协同办公管理系统应用可行性报告(1)

1、协同办公管理系统应用可行性报告项目名称：政府协同办公系统实施单位：XX局实施时间：2009 年1 月于秋心2008 年 12 月一、协同办公系统立项的背景随着国家信息化步伐的加快，政府机关和企事业单位、教育单位正积极引入信息化技术手段，重塑组织结构、强化管理机制和优化资源分配，使内部管理更加规范，信息采集统计分析和决策更加准确快捷。如何迅速地构建高效的组织，如何建立一个可以自动运作的系统，使工作团队能高效沟通、快速达成目标，是他们所关注的重点内容，而协同办公系统正是这种需求的最好解决办法。目前， 很多政府机关正在或者已经建成了政府内部网络，从而为机关内部不同的机构或部门之间的信息交换与协同工作

2、提供了很好的基础条件。我局亦于（） 年使用成品OA 办公系统，一定程度上提升了办公效率，但在运作中也产生了系统故有流程和实际操作中不相匹配的问题，制约了我局深入实现新信息化办公的进程，因此特提出更新原有办公系统，而采用协同办公系统的设想，以实现我局办公效率和方式向信息化时代快速转变。协同办公不同于传统的办公自动化，它是推进机关办公现代化、传输网络化、管理信息化和决策科学化的办公服务平台。协同办公系统将日常管理中的业务、事务、 事件等信息，在集团、 部门、 组群、 个人之间，进行及时高效、有序可控、全程共享的传递和处理。有利于进一步增强管理执行力，持续优化资源配置，大力深化精细管理，提升部门间的

3、执行配合效率。协同办公系统的应用是我国电子政务建设的大趋势。二、协同办公软件的应用现状据 Gartner 统计分析，2007年， 中国协同软件市场份额较2006年增长了24%。截至2008， 中国的协同软件发展已经趋于成熟，整个协同市场呈现出鲜明的 “剧增、普及、国际化”特色。协同功能在 IT 行业的充分发挥，俨然标明协同软件发展已经开始走向稳定、成熟，与国际化市场接轨。当前， 受全球金融风暴影响，许多企业更加注重成本集约和办公效率的提升，纷纷聚焦内部管理，选用协同、ERP等管理软件来提升企业内部管理效率。协同软件应用需求持续增长。从其应用角度看，协同软件主要应用于三个方面：行政办公、电子商务

4、、电子政务。而行政办公是应用最为广泛的部分，公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等，是行政办公的主要应用范畴。政府机构协同办公，不仅已成为提升政府形象、改善办公环境、提升办公效率的主要手段，也成为建设和谐社会、建设信息化社会的重要渠道。三、现有基础和存在问题自 （） 年以来，我局已在开始尝试应用OA办公系统，硬件配置上，已实现人均一台办公电脑；各部门工作人员对OA 办公已不再陌生，且均具备计算机基础操作技术，这些都为开展协同办公奠定了基础。但是在具体的操作中，我们也遇到了一些问题，如部分工作人员对推行电子政务工作认识不足，积极性不高，导致OA 办公系统行同虚设等，总结而言，推

5、行协同办公，须解决以下几个方面的问题：1、改变思想意识。推行电子政务办公方式，能够提升办公效率，节省办公成本， 因此在协同办公系统的实施过程中，需积极培训，调动工作人员的积极性，增强工作人员在协同办公每个环节中的责任心。2、完善流程与制度。过去，由于采用的是成品OA 办公系统，因此部分流程与制度不够完善，导致办公脱节，影响了工作人员的操作体验，因此，在实施协同办公系统时，也需要完善相关流程的规定和制度。3、加强安全防护。主要体现在计算机病毒防范不强，计算机管理员密码口令不设置或设置过于简单，保密性不强。此外，协同办公系统与现有的OA 办公系统在操作上定然存在着不同之处，因此，加强专业培训，提升

6、工作人员的专业技能也必不可少。四、协同办公系统的认识误区误区一、认为协同办公就是行政办公，就是收发公文协同办公系统不只停留在传统的收发文系统或行政办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员， 成为他们的个性化的办公系统，是一个整体调度的管理工具。误区二：认为协同办公的终极目标就是手工转为电子化手工转为电子化只是协同办公的第一步，对管理层来说，机构实施协同办公是需要花费人力、物力、 财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和机构的发展。所以协同办公系统对机构管理核心有几方面：第一：提升机构办公效率同时，重在执行力的提升；第二：协同办公的终极目的最终是为机构战略发展和管理

7、服务；第三：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享；第四：集体知识的沉淀和痕迹的保留；第五：加强对员工日常行为的考核。所以， 协同办公系统不是一个无纸化的软件，而是一个管理工具，通过它来贯彻机构管理制度的执行，传播集体文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进机构中人与组织的和谐发展。误区三：认为协同办公系统实施很简单，是信息部门的事情协同办公系统软件作为管理软件，最终应用到机构中，其只是一个工具，关键靠人去用，应用深度与否取决于领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个机构应用的失败。误区

8、四：认为协同办公系统马上就可以见到效果协同办公系统是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是机构需要把目前最迫切，最关键， 见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。五、协同办公结构模型协同管理系统基于模块化的功能结构架构，通过搭建政府内网和外网，实现政府内部办公的知识信息管理、业务流程管理、人员管理、会议管理等功能，以及外网的信息发布、信息检索、在线咨询等功能；同时，通过引入门户技术实现政府内网和外网的连接，建立起政府机构和外部公众交流的通道。政府协同管理系统政务内网与政务外网之间设有隔离系统和设备，从而保证电子政务数据和应用的安全性；政务外网通过物理隔离设

9、备和防火墙与政务内网连接， 并通过可靠的数据传输方式对外部信息进行采集、分析， 并实现与外部资源的业务沟通。（一）政府外网表现为互联网（INTERNET）上公共行政部门统一的门户网站，各公共行政部门的政务公开、网上办事平台等，是公共行政部门对外宣传、形象展示以及与社会公众和政府交流、业务受理和咨询的平台和窗口。如我们的网站管理系统、招标系统等都可以与协同办公系统建立接口，这样在内部办公系统中，就可以同步管理网站、管理对外招标信息，缩减工作环节，提升办公效率。（二）政府内网侧重于政府日常协同办公运作，并运用先进的数据交换、共享、采集、发布手段， 使得各政府机构在同一平台上传递信息、开展业务，可以

10、促进原来分散的业务系统的整合，加速不同部门之间、不同行业之间的信息交流，紧密的将神经网络中的各级政府部门政务内网（含业务系统），企事业单位结合在一起，实现协同政务，资源共享，科学决策。主要功能包括：1、建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在机关内部员工之间得到广泛的传播，使工作人员能够方便地了解单位的发展动态。3、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、 多部门之间的协同工

11、作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。4、实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段（检索）。每个部门都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实

12、现文5、辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、实现了这些辅图：协同办公系统发文、收文流程模型图实施协同办公系统，可在优化内部、外部办公流程，提升办公效率、节省办 公耗材成本等领域有着重要作用，主要体现在以下几个方面：信息整合科学化组织管理结构化信息沟通立体化文档管理知识化1、信息迅速传达通过在协同管理系统中发布通知、制度、新闻、办事指南等，所要传达的任何信息都能迅速传达到办公的人员、分支机构、上下游垂直管理单位等等。2、积累大量无形资产单位规章制度、工作流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，积累了最宝贵的资产。3、每个人可以迅速找

13、到自己需要的文档、资料通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果，资料， 使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息，得到自己需要的资料，不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等。4、工作流程速度与效率大大提高，减少工作成本使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题。减少繁琐的办公流程，沟通成本更低，提高效率，减少成本。5、分析各环节流程便于改进通过协同办公管理系统可以快速分析哪个环节办事效率低， 率高，便于各部门快速把脉哪个部位流通不畅，能作出及时的调整。6、实现实时的管理监控在办公系统中可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务进展情况，也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况。7、领导可以有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。8、实现无纸化办公，减少开支在日常的办公中发个通知需要发大量的文件到各部门，做个会议记录需要发文件到很多相关人员，纸张及油墨耗材成为办公的一大开支，而采用协同管理系统，将实现无纸化办公，节省不必要的办公开支。八、费用支出及效益预算（一）费用支出1、针对我局办公需求，开发、安装、调试协同办公软件系统，目前市场