科技有限公司费用开支及报销管理规定

1、LOGO费用开支及报销管理规定SZ市XX科技有限公司费用开支及报销管理规定第一章总则31.1 目的31.2 适用范围3第二章费用开支定义和分类32费用开支定义32.2 管理费用和业务费用3第三章费用开支权签人和审批权限设定33权签人33.2 权签人的审批权限43.3 审批对象和范围43.4 权签人的责任4第四章费用报销审核、审批方式和流程54费用报销审核、审批方式及流程54.2 费用报销时间54.3 报销要求及过失处罚64.4 财务处理6第五章行政费用开支报销管理75行政费用范围75.2 行政费用开支审批7第六章业务费用开支报销管理86业务费用的范围86.2 销售费用额度管理86.3 销售人员

2、个人费用开支信息报表管理86.4 市场专项费用开支管理8第七章备用金借支管理97.1 定义97.2 销售人员日常备用金借款的额度管理97.3 日常备用金借支、冲销管理107.4 专项备用金借支管理10第八章 差旅费用管理10第一章总则1.1目的1. 为了进一步完善公司的财务管理制度，加强财务管理，严格控制成本费用开支，提 高公司经营效益，根据"SZ市XX科技有限公司（下称“公司”）财务管理总则” 的有关规左，结合公司目前的经营管理实际需要，特制泄本规泄。1.2适用范围1. 本规泄适用于公司总部及英附属机构。第二章费用开支定义和分类2.1费用开支定义1. 本规泄所指的“费用开支”是指公

3、司经营、管理过程中发生的各种费用性支出。费 用开支按属性包括管理费用和业务费用等。2.2管理费用和业务费用1. 管理费用是指公司在实施管理事项过程中发生的费用支出。包括并种行政费用和与 管理人员、管理部门或管理事项直接相关的费用等。2. 业务费用是指公司在开展业务的过程中发生的各种费用支岀。包括在销售、市场、 产品、技术支撑、研发、项目实施、业务运营、客服等方而发生的费用。第三章费用开支权签人和审批权限设定3.1权签人1. 权签人是指按公司管理规立或经公司授权，具有审批和签字权限的人员。6LOGO费用开支及报销管理规定2. 权签人的权限由公司管理规定或公司授权确泄。3公司费用开支权签人包括：部

4、门总监、大区总经理、副总裁、总裁、董事长。3.2权签人的审批权限1非销售部门总监、销售部门大区总经理：单次费用开支在3.000元或以下的审批。2. 副总裁：单次费用开支在3,000元以上、10.000元或以下的审批。3. 董事长、总裁：单次费用开支在10.000元以上的审批。3.3审批对象和范围1. 权签人在规立审批权限内负责不同范用人员费用的审批。2. 在审批权限的范用内，非销售部门费用由部门总监负责审批。超出部门总监审批权 限的部门费用由部门总监审核后按前述权限进行审批：销售部门费用由大区总经理 负责审批。超出大区总经理审批权限的部门费用由大区总经理审核后按前述权限进 行审批。3在审批权限

5、的范用内，非销售部门总监、大区总经理的费用由分管副总裁负责审批。 超出分管副总裁审批权限的非销售部门总监、大区总经理费用由分管副总裁审核后 交总裁审批。4. 副总裁的费用，由总裁审批。5总裁的费用由董事长审批。6. 董事长的费用由总裁审批。3.4权签人的责任1. 权签人对费用审核、审批时应严格把关，并对费用开支的真实性、完整性负责。对 于因把关不严而造成有虚假费用开支时，权签人个人有承担该虚假费用支出的义务 和责任。2. 权签人对费用开支进行审核、审批时要岀具明确的审核、审批意见，对于不明确审 批意见的报销，il划财务部有权拒绝受理。第四章费用报销审核、审批方式和流程4.1费用报销审核、审批方

6、式及流程1）0A电子审批报销方式：a）经办人登录公司OA系统，填写“差旅费报销单”、“费用报销单”等电子表格， 按要求填写费用所属的项目及项目分摊等情况，如按规左需要填写"费用说明 淸单”的，填写Excel版“费用说明淸单”电子表格后以附件形式插入，然后 将电子表格提交给权签人。待权签人根据审批权限完成最终审批后，打印“差 旅费报销单”、“费用报销单”、"费用说明涓单”等电子表格，连同报销的发票（原始单据）按要求粘帖整齐寄回计划财务部。b）权签人要对经办人申请报销的费用项目、金额进行审核确认，并明确审批意见（确认费用事项和同意报销费用金额）后提交至计划财务部主办会计审核。c

7、）计划财务部在收到权签人的审批意见和电子报销单、原始单据后，将按公司规 左予以复核、报销。如果原始单据与电子报销单不符的或费用开支超标的，II- 划财务部将按审核后的结果和规定数额予以确认、报销、付款。2）宜接审批报销方式：a）经办人将费用发票（原始单据）整齐粘贴后，填写''差旅费报销单”、“费用报 销单”、“费用说明淸单”等，并按要求填写费用所属的项目和项目分摊等情况 后，交由权签人审批。b）权签人要对经办人申请报销的费用项目、金额进行审核确认，并明确审批意见（确认费用事项和同意报销费用金额）。c）经办人将经权签人审批后的原始单据交由计划财务部，计划财务部按公司规定 进行复核

8、、报销、付款。4.2费用报销时间1. 行政及管理费用、技术研发费用等一般实时报销。2. 销售费用一般要求每周报销一次，时间为每周三。累计费用在1000元或以下时， 可以累汁报销。3对逾期（在60天或以上）费用的报销，如果没有正当理由（如电话费、住宿费等不能及时拿到单据或及时结算的情况），公司有权拒绝报销或按折扣报销。4.3报销要求及过失处罚1. 经办人在报销费用时应在费用报销单上明确本人的收款方式（如：现金、银行卡号 等），计划财务部根据经办人提供的方式支付现金或直接存入银行卡。对于未明确 收款方式的报销，计划财务部将直接把报销款存入该经办人的公司发崭银行卡。2. 所有业务事项，必须取得与该业

9、务内容一致的发票，否则计划财务部有权不予报销。 如有特殊原因，需附详细说明，并经主管领导及权签人审批。3同一次业务事项的费用开支，应一次性办理报销手续，不得分多次报销同一笔费用。4. 同一份报销单据涉及多项、多次业务的，需附费用明细说明淸单，对所附发票 逐项予以说明。计划财务部审核单据时，对说明晴单与发票无法对应的，有权予以 核减。5. 经办人经手的费用须以本人爼义报销，不得以他人爼义报销本人费用，也不得以本 人名义报销他人费用。若因业务需要委托他人代办某项工作时（如跨区域接待等） 应有书而委托或指令，所发生的费用支岀，经委托人确认并经权签人审批后，可由 被委托人报销，但费用开支归属委托人。6

10、. 公司对于以他人斜义报销费用的行为予以处罚：取消该费用的报销，并扣减双方当 事人半个月的基本月嶄，同时予以通报批评。7. 经办人对报销费用的貞实性、完整性负责。严禁捏造事实报销费用或虚报费用。8. 公司对虚假报销费用的行为予以处罚：取消该费用的报销，并扣减当事人一个月的 基本月薪，同时予以通报批评。4.4财务处理1. 计划财务部在收到经权签人审批的费用原始单据后原则上于三个工作日内完成报 销手续。第五章行政费用开支报销管理5.1行政费用范围1. 行政费用是指公司在日常管理过程中所发生的费用支出。主要包括工资和员工福利 费用、日常办公用品费用、房屋租赁费用、固世通信费用、汽车费用、人力资源管

11、理费用、商务管理费用等。5.2行政费用开支审批1. 工资、奖金由总裁审批。各项福利费的开支由主管人力资源工作的副总裁根据审批 权限审批。2. 汽车费用（含停车费、洗车费、过桥/过路费、汽油费、修理费、车船税、养路费、 出车补贴等）归口行政部管理，相关费用开支由行政部总监根据审批权限审批。3公司租用办公楼、办事处、宿舍工作由行政部负责。租用费用（含房租、水电费、 管理费、宿舍电话费等）由行政部经办和审核，相关费用开支由主管行政工作的副 总裁审批。（根据合同办理，不受前述权签人的审批权限限制。）4. 公司固定通信费用（含市话费、长话费、主机托管费、视聆通费用等），由行政部 经办和审核，相关费用开支

12、由行政部总监根据审批权限审批。5. 公司日常办公用品由行政部统一购置、保管和发放。办理办公用品及其他物品的报 销手续时须提供购物发票和货物淸单。各部门若需购垃专用办公用品时，须经行政 部审核后方可购宜。日常办公费用及低值易耗品费用由行政部总监根拯审批权限审 批。6. 日常的人力资源管理费用、商务管理费用等开支分别由主管人力资源、商务工作的 副总裁根据审批权限审批。7. 财务费用开支：银行贷款利息、保函费用等大额支出由主管财务工作的副总裁根据 审批权限审批：存款利息收入及日常银行手续费支出等零星费用直接入账。8. 公司宣传广告费开支由总裁审批。9. 涉及专项活动、专项会议、专项业务费用开支时，须

13、由经办部门提出专题书而报告， 确定计划安排和费用预算，经计划财务部审核后报总裁审批。第六章业务费用开支报销管理6.1业务费用的范围1. 业务费用是指公司在开展业务的过程中发生的各种费用支岀。包括在销售、市场、 产品、技术支撑、研发、项目实施、客服等方而发生的费用。2. 业务费用按费用性质的不同，由不同的部门负责计划和开支。销售费用由销售部门 负责计划和开支；市场费用、产品开发/业务策划/产品运营、研发费用等由产品部 门负责计划和开支；技术支撑、项目实施、客服等由技术支撑部门负责计划和开支。3业务费用的开支和报销按本规左的审批流程和审批权限办理。6.2销售费用额度管理1. 公司对销售人员的销售费

14、用实行额度管理制度（有关制度另行制左）。6.3销售人员个人费用开支信息报表管理1. 销售费用开支信息报表包括：销售费用月报和销售费用年报等。2. 销售费用月报主要反映销售团队、个人每月的销售费用开支情况，信息包括销售人 员当月销售费用实际开支数和年内累计开支数，以及实际开支数和计划数的比较情 况。费用月报一般在下月的5个工作日内完成，月报的使用者包括：总裁、分管副 总裁、财务副总裁和销售人员。3销售费用年报主要反映销售团队本年的销售费用开支情况，信息包括团队、个人全 年销售费用实际累计开支数，以及实际开支数和计划数的比较情况。销售费用年报 一般在年度结束后10个工作日内完成，年报的使用者同月报

15、。6.4市场专项费用开支管理1. 市场专项费用是指根掳业务的需要而组织有关市场活动费用支出。专项市场活动包 括：专项营销推广活动、专项广告活动、专项合作以及其他与公司业务市场相关的 活动等。2. 市场专项费用的开支需要提供专门的市场计划和财务预算。3专项市场费用的预算按月制左，在每月结束前由产品、运营和市场部门向计划财务 部提供下一月的市场专项费用开支计划。4. 市场专项费用开支计划经总裁审批后实施。报销专项费用时，应同时提供“专项市 场活动效果评估表”（格式见附件），经权签人审批后方能予以报销。第七章备用金借支管理7.1定义1. 备用金借款是指经办人因管理、业务事项的需要而向公司暂借周转金。

16、备用金借款 按管理用途分为日常备用金借款和专项备用金借款。2. 日常备用金借款主要用于经办人在管理、业务中发生的日常行政费用、差旅费、交 际应酬费及其他杂费等方而的支出。3销售人员在日常的销售业务中保留长期的日常备用金借款额度。一般在财务年度结 束前予以淸理。个别管理、技术、产品岗位人员因为业务的需要保持长期的备用金 借款额度时，由分管副总裁审批。4.专项备用金借款主要用于管理、业务中的专项业务费用开支，包括专项管理事项、 专项接待费、专项会议费、专项市场活动等的支出。7.2销售人员日常备用金借款的额度管理1. 日常备用金借款额度是指对销售人员日常备用金借款设左的最高限额。2. 销售人员的日常

17、备用金借款额度按岗位不同分为三档。高级业务经理：3,000元： 业务经理：2.000元；业务代表：1.000元。3销售人员在借取日常备用金借款后，报销费用时计划财务部直接支付现金或转账, 不冲减其日常备用金借款。4. 销售人员日常备用金借款不能跨年度。须在每财年末及时报销费用并还淸日常备用 金借款，同时在新财年办理新的借款手续。5. 销售人员逾期未归还日常备用金借款时，计划财务部将直接从销售人员的工资、奖 金中扣抵。7.3日常备用金借支、冲销管理1. 借款时填写"备用金申请表”，明确借款事由和安排，经权签人签字后，由计划财 务部办理备用金借款手续。2. 日常备用金借款的审批权限为：部

18、门总监，3.000元及以下：副总裁，3.000-10,000 元（含）：董事长、总裁，10.000元以上。3日常备用金借款的审批可采用直接审批和OA电子审批方式。4. 非销售人员在办理备用金借款后应及时办理费用报销手续。汁划财务部在办理报销 手续时冲销备用金借款，并收回结余的备用金借款。7.4专项备用金借支管理1经办人借支专项备用金时填写“备用金申请表”（属专项会议或专项市场活动的支 岀，须作预算和活动计划），由权签人审批后到计划财务部办理借款手续。2. 专项备用金借款和专项费用开支审批的权签人包括总裁、副总裁。人民币10.000 元以上的开支借款由总裁审批，人民币10.000元或以下的开支借

19、款由分管副总裁审 批。3经办人须在借支专项备用金借款后及时办理费用报销手续。4.经办人报销专项费用时须还淸苦项备用金借款，否则，计划财务部将直接从英工资、 奖金中扣抵。第八章差旅费用管理8.1定义1.差旅费是指公司员工因公在出差期间所发生的交通费、住宿费、购票手续费以及按 公司规左核发的岀差补贴等。8.2出差审批管理1.公司员工的岀差实行预先审批制度，部门总监、大区总经理、分管副总裁、总裁、董事长是出差审批的权签人。2. 岀差前应填写“出差审批单”或取得安排岀差指令，明确岀差的任务、经办项目轻 称、地点、所乘坐的交通工具、预计费用等，经权签人批准、确认后方可安排出差 事项。3部门员工的岀差由部

20、门总监、大区总经理审批；部门总监、大区总经理出差由分管 副总裁审批；副总裁（含）以上员工出差无需审批。8.3在途交通费用1. 在途交通费用指由始发地岀发前往差旅目的地乘坐公共交通工具所产生的费用。包 括城际间交通费及往返始发地和目的地城市交通枢纽的市内交通费。2. 在不影响工作的前提下，出差应乘坐费用较低的交通工具。a）城际间交通单程乘坐火车（髙铁、硬卧或硬座，下同）车程在5小时以内的, 出差人应乘坐火车作为交通工具岀行。城际间交通单程乘坐火车车程在5小时 以上的，出差人可乘坐飞机作为交通工具出行。b）出差人乘坐飞机岀行的，须通过公司指左或授权的第三方代理机构办理飞机票 预订并经权签人审批同意

21、后方可出票。单程飞机票价格（含机场建设费等附加 费用）须选择预定行程前后半小时内价格最低的航班出行。c）通过公司指立或授权的第三方代理机构办理飞机票预订的，机票费用由公司行 政部门定期统一与第三方代理机构结算。3往返始发地和目的地城市交通枢纽的市内交通费按以下标准限额内（单程）据实报 销。岗位职级往返机场交通费限额 （元/单程）往返其他城市交通枢纽交通费限额 （元/单程）董事长、总裁实报实报SVP/VP.总监/副总监、 大区总经理（副总经理）10050其他人员452084住宿费标准限额1.住宿费用按以下标准限额执行:岗位职级住宿费标准限额（元/天）一线城市和非一线城市董事长.总裁实报SVP/V

22、P500450总监/副总监、大区总经理（副总经理）400350其他人员350300注1： 一线城市指北京、上海、广州、S乙（下同）2. 住宿费用在限额内按实际支出数报销。3岀差目的地为北京、SZ、广州的，须由行政部按员工职务在上述限额标准内统一安 排入住公司协议酒店，因特殊情况致公司协议酒店临时调价造成住宿费超过限额标 准的，经行政部说明原因后可按实际支岀数报销。4.出差目的地如有公司办事处的，一般应入住办事处：同性别人员一同出差时，按二 人同住一间房的住宿费标准报销住宿费用。8.5出差补贴标准1出差补贴含市内交通补贴和出差误餐补贴，出差补贴按规左标准和实际岀差天数汁 算。计算出差补贴后不再报

23、销岀差目的地的市内交通费和餐费。员工在公司安排的 所在地区工作不属于岀差，不享受出差补贴。2. 出差补贴标准如下：a）副总裁（含）以上员工岀差不计算出差补贴，出差目的地市内交通和误餐费用 按实际报销。b）其他员工岀差补贴分两档进行计算：一线城市80元/天：其他城市60元/天。3享受驻外补助的驻外员工不再享受出差补贴。第九章交际应酬费管理9.1定义1. 交际应酬费是指因管理、业务需要而发生的业务接待费用。9.2交际应酬费的支用1. 交际应酬费开支须在事前经过权签人审批同意。申请交际应酬费时应填写“交际应 酬费申请单”，注明原因、客户人数、项目划称及预计金额等，经权签人同意后方 可开支。a）单次费

24、用开支在500元或以下的，申请人可以通过电话或短信方式申请，经最 终权签人审批同意后方可开支。b）单次费用开支在500元以上的，申请人须提前登录OA填写“交际应酬费申请 单”，经最终权签人审批同意后方可开支。如遇紧急情况，可事前向权签人以 电话、短信等方式申请，在招待事项结朿后1个工作日内登录OA系统补充填 写“交际应酬费申请单”补充正式审批手续。2. 交际应酬费用的权签人包括：总裁、副总裁、大区总经理、部门总监。3交际应酬费单次费用开支在1,000元或以下的，由大区总经理或部门总监审批：单 次费用开支在1000元以上3000元或以下的，经大区总经理或部门总监审核后，由 副总裁审批：单次费用开

25、支在3,000元以上的，经副总裁审核后交总裁审批。4. 大区总经理、部门总监开支的交际应酬费由副总裁根拯审批权限审批：副总裁开支 的交际应酬费由总裁审批：总裁、董事长开支的交际应酬费无需事前审批。5. 累汁费用额在10.000元或以上的专项接待或开支由总裁审批°6. 交际应酬费报销要求：1）、交际应酬费用报销时，须提供相应的前置审批文件，具体要求如下：a）以手工方式报销的，打印经审批的“交际应酬费申请单” 1份作为费用报销单 附件，连同费用报销单、费用明细说明淸单及发票，按要求粘贴后交计划财务 部审核报销。b）以OA方式报销的，将经审批的“交际应酬费申请单”作为报销附件插入费用 报销

26、单，待费用报销单经权签人审批完成后，打印费用报销单、费用明细说明 淸单、交际应酬费申请单，连同报销发票一起按要求粘贴后交计划财务部审核 报销。2）、如交际应酬费开支涉及物品采购的，报销时须保留购物小票、销货凭证等原始 单据，连同发票一起提交计划财务部审核。3）、未经事前审批或者不能提供合理的物品采购凭证，且无正当理由的交际应酬费 开支，il划财务部有权拒绝受理该项费用报销。第十章个人通信费用管理10.1定义1.个人通信费是指公司员工在管理、业务中发生的电话通话费用，包括移动电话费、 电话卡费等。10.2报销额度1. 公司对员工个人通信费用实施额度管理。即员工的个人通信费用在公司规左的额度 内按

27、实际报销。2. 董事长、总裁的个人通信费用据实报销；副总裁（含）以上的个人通信费用报销额 度：800元/月；部门总监（副总监）的个人通信费用报销额度：500元/月。3销售人员的个人通信费用额度按岗位分为四档：大区总经理/副总经理一800元/月： 高级业务经理一600元/月；业务经理/技术支持一500元/月；业务代表一300元/月。4.业务岗位人员个人通信费用额度如下表:报销额度（元/月）技术支撑技术研发业务、市场300高工、工程主管、维 护主管、客服主管技术主管、项目经 理产品经理、业务经 理、项目经理。200工程师、本地维护工程师业务主管、产品工 程师100英他技术支撑岗位其他技术岗位其他业务岗