物业管理公共关系专题活动操作培训

1、物业管理公共关系专题活动操作培训内容提要本章介绍物业管理公共关系专题活动的庆典活动、开放参观活动、记者招待会、赞 助活动、联谊活动的具体操作事项。学习目标通过本章学习，应达到以下目标：素质目标：培养根据实际的状况和条件,组织和实施一系列公共关系专题活动的素质知识目标：了解物业管理公共关系专题活动的具体操作步骤及注意事项。能力目标：公关专题活动组织和实施能力。技能目标：公共关系专题活动实施应变技能、传播与沟通技能。学习建议物业管理公共关系专题活动是物业管理公司为了实现公共关系目标，围绕一定的主 题而开展的特殊公共关系活动，乂称公共关系特殊事件。在每一次专题活动中展现在公 众面前并与公众重点沟通的

2、，通常是物业管理公司的某一方面。正是通过无数专题活动 的多方面展示的积累，公共关系的巨大效果才能显现出来。常见的物业管理公共关系专 题活动包括庆典活动、开放参观活动、记者招待会、赞助活动、联谊活动等。8. 1庆典活动庆典活动是物业管理公司为庆祝某一重大事件而举行的一种公共关系专题活动。庆 典活动形式是多种多样的，常见的庆典有开业庆典、周年典礼、落成典礼、签字仪式典 礼等。例如很多物业管理公司在小区开始运转的时候，都会举行庆典活动。由于举办庆 典活动可以向社会宣传组织的存在与发展，为组织创造良好的形象，因此，许多组织都 非常重视这一活动。有位公关专家曾说过：“实际上没有一天、一周、一月、一年是没

3、有 特殊事件可供纪念的，而历史上的任何事件都有它的一周年、十周年、一百周年 都是值得纪念的。”每逢过节、开张吉庆都是举办庆典活动的好借口，所以庆典活动是物 业管理公司比较重要的物业公共关系专题活动。各物业管理公司的庆典活动尽管类型各 异、规模不同，但都有一个共性.即盛大、隆重、热烈、喜庆和丰富多彩。案例分析I BM公司的“金环庆典”美国工BM公司,每年都要举行一次规模隆重的庆功会，对那些在一年中做出过突 出贡献的企业员工进行表彰。这种活动常常是在风景宜人的地主，如百慕大或马霍卡岛 等进行。对3 %的做出了突出贡献的人，所进行的表彰，被称作"金环庆典"。在庆典中, I BM公

4、司最高屋管理人员始终在场，并主持盛大、庄重的颁奖酒宴,然后放映由公司 自己制作的，表现那些做出了突出贡献的员工的工作情况、家族生活，乃至业余爰好的 影片。在被邀请参加庆典的人中，不仅有股东代表、工人代表、社会名流，还有那些做 出了突出贡献的销售人员的家属和亲友。整个庆典活动，自始至终都被录制成电视（或 电影）片，然后被拿到IBM公司的每一个单位去放映。I BM公司每年一度的“金环庆典"活动，一方面是为了表彰有功人员，另一方面 也是同企业职工联络情感，增进友情的一种手段。在这种庆典活动中,公司的主管，同 那些常年忙碌、难得一见的销售人员聚集在一起，彼此毫无拘束地谈天说地。在门交流 中，

5、无形地加深了心灵的沟通。尤其是公司此外,每位职工都有较佳的晋升机会。所以，在I B M从来没有人因缺乏工作做而休息的。在任何机构工作的人员。总不免会遇上不惬意的事情，觉得自己受到委屈或不公平 的对待，渴望向上司痛快地投诉一番。为了解决这种问题，IBM推行了 "开门制、如 果一名职工感到自己受到不公平对待，他可以径直向负责人投诉。如果仍不满意的话， 他还可以“越级"上诉，直到问题得到圆满解决为止。此外，公司也很留意普通职工对 公司的意见。公司定期进行意见调查，并对调查结果进行分析，使雇员的"反馈"，能通 过公关这个“中国人"角色,迅速、有效地传达

6、到公司的管理阶层。在具体工作环境中，1BM采用了一套与其他公司不同的方式。它不相信有所谓绝对的 工作标准存在，而只期望每一位员工尽心尽力而为。这使每个员工保持了本身的尊严， 自然也就会尽忠职守，工作时不会怠慢。问题：IBM公司的庆功会在公司内部都有哪些重大意义?这种活动对其他公司有何 借鉴？分析：IBM公司的“金环庆典咛舌动属于企业内部的公共关系活动，它对企业公共 关系的发展有着极其重要的现实意义。第一，它可以增强企业内部的凝聚力与向心力，显现企业文化的氛围。通过"庆典" 活动，让对企业有功的人员亲身感受到企业高层主管对他们工作、学习、家庭及个人发 展的关心，感受到企业大家

7、庭的温暖。这是一种企业文化的氛围，是企业发展的基石。 它可以使公司内部更多地联络感情，增进友情，协调企业内部的人际关系。第二,它可以使员工家庭和睦、健康。为企业做出突出贡献的销售人员的家属、亲 友也被企业邀请参加庆典活动，这会使这些受表彰者的家属更多地了解自己的亲人在工 作中的表现，使其家属在以后的工作中更多地支持亲人们的工作,使之多一份理解与关 爰，从而保证这些家庭的和谐气氛。第三,它可以使企业员工的积极性更高，使企业形象更好。在这样的庆典活动中， 接受表扬者会产生一种继续奋发向上，为企业多做贡献的决心。同时也会鼓励更多的员 工努力工作。在这种企业氛围中，员工们会处处为企业看想，在工作中表现

8、出良好的员 工形象，进而展示出企业的风格。第四，它可以使企业的社会效益和经济效益得到同步增长。企业员工热爰自己的企 业，以企业为荣，会自觉地为企业树立良好的形象。这样会使企业在社会公众心目中 拥有良好的形象,如人们会认定IBM公司是一个有文化的公司、关爰社会的公司等社会 效益的提高会最终转化为企业经济效益的提高。人们认定，拥有良好形象的企业，一定 会生产出优质的产品和提供优质的服务，进而愿意购买这样企业的产品。开展企业内部的公共关系活动，可以增强企业职工与领导、职工与职工之间的感情 联系，创造出良好的内部公共关系氛围。8.1.1 典礼、仪式的类型常见的典礼、仪式有：1）法定节日庆典，如春节、中

9、秋节、国庆节等；2）某一组织的节日庆典，如组织成立周年纪念日；3）特别“日”、“周”、“年”典礼仪式;4）签字仪式；颁奖仪式和授勋仪式等。课堂互动仪式、典礼你知道多少？那些与物业管理相关？8.1.2 典礼、仪式的操作程序在典礼、仪式开始前，要做好必要的准备工作，如精心拟定出席典礼的宾客名单， 安排工作人员做好各项准备工作。正式开始时可遵照下列程序操作：第一，主持人宣布典礼开始。第二，宣读重要来宾名单。第三，剪彩或授奖、签字等。第四，致辞。主宾分别致词。第五，礼成，并安排余兴节目。第六，参观。第七，通过座谈或留言的形式广泛征求意见。第八，典礼、仪式完毕，可根据情况安排宴请。典礼、仪式的形式不复杂

10、，用时也不多，但要办得热烈隆重，丰富多彩，给人留下 强烈而乂深刻的印象并不是容易的事。这就要求活动的组织人员既要有热情的举止，乂 要有冷静的头脑；既要善于鼓动，乂要指挥有序。8.1.3 典活动的注意事项庆典活动是一种技巧性要求很高的公共关系专题活动，为了达到预期的活动目的，还 需要注意以下事项：1）庆典活动要有计划性2）庆典活动要有艺术性3）庆典活动要善于制造新闻4）庆典活动要注意总结8.2 记者招待会记者招待会乂称新闻发布会，是社会组织为公布重大新闻或解释重要方针政策而邀 请新闻记者参加的一种公共关系专题活动。它是组织与新闻界建立和保持联系的一种较 正规的形式。任何社会组织如政府、企业、社会

11、团体都可以举行新闻发布会。例如，西 方国家政府新闻普遍采用的是新闻发布会的形式发布。知识链接:西方国家政府新闻普遍采用的新闻发布形式发布，则始于美国。二战后， 媒体的影响力渐强，传媒在西方国家甚至成为立法、司法和行政之外的第四种力量。从 20世纪50年代开始，美国在白宫设立了新闻办公室和发言人。此后，各国政府也纷纷 效仿，用这种做法引导舆论，树立自己对内对外的形象。从西方国家的实践来看，政府很难在一切问题上获得公众的赞同,常常会受到各个 方面的指责。在这种情况下，把政府的职能活动视为公共关系活动，有效地开展这种活 动，树立良好的公众形象，就能赢得公众的舆论支持。新闻发言人制度其实就是政府公 共

12、关系框架的一个组成部分。在公众中塑造良好的形象，获取公众的参与和支持，就成 为现代政府施政的重要方式。据美国全国政府传播者协会估计,在美国各级政府大约有 4万名政府传播者。山组织举办的新闻发布会，一般由组织负责人或公关部负责人直接向新闻界发布有关 本组织的重要信息，然后通过新闻界把消息传递给公众。新闻发布会是组织用来广泛宣 传某一消息的最好工具之一。8.2.1 记者招待会的特点新闻发布会是一种两级传播：组织先将信息告知记者，再通过记者所属的大众传播 媒介告知公众。它一般具有以下特点：1）以新闻发布会发布消息，其形式比较正规、隆重、规格较高，易于引起社会广 泛的关注。2）在新闻发布会上，记者可根

13、据自己感兴趣的方面进行提问，能更好地发掘消息， 充分地采访本组织，同时使组织也更深入地了解新闻界。在这种形式下的双向沟通，无 论在深度上和广度上都较其他形式更为优越。3）新闻发布会往往占有记者和组织者较多的时间，经费支出也较多，因此，成本较 另1。4）新闻发布会对于组织的发言人和会议主持人要求很高，如发言人和主持人需要十 分敏感，善于应对，反应迅速等。8.2.2 记者招待会的准备1）确定举行招待会的必要性根据新闻发布会的特点，在招待会举行之前必须对所要发布的消息是否重要、是否 具有广泛传播的新闻价值及新闻发布的紧迫性与最佳时机进行分析和研究。只有在确认 召开的必要性和可能性后，才可决定召开新闻

14、发布会。一般地说，社会组织举行招待会 的原因，有以下几方面：出现紧急情况，如爆炸事件、起火事件等；对社会产生重大影 响的新政策的提出；企业的新技术、新产品的开发和投产；组织对社会做出重大贡献或 善事；推出影响社会的新措施；企业的开张、关闭、合并转产；组织的重大庆典等。2）确定应邀者的范围应邀者的范围应视问题涉及的范围或事件发生的地点而定。如事件在某城市发生， 一般就请当地的新闻记者到会。邀请的记者应该有较大的覆盖面，既要有报纸、杂志方 面的记者，也要有广播、电视方面的记者；既要有文字方面的记者，也要有摄影方面的 记者。3）资料准备新闻发布会需用的资料主要有两个方面：一是会上发言人的发言提纲和报

15、道提纲； 二是有关的辅助材料。前者应在会前根据会议主题，组织熟悉情况的人成立专门的小组 负责起草。其内容要求全面、准确、简明扼要，主题突出。发言人的发言提纲和报道提 纲的内容在组织内部通报一下，统一口径，以免引起记者猜疑。辅助材料的准备，应围绕会议主题，尽量做到全面、详细、具体和形象。它可以包括发给与会者的文字资料，布置于会场内外的图片、实物、模型，也包括将在会议进行 中播放的音像资料等。4）选择新闻发布会的地点和时间在地点选择上主要的考虑是要给记者创造各种方便采访的条件。例如：是否具备录 像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具，幻灯，电影的播放设备等；会场的对外通讯联络 条件如何，交通是否便利；会

16、场是否安全舒适，不受干扰；会场内的桌椅设置可方便记 者们提问和记录；等等。新闻发布会的日期，应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参 加会议，影响招待会的效果。5）确定主持人和发言人由于记者的职业要求和习惯，他们常常在会上提出一些尖锐深刻甚至很棘手的问题, 这就对主持人和发言人提出很高的要求。要求主持人思维敏捷，反应机敏，口齿伶俐， 有较高的文化修养和专业水平。会议的主持人一般可由具有较高公关专业能力的人来担 任。会议的发言人应由组织的高级领导来担任，因为高级领导清楚组织的整体情况，掌 握组织的方针、政策和计戈力回答问题具有权威性。若高级领导尚不胜任，需要在会前 进行必要的训练和

17、准备，以达到在会上应付自如的能力。6）组织记者参观的准备在新闻发布会的前后，可以配合会议主题组织记者进行参观活动，给记者创造实地 采访、拍摄、录像等机会，增加记者对会议主题的感性认识。应在将要参观的地方 派专人接待，介绍情况。7）小型宴请的安排为了使新闻发布会收到最大的实效，在本组织财力允许的情况下，可以安排小型宴 会或工作餐。这也是一种相互沟通的机会，可以利用这种场合融洽与新闻界的关系，及 时收集反馈信息，进一步联络感情。8）其他如应根据会议的规模和规格做出费用预算。费用项目一般有场租、会场布置、印刷 品、茶点、礼品、文书用具、音响器材、邮费、电话费、交通费等。在发出邀请信后， 开会前应再电

18、话落实。此外还应安排接待人员，布置会场，准备音响器材，签到名册等。 8.2.3记者招待会的注意事项1）会议发言人和主持人应相互配合。新闻发布会在进行过程中，应始终围绕着会议 主题进行。这就需要会议的发言人和主持人配合一致，相互呼应。如当记者的提问离开 主题太远时.，主持人要能巧妙地将话题引向主题，发言人通过回答问题将话题引到会议 的主题上来。2）对于不愿发表和透露的内容，应委婉地向记者做出解释。记者一般会尊重东道主 的意见，不可以“我不清楚”或“这是保密的问题”来简单处理。3）遇到回答不了的问题时，应告诉记者如何去获得圆满答案的途径，不可不计后果 随意说“无可奉告”或“没什么好解释的”，这会引

19、起记者的不满和反感。4）不要随便打断或阻止记者的发言和提问。即使是记者带有很强的偏见或进行挑衅 性发言，也不要显出激动和失态，说话应有涵养，切不可拍案而起，针锋相对地进行反 驳。8.2.4记者招待会的会议程序召开记者招待会，会议程序要安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。一般来 说，一个记者招待会应包括以下程序：1）签到。在会议接待人员的引导下让与会人员用预先准备好的笔在签到簿上签上自 己的姓名、单位、职业、联系电话等。2）发资料。会议接待人员要将会前准备的资料，有礼貌地发给到会的每一位。3）介绍会议内容。会议开始时要由会议主持人说明为什么召开记者招待会，所要公布 的信息或发生事件的简单经

20、过。4）发言人讲话。发言人讲话措词用语要准确、贴切，要讲清重点，吐字要清晰、自然, 切忌过长的讲话和罗嗦的发言。5）回答记者提问。发言人要准确、流利的口地回答记者提出的各种问题，态度诚恳、 语言精练，对于保密的东西或不好回答的东西不要回避，而要婉转、幽默地进行回答。如 果吞吞吐吐，反而更会使记者穷根究底，造成尴尬局面，甚至记者会因此发表对组织不利 的报道。此外，对于记者的提问，不要随便打断，也不要以各种动作、表情和语言对记者 表示不满。即使记者的提问带有很强的偏见或带有挑衅性，也不能激动发怒。6）参观和其它安排。提问结束后还应由专人陪同记者参观考察，给记者创造实地采访、 摄影、录像等机会，增加

21、记者对会议主题的感性认识。如果有条件，物业管理公司还可举 行茶会和酒会，以便个别记者能够单独提问，并能融洽与新闻界的关系。8.2.3 新闻发布会后的效果检测工作作为一项活动的完整过程，招待会结束之后，要及时检验会议是否达到了预定的效 果。所以，会后工作主要有以下内容：第一，搜集到会记者在报刊、电台上的报导，并进行归类分析，检查是否达到了举 办新闻发布会的预定目标，是否由于工作失误造成消极影响。对检查出的问题，应分析 原因，设法弥补损失。第二，对照会议签到簿，看与会记者是否都发了稿件，并对稿件的内容及倾向做出 分析，以此作为以后举行新闻发布会时选定与会者的参考依据。第三，收集与会记者及其他代表对

22、会议的反应，检查招待会在接待、安排、提 供方便等方面的工作是否有欠妥之处，以利改进今后工作。第四，整理出会议的记录材料，对招待会的组织、布置、主持和回答问题等方面的 工作做一总结，从中认真汲取教训，并将总结材料归档备查。8.3 赞助活动赞助活动是社会组织无偿提供资金或物质支持某一项社会事业或社会活动，以获得 一定形象传播效益的公共关系专题活动。赞助活动是物业管理公司为社会尽义务的一种 具体形式之一，它指物业管理公司以不计报酬的捐赠方式，出资或出力支持某一项社会 活动或某一种社会事业的公共关系专题活动。83.1 赞助活动的作用1）通过赞助活动做广告，增强广告的说服力和影响力，从而扩大物业管理公司

23、的影响。 2）通过关心和支持社会公益事业来向公众表明组织作为社会的一员为社会做出了贡献， 从而树立组织的良好形象。3）出资赞助社会公益事业，为组织的发展创造良好的社会环境，从而提高组织的社会效 益。4）以资证明组织的经济实力，赢得社会公众的信任，谋求社会公众的好感，从而增进组 织与公众的感情沟通。83.2 赞助活动的基本类型第一，赞助体育运动。这是组织赞助中最常见的一种形式。随着我国人民生活水 平和体育运动水平的提高，人们对体育运动越来越感兴趣。因此，企业通过对体育运动 的赞助，往往较易于增强对公众施加影响的深度和广度。第二，赞助文化生活。组织进行文化生活方面的赞助，不仅可以培养与公众的良好

24、感情，而且可以大大提高组织的知名度，创造良好的社会效益。这类赞助有两种形式： 一种是对文化活动的赞助，如大型联欢晚会、文艺演出的赞助；另一种是对文化事业的 赞助，即定期的或不定期的对某个文化艺术团体的赞助，通过这个文化艺术团的活动， 扩大组织在社会上的影响和知名度。第三，赞助教育事业。组织赞助教育事业，是一举两得的事情，一方面为组织与有 关院校建立良好关系打下了基础，有利于组织的人才招聘与培训；另一方面，更为组织 树立起关心教育事业的可敬形象。赞助方式可以是赞助学校建图书馆、实验楼，设置奖 学金、助学金和其他有关教育方面的奖金或奖励。对组织而言，这既是一项智力投资， 乂是一项公关投资，应当给予

25、充分的重视。第四，赞助社会慈善和福利事业。这是组织和社区、政府搞好关系，扩大组织社 会影响的重要途径，是组织对整个社会承担义务和责任的重要手段，也是组织在社会获 得知名度、美誉度的重要方面。如捐赠或资助慈善机构，在一些地区或单位遭受灾难时 提供资助等。第五，赞助学术理论研究活动。这是一种高层次的，直接追求组织的社会效益和长 远影响的赞助活动。各种学术理论研究活动，有的是直接服务于整个社会的，如医学方 面的研究，经济和改革理论的研讨，有的是某些社会生产技术的发展战略研究，组织可 以自己设立机构，也可以长期支持某些学术研究机构的研究活动。在我国，这种赞助活 动还不太普遍，有待于企业组织重视和开拓这

26、一领域。第六，赞助宣传用品的制作。第七，赞助建立某一职业奖励基金。笫八，赞助各种展览和竞赛活动。总之，组织进行赞助的形式很多，公关人员应善于设计出各种新颖的赞助形式，使 组织获得最佳的信誉投资。8.3.3赞助活动的主要工作步骤1）进行赞助研究赞助研究是组织要开展赞助活动非常重要的一步。赞助活动前应从物业管理公司经 营活动的政策人手，分析组织公共关系目标，确定赞助目的，组织一个专门赞助委员会 负责赞助事宜，进行成本与效益分析，保证社会和组织都能获益。其决策依据主要考虑 以下几点：第一，此项赞助的社会效益。提供赞助时.，应优先考虑社会效益，如社会的救灾活 动，对残疾人的福利赞助、希望工程的赞助等。

27、第二，在考虑社会效益的前提下，也要考虑组织的经济效益，使二者能有机地结合在 一起。第三，在选择赞助项目时，还要优先考虑与物业管理公司有联系或关系的项目。第四，考虑本公司的财政状况。第五，对于既无社会效益，乂与本组织经济利益毫无关系的赞助请求，要敢于回绝。 2）制订赞助计划对赞助的目的、赞助的对象、赞助的形式、赞助的费用预算、赞助的具体实施方案 等应有所计划，做到有的放矢。赞助计划的内容应该具体、详实，以便赞助负责人能够 控制赞助范围。3）实施赞助方案在实施过程中，活动组织人员要充分利用有效的技巧，尽可能扩大赞助活动的社会 影响；应积极采用广告和新闻传播等手段辅助赞助活动，提高活动的效益；同时注

28、意公 关人员的形象应与组织形象一体化，以谋求公众的好感，争取赞助的成功。4）检测活动效果赞助活动结束后，组织应该对照计戈I，测定实际效果。检测过程包括调查、收集各 个方面（如公众、新闻媒介、受赞助组织）对此次赞助的看法、评论，看是否达到预定 目的，还有哪些差距，原因是什么，并把这些写成总结报告，归档储存，为以后的赞助 活动提供参考。8. 3.4赞助活动的注意事项1）把社会效益放在第一位2）遵守合法原则3）考虑经济实力课堂活动讨论物业管理公司在进行赞助时，如何处理社会效益和组织经济效益两者之间的关系？8.4 开放参观活动对外开放参观是指组织或企业为了让公众更好地了解自己或为消除对本组织的某些 误

29、解，通常由公关部门负责组织和邀请有关公众前来本组织参观。物业管理开放参观活 动是指为让公众全面了解物业管理公司及其设施、工作（或生产、活动）过程和各种成果等, 物业管理公司确定特定日期向外部公众实施开放参观的一种公共关系专题活动。对外开 放日活动是物业管理公司同公众之间相互了解、理解、密切联系的重要手段之一。1 .4.1开放参观活动的作用1）增强组织的透明度、扩大社会影响、增进公众对组织的了解和理解；2）争取公众的支持与合作、消除公众对组织的片面认识或误解：3）改善社区关系乃至整个公众对象关系，和谐社区关系，以求社区公众的理解和支持；4）增强员工或家属的自豪感。8 . 4.2开放参观活动的组织

30、1）准备宣传的小册子。要想使开放参观获得成功，最重要的是做好各种宣传工作，准备 一份简单易懂的说明书或宣传材料，发给参观者。赠送参观者一份有纪念性的小册子， 上面记载参观的过程以及其他有关本组织的资料。这些小册子有可能被转送给有兴趣但 无法亲自来参观的人，从而成为很有用的传播媒价，使参观活动产生持久的效果。2）放映视听资料。正式参观前放映电影，电视片或幻灯进行介绍，这样可以帮助参观者了 解组织的主要概况。3）观看模型。应辅以专门人员介绍与时时解答。4）引导观看实物。提前策划好参观线路，防止参观者越过参观所限范围，出现不必要的麻 烦和事故。5）中途休息。对参观者应热情周到地做好接待工作，如安排合适的休息场所和备好茶水饮 料；需要招待用餐的，也要事先做好安排。6）分发纪念品。纪念品应考虑参观者与组织特点，经济、实惠、有特色，最好印有本组织 标记，让公众一见到它就想起组织。7）征求意见8.5 联谊活动联谊活动是物业管理公司邀请一些特定公众对象共同联欢，从而达到沟通相互之间的 感情的一种公共关系专题活