施工图预算， 主要分为以下几种形式：按分项工程实行 限额领料、按工程部位实行限额领料和按单位工程实行限额领料。(6) 先进先出物资领用按该物资入库时间先后确定出库价格，越先入库的越先发出2职责与权限2.1 管理职责在舁 厅P管理职责局总部二级单

6、位三级单 位项目 部1合格物资供应商管埋VVVV2物资采购、租赁招议标管理VVV3周转材料与剩余物资的采购、租 赁、调配与处理VVV4零星物资及低值易耗品采购直管项目非直管 项目-5物资现场使用与保管V6物资盘点与成本分析V7物资管理人员的培训VVV8物资管理工作的检查、考核和评 价VVV主管部门：物资管理部门相关部门：商务管理部(商务部)、合约法律部门、采购中心、安全环境部门、 工程管理部门等。2.2 审批权限在舁 厅P管理决策事项局总 部二级单位三级单位项目部1物资米购比价会审表钢筋、碎、设备、电缆、模板、 木方、定型化防护设施及采购额 超过500万元的其他主材，以及 直管项目部的AB类物

7、资、周转 材料、批量采购的C类物资-总经济师-除二级单位采购外的物资-总经济师-2废旧物资处理废旧物资处理申请表-物资管理 部经理-废旧物资招标评审记录表-总经济师-注：公司总经济师负责中标价格审批3管理要求3.1 物资供应商管理(1) 管理流程(2)工作要求在舁 厅P关键活 动管理要求时间 要求主责部门相关部 门工作文件1资格预 审新引进供应商审查营业 执照、税务登记证、组 织机构代码证、产品合 格证是否真实后效，并 保留加盖供应商公章的 资质资料复印件招标 刖三级单位 物资部项目器 材部-2考察评 价工程材料中的A B类 物资、周转材料、发包 人提供或指定物资供应 商等必须考察评价；零 星

8、物资可由米购人员直 接择优采购，但批量供 应的必须经过评价资格 预审 后7 日内三级单位 物资部项目器 材部、项 目外 部供应商登 记表、供 应的考察 报告3审核、 上报将评价合格的供应商进 行汇总，经审核后逐级 上报每周 二之 刖二级单位 物资管理 部三级单 位物资 部合格供应 商名录4审批、 注册审核新增供应商通过后 注册到ERP系统每周局工程管 理部二级单 位物资 管理部-5物资采 购管理 流程详见本手册物资招标采 购管理(非集采)-6物资现 场管理 流程详见本手册物资现场管 理-7物资结 算管理 流程详见成本管理手册相关早1每月23日刖-8材料款 支付管 理流程详见财务资金管理手 册资

9、金支付管理-9反馈供 方合作 情况年底对物资供应商的合 作情况进行反馈每年1月10 日前项目器材 部-10年度复 评根据项目部反馈信息， 对供方进行年度考核评 价，依据供应商分级标 准将物资供应商分为三 级合格供应同和不合格每年3 月20 日前三级单位 物资部三级单 位施上 管理部、 商务管 理部供应荀考 核评价表在舁 厅P关键活 动管理要求时间 要求主责部门相关部 门工作文件供应商；两年内未合作 的供应商，直接从合格 物资供应商名录中删 除，再次合作时必须重 新组织评价，被评价为 不合格供应商的，两年 内不予合作，再合作须 重新评价11汇总、上报汇总年度复评结果，经 审核后逐级上报每年3 月

10、25 日前三级单位 物资部-12审批、 汇总、 发布、 资源共二级单位物资管理部对 三级单位考核情况进行 审批，汇总物资合格供 应商名录并定期发布， 全今司共享合格物资供 应商名录每年4月1日前二级单位 物资管理部三级单 位物资 部、项 目器材 部合格、不 合格供应 商名录13供应商 满怠度 调查物资供应商填写供应商 满意度调查表，项目器 材部收集调查表报三级 单位物资部，二、三级 单位物资部编制供应商 满意度调查汇总报告逐 级上报局工程管理部备 案每年7 月20 日前局工程管 理部». 、.> 二级单位 物资管 理部、 项目器材部物资供应 商满怠度 调查表、 汇总托普14优秀

11、供 应商推 荐根据合作情况选择优秀 供应商进行推荐每年 12月 31日刖三级单位 物资部、项 目器材部-优秀供应 冏拙荐:表15优秀供 应商评 选二级单位物资管理部组 织评选并进行奖励每年1月15 日前二级单位 物资管理 部-优秀供应 商评选名 单16优秀供 应商公 布局工程管理部公布局优 秀供应商情况每年1月31日前局工程管 理部-(3)供应商分级标准级别供货额合作年限其它要求备注一级合格供 应商年度供货额占分公司或直 属工程项目同类物资供货 额10项上与公司连 续合作3 年以上供货及时、产品质 量符合要求，连续 两年年度复评为“二级”及以上所有条件 同时满足二级合格供 应商年度供货额占分公

12、司或直 属工程项目同类物资供货额5姒上与公司连 续合作1 年以上供货及时、产品质 量符合要求所有条件 同时满足级别供货额合作年限其它要求备注三级合格供 应商供货及时、产品质量符合要求不合格供应 商有T型情况之一：在省市级及以上的专业媒体上登载有违规或国家各检测单 位发表检测结果为不合格的产品；发生质量事故或一年内累计出现三次以上 环保、安全不合格；不履行合同义务；供应能力不足，影响施工生产正常进 行；有行贿、用标、围标等违法、违规的行为；发生过法律诉讼、闹事等恶 意事件；综合评价为不合格。3.2 物资计划管理(1)管理流程(2)工作要求序 号关键 活动管理要求时间 要求主责部 门相关部门工作文

13、件1物资 采购 策划结合项目实际情况对项目物资 管理中的风险点、亏损点、赢 利点进行辨识，并根据风险辨 识情况制定物资管理目标和措 施，做好职责分工，由三级单 位物资部组织编制物资采购策 戈重点工程由二级单位物资 管理部组织编制。因合同范围 调整、设计变更等原因导致项 目物资采购策划内容/、适用 时，由编制单位组织更新中标后10日内». 、.> 二级单位 物资部三级单位 工程、商 务、财务 资金部物资采购 策戈“表2编制 预算 计划根据清单、合同、图纸及设计 变更等分层、分段、分规格、 分构件进行编制，过程中及时 更新，所需A、B类物资和周转 材料必须包含在内。提供预算 计划量

14、与投标量对比表，施工 过程中还应提供与分包用量的 对比项目 开工 60日 内，超 大体 量工 程分 段完成项目商 务部/ 成本工 程师项目工程 技术部物资需用 总计划、 项目钢筋 需用总计 戈h项目 ，比硼上帝 用总计戈h周转 工具需用 总计划3编制 月度 需用 计划根据项目物资需用总计划、工 程进度计划、施工现场平面布 置图编制，并根据现场进度及 时调整；发包人供应物资需用 计划单独编制上报每月22日刖项目工 程部/ 专业工 程师项目商 务部/成 本工程 师物资需 用计划 表序 号关键 活动管理要求时间 要求主责部 门相关部门工作文件4编制 采购 计划根据月度盘点库存及物资需用 计划编制，未

15、签订物资合同的 编制物资采购计划，经审批后 上报；已签订物资合同但需分 期分批进货的，编制物资采购 订单。每月23日刖项目器 材部/ 物资经 理项目工 程部/专 业工程 师物资采购 计划表、 物资采购 订单5计划 汇总对项目部提报物资采购计划进 行汇总，经审批后实施采购每月25日刖三级单 位物资 部项目器材 部(2)3.33.3.13.3.2(1)(1)(2)3.3.3(1)3.3.4资系统资料统一代码、2.单位代码、3.物资资料一级、二级类目代码、4.年份及流水号代码”四部分，补充资料在原资料编号流水号后加 (阿拉伯数字)。例：下列编号代表“郑州分公司河南文化产业大厦项目2013年签订的第3

16、份租赁合同的第2份补充合同”。CSCECWZ34 G3-2013003 (2) 4.年份及流水号代码 3.物资资料一、二级类目代码2.单位代码(ER叩位编码)1.物资系统资料统一代码公司ERP系统打印的单据及公司统一印制的收料小票编号仍执行原编 号。(3)档案盒资料按“物资资料一级类目”编号规则进行分盒、编号，资 料数量多时可建立分盒或按“物资资料一、二级类目”分盒编号。 例：编号" D3'代表档案盒内资料为“物资月计划”。(4)档案袋资料按“物资单据及文件”编号规则进行分袋、编号。例：编号CSCEC-WZ34-F2-2013003代表郑州分公司文化产业大厦 2013 年第3

17、次采购招标资料。(5)装订资料包括“物资资料一级类目”及年份及流水号代码。3.3.5物资资料整理及保管(1)二级单位物资管理部应不定期对所属各项目部的物资需用/采购计戈U、物资招议标计划、采购、消耗过程中的全部资料、票据进行检 查，作为以后考评各项目部物资管理情况的依据。(2)工程完工后项目部必须按公司档案管理的要求将有关重要资料交公 司档案室保存；不需交档案室的，由项目物资工程师保存至项目所 有债权债务确认完成定案；项目物资工程师是项目物资资料档案编 制的第一责任人，地区物资负责人定期对本地区的物资资料及档案 进行检查。(3)物资部门与有关单位或部门交接的财务、合同、签证、报表、文件 等所有

18、资料必须进行书面交接，经办人员及时做好发文登记表，接 收人员签字，接收人做好收文登记记录。(4)物资人员岗位变动时，物资负责人要组织好工作移交，签署移交手 续，做好资料交接记录，确保资料的完整性。交接手续以书面形式进 行，列明移交内容明细表，移交方、接受方、项目经理、物资负责 人共同签字。4检查、评价、考核与改进4.1 业务检查4.1.1对二级单位检查关键活动序 号检查事项周期组织部门备注供应商选择1供应商资信涉足施工要求情况工程管理 部2供业商米购招议标情况工程管理 部合格供应商 管理1合格/不合格供方名录建立情况工程管理 部2考核、评价内容是否全面、及时工程管理 部供应商维护1供应商满意度

19、调查情况工程管理 部物资采购合 同管理1合同签订的及时、准确性工程管理 部2合同评审是否齐全工程管理 部废旧物资处 理1废旧物资处理情况工程管理 部4.1.2对三级单位检查关键活动序 号检查事项周期组织部门备注供应商选择1供应商资信涉足施工要求情况半年二级单位 物资管理 部2供业商米购招议标情况半年二级单位 物资管理 部合格供应商管 理1考核、评价内容是否全面、及 时半年二级单位 物资管理 部2引进、考察记录情况半年二级单位 物资管理部供应商维护1供应商满意度调查情况半年二级单位 物资管理 部物资采购 合同管理1合同会签是否及时、完善半年二级单位 物资管理 部周转材料管理1周转材料租赁招议标情

20、况半年二级单位 物资管理 部废旧物资处理1废旧物资处理情况半年二级单位 物资管理 部4.1.3 对项目部检查关键活动在舁 厅P检查事项周期组织部门备注供应商维护1供应商满意度调查情况季度三级单位 物资部物资采购 合同管理1合同会签是否及时、完善季度三级单位 物资部物资计划管理1采购计划及时、准确性季度三级单位 物资部2采购计划审批的完整性季度三级单位 物资部物资采购管理1授权范围内零星材料及低值易 耗品招议标采购情况季度三级单位 物资部物资现场管理1进场物资验收情况季度三级单位 物资部2分包物资领用情况季度三级单位 物资部3现场物资码放与保管情况季度三级单位 物资部4现场物资标识情况季度三级单

21、位 物资部废旧物资处理1废旧物资处理情况季度三级单位 物资部周转料具管理1周转料具使用情况季度三级单位 物资部台账及报表管 理1各项台账的建立情况季度三级单位 物资部2各项单据的编制录入情况季度三级单位 物资部3各项报表上报的及时性和准确 性季度三级单位 物资部绩效评价本系统重点关注以下关键绩效指标（KPI）:管理活动绩效指标名称涉及的职能层次、部门名称及测量周期局总部二级单位三级单位项目部部门周期部门周期部门周期部门周 期物资采购管 理物资招标米购单工程管 理部季度采购 中心季度物资部月器材 部月物资供应商 管理物资供应商满意 度工程管 理部年物资 管理 部半年物资部季度器材 部月物资现场管

22、 理物资采购成本降 低率工程管 理部季度物资 管理 部/采 购中 心季度物资部月器材 部月物资损耗率-物资 管理 部半年物资部季度器材 部月周转料具损耗率-物资 管理 部半年物资部季度器材 部月责任考核管理内容直接责任人其他责任人责任追究物资需求总计划、月度（周）用量需用计划、采购计划不能按规定提报的，或无计划采购商务经理/责 任工程师/物 资工程师物资进场或突破计划数量进场物资的，一 经发现即通报批评,并对相关直接责任人扣除 当月预发的绩效薪的50%出现两次的，加倍计划管理1项目经理/项目总工/物资经理扣除,其他责任人减半扣除;出现三次以上的， 提交公司董常会研究处理。不按公司规定招标的，通

23、报批评并对相关采购中心经理/ 分公司总经济1物资部经理/ 项目物资经招议标管1 理直接责任人扣除当月预发的绩效薪的50%出 现两次的,加倍扣除,对其他责任人减半扣除； 出现三次以上的，提交公司董常会研究处理。师/项目经理理严禁物资不签合同进场，一经发现即通报批物资部经理/ 物资管理部评，并对直接责任人扣除当月预发的绩效新的 50%出现两次的，加倍扣除，对其他责任人合同管理1项目经理/物资 经理经理厂减半扣除；出现三次以上的，提交公司董常会 研究处理。不按公司规定验收的，进场物资验收不符物资工程师/合设计及合同约定又不做处理仍然投入使项目经理/物资专业工程师/用的，通报批评并对直接责任人扣除当月

24、预以吻吕牲经理1项目总工/商发的绩效薪的50%出现两次的，加倍扣除，务经理对其他责任人减半扣除；出现三次以上的，提交公司董常会研究处理未经申请同意，项目擅自处理废旧物资的，或少报、瞒报、截留处理资金私设小金库物资工程师/的，一经发现即通报批评，并除追缴处理废旧物资1 管理项目经理/物资 经理成本核算员/款外，对直接责任人扣除当月预发的绩效薪|项目总工1的50%出现两次的，加倍扣除，对其他责任人减半扣除；出现三次以上的，提交公司董常 会研究处理。管理改进针对执行中存在的问题及原因，采取措施加以改进。本系统重点关注以下方面:(1)物资招标采购工作规范性、透明性；(2)物资采购合同签订的及时性，评审

25、与会签的完整性；(3)物资供应商管理与维护；(4)物资需求计划和采购计划的及时、准确性；(5)现场物资验收与使用情况；(6)现场物资盘点与节超情况；(7)周转材料的利用、损耗情况；(8)废旧物资处理情况。5 附则解释与修订本手册由局工程管理部负责解释。本手册的修订按战略与组织管理手册“制度管理”执行。表单在舁 厅P表单名称表单编号贝码1供应商登记表CSCEC8B-PS-B30101 (CSCEC-PM-09O 3/2供应冏考核评价表CSCEC8B-PS-B30102/在舁 厅P表单名称表单编号贝码3合格供应商名录CSCEC8B-PS-B30103/4不合格供应商名录CSCEC8B-PS-B30

26、104/5供应商满意度调查表CSCEC8B-PS-B30105/6供应商满意度调查汇总报告CSCEC8B-PS-B30106/7优秀供应商推荐表/评选名单CSCEC8B-PS-B30107/8供应商考察报告CSCEC8B-PS-B30108-1/9供应商考察报告CSCEC8B-PS-B30108-2/10物资采购策划表CSCEC8B-PS-B30201/11项目物资需用总计划CSCEC8B-PS-B30202/12项目钢筋需用总计划CSCEC8B-PS-B30203/13项目混凝土需用总计划CSCEC8B-PS-B30204/14周转工具需用总计划CSCEC8B-PS-B30205/15物资需

27、用计划表CSCEC8B-PS-B30206 (CSCEC-PM-0901/16物资采购计划表（公司）CSCEC8B-PS-B30207-1/17物资采购计划表（分公司）CSCEC8B-PS-B30207-2/18物资采购计划表（直管项目）CSCEC8B-PS-B30207-3/19物资采购询价表CSCEC8B-PS-B30208/20物资采购订单CSCEC8B-PS-B30209/21物资招标米购申请表（公司）CSCEC8B-PS-B30301-1/22物资招标米购申请表（分公司）CSCEC8B-PS-B30301-2/23物资招标米购申请表（直管项目）CSCEC8B-PS-B30301-3/

28、24不能实行招标米购申请表CSCEC8B-PS-B30302-1/25不能实行招标米购申请表CSCEC8B-PS-B30302-2/26物资采购议标记录（公司）CSCEC8B-PS-B30302-3/27物资采购议标记录（分公司）CSCEC8B-PS-B30302-4/28物资采购议标记录（直管项目）CSCEC8B-PS-B30302-5/29物资招标文件评审表（公司）CSCEC8B-PS-B30303-1/30物资招标文件评审表（分公司）CSCEC8B-PS-B30303-2/31物资招标文件评审表（直管项目）CSCEC8B-PS-B30303-3/32标书发放与投标文件接收记录表CSCEC

29、8B-PS-B30304/33开标/询标记录CSCEC8B-PS-B30305/34物资米购比价会审表（公司）CSCEC8B-PS-B30306-1 (CSCEC-PM-0902/在舁 厅P表单名称表单编号贝码35物资采购比价会审表（分公司）CSCEC8B-PS-B30306-2 (CSCEC-PM-09O 2/36物资采购比价会审表（直管项目）CSCEC8B-PS-B30306-3 (CSCEC-PM-09O 2/37物资招标采购管理台帐CSCEC8B-PS-B30307/38物资采购/租赁合同管理台帐CSCEC8B-PS-B30308/39中标通知书CSCEC8B-PS-B30309/40

30、开标会议签到表CSCEC8B-PS-B30310/41物资米购/租赁合同评审表（公司）CSCEC8B-PS-B30311-1/42物资米购/租赁合同评审表（分公司）CSCEC8B-PS-B30311-2/43物资米购/租赁合同评审表（直管项目）CSCEC8B-PS-B30311-3/44关于合同变更的才给CSCEC8B-PS-B30312/45分供方合同交底书CSCE8B-CL-B10116/46物资进场验证记录CSCEC8B-PS-B30401-1/47物资验收记录CSCEC8B-PS-B30401-2/48冏品碎抽检记录CSCEC8B-PS-B30401-3/49材料米购委托单CSCEC8B-PS-B30401-4/50收料单CSCEC8B-PS-B30402/51物资验收单CSCEC8B-PS-B30403/52物资标识牌、料卡CSCEC8B-PS-B30404/53不合格物资处理记录CSCEC8B-PS-B30405/54领料单CSCEC8B-PS-B30406/55调拨单CSCEC8B-PS-