文书档案整理归档验收标准

1、附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。(二)装订应整齐、安全、美观。归档文件按“件”装订。5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。(三)文件保管期限划分应科学、准确。以省担保集团文书档案归档范围和保管期限表为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分

2、析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。(四)归档文件排列应正确、有序。应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。(六)加盖、填写归档章应清晰无误。在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。归档章式

3、样如下图： 全宗号 文件年度 件号 处室名称 保管期限 例：担保办201198号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为： 66 2011 26 总经办 永久 (七)档案著录应做到真实、完整。文件机读目录各项应照实录入，不得简化或缩写。发文可使用“文件管理”内“文件归档”功能直接转入并补齐著录项。对没有题名或题名含义不清的文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并用“ ”号填写在目录中，力求清楚、规范、准确、便于查找。(八)配套目录应报送齐全。归档文件移交档案室时，每盒内应有该盒归档文件目录一份，放于该盒内文件上方，并另交本部门全部归档文件目录打印件一式两份。(九)纸

4、质公文应与电子公文并行存档。文书人员应将电子公文(包括定稿的WORD文档、电子附件等)与纸质公文一并收集完整，录入计算机档案管理系统，并保证其原始性和真实性。电子文档与电子附件在文件生成时未存入档案管理系统的，各处室应在移交档案前及时补齐。转发公文时，若被转发文无电子文档，文书人员应同时扫描被转发公文，一并作为电子公文上传至档案管理软件。(十)文书人员应根据移交前检查情况及时纠错。对移交的文书档案，档案人员检查后发现不符合归档要求的，文书人员应立即收回纠正，直至全部档案符合标准后方可履行交接手续，完成文书归档财政厅照片档案移交整理要求一、收集范围 1记录主要职能活动和重要工作成果的照片。 2领

5、导人参加与我厅有关重大活动的照片。 注：本次需移交22 o 09年度照片资料，每年度选取约2 0张内容重要、拍摄清晰的照片。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。二、整理内容 根据照片档案整理规范(GBT 11 8 2 12 o o 2)，移交厅档案室的照片资料须包括照片和说明两部分。 1照片为JPEG格式，每年所有照片放在一个文件夹中，照片名称改为：年度一顺序号。每个文件夹内的照片按名称序号排列。共4个文件夹； 2说明为woRD格式，每张照片附一条说明，说明的序号应与照片题名相对应。将所有说明写在一个wORD文件中，按照片对应序号排列。说明包括 序号：照片题名 标题：标题应简明概

6、括、准确，主要可概括为照片人物和活动 时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，1 9 5 3年3月2日写作1 9 5 3 O 3 02 摄影者：摄影者一般填写个人，外单位的可加写单位 文字说明：即对题名未及内容作出补充，包括照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等，尽可能齐全集团各部门厅机关各处室(局)：经研究，定于3月6日一5月20日开展集团2011年度档案归档工作。请各部门兼职档案员将2011年度有保管价值的文件材料和已经执行完毕的项目资料，对照财政厅文书档案整理归档验收标准(附件1)进行收集、整理，并按照移交时间安排(附件2)移交至厅档案室。本年度文书归档工作完成后，厅办公室将组织文

7、书归档工作考评，考评情况列为年终处室考核评先依据。附件：1财政厅文书档案整理归档验收标准 2各处室(局)移交档案时间安排表省财政厅2011年度档案工作年检自查报告省档案局： 按照你局关于开展2 o 11年省直机关档案年检工作的通知相关要求(皖档办2 o 118 8号)，我厅对2 o 1 1年度档案工作情况进行了认真自查，现将自查情况报告如下： 一、档案工作概况 近年来，在省档案局的科学指导下，在厅党组的高度重视下，我厅档案工作不断加强资源建设，强化配套措施，拓宽服务领域，不断提高财政档案科学化、精细化管理水平，为财政各项工作的有序开展提供了强有力的保障。进入新世纪以来，安徽省财政厅曾连续7年获

8、得“省直档案管理工作先进单位"荣誉称号，2 o o 2年获财政部“全国财政系统档案工作先进单位荣誉称号，2 o o 3年获得国家档案局颁发“全国档案先进集体”荣誉称号。厅机关档案白成立以来共形成文书档案1 6 6 2 2卷、4 9 6 3 7件。会计档案、声像档案、项目档案、基建档案等门类清晰、收集齐全。2 o 11年，我厅档案室共收集2 o 1 o年文书档案7 1 3 4件，较去年增加11 2 1件，排架3 9米，其中永久保存的档案7 3 2件，3 o年保存的34 6 7件；会计档案4 9 2卷，照片档案6 5件，基建档案3 3卷。截至8月中旬，档案室以多种形式向厅内外提供利用档案

9、约4 5 o o余件(卷)次，主要利用方向是工作查考与编研。二、档案管理工作组织与领导省财政厅党组始终将档案管理工作列为机关工作重要组成部分，与财政业务工作同部署、同检查、同考核，着力形成“上下联动、齐抓共管的工作格局。一是坚持领导重视与处室参与相结合，强化组织保障。建立健全以厅长任组长，分管副厅长任副组长，各处室主要负责同志为成员的厅档案工作领导机制。严格档案工作责任制，各处室都配备兼职档案员，专门负责档案收集与整理工作，形成了“主要领导负总责、分管领导具体抓、处室各司其职、办公室牵头实施”的分级管理网络。二是坚持加强监管与考核评议相结合，强化监督奖惩。厅领导明确要求办公室加大对各处室档案工

10、作的督促指导力度，确保档案收集、整理、归档的各个技术环节都力求规范操作，每一道工作流程都做到严格把关；将档案工作情况纳入安徽省财政厅效能建设绩效考核办法，列为处室考核范围，进一步加大档案工作考核评议、责任追究和监督奖惩，构建了一套工作有部署、责任有分解、实施有检查、年终有考核、违规有追究的行之有效的工作机制。三、档案基础设施建设与安全保管情况在基础设施建设上保证投入，按照“八防(防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠)要求，及时更新配备密集架、密码柜、专用微机、防磁柜等一批专业档案设备。目前，我厅档案室总占用面积达3 5 2平方米，其中库房2 o 51 5平方米，办公室3 84 6平

11、方米，调阅资料室9 27平方米，做到“库房、办公、阅文”三分开，满足对文书、会计、声像、实物等各门类和载体进行综合管理的环境条件。同时，按照要求配备了档案日常管理设备，包括打印机3台、扫描仪1台、复印机1台，以及中央空调系统、温湿度计、除湿机、监控器、二氧化碳自动灭火装置、自动防盗报警装置等，并专门配置了除湿机、吸尘器等，有效保证了档案安全和便于管理。四、档案业务建设情况档案业务建设的规范与提高是档案工作的核心内容。近年来，我厅按照省档案局关于档案业务建设的有关要求，主动对照自查，细化各项目标，为踏实地巩固档案管理基础、提高档案管理业务水平不断努力。(一) 立足长效，完善制度认真贯彻落实档案法

12、和安徽省档案条例，把加强制度建设作为档案管理工作的重中之重切实抓紧抓好。针对机关工作部门多、形成的材料多、收集归档困难多等特点，及时印发关于进一步加强机关档案管理工作的通知，明确立卷归档做好四项工作：一是定期移交。各处室形成的已满规定期限的文书档案，必须按时或提前移交档案室统一保管，电子档案与项目档案定期移交、验收，加强各类档案的集中管理，做到档案门类齐全、不偏不缺。二是电子归档。按照电子文件收集齐全、安全保管的要求，逐步完善档案管理软件，扩大档案电子管理系统范围，实现部门形成电子文件“随办随归，纸质公文与电子公文并存。三是监督指导。厅办公室主动为处室提供档案业务指导帮助，对于达不到规范要求的

13、处室，责令限期整改，逐步实现管理工作规范化。四是质量验收。制定档案整理质量验收标准，明确档案移交程序，严格档案工作标准与流程，严把档案移交质量关，努力实现全厅档案业务建设标准化。同时，结合厅里开展的“规范管理年”、“学习提升年”等活动，进一步清理、修改和完善档案管理规章制度，如厅档案工作人员岗位责任制、机关档案工作暂行条例、档案安全应急预案、汛期档案安全管理、档案库房管理制度以及各类档案的保管保密、借阅、统计、销毁等制度，为促进机关档案工作良性循环提了供了坚实保障。 (二)整合资源，丰富收藏 近年来，我厅高度重视接收和整合档案资源，积极拓宽档案收藏范围，突出室藏特点，着力做好“民生档案&quo

14、t;文章，优化收藏结构。2 O O 7年，省财政厅牵头组织实施1 2项民生工程，2 O 08年1 8项，2 0 09年2 8项，2 01 0年3 3项，累计投入达8 5 38亿元，惠及6 0 0 O多万城乡群众。两年多来，我厅注重发挥保存民生档案资源的主渠道作用，切实做到“三个到位”：一是思想认识到位，突出工作重点。充分意识到加强民生档案工作是“坚持以人为本、构建和谐安徽”的新任务对财政档案管理提出的新要求，进一步开阔收集视野，拓展收集领域，将收藏民生工程办公室档案作为建立“民生资料宝库”的重点，纳入厅机关档案资料保管范围，与机关档案同整理、同保管、同考评。二是工作方法到位，科学整合资源。按照

15、统筹兼顾、科学整合、整体推进的原则，将民生档案在我厅的收藏要求，定义为收集有关“社会保障体系建设、农村综合改革、新农村建设等涉及人民切身利益”的工作档案，创新分类方式，适度提高民生档案保管期限，使财政档案走下“高架子”，更加贴近基层、贴近民众、为民造福。三是工作机制到位，丰富档案收藏。建立健全主动协调机制，加强与民政、教育、卫生、劳保等单位的交流合作，深入挖掘各类民生档案资源，确保重要民生档案资料按时完好地收集、整理及保存，着力建立覆盖安徽民生、具有安徽财政特色的档案资源体系。 (三)创新手段，优化服务 档案管理工作的最终目的，就是要开发利用档案资源，更好地为财政政策出谋划策，服务经济发展。多年来，我们坚持编纂财政志、组织沿革，编写财政年鉴、大事记、专题文件汇编、财政预决算说明等档案参考资料；累计编制案卷目录34本、文件目录2 9本、专题目录2 2种、全引目录8 O卷、全宗卷1 9本；建立荣誉档案室，将历年厅里获得的各种奖状、奖旗、奖杯、证书进行集中统一管理；积极采用档案管理软件，实现档案查询检索自动化。 2 o 1 1年，厅档案室补充著录了照片档案、实物档案、基建档案，建立了完整的机读文件目录(包括案卷级和文件级)电子条目。同时，我厅积极响应省档案局“移交进馆”的有关要求，于2 o 1 1年3月整理移交原国