深圳公司前台文员工作内容及礼仪

1、深 圳 山 源 电 器 股 份 有 限 公 司前台文员工作职责及礼仪一. 前台文员的工作职责：1. 转接总机电话；2. 协助文控室收发传真并转交给部门，协助人事发放快递；3. 管理办公用品，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发放。每 月与人事，财务进行库存盘点工作，并将汇总表上报给主管一份；4. 承办员工考勤工作和外出登记，每天检查到岗情况，每天不定时检 查员工有无中途离岗等等，违反考勤制度的，没有正规手续的，一 律严格按制度执行；5. 协助人事办理人员离职，入职的相关手续；6. 快递的收发工作，并做好登记本人签字确认的相关工作；7. 及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知；8. 信件和书

2、刊的收发，并做好相关的登记工作；9. 会议结束后清理会议室；10. 协助好各部门组织公司活动等事宜；11. 协助各部门打印相关信息；12. 协助部门领导完成办公室日常事务。二. 前台礼仪公司前台是一个单位的脸面和名片，所以前台工作人员必须掌握 公司前台接待礼仪，这对于塑造单位形象有着非常重要的作用。公司 前台接待礼仪包括仪容规范、电话接待礼仪和来访者接待礼仪。来访者接待礼仪前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身， 面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预 约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联 系。如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规

3、范的仪态引领来访者 入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来 访者并说向其说明，不要扔在那里不管。如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相 关同事或领导助理/秘书，XXX单位的XXX来访，不知道是不是方 便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找 的同事或者领导亲自接，都可以当作是其他人接的电话，再询问。这 样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直 接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范 的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室 门即使是开着的，也

4、要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访 者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直 接指引来访者就行了。电话接待礼仪前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调, 不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤 说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要 说“您好，深圳山源电器股份有限公司总裁（公司名称，如果公司名 称较长，应用简称）”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电 者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名 的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。鉴于前

5、台每天要接很多电话，为防止嗓子出现意外，要随时准备 水，以滋润嗓子，随时保持良好的声音效果。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的 话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。如果是如广告、变相 广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。三. 前台文员服务规范前台造访：1.客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下：“先生，您好！ ”或“先生，早上好！”“小姐，您好！ ”或“小姐，早上好！”“您好！欢迎来到XX公司。”来者是二人，标准问候语则为：“二位先生好！”“二位小姐好”“先生、小姐

6、，你们好!来者为二人以上，标准问候语则为：“各位好！ ”或“各位早上好！ ”“各位下午好”“大家好！ ”或“大家早上好！ ”“大家下午好！”对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生好！”“X小姐好！”对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语：“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！”a）引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；b）当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；c）引领客户或来访者接触相关人员，行走时走

7、在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；d）进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；e）介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等， 退出。7.当值前台为女性，着职业套装，化淡妆。男性，则着西装，打领带。禁忌：头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生。探电话： 1.听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒;2.听话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：“您好，XX公司！ ”或“您好，这里是XX公司！”对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。咨询业

8、务：先生（小姐），关于这方面情况（散热器产品咨询），让我们公司 客户业务主管X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解 的问题，我把电话转过去，请稍等。联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其 他公司吧，谢谢！找人：先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？您跟他（她）预 约了吗？请您稍等。（然后接通本公司X先生的电话，询问转接与否。） 不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给 能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人； 通话简明扼要，不应长时间占线。结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。四、公司前台仪容规范面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持 身体清