WPS-2016表格操作指引书

1、WPS表格操作指引书MPS北京金山办公软件有限公司目录1. 办公数据录入规范和技巧11/L快捷键11.2. 数据填充113自定义序列21.4« 31.5. 中文大写42. 智能显示非法、错误数据52.1. 重复值限制录入52 523删除重复项63-精美报表格式和阅读工具73.1. 报表格式工具732闻读模式733护眼模式834夜间模式93.5. 大数据阅读1036编辑栏折資104.公式和函数114.1. 公式1142函数134.3. 常用统计因数134.4. 逻辑函数144.5. 日期函数144.6. 文本函数154.7. 查找函数1548常用公式（繁体版无此功能）16 175.1.

2、 多关键字排序175.2. 改变WPS排序规则逬行自定义排序186. 提高数据约束力206.1. 日期、数值、文本限定2062制作特定哋选定下拉框227. 姻透视表看透你的数据237-1.生成数据透晦237.2. 数据透视表字段设置25&轻松制作数据图表268.1. 商业图表的类型和使用场景2682快速增加图表元素更改图表布局27&3.快速美化图片288.4.组合图制作298 5.常用商务图表的规范29 319.1. 表格文件彳尉户3192工作表的彳尉户31单元格的（尉户321.办公数据录入规范和技巧行.快捷键功能描述:通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方

3、法和技巧Ctrl+Tab切换到下T工作簿。【Ctrl+ShifHTab】切换到上一个工作簿。【Tab】在选定区域中从左向右移动。【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动.【Ctrl+D】向下填充。【Ctrl+R】向右填充。【Alt+下方向撻】显示清单的当前列中的数值下拉列表。【Ctrl+ ；】输入日期。【Ctrl+Shift+ ；】输入时间。【Alt+=】用SUM函数插入自动求和公式。Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。【Ctrl+Z 撒消上一次操作。【Alt+Enter在单元格内换行。1.2. 数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，

4、有效提高输入效率。操作步骤：选屮数据单元恪9椅鼠标移动到数据单元恪右下角9鼠标指针变成十字呈9按第2页共36页下鼠标左健,并向下拖拽鼠标按看【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。1.3.自定义序列功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。燥作步骤:WPS表格9选项9自定义序列9新睜列9录入常用序列刁添加9确定第3页共36页1.4. 数据格式设置功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、 日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自走义。操作步骤:选中数据单元格今右击鼠标今选中设置单元格格式单元格1S式勤字对齐字体边程图案保护分类（C）

5、：示例月 数专 比 记 义 规值币计期间分数学4殊亠疋 當数贷会日时HU分科文抽自製浮格式不包含任何仙始第4页共36页第#页共36页用 数专 比 记 义 值币计期间分数学本殊亠疋 数员会LUBYKU分科文特包小数位敎）：单元格梧式对齐宇体边框；囹案保护使用千位分踽符(，)0!) 负数QP：(1234.10)(1234.10)1234.10-1234.10-1234.10对值格式用于一般埶宇的表示。货币和会计格式则提供货币值计茸的专用咯式。1.5. 中文大写功能描述:在财务工作中,我们经常需要将乌的金额数字转换成中文大写金额如填写发 票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也

6、可以很轻松地实现。操作步骤:选中金额数据单元格9右击鼠标9选中设置单元格格式9特殊9人民币大写ie»65 F«l6 7 8 910U1213U15161718!: 322於？；劣*MB®)5"C¥1»X金*!拾貳兀伍角M分宣亿攔仟攻佰万伍仟坤佰空抬伍元u 陆拾色元贰用分 柴仟捌佰伍拾捌元整 貳拾矣万汗仟伍佰伍拾貳元整 住佰零捌元*fs«拾陆元茎 陆佰伍抬鐸万貳仟贰佰邸抬伍元彩 陆佰陆拾空元整 壹仟头伯抽拾凡朵角卷分© mwxj-第5页共36页功能描述：在录入数据时，经常会遇到居不能重复,通过WPS的重复项功能可以很

7、轻松2.智能显示非法.错误数据重复值限制录入第6页共36页第#页共36页1资产編号资产名称购丙时的所在部门2A 0001200705技术部3A 0002杳iM20070%至Mlmu4A-0003入/ES5A-00010血郁5少刪*口你La-16AO005< F：7A 0001|-u myri8B-0002笔记本2008-05-04行砂部口 R ft * R *£)二 0 U Q 资产编亏I更I駅 5盟1»怦 3的限制重复值的录入。操作步骤:选择单元格区域9 "数据"选项卡刁拒绝录入重复项夕确定第#页共36页第#页共36页22咼兄显不重复项功能描述：

8、查看报表时通过wps裘格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。操作步骤:选择单元格区域9 数据"选项卡9高亮显示重复项9确定第#页共36页第#页共36页S3 T »岸虱8S5H51S 吕动盂粧T.王用 Al玉净"勻爼- ©丄4囱2 A1 Q力r资产芜号C费产编号程产名称聘肖西间资产详佶A-0001 空调 2007-05-21 美的A-0002 I 仝调 >2007 05 21 美的乞*久2008 05 04戈呻馬公JC1SKE TT ±9帼 eS3Si&1«§9752Tft囱9 S3 = (e R"

9、也 192 x3懐卡© AaABCD1资产名称购Z5时间资产详侑2空调2007-05-213A 0002空调2007-05-214A-0003空调2007-08-12华凌5A 0001 宁调2007-09-10格力6A-0005空週2007-09-117A-0001笔记本2008-05-04SB 00022008 05 04第#页共36页2.3. 删除重复项功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。操作步骤:选择单元格区域9 "数据"选项卡9删除重复项9确定S ViiPS m第7页共36页第#页共36页D更円ms*ft-00014512367891011

10、12贺产号聂产名称购EMi资产详1A- E 工 B >2 二 Q hAB ABCDF2JA-0001空调2007 5/21 美的3A 0002空调2007 5/21 关的4A-0003空调2007 8 12 华逵0A-0005空调2007 9 11 格力6B-0002笔记本2008 5 4联姬空产凭耳口资产名粘 购石时间口贾产详常口|第8页共36页第9页共36页S WSMI 12Svw*s>ttra田fil§le»al=lal引创.1q 护|门1*'!2 E01 TI62 1-0002 主鸟 CkMS S®3 1-0001£186 A

11、-W5 2U0:A-OtOl E 记拿 -B-«02 茎记享fit!g"震. w r ?: n E T a ffl c囲囲古 马号啊阿"砂HWJ-工-环”畳氏=-=2 4-0W1 m4 il-0003 'X-OOOl6 1-0006e 0002C4謬乩»?#fl =sInr «樹MHz3精美报表格式和阅读工具3.1. 报表格式工具功能描述:键套用精美格式，方便阅读 操作步峻:选择数据表9 "表格样式"选项卡9选择样式32阅读模式功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读 串行,方

12、便了我们又擞据把评标的查阅。操作步骤:状态栏9阅读模式阅潼模式方便直看与当前单元格 财同例的濟单加头可确碣的!2 胡 IB - In 100% -JlABCDEF1资产編号购罟时问资尹详靖使用人员所在部门2A-0001空凋2007-05-21公用技术部3A-0002空调2007-05-21公用财务部4A-0003空凋2007-08-12华凌公用销售郃5A-0004空凋2007-09-10格力公用行政部6A-0005空调2007-09-11格力公用丫B-0001笔苗2008-05-04 张磁财須8B-0002笔啓2008-05-04獰美行蜩9B-0003笔苗2008-05-04市卿10B-000

13、4笔囱2008-05-04联想林應11B-00052009-12-01踪建国技术部12B-00062009-12-01黄建平销售祁13B-0007笔解2009-12-01李/用技柯14B-00082009-12-01财刼15B-0009r% cf c笔啓2011-03-22马晓轩r销售郃 i3.3. 护眼模式功能描述：在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时，护眼模式可以保护用户的眼镜不第10页共36页第#页共36页操作步噪:状态栏9护眼模式第11页共36页KiWjC(G)100% -1如M吕使用人员两在邹门2A-OOC1空询2007-05-21公用技术S33A-00022007-05-21公

14、用财强4A 00032007 08 12公用5A-0004空爲2007-09-10公用行政詐6A-0005A2007-09.11公用市场部了 1B 0001M22008 05 04财隽558B 0002笔前2008 05 04行政S39B-0003箋i讦?008-05-04副亜們部10B-0004迄囱2008-05-04tt/Jvffl118-00052009 12 01跌建国枝术5512B-0006笔记本2009-12-01帛争13B-00072009-12-0114B 00082009 12 01财緒15 'B-0009OA2011-03.22号貓址2M33.4. 夜间模式功能描述

15、：在灯光较暗的坏境进行数据表格阅读查找等工作时，夜间模式可以将表格调暗保 护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤:状态栏9夜间模式|O护隔t(B)f Q 夜 1 雕5t(G) 1 - too%O+ARcDF.FGH1资产慣号购资产详待便用人员所在部门2A-00012007-05-21公用3A-00022007-05-21公用4A-0003空坍2007-08-12公用梢郃5A 00042007 09 10格力公用行攻部6400052007-09-11格力公用市场部TB-0001笔记本2008-05-04 £勝8B 0002笔蹄2008 05-04gB-00032008-05-04市瞬10B-0

16、004«i8*2008-05-041184)005笔他2009-12-0112B-0006笔记本2009-12-01黄建干13B 0007笔站2009 12 01李刀硕14B-00082009-12-0115B-0009笔倍2011-03-22o nnmmm*nni i a。xU5XR3.5. 大数据阅读功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合 财务人员，例如：1,123,456,789 ,在WPS表格状态栏中显示为：11亿2345万6789。操作步骤：状态栏9右击夕勾选带中文单位分隔无(N)丁平均值(A)。rHS(C)252612315436

17、76727NSheet2SheetlSheet3口23 亿 1543 万6767计敖值(O)小(« 耘值(M)丁茨和| “帝日文单位分昭(H) 鲂千WCD 按万位分R5(E)3.6. 编辑栏折養功能描述:当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示,此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而"编辑框折昼"功能很好的解决了这个问题,便于单元格的阅读与编辑。操作步骤:点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择欢迎您使用WPS Off ice办公软件！自1989年WPS：. 0问世以来的二十多年间，WPS Office办公 软伴从里一的文字处理软件逐海充实为集文字处理、

18、电子裘格、电子演示为一体的信息化办公. 平台，其中蕴含着无数用户对WPS Office严頊平限关注与喜爱。I欢迎您使用WPS Office办公软件！自19呼WP£1. 0叫世以来的二十多年间，wps Office办公C D I E Fl Ig 至 T T 丨 暹 丨4.公式和函数4.1. 公式功能描述:公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式”有助于分析工作表中的数据。 使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等运算。公式可以包括以下的任何元素: 运算符、单元格引用位置、数值、工作表函数以及名称。如果要在工作表单元格中输入公式, 则可以在编辑栏中输入这些元素的组合。操作步骤：

19、在wps表格中，以西文等号开头的数据被系统判定为公式。公式是对工 作耒中数据逬行运算的表达式，公式中可以包含单元格地址、数值常量、函数等，它们由运 算符连接而成。具体来说.一个公式通常由以下几部分组成:=:西文等号，表示将要输入的是公式而不是其他数据。（字体统一） 数值：由阿拉伯数字09构成的可以参与运算的数据，或者是包含有某个数值的单元格地址。其他参数：可以被公式或函数引用的其他数据（）：圆括号，用于设置运算优先顺序。 运算符:用于连接各个数据。在WPS表格中,可以使用的运算符分为算术运算符、匕匕较（逻辑）运算符和字符串运算符3大类，其功能见下图类别运算符功能备注运算符+ （加号）加法运算运

20、算顺序按数学运算的惯例处理括号里的表达式优先计算；先乘除后加减；同一级别运-（减号）减法运算* （乘号）菊去运算类别运算符功能备注/ （除号）除法运算算,由左至右依次执行%百分比（乘方）乘方运算比较运算符二等于比较运算符用于比较两个数据 后得出“真“或"假"两个逻 辑值。当付合条件时为True （真），否则为False （假）。通常用于构建条件表达式>大于<小于>=等于<=小于等于<>不等于字符串运算符&连接字符串将几个单元格中的字符串合并成i字符串（例如："WPS" &”表格”得到”WPS表格”引用运

21、算符:（冒号）区域运算符产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用（例如:A1 :A3 ,表示引用A1到A3单元格之间的区域）,（逗号）联合运算符将多个引用合并为一个引用 （例如:SUM（ A1 :A3 rBl :B5 ）, 表不两不同的单兀格区域的并 集）类别运算符功能备注（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（例如：A1 : A3 A2 :B5 ）,表两个不同的单兀格区域的交集）42函数功能描述：为了使操作更简便，WPS表格将一些公式定义为函数，用户只需按照一定的语 法使用这些函数。操作步骤：调用函数的语法都是一样的其基本形式为：=函数名（参数1 ,参数2 ,参数3,）<

22、>二 COUA COUNTA COUNTAA COUNTBLANKA COUNTIF计算区域中満走给定条件的单元相的个数.A COUNTIFSA COUPDAYBSA COUPDAYSNCcountifDICOUNTIF （区域，条件）|4.3. 常用统计函数1 SUMIF函数：条件求和语法参数说明：（区域，条件，求和区域）2COUNTIF函数：条件计数语法参数说明：（区域，条件）3SUMIFS函数：多条件求和语法参数说明：（求和区域，区域1 ,条件1 ,区域2 ,条件2 ,区域3 ,条件3，）4 . COUNTIFS函数：多条件计對语法参数说明:（区域1 ,条件1,区域2 ,条件2,区

23、域3 ,条件3,.）4.4. 逻辑函数1AND函数：所有条件成立返回TRUE ,百则返回FALSE语法参数说明：（条件1,条件2）2OR函数：所有条件都不成立就返回FALSE ,有一个成立也返回TRUE语法参数说明：（条件1 ,条件2）3IF函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值语法参数说明：（条件，条件是满足返回值，条件不满足返回值）4.5. 日期函数1DATE函数：组合日期语法参数说明：（年，月，日）2TODAY函数:返回当前日期语法参数说明：（）没有参数3DATEDIF函数：计算两个日期相距的年月日语法参数说明：（开始口期，结束口期，计算单位）46文本函数1LE

24、N函数：返回字符个数语法参数说明：（字符串）2LEFT函数：从宇符串左边开始取宇符语法参数说明：（字符串，取几个字符个数）3RIGHT函数：从宇符串右边开始取宇符语法参数说明：（宇符串、取几个宇符个数）4、UD函数：从宇符串的指走位置取宇符语法参数说明：（字符串，从第几个字符开始,取字符个数）4.7. 査找函数1 LOOKUP函数：数据匹配语法参数说明：（查找值，数据表，列序数，0 ）2 、IATCH 函数：返回指定内容在指定区域的名次语法参数说明：（查找值，数据表，0 ）第18页共36页4.8. 常用公式（繁体版无此功能）功能描述:wps表格中的常用公式向导能力，为你简化公式操作，轻松完成复

25、杂计算。操作步骤："公式"选项卡9插入函数9常用公式品 資产标签舷辰ds 廉容環式WPS页面冇局昭 亩闻 视图开藝工凰特色功娄IQ ID ID IDIQ吕动术和帛用色全部财隽逻梅文本日聘和23词査対引用 如和二角冥佗巒第19页共36页第#页共36页身份证握取生日第#页共36页第#页共36页土誠缈 三用公式公打憔个丿*蛀奇傅税20】卜皿01之和 计軍个人瞬诲杞（ZO1L-W-O1Z后 H倉个人序E杞仁wi（am之直）C1P5I-5E 注 E揑巾身也吐灶別冃側证钠诂k为二;恪3'用0£证醴眄是舍是齐也it号X的Wift 定Bn个人所得税计算目 «A3

26、&1 ihbkh&数据排序5.1. 多关键孚排序功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一，WPS的排序功能提供了同时满足3个关键 字的排序效果。操作步骤:选择排序区域9 数据"选项卡夕排序夕选择关键字所在字段夕排序效果m i/vps 袤格罪资序签徹礙7 £插入贡面布局额审闻T鏑显示臣雪册r 1 1旦旅选T重新族排序高宾重复项”灵招fiFlB皆曲也虫0" - ©工作E5Q fx弾出，排序”匹话框.ABC可以按名列或參行刃E1序.按拼肓曲割E序23排凉规则说明：在多关键字曲E序中【次要关键字】将作为更逬一步的排序依据,如下图。1姓名01X1D

27、1补助口1李四2789145王五1594137张二797(1174张三3107|234赵六7113498当主关键字的内容相同时，继续对这些相同的工资进一步以次要关键字进行排序.5.2. 改变WPS排序规则进行自走义排序功能描述：在wps表格中默认的排序依据包括数字E勺大小，英文或拼音字母的顺序等，但 很多时候用户需要依据超岀上述范围的某些特殊的规律来排序。例如公司职位高低、学历高 低等。操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文1.3自定义序列）9 "数据"选项卡9排序今次序9自定义排序次序9选择序列9次序下拉菜单第22页共36页排序+添加条件仇)P刪除杀件)迭顷(0)列

28、主要关键字姓名排序依据次序数值(3数拐包含标题on1自定义序列IIn取消升序 升序自走义序列 自定义厚列H)：输入序列(K)：January, February. Mrch,巳> 二，二四五7 星期已星期一，呈期二，呈一月，二月，三月，四月，五 弟一秃弔一季，弔二季，斛正月二月,三月，四月，五子，丑，寅, 甲'乙丿两李，张, 本科，大专, 人 5 C, D卯，辰，巳, 丁，戊'己' 王何冷高屯W E /|氓三李四，王五，赵六划加 CA)删徐0)确走1取消擔序排序依拐次序主要关键宇姓名数值张三，李四，王五赵六，刘 升序 眸序张三李四王五.赵丸刘七 谢儿刘七赵丸王瓦李

29、四 自定义序列确走取消第24页共36页6提高数据约束力6.1. 日期、数值、文本限定功能描述：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制.对于符 合条件的数据，允许输入;对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检査 数据的正确有效性,避免错误的数据录入。燥作步峻:选择单元格区域9 "数据”选项卡刁有效性9选择限制种类9限制条件能 资产标耋溺遊.xk *棄諏式WPS表愴开始 插入页面布局公式轴 |审阅视圉开发工具待色功能g腿除莹复项分列第25页共36页皆入信皂|出错誓告 禅弟性聚件妙3：亠xOBB W flm 數携)介F最小值a)0般大值4)：1000J

30、忽朗空值Q)对所有同样设畫的宜他所有单元格应用这些更改a)全时淙© 取満5输入错误值时表格就回弹岀报错窗口，如下图:WPS表相tSOD输入值菲法。其他用户己经限定了可以输入单元格的数值。重过： 取消第26页共36页6.2. 制作特定数据选定下拉框功能描述：在数据有效性中通过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框，不仅能限制规范录入数据,同时也可以使录表人快速的录入指定数据操作步骤:选择单元格93聽"选项卡7有效性今序列今手动录入或选取单元格数据第27页共36页第#页共36页4资产标签湧逛xk 廉容模式 WPS裘箱珈 mz 施布局 仙视圉开发工具待色功能y e鈿區示針囹L斂揭

31、斟见表目躺选T垂爹应冃 aL排序硏删除重复项顶-显 拒绝录入重复项 分列I育效性I第#页共36页目 &s««nftllOD):介于九 *3：MS S)：东北.*4L 际8S!手动录入v 3851®)J头 a)対爾骂代设的祈元恪应这空酗iaPMVC)最终效果K华北 华东 华南函北 MLJ_a«H : IftXIMl 出 WHi第#页共36页7数据透视表看透你的数据7.1. 生成数据透视表功能描述:WPS表格数据透视表是一种建立在WPS表格数据基础之上,用于对复杂的数据 逬行分类汇总和分析交互的、交叉制表的报表.数据透视表通过对数据不同的视角显示数据

32、 并对数据进行比较.揭示和分析,从而将数据转化成有意义的信息。燥作步骤:选择报表内任意一个有数据的单元格9 "插入选项卡9数透视表9拖动字段到数据诱视表区域中第28页共36页从任务窗格里的字段列表中拖动字段到数据透视表区域中的页区域".“区域"、"数字区域"就可以进行数据的分析对比。如下图：&HQ 3“ d j Bo. x J Bo.* X罰 Bo. X «. X +tss&s» -xA3© A 求和项:数鱼字於犯A 厂CDEFG一翳2挎字段心至数插&税喪区裁1 /2 |f fiF2

33、63; .、4100% -公EE你 85名 *8ia» 产as你 iTtSFlS8910 11 121314151617181900 200819791 11121523 8191607第29页共36页72数据透嚨字段iSS功能描述：数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和，除了求和之外数据透视表还提供了多种计算的方式如:计数、最大值、最小值、操作步骤:选择数字单元格9数据透视表工具9字段设置刁选择计算方式979】罔因V炯3« mas52381915L607121314159&H S»字S列豪1900大 怡小冷tf«5万Ifetti第30页共3

34、6页&轻松制作数据图表8.1. 商业图表的类型和使用场景功能描述：如何在wps提供的多种图表中找到适用的图表类型，哪种图表更能表达自己的观点。通过WPS图裘中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表。操作步骤:选择麦9 插入"选项卡夕图表夕实时预览窗口入mg I*罔禺V= a RA1S WPSIS 鼻 S99KSDsx wps林W ?w | x | X-r as 9H KK mjjl 19MMB «ttezN 品>怆E3 A Q兀闫沁82比龜aqq|C *fe-奁=匝豹片秽艺朽 K公式©wt理孚 EES I资严沁B9S战丄k - x £工F8?x帕 袁魄朋Rxk%x +6輕123402 3 77 128 9 57 5 35 0 35 9 00 6 16 2 8d 425析询S* E»j£； X T <rc53).WfiK9d III III9赵军10郑建杰111230369757簇状林形图£«aonllililims 9 第31页共36页82快速增加图表元素更改图表布局功能描述：增加、删除或更改图表元素（例如：标题、图例、网格线、数据标签等）操作步骤:选中图表刁图表元素按钮少勾选囹表元表I住谏右导団坐标緬怖鬆3 SWS逛标笆Z2