办公软件小技巧

1、办公小秘诀 Word及 Excel 2007-11-21 15：50办公小秘诀 Word及Excel51、在Word中快速输入化学方程式化学方程式的一大特点就是包含大量的脚码，这一特点使得在Word中编辑化学议程式成了一件极痛苦的事情：极为频繁地对单个数字进行“下标”格式设定， 即使使用“格式刷”工具也难以化繁为简。方法：首先在Word中输入方式程式的文本，不用进行任何格式设定， 但是要在不是脚码的数字前加上一个不常用的 符号，如：“ $ 2F2+$ 2NaOH=$NaF+OF2+H20。要注意的是：应在每个不是 脚标的数字前都加上不常用符号，如 22应输入为“ $ 2$ 2 ”；然后在所有方

2、程 式文本全部输入完成之后，打开“编辑”菜单下的“替换”功能的“高级”选项 卡，在“查找内容”中选择“特殊字符”中的“任意数字”，在“替换为”中把 “格式”中的“字体”选项卡中的“下标”选中，然后按下“全部替换”，你就 会发现所有数字均被设置了“下标”格式。高兴之余，你一定发现那些不希望被 设置为下标的数字也无一幸免的成了“脚标”。别着急，还记得前边输入的“不 常用字符”吗？再次打开“替换”，还是在“查找内容”选择“任意数字”。然 后在“任意数字”的通配符“八# ”前边加上你刚才输入的那个“不常用字符”， 并在“替换为”中把“字体”选项卡中的“下标”选空，最后按下“全部替换”。 这样所有本不应

3、为 “脚标”的数字就恢复了原貌， 最后再用一次 “替换” ，在“查 找内容”中输入那个 “不常用字符” ，在“替换为” 中不填任何内容， 并按下“不 限定格式”，最后按下“全部替换”，所有“不常用字符”就完全消失了。对于数学上的一些复杂的公式，可以使用 Word的“公式编辑器”组件来进行编 辑。一般来说， “公式编辑器”默认没有安装，我们可以点击“插入对象”菜 单，在“新建对象类型”搜索栏中，找到“ Microsoft 公式 3.0”，点击“确 定”安装即可。51、Word的两种水印 一是文字水印：单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令，可以插 入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水

4、印。还可以根据需要选择或输入要作 为水印的文字。 二是图片水印： 单击“插入图片” ，视图片的来源选 “剪贴画” 或“来自文件”，选定图片后向文档中插入图片，在图片插入处单击鼠标左键， 出现“图片工具栏” ，在“文字绕排” 选“衬于文字下方” ，“图像控制” 选“水 印”，此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。52、Word中画直线及精确调整图形的技巧如果想画水平、垂直或 30、 45、 75 度的角的直线，则固定一个端点后在拖动鼠 标时按住 Shift ，上下拖动鼠标， 将会出现上述几种直线选择， 合适后松开 Shift 键。按住 Shift+ 矩形，拖动鼠标，可以画出一个正方形。另

5、外，按下 Ctrl+ 方向键可以实现图形的微调； 按下 Alt+ 线段的一段， 也可以实 现对线段长短或者位置的微调；53、在Word文本框间创建“文字流”所谓“文字流” ，就是输入文字在文本框链中的流动过程， 而文本框链是在 Word 中用动态链功能将各个文本框链接起来形成的。 当录入或拷贝的文字内容超过一 个文本框的容量时，其它内容就会依次自动“流”向该链的下一个文本框，这对 于那些经常从事长文本编辑或多页排版的朋友将十分有用。 方法：首先用鼠标单 击“插入 /菜单/ 文本框/ 横排或竖排”，用鼠标在工作区的合适位置拖出第一个 文本框，其大小可根据用途而定，同理可以拖出第二、第三个文本框；

6、然后 用鼠标选中第一个文本框， 在弹出的“文本框”工具条上单击“创建文本框链接” ， 在第二个文本框上单击左键， 两个文本框就链接上了。 要想让多个文本框都连成 一串均可如法炮制。 此时，在这些文本框中不管是用键盘直接输入还是将文本复 制，当第一个文本框装满时，文字会自动“流”到第二个文本框中；当第二个文 本框又不够时，再“流”到第三个文本框中。54、迅速得出Word表格的行列数有时在Word中画了一个行列数很多的表格，过一段时间想知道它的总行数或总 列数又忘记了，不用一行行数，点击“编号”按钮立刻得出。55、我用Word来拆字首先点击“工具 /自定义/ 命令/ 分解图片”，按住鼠标左键把它拖

7、放到工具栏任 意位置即可；然后点击“插入 / 图片/ 艺术字”，例如输入空心字“心”，选择该 “心”字剪切，在选择性粘贴中选图片（Win dows图元文件），选中该字，点击 工具栏中的“分解图片”按钮，这样可以选择“心”中的任意笔画进行一笔一画 的拆分了。56、批量写贺卡和信封打开Word,首先设置纸张大小，选择“文件/页面设置/自定义”，将贺卡或信 封的尺寸输入；然后利用绘图中的“文本框”和“直线”准确的定义好邮政编码 框以及收信人、 收信人地址、 寄信人地址、 寄信人邮编等的位置； 再次把收信人、 收信人地址、 寄信人地址、 寄信人邮编等情况输入 Excel 表格中， 注意其中的邮 编可以

8、利用公式MID（F2，1，1）提取，其中的“ MID”是数字提取函数，其中 的“F2”是邮编所在的单元格，其中的“ 1”是指邮编数字左数第1位，再其中 的“ 1”是指提取1个数字；最后在 Word中选择“工具/邮件合并”，按照提示 插入收信人、收信人地址、寄信人地址、寄信人邮编等一一对应，调节好字体、 长度及位置。57、Word中巧输星期进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编 号样式”栏内选择“一，二，三”，然后在“编号格式” 栏内的“一” 前输入“星 期”即可。58、输入带圈字符 选择要输入带圈字符的文字或数字，点击“格式 /中文版式 /带圈字符”。59、过滤

9、网页内容 我们在粘贴网页时，有时只想保存文字而不想保存图片，可以在“编辑 /选择性 粘贴”中选定“无格式文本”。60、快速转换大写金额在Word中输入12345,然后点击“插入/数字”命令，在弹出的“数字”对话框 “数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁”。61 、去掉自动编号功能点击“工具 /自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，进入“键入时自动套 用格式”选项卡，打到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”复选项，取 消前面的钩即可。这样就可以去掉那些“烦心”的自动编号功能。62、去除绘图时出现的画布在Word2002中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”，去掉它的方 法是：

10、点击“工具选项”，进入“常规”选项卡，去除“插入自选图形'时 自动创建绘图画布”复选框上的钩即可。63、巧用“格式刷”如果需要将某甲段落格式运用到乙段落， 可以选中甲段落， 点击格式刷在乙段落 刷一下，如果还要刷到丙段落或者更多段落，可以双击格式刷连续刷。64、部分加粗表格线在Word中需要加粗某一条或几条表格线时，可以先在工具栏选项中点击“表格 和边框”按钮，然后在“表格和边框”窗口中选定“线型”与“线宽”，再点击“绘制表格”按钮，最后在欲加粗的表格线上从头到尾画上一笔即可。65、隐藏累赘的文字笔者单位的财务分析报告有固定的格式， 不过有些内容平时不需要打印出来， 每 次打印都要手工

11、删除， 很是麻烦。 其实利用隐藏文字功能即可轻松解决。 在 Word 中选择要隐藏的文本，点击“格式 /字体”，进入“字体”选项卡，勾选“隐藏 文字”复选框， 这时刚才选中的文字会消失或者出现点式下划线 （选中隐藏的文 字部分，按工具栏中的“显示 /隐藏编辑标记”按钮即可以这两种显示效果之间 切换）。66、长文档前后比照有妙招当编辑长篇文档时， 通常都需要比照前后的内容， 用鼠标拖动或键盘翻页都不太 方便，单击“窗口 /拆分”，然后在窗口中部点击鼠标，就可以将窗口一分为二， 上下窗口打开的都是同一篇文档， 可以单独操作， 比照文档的前后部分就方便多 了。双击窗口中间的分割栏即可取消拆分。67、

12、让标尺自动出现为了增大Word的文档编辑区，我们可以取消“视图”菜单“标尺”项前的钩， 使得在页面上不显示 “标尺” 工具条， 不过偶尔需要用标尺来检查排版位置的时 候可以将鼠标指向编辑区的上（左）边框处，停留一会儿，水平（垂直）标尺就 会显示出来；鼠标一离开，标尺就会自动隐藏，非常方便。68、轻松设置特大特小字 在Word中，文档字号的默认设置只能在最大 72磅、最小5磅之间进行。如果输 入内容的字号要超出这个磅值范围，请先选中要修饰的文本，直接在“字号（S） ” 栏输入所需的磅值，字体大小的磅值范围为11638之间，还有一个更方便的办 法就是反复使用快捷键 “ Ctrl+ ”使字体 shi

13、ft 逐渐增大或使用快捷键 “ Ctrl+ ” 使字体逐渐变小。69、巧调 Word字符间距Word中的汉字、英文字母、数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔有一个 空格大小，看起来很不协调，如果我们不需要这段间隔，可以按“ Ctrl+A ”组合 键选定全部文档，选择“格式 / 段落/ 中文版式”，取消其中的“字符间距”设置 框下面的“自动调整中文与西文的间距” 和“自动调整中文与数字的间距” 选项。 点击“格式 / 字体”中的“字符间距”，在“标准”、“加宽”、“紧缩”中缩 入需要的磅值即可。选中需要调节行间距的段落，点击“格式 /段落/ 缩进和间距”中的行距，在其中 选固定值，在设置值中输

14、入合适的数字可以精确调整行间距。70、按“ Alt+Shift+P ”组合键自动插入页码按“ Alt+Shift+P ”组合键可以在页面的任何位置插入本页页码，如果哪一页没 插入，则不显示页码，当页数发生变化时，可以按“ Ctrl+A ”选择全文，点击鼠 标右键，选择更新域，显示的页码便全部自动更新，不需要人为逐个更新。71、A4两页内容妙“嫁” A3页在Word中，将两页A4内容一次性打印到一面 A3纸张上，一般都是采取分栏的 办法处理。其实利用 Word拼页设置即可解决。打开 Word,点击“文件”，进入“页面设置”，选择“纸型”中的 A3纸张，纸张方向选定横向，选择“页边距” 中的“拼页

15、”，输入文字，打印即可。72、巧用“单色打印”如果将应用了彩色格式的 Excel 工作表通过黑白打印机打印，会发现效果欠佳。 原来，在黑白打印机上， Excel 是以不同的灰度来打印彩色效果。那么怎样用黑 白打印机打印彩色格式的工作表呢？点选“文件 / 页面设置 /工作表”，勾选“单 色打印”复选框。73、巧妙计算公式中的部分值在使用 Excel 计算数据的过程中，经常会使用一些比较复杂的公式，比如 “D7*E7*D8+D9/E9*E10+E1”1 ，如果需要计算公式中的部分结果，可以单击公式所在的单元格，然后在编辑栏中，选中公式中的某个部分，比如“D9/E9*E10”，按下“ F9”键即可显

16、示部分公式计算结果 “ 2733”，需要退出时，按下“ Ctrl+Z ” 键即可回到原来的公式状态。74、快速选定“空白”和“数据”单元格打开 Excel ，选择“编辑 / 定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮， 选择“定位条件”中的“空值”，是理选择“常量”，这样就可以将所有的空白或者含有数据的单元格选定了75、让字符站起来在Word文档中，如果有竖排文字，其中非汉字的字母、数字和其他字符都是“躺” 着的，如何让它们站起来呢？选中字符， 然后打开“格式 /中文版式” ，单击“纵 横混排”，选中“适应行宽”，单击“确定”按钮，现在，选中的字符就站起来 了。76、只给文字加下划线在Wo

17、rd文档中，有一段带着空格键的文本，现在你只想给该段文本中的文字加 上下划线，而忽略其中的空格，此时，请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W ” 键就0K了。77、Excel 中消除 0 值在 Excel 中当单元格计算结果为 0 时，默认会显示 0，这看起来显示有点碍眼。 如果你也和我一样希望单元格为 0 时显示为空白，那么你可以试试下面的方法。打开“工具/选项/视图”，取消“ 0值”复选项前的V,确定后，当前工作表中 的值为 0 的单元格将全部是空白。78、快速输入间隔号在Word中输入国外人名时，常常需要输入人名间隔号“ ”，只要按下“Shift+ 即可。79、巧用特殊符号绘

18、制分隔线连续输入 3 个以上的“ *”、“=”、“”、“_”、“#”、“-”等回车就会出 现不同式样的分隔线，你试试！80、用“ Alt+Enter ”快速重输在用Word编辑文稿时，常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又要重复输入。 此时用复制方法当然可行， 但不够快捷，其实，此时只要再同时按下 “Alt+Enter ” 组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍，若再按会再重复。81、文字旋转轻松做在Word中可以通过“文字方向”命令来改变文字的方向，但我发现如果要将文 字逆时针旋转 90 度的话，还可以用下面简捷的方法来做。选中要设置的文字内 容，只要把字体设置成“ 字体”或“ 黑体”

19、就可使这些文字逆时针旋转 90度 了。82、用分节符设置混合版面有一个Word文档，只想对其中的一页文本竖排设置，其余则保持原有格式，如 果先选择这部分文字再执行“格式”菜单下的“文字方向”命令，结果是整个文 档都被竖排了。这时我们可以利用加入“分节符”来达到目的。将光标移到这页 文字的开头，执行“插入”菜单下的“分隔符”命令，在弹出窗口中选“分节符类型”下的“下一页” 或“连续”，用同样方法在这页结尾处也插入一个分节符， 最后选择这页文字(结尾的分节符不能选入)改为竖排即可。83、Excel 中插入连续空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行， 可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行 数，然后

20、单击右键，选择插入，如果在每一行上面均插入一空白行，按住 Ctrl 键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。84、Excel 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。 利用数字小键盘在单元格中输入相应 的小写数字(如 123.45 )。右击该单元格，点击“设置单元格格式”对话框中 选择“数字”选项卡，再从“分类”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后 单击“确定”按钮，这时用户输入的 123.45 就自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”。85、多个工作表的页眉和页脚同时设置我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚， 分别对 一张张工作

21、表去设置感觉很烦琐， 如果用下面的办法就可以一次将多个工作表中 的页眉和页脚同时设置好。 具体做法是： 把鼠标移到工作表的名称处， 然后点击 右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页 脚设置是针对全部工作表了。86、判断成绩等级和统计各分数段人数在H5:H24中输入从50至100的不同数字，单击I5单元格，输入公式=IF(H5>=85," 优",IF(H5<60,"不及格",IF(H5>=70,"良",IF(H5<70,"及格")”,这个公式中 用到IF()函数

22、的嵌套功能，第一层IF()函数将大于85分的学生定义为“优”； 第二层IF ()函数将小于60分的学生定义为“不及格”；第三层IF ()函数中 写的是大于等于 70分的学生定义为“良”，但是要注意到这是一个嵌套函数， 前面已经将小于 85定义过，因此这层函数的意思为将大于等于 70分小于 85分 定义为“良”，同样的道理，第四层IF ()函数定义的是及格的范围。在C28单元格中输入“考试人数”文字，然后单击 D28单元格，输入公式“ =count(D5:D24) ” , 按 Enter 键，统计考试人数。选中D28单元格，拖曳填充柄到F28单元格。在 I29 单元格中输入公式“ =counti

23、f(I5:I24, “优” )” ，统计总评为优的学生 成绩；在C29单元格中输入公式“ =countif(l5:l24,“>=85') ”，统计大于85分的学生人数；在D29单元格中输入公式“ =countif(I5:I24,“>=70' )-D29 ”，这个公式是将大于 70 分的学生人数统计出来， 减去大于等于 85分的学生，从而 得到成绩在 70 到 85 之间的人数。87、快速访问经常使用的文档在Word中最近用过的文档会出现在“文件”菜单中，不过它只保存在最后的四 个，其实我们可以使用“工作'来随心所欲地定制需要经常打开的文档。 首先，需要将“工

24、作'菜单添加到菜单栏或工具栏中：在“工具'菜单中，点击 “自定义'，然后点击“命令'选项卡，在“类别'方框中，点击“内置菜单'， 点击“命令'方框中的“工作'，把它拖动到菜单栏或工具栏中。以后，如果要将当前的文档添加到“工作”菜单中，只要点击“工作”菜单，选 择“添加到工作'菜单”命令即可，如果要在“工作”菜单中删除一个文档， 可以按 CTRL+ALT+（- 破折号键），此时指针将变成为粗体下划线，在“工作” 菜单中，点击希望删除的文档就可以了。88、打造整齐的Word公式使用Word的公式编辑器创建公式后，你如果感到其中

25、的公式不整齐（特别是矩 阵形式的公式） ，那么你可以通过下列方式进行微调： 双击该公式使之进入编辑 状态，再选中需要调整的项；按下 Ctrl 键后，利用光标上下左右移动对该项进 行微调，重复上述步骤，直到将公式位置调整到满意为止。89、快速精确调整表格宽度在一篇Word文档中，绘制一表格，为了调整单元格宽度，可将鼠标移至单元格 缝隙处按左键， 当双向光标出现时则可调节单元格宽度， 但有时却总是差那么一 点点无法与其它单元格对齐， 这时可同时按下右键， 则可方便的进行精确的调整 啦！（记住位置对好后，应先松鼠标左键，再松右键）；当然也可按下 Alt+ 鼠 标左键进行精确调整，不过也应先松鼠标左键

26、，再松 Alt 键。90、改变文本框的形状 可以插入一个自选图形，右键单击选择“添加文字”，则此时这个自选图形就像 一个文本框一样，不仅可以输入文字，还可以和其它文本框连接。91、禁止Word中图形随段落移动选中文档中需要禁止移动的图片， 用鼠标右键单击它打开快捷菜单， 选择“设置 图片格式”命令，再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式” 对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动” 选项前的勾去掉。 单击“确定”即可。92、三种好学有用的 Excel 函数应用1 ）随机编排考号：学校在组织考试时，常需要将学号（报名号）顺序打乱，并 随机编排考号，使用随机函数（RAND即可实现。方法：先在B列和C列输入学 号及考生姓名，然后再在D2单元格内输入公式“ =rand（） ”并向下填充，这样在 D列的每个单元格就产生了一个 01之间的随机数；然后将光标放入 D列，点 击工具栏上的“升序排列”按钮或“降序排列”按钮，都将重新随机排列一次； 最后在A2单元格输入第一个考号，并按序列向下填充，再将D列删除或数据清空即可。2）消除计算误差在用Excel为学校编制工资表时，在E3单元格中输入公式“ =（C3+D3 *3%”并 向下填充，则在E7中的合计结果“ 125.04 ”却与实际