海尔集团档案管理规定

1、管理规范示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-711编号：_海尔集团档案管理规定审核：_时间：_单位：_海尔集团档案管理规定用户指南：该管理规范资料适用于管理中，为使规则公开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。海尔集团档案管理规定第三十六条管理部门各级综合部设立综合性档案室，并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档案可由相应职能部门负责管理。第三十七条归档范围包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料：一、管理

2、文件：在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、大事记;各类公文、会议纪要、业务来往函件和传真件等;二、立项文件：包括项目的可行性报告、评估报告和合作合同、章程等文件，以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;三、证照文件：经营活动中产生的各类证件、执照等;四、资信文件：验资、审计、评估报告等;五、合同文件：经营活动中产生的各类合同、协议等;六、项目开发报批文件：征地文件、规划报建文件、施工及竣工验收文件等;七、技术和设备文件：设备、技术资料等;八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等九、声像信息类：公司具有重要价值的、

3、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。十、其他需要归档的重要文件。第三十八条收集归档一、档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，保证全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。二、凡属归档范围的文件，经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存;文件的复印件可存于本部门备查。三、以管理中心、筹建处、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由本级综合部负责收集、整理，按年度立卷归档。四、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立

4、档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。第三十九条分类编目一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。第四十条档案保管一、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺;一旦出现险情，必须立即向公司行政领导报告。二、严禁无关人员进入档案室;非档案管理人员无故不许在档案室逗留。三、档案发生损毁或丢失时，根据给单位所造成损失的大小，按规定

5、对有关责任人进行处罚。第四十一条档案借阅一、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续;二、借阅非机密性文件(包括复印件)，须经综合部负责人批准;借出原件，须报管本单位副总经理以上人员审批;三、因办理相关政府事务所需的资料，须经综合部负责人批准方可借出;四、借阅机密性文件(包括复印件)，须经分管行政副总经理批准;绝密性文件(包括复印件)，须经总经理批准;五、外部人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经分管行政副总经理以上领导批准，方可查阅;六、任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘

6、抄、复制，须经综合部负责人批准;七、借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。第四十二条档案移交若档案需要向政府部门(专业档案馆)或外单位移交，应将档案移交的详细目录上报行政副总经理或以上领导审批，方可移交。第四十三条档案销毁档案销毁需经管理中心批准，并需档案管理员和管理中心综合部负责人同时在场监督。第四十四条其他人事、财务、营销等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。篇2：民盈集团档案管理制度民盈集团档案管理制度第一章 总则第一条 为规范集团公司的财务档案管

7、理工作，并参考财政部有关会计档案管理规定制定本制度。第二条 集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理财务会计档案。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、借用和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第二章 财务会计档案的内容第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报表报告、查账报告、验资报告，各种会计软盘、软件，各类存有会计信息的磁盘、光盘，以及由计算机产生的汇总表、账表、报表等以及各种经济合同、与生产经营管理和投资者权益有关的其他重要文件等各种会计资料;所有税务证件、申报软件(含软体及IP地址)

8、、IC卡、储存盘、纳税申报表、审计报告、税务批复、税法文件等。第三章 财务会计档案的保管、保存第四条 财务部门应指定专人负责妥善保存会计档案，定期将各种财务计资料按类别、按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。第五条 保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，保管人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第六条 公司财务会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，具体类别和保管年限详见附表。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分5年、15年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本规定的会计档案保管期限为最低

9、保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。财务会计档案保管期限表:序号类别档案名称保管期限备注1会计凭证类原始凭证15年2会计凭证类记账凭证15年3会计凭证类汇兑凭证15年4会计账簿类总账15年包括日记总账5会计账簿类明细账15年6会计账簿类日记账15年现金和银行存款日 记账7会计账簿类固定资产卡片固定资产报废清 理后保管5年8会计账簿类辅助账簿15年9财务报告类月、季度财务报告5年包括文字分析10财务报告类年度财务报告(决算)永久包括文字分析11预算类各类预算报表5年12合同各类经济合同永久13税务类批复、检查处理决定、 清缴报告永久14税务类申报表、内部管理报表 等

10、5年15其他类会计移交清册15年16其他类会计、税务档案保管清 册永久17其他类会计、税务档案销毁清 册永久18其他类银行余额调节 表5年19其他类银行对账单5年第七条 会计档案的保存要求1、会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应得防火器材;2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;4、会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;5、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。第四章 财务会计档案日常管理和整理立卷归档第八条 账册管理1、当日

11、工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记账;2、月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册;3、月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档;4、月末结账后，须将银行存款余额调节 表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档;5、年终决算后，须将年度财务报告及时归档。第九条 磁介质管理1、软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件(包括科目文件、部门文件、客户文件)用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份;2、硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份。应统一编号，登记入册，各盘标签上应注明数据目录和日期，由档案

12、室分开地点保管。3、电算化会计软件、电算化会计资料应由专人严格管理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。第十条 税务档案管理1、将各主管税务机关名称及具体管辖的所有局(处或科、室)负责人名称、职务、主管业务及联系方式等进行书面登记。2、将所有法定纳税申报表及内部税务管理报表按月装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。3、将企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告规范装订成册，妥善保管。4、将税务机关出具的各种批复、检查处理决定等文件装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。5、单独建立税务档案保管清册，对各类归档税务档案详细记录其

13、中。第十一条 各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。第十二条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章 的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位财务部门负责人、财务主管人员和总经理批准后，才能代作原始凭证。第十三条 会计年度终了后，对财务会计资料进行整理立卷归档。档案的整理采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。1、分类标准统一一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;2、档案形成统一案

14、册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;3、管理要求统一建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。第十四条 会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。1、会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年月妥善保管归档。凭证外面要加封面，检查凭证是否完整连续。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章 ;在封面上编号卷号，按编号顺序入柜，并要在显露出表明凭证种类编号，以便调阅。2、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账

15、簿应按时整理立卷。首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章 。会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章 ;封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账;会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。3、会计报表的装订会计报表编制完成及时报送

16、后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订;会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;按保管期限编制卷号。第十五条 建立会计档案保管清册，设置财务会计归档案登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;第五章 财务会计档案的借用第十六条 原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司财务主管领导、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并

17、由提供人员和收取人员共同签名或盖章 。第十七条 本集团财务人员因工作需要查阅会计档案时，及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。第十八条 公司内各单位若因工作需查阅财务会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务主管同意后，方能由档案管理人员接待查阅。第十九条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经公司负责人和财务主管领导同意后，方能由保管人员接待查阅，并由档案保管人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。第二十条 归档案一般不得带出保管室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务主管领导批准，并限期归还。第二十一条 查阅

18、或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和抽换。第六章 财务会计档案交接第二十二条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第二十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第二十四条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理财务会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册和税务档案移交清册

19、，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章 。第二十五条 由于财务会计档案保管人员的变动或会计机构改变等原因，需要办理会计档案移交时，必须按照会计档案移交清册或税务档案移交清册所列内容，办理会计档案交接手续，并由监交人、移交人、接收人在移交清册上签字或盖章 。第二十六条 移交本单位档案机构保管的财务会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会

20、计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：开列清册，填写交接清单;在帐簿使用日期栏填写移交日期;交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章 。第七章 财务会计档案的销毁第二十七条 保管期满的财务会计档案需要销毁时，由会计档案保管人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册或税务档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案管理部门负责人和财务部门经理严格审查，会签后，报集团公司分管财务的领导审查，报请董事长批准后销毁。第二十八条 销毁会计档案时，应由内部审计、财务人员

21、共同参加监销。第二十九条 监销人员在销毁财务会计档案前，应当按照会计档案销毁清册或税务档案销毁清册所列内容核对所要销毁的财务会计档案;销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章 ，并将销毁情况及时报告财务主管领导。第三十条 保管期满但是仍未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第八章 附则第三十一条 本制度规定与国家颁布的财经法规或公司章 程相抵触时，以国家财经法规、公司章 程的规定为准。第三十二条 本制度(草案)经集团公司董事会审议通过后施行，修订亦同，本制度解释权归集团财务管理中心。篇3：装饰工程公司档案管理制度装饰工程公司档案管理制度第一条归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、技术资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等具有参考价值的文件材料。第二条公司及各部门、员工均有保护档案的义务。档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级