费用预支及报销管理制度--V1

1、费用预支、报销管理规定文件编 号：HR-005版 本：A : KB0 : KB0 : : KB :0 : :an : :an : :an : :an : :an : :an : 编写/修订部门：人力资源部生效日期：2011-11-23页数：共3页 U U 1 U 1一 - HIM- HIM -批 准 人：日 期：加强资金管理，控制公司经营成本、规范公司员工借款、报销管理流程，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于三、费用预支范围和条件1、工伤员工住院治疗的医疗费用由公司先支付，工伤治疗结束后，凭医院的医疗发票证 明抵销医疗期间的借款。所有医疗发票必须交人力资源部向社保局中报工伤费用；工伤医疗

2、费预支超过5000元的，由部门负责人及总经理审批。2、采购人员预支：采购人员根据下单通知单预计采购金额，提前 2天通知总经理准 备采购费用，根据下单通知单的费用预算，到总经理处预支。3、出差人员预支：根据出差的实际需要费用（交通费、住宿费等），由部门负责人审批，方可预支。出差费用超过1000元的，由部门负责人及总经理审批方可借款。4、后勤维修费用预支：一次性维修费在 1000元以内的，由部门负责人审批，当次维修费 用超过1000元的，部门负责人审批后再由总经理审批方可借款。5、除上述范围外的其他用于公司需要的借款金额超过1000元的，必须由总经理审批。6、所有借款必须于当次活动结束后次月1日到

3、各部门财务负责人处报销。7、设计部财务负责人由设计助理 Anne担任，生产、板房及其他部门财务负责人由采购员Michel担任。店铺财务负责人由二楼收银员 Coco担任。四、借款审批程序及权限1、审批程序：员工根据工作需要需预支时，必须先填写借款单，按要求填上借款人姓名、部门、借款原因、借款金额、预计还款日期，按上述要求经部门负责人及总经理审批 后，方可到财务处领取现金。2、审批权限：借款原由及对应金额的核准人为部门负责人，超过上述标准的核准权属总 经理。3、各部门财务负责人负责对借款的核销跟踪、监督工作。五、报销管理规定1、费用报销时，必须取得合法有效的收据或发票。2、所有费用报销，必须在当次

4、活动结束后的次月1 日到各部门财务负责人处报销，逾期报销的，财务负责人有权拒绝报销，恰逢法定假期除外。3、费用报销金额在1000元以内（含1000元）的，由部门负责人批准，费用报销金额超过1000 元的，必须经部门负责人及总经理批准，2、 工伤治疗费用， 工伤治疗终结后， 经财务查询， 工伤局已把治疗费打入公司银行帐号后，由人力资源部持工伤员工的治疗发票到财务部报销。3、采购费用：报销采购费用（如布料、辅料、文具等），采购回来后必须清点，凭申购单及购买发票或收据实报实销。采购人员每天填写采购结算清单交总经理报销，设计部人员凭面料采购申请单及收据到设计部财务负责人处报销，每月月初设计部负责人向总

5、经理提交相关报销资料。4、 交通费用的报销： 因工作需要外出办公事时， 一律使用公交、 大巴或地铁， 无特殊情况，一律不允许乘的士或飞机，若接送客户、携带产品或文件过多，情况特急处理的，或晚上加班到 10： 30 分下班的，应事先向部门负责人或总经理提出申请，经同意后方可乘的士。否则只按乘公交的费用报销。报销交通费用时，务必写清楚日期、起止站点及到达目的地的原因。5、差旅费报销：出差人员一律填写费用报销单，凭总经理批准的费用报销单到部门财务负责人处报销差旅费。凡是出差到深圳之外的城市，每天可报销 35 元餐费。出差人员因工作需要住酒店的，必须先征得总经理批准，方可报销住宿费用。6、其他费用报销

6、：一律注明费用用途及原因，持合法有效的发票或收据实报实销。六、费用报销程序按要求填写报销单 -附上相关收据或发票 经部门负责人审批总经理审批交审批后的报销单到各部门财务负责人处报销七、下列情形不给予报销1、无费用发生时间和报销日期。2 、超过发生时间一个月以上的票据（除有关领导批准延长的特殊情况以外） 。3 、无经手人、相关证明人或有关领导签字。4 、未按顺序粘贴填写。5 、与报销业务不符的原始凭证。6 、原始凭证有涂改的现象。7 、无费用名称。8 、其他违反公司规定的费用。八、费用报销审批权限及职责1 、部门负责人负责审查费用是否符合公司有关规定，证明费用产生的真实性和必要性。2 、财务部负责审查费用开支的各项手续是否齐全、原始凭证是否合理、报销数量及金额 是否正确和票据是否一致等。