体系文件编制培训讲义

1、管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义管理体系文件结构管理体系文件结构 典型的纵向结构管理体系文件典型的纵向结构管理体系文件： 管理大纲管理大纲依据规定的管理方针和目标对管理体系依据规定的管理方针和目标对管理体系 A层层 的描述。的描述。 B层层 业务手册业务手册对实施管理体系所需的相互关联对实施管理体系所需的相互关联 的过程和活动的描述。的过程和活动的描述。 C层层 用于管理体系的作业指导书和其他文件（含记录）用于管理体系的作业指导书和其他文件（含记录）。 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义管理体系文件通常包括：管理体系文件通常包括： 1）管理方针和管理目标）管理方针

2、和管理目标 2）管理大纲）管理大纲 3）业务手册）业务手册 4）作业指导书）作业指导书 5）表格）表格 6）管理方案）管理方案 7）规范）规范 8）外来文件）外来文件 9）记录）记录 （注：可以是任何载体，纸张、磁盘、光盘、电子（注：可以是任何载体，纸张、磁盘、光盘、电子邮件。）邮件。）管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义管理体系文件的作用：管理体系文件的作用：1）进行描述）进行描述对组织的管理体系描述对组织的管理体系描述2）作出规定）作出规定对管理体系各方面的要求作出规定对管理体系各方面的要求作出规定3）达到沟通）达到沟通为领导与员工、部门与部门、员工与员为领导与员工、部门与部门

3、、员工与员工、管理层与操作层、组织与相关方之间的沟通提供工、管理层与操作层、组织与相关方之间的沟通提供信息信息4）提供依据）提供依据为为 评价评价 审核审核 管理体系及培训实施提供管理体系及培训实施提供 改进改进 依据。依据。5）证实作用）证实作用证实组织能力证实组织能力 证实已完成活动和证实已完成活动和 结果结果6）统一行动）统一行动将过程形成文件达到作业的一致性将过程形成文件达到作业的一致性管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义与文件有关的术语与文件有关的术语1）文件）文件信息及其承载媒体信息及其承载媒体2）规范）规范阐明要求的文件阐明要求的文件3）管理手册）管理手册规定组织管理

4、体系的文件规定组织管理体系的文件4）记录）记录阐明所取得的结果或提供完成阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件活动的证据的文件管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义文件编码的规定文件编码的规定1）在程序文件中对编码作出规定）在程序文件中对编码作出规定2）通常编码法则：）通常编码法则：规定文件规定文件XXXXXX/XXXXXX 年度年度 文件序号文件序号 文件层次文件层次 单位简称单位简称记录记录 JLXX/XXXX 记录序号记录序号 文件层次文件层次 文件序号文件序号 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义文件编制前准备工作文件编制前准备工作1）确定人员）确定人员2）进

5、行培训）进行培训3）分工）分工4）收集资料：组织机构及职责分配）收集资料：组织机构及职责分配 相关法规、标准相关法规、标准 原有相关的程序、作业文件、原有相关的程序、作业文件、 记录表格记录表格 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义管理大纲的编制管理大纲的编制1）管理大纲是组织的纲领性文件，对外展示）管理大纲是组织的纲领性文件，对外展示,对每个组织都具有唯一性对每个组织都具有唯一性2）管理大纲的结构、格式、内容及表述方法由组织自己确定，无统一要求）管理大纲的结构、格式、内容及表述方法由组织自己确定，无统一要求3）管理大纲与业务手册、作业文件应分层次编写）管理大纲与业务手册、作业文件

6、应分层次编写4）管理大纲的内容）管理大纲的内容 标准要求的：管理体系的范围标准要求的：管理体系的范围 管理体系删减的细节及理由；管理体系删减的细节及理由； 形成文件的程序的引用。形成文件的程序的引用。 一般应包一般应包 方针和目标方针和目标颁发令；颁发令； 组织机构设置组织机构设置组织结构组织结构 图；图； 职能分配职能分配职能分配表；职能分配表； 部门及主要领导职责（岗位职责可单独成文）部门及主要领导职责（岗位职责可单独成文） 企业简介（业务流程、业绩、名称、地址、联络方式）企业简介（业务流程、业绩、名称、地址、联络方式） 引用文件清单（业务手册）引用文件清单（业务手册） 大纲管理（编、审、

7、批、修订、发放）大纲管理（编、审、批、修订、发放） 修改记录修改记录 大纲条款与标准的对应大纲条款与标准的对应管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义业务手册的编写业务手册的编写1）业务手册描述部门业务活动流程及要求）业务手册描述部门业务活动流程及要求2）内容要求）内容要求5W1h及格式及格式 、目的、目的 、适用范围、适用范围 、职责和权限（做什么，谁来做）、职责和权限（做什么，谁来做） 、活动的描述及控制（工作程序：何时何地如何做；、活动的描述及控制（工作程序：何时何地如何做；如何控制活动及规定活动的途径、投入资源）如何控制活动及规定活动的途径、投入资源） 、涉及的文件（相关；支持

8、）、涉及的文件（相关；支持） 、形成的记录、形成的记录管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义建议的业务手册建议的业务手册:序号序号业务手册名称业务手册名称主管部门主管部门1安全环保管理手册安全环保管理手册安全环境部安全环境部2工程建设项目管理手册工程建设项目管理手册工程管理部工程管理部3市场营销管理手册市场营销管理手册市场营销部市场营销部4技术开发管理手册技术开发管理手册技术开发部技术开发部5场站运行管理手册场站运行管理手册生产运行部生产运行部6生产调度及信息系统管理手册生产调度及信息系统管理手册调控中心调控中心7财务管理手册财务管理手册财务管理部财务管理部8人力资源管理手册人力资源

9、管理手册人力资源部人力资源部9党群工作管理手册党群工作管理手册党群工作部党群工作部10行政事务管理手册行政事务管理手册行政工作部行政工作部11管线运行管理手册管线运行管理手册各线路管理处各线路管理处12投资审核管理手册投资审核管理手册投资审核部投资审核部管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义管理大纲目录：管理大纲目录：n序序n01 公司简介公司简介n02 发布令发布令n03 引用标准引用标准n04 术语定义术语定义n第一章第一章 企业文化与发展战略企业文化与发展战略n第二章第二章 管理体系要求管理体系要求n第三章第三章 组织机构和职责组织机构和职责n第四章第四章 资源管理资源管理n第

10、五章第五章 站场管理站场管理n第六章第六章 线路管理线路管理n第七章第七章 管道建设工程项目管理管道建设工程项目管理n第八章第八章 职业健康安全、环境管理职业健康安全、环境管理n第九章第九章 管理绩效监测、改进管理绩效监测、改进管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义业务手册编写大纲：业务手册编写大纲：n目的目的n适用范围适用范围n术语术语n职能定位职能定位n工作程序工作程序n相关文件相关文件n记录记录n工作流程工作流程管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义作业指导书的编制作业指导书的编制1）通常描述某个部门）通常描述某个部门/项目中某项活动项目中某项活动2）作业指导书针对关

11、键、特殊活动编制，并不）作业指导书针对关键、特殊活动编制，并不是所有活动都要编制是所有活动都要编制3）作业指导书的结构、格式、以及详略程度取）作业指导书的结构、格式、以及详略程度取决于：决于： a活动的复杂程度活动的复杂程度 b使用的方法使用的方法 c实施的培训实施的培训 d使用人员的技能和资格使用人员的技能和资格管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义4）作业指导书的内容：）作业指导书的内容： a目的目的 b范围范围 c操作顺序及控制操作顺序及控制 d涉及的文件涉及的文件 e形成的记录形成的记录管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义HSE 指导书的内容：指导书的内容： a编

12、制依据编制依据 b项目概述项目概述 cHSE方针目标方针目标 d人员、组织机构与职责人员、组织机构与职责 e资源资源 f危害识别与控制危害识别与控制 g应急计划应急计划 h管理措施管理措施管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义记录的范围记录的范围1）体系标准中明确的记录）体系标准中明确的记录2）法规、标准规范要求的记录）法规、标准规范要求的记录3）行业、顾客要求的记录）行业、顾客要求的记录4）组织自身管理要求的记录）组织自身管理要求的记录 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义记录表样的设计记录表样的设计 a)记录表样设计应体现对文件要求的浓缩和精炼。记录表样设计应体现对文

13、件要求的浓缩和精炼。 b)记录表样要体现对关键活动控制点的要求，又要力记录表样要体现对关键活动控制点的要求，又要力求简单、实用、不要有太多的人员签名。求简单、实用、不要有太多的人员签名。 c)记录表样的修改要经过试用后确定，需要一个时间记录表样的修改要经过试用后确定，需要一个时间段。段。 管理体系文件编制培训讲义文件编制顺序文件编制顺序大纲大纲手册手册作业文件（表样）作业文件（表样）编制分四个阶段编制分四个阶段1）准备）准备 2）策划）策划 3）编制）编制 4）定稿、会签、审核、）定稿、会签、审核、 发布发布 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义文件编制原则文件编制原则1）符合性）

14、符合性 符合标准符合标准 符合企业特点符合企业特点2）相容性）相容性互相相容，不矛盾互相相容，不矛盾3）可操作性）可操作性职责明确职责明确 程序明确程序明确4）系统性）系统性一层支持一层一层支持一层 横向接口处理横向接口处理 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义文件编制原则文件编制原则1）符合性）符合性 符合标准符合标准 符合企业特点符合企业特点2）相容性）相容性互相相容，不矛盾互相相容，不矛盾3）可操作性）可操作性职责明确职责明确 程序明确程序明确4）系统性）系统性一层支持一层一层支持一层 横向接口处理横向接口处理 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义下阶段工作要求下

15、阶段工作要求一、对本部门目前职能定位做出评价一、对本部门目前职能定位做出评价,写出写出书面评价报告，内容包括：书面评价报告，内容包括： 1）有无明确的、形成文件的部门职能规定；）有无明确的、形成文件的部门职能规定； 2)现有职能能否充分落实；现有职能能否充分落实； 3)横向、纵向的接口是否明确；横向、纵向的接口是否明确； 4）现阶级运行中存在什么问题）现阶级运行中存在什么问题 5）改进的需求或建议）改进的需求或建议 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义下阶段工作要求下阶段工作要求二、收集本部门工作过程中需遵守和执行的法规、二、收集本部门工作过程中需遵守和执行的法规、标准规范、上级文

16、件、公司文件、部门文件及标准规范、上级文件、公司文件、部门文件及相关记录，列出清单并提供文本（或电子版）相关记录，列出清单并提供文本（或电子版） 具体包括：具体包括：1）法律法规清单（质量、职业健康安全、环境）法律法规清单（质量、职业健康安全、环境）2）技术标准规范清单）技术标准规范清单3）上级文件清单）上级文件清单4）公司文件清单）公司文件清单5）本部门文件清单）本部门文件清单6）记录清单（包括记录表格）记录清单（包括记录表格） 管理体系文件编制培训讲义管理体系文件编制培训讲义下阶段工作要求下阶段工作要求三、对公司、本部门现有的文件和记录的适宜性三、对公司、本部门现有的文件和记录的适宜性进行评审进行评审-写出书面评审报告写出书面评审报告 报告内容包括：报告内容包括： 1）现有文件和记录的规定是否可执行，控制）现有文件和记