浅谈铁路建设项目档案管理

1、浅谈铁路建设工程档案管理 浅谈铁路建设工程档案管理 摘要：铁路建设工程档案是由铁路建设工程文件资料转化而来，是铁路建设工程改建、扩建及技术改造的重要依据，也是铁路建设工程活动的真实记录。本文从铁路建设工程文件的形成、收集、整理入手，分析了归档过程中存在的主要问题。 关键词：铁路建设工程档案管理 中图分类号：K206文献标识码： A 引言：做好铁路建设工程的归档工作,具有十分重要的现实意义及历史意义。我国铁路经过“十一五以来的大规模建设,已步人快速开展期。特别是“高铁工程的建设,更广为社会所关注。与此同时,随之产生的大量铁路建设文件资料,需要各级档案管理部门进行收集、整理和提供利用。笔者结合实际

2、工作,探讨一下如何做好铁路建设工程档案的管理工作。 1、铁路建设工程档案的形成及特点 铁路建设部门在生产、建设、科研、管理等工作中形成了大量的图纸、图表、文字、数字、声像等具有保存价值的各种载体的文件材料。它们是企业开展的历史见证，是广阔铁路建设者的智慧结晶，也是铁路建设工程档案的重要来源。其内容主要包括:工程勘察设计施工文件、工程招投标文件、中标通知书、施工承包合同协议书、施工方案、工程线路断面图、施工作业指导书、工程监理文件、开工报告及批复、质量平安事故报告、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、工程数量汇总表、竣工决算及审定书、施工中形成的关于工程的重要来往文件、特殊结构设

3、计等具有保存价值的文件、图片和图纸。 铁路建设工程档案注重归档工程中文件资料的内在联系，注重因果关系，按照技术专业形成归档体系，客观地描述建设工程的主要内容和进行过程。具体到一个建设工程而言，包含着工程工程从酝酿、调研、可行性研究、决策、勘测设计、施工及竣工验收等全过程形成的各类文件和资料，是整个工程建设活动的真实历史反映。由于铁路建设工程跨部门多，施工时间长，所以文件资料的归档工作较复杂，具有一定的难度。要做好这项工作，就要求档案工作者在归档时首先要了解该工程的技术方案、。技术标准，进而按照有关规定，及时、准确地收集、整理相关文件资料，才能最终形成完整、标准的铁路建设工程档案。 2、铁路建设

4、工程文件归档中存在的问题 近几年来，国家非常重视铁路建设。我国铁路工程建设开展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏铁路、京津高铁、京沪高铁、武广高铁等为代表的一系列大型铁路建设工程相继建成运行，一批国家重点铁路建设工程仍处于建设之中。这些铁路建设工程，技术标准高、管理模式新，代表着新时期我国铁路建设的新成果。随着我国国民经济及人民生活水平的不断提高，人们对铁路建设的标准要求也将会不断提高。这也是对铁路工程建设者和档案管理者提出的新课题。从目前所了解的情况来看，铁路建设部门在大规模修建高等级铁路的同时，相继制定或修订了铁路建设工程相关管理方法和标准。但在档案管理方面，特别是铁路建设工程档案管理方

5、面，显得有些滞后。原有的方法和标准未能及时修订，已不能适应铁路开展的新形势。以至于发生了有些施工单位在归档时，原有的归档标准、方法已不能满足现实的归档工作需求，但又无新标准可依的情况，严重影响了铁路建设工程文件的归档工作。当然这种情况的出现与近期铁路建设工程开工过于集中，新技术、新工程投人过多和过快，使原有的环境、对象、模式迅速发生了变化等因素有关。但也不可否认，铁路档案工作中存在着管理意识过于僵化，组织管理不及时、不到位等问题。 作为铁路建设工程档案的职能管理者，各级铁路档案管理部门应积极介人工程文件资料的前期归档环节，做好业务培训、业务指导等工作。但目前受档案部门信息闭塞、人员偏少、自身素

6、质有待提高等条件的限制，这项工作开展得很不理想。例如，按规定工程竣工文件应由建设单位负责组织，参建单位负责编制，档案部门负责协助指导。但有些工程在具体执行过程中，建设单位对竣工文件编制的组织管理作用不突出，档案部门业务指导不及时、不到位，文件资料归档随意性大，不齐全。再例如，根据铁路档案管理行业标准，但凡在建设、管理过程中形成的，反映施工过程和建设工程实体状况的，具有保存和利用价值的各种形式、各个阶段的文件资料，均应归档并移交档案管理部门。但由于档案部门前期介人及业务指导的力度不够，使归档各方放任自流，不能严格执行。从目前的情况看，铁路建设工程文件的归档仍多侧重于施工和竣工阶段的文件资料，对工

7、程建设前期、工程管理等文件资料重视不够，普遍存在施工和竣工文件资料多，前期文件和工程管理资料少，可行性研究、初步设计、施工设计等勘测设计阶段文件资料归档率低等情况。 另外，在大规模进行铁路建设的形势下，各参建单位的施工点遍地开花，一个施工单位往往参与多个工程工程。负责文件资料编制的技术人员经常是辗转于几个工程之间，人员流动快，交接手续简单。 3、充分利用新技术提高铁路建设档案管理水平 随着科技的进步，档案管理理念也在不断创新。现代化的管理方式在档案管理工作中不断得以应用。电子计算机技术的普及，不仅使我们每个人都体会到信息科技带来的方便，也深刻影响了档案管理工作的方式方法。传统的管理模式正在发生

8、着转变，从以前的保管、利用档案实体，逐步向提供利用档案数字化信息转变。如今，工程技术设计根本通过计算机完成，大量技术资料以电子数据的形式保存和使用。纸质文件和施工图纸也可以通过扫描技术将其数字化，并以数字形式保存和使用。档案资料数字化的优势还表达在便于存储，便于搜索和查找，便于传输，有利于实现远程协作和资源共享。另外，档案资料数字化在提高工作效率的同时可以减少相关人员的劳动强度，也减少了对珍贵档案原件的使用，起到了有效保护档案资料的作用。但是，这项工作还正处于探索之中，如假设进行，也需要广阔科技人员和各级档案管理工作者及时准确的收集、制作和管理有关数据。现在已有些单位开始尝试此项工作，如“京沪

9、高铁工程，即在文件资料归档的同时还形成了一套电子版的数据档案。总之，当代科技开展的速度越来越快，档案工作者必须紧紧围绕科技开展的新趋势，了解新技术，掌握新知识，积极开拓思路，才能适应新形势的需要，不断提高铁路建设档案的管理水平。 4.结束语：总之，建设工程档案管理工作是工程质量管理的一项重要内容，在一个地区根本建设中具有重要的地位和作用。做好建设工程档案管理是一项长期而又艰巨的工作，不但需要全体建设者的努力，也需要建设行政主管部门和档案行政主管部门以及城建档案管理部门的通力合作，密切配合。只要精诚团结，依法行政，将国家利益置于部门利益之上，就一定能开创重大建设工程档案管理工作新局面。 参考文献： 【1】王忠诚.铁路建设工程文件资料归档存在的问题与对策J.铁道运营技