档案管理思想与方法的现代化

1、档案管理思想与方法的现代化 档案管理思想与方法的现代化 摘 要档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段，以到达预期目的。面对我国档案事业建设与开展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的平安和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。 关键词档案管理思想；方法；现代化分析 一、现代管理思想是现代化管理行为的根底 现代管理科学是以管理实践为根底，吸收了诸多学科的优秀

2、成果和现代科学技术的原那么方法建立起来的一门综合性学科。现代管理理论对管理行为的现代化具有直接的指导作用。档案工作的现代化必须以现代化的管理思想为依据，才能加快其进程。 档案管理现代化不仅是档案管理手段方式上的一场革命，更是管理思想上的一次飞跃。必须从我国档案工作的具体情况出发，克服思想上存在的落后观念和管理中存在的缺陷，代之以现代管理的理论和思想，以此促进档案工作现代化的开展。 从我国档案工作现代化的实践看，首先应在现代化思想的指导下，在制订了比拟科学、周密的方案和方案的根底上，再来实施现代化措施和步骤，才能收到较好的效果。在一个档案机构中运用计算机档案管理系统，必须经过反复论证、全面考虑、

3、综合平衡，才能最后确定。是采用缩微摄影系统还是光盘系统作为档案存贮现代化的手段，也不仅是一个技术问题，更是一个综合管理的问题，其结果仍然取决于管理思想现代化的水平。 二、档案管理组织机制科学化 现代管理学理论认为，管理具有四大职能，即方案职能、组织职能、领导职能、控制职能。一个组织机构要到达优质高效地履行自身职能，必须在下述3个方面具有良好的机制。档案管理的现代化要求档案组织也须具备科学的组织机制。第一，强化档案工作的方案职能，加强目标管理；第二，强化档案组织机制，提高组织效率；第三，加强领导职能，提高领导艺术。 三、档案管理现代化的重要性 电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机

4、具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作工程，如编制大型索引，为档案的编研工作提供效劳以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强

5、、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。 运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺兴旺。 档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习，深刻领会

6、和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。 档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的开展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和标准化方向开展。 三、档案管理组织机制科学化 一档案组织管理方法 档案组织管理主要是指档案事业管理，包括对档案行政机构、档案业务机构的管理。从档案工作的实际情况出发，根本的组织管理方法是行政管理的方法。 1.行政管理的方法。各级档案行政管理机构通过运用有关行政法规、制度、方案、协调、监督等手段

7、进行管理。行政管理的方法是到达档案组织目标的主要方法。 2.经济方法。档案组织管理应注重经济效益，善于运用经济学的方法，研究档案工作投入产出问题，在有效的人力、物力范围内获得较大的社会效益与经济效益。 3.系统管理方法。档案组织从整体上看是国家社会组织系统的一个组成局部，自身又构成了一个完整的组织管理系统，运用系统方法应采取综合信息管理与反应信息管理相结合。 4.预测方法。要通过对许多因素的分析研究，找出事物开展的未来规律。其根本步骤包括确定预测对象、收集有关资料、预测分析、建立模型、确定预测结果，主要采用定量与定性相结合的方法。 5.行为科学方法。档案组织管理的效果在很大程度上取决于对人的管

8、理。行为科学在国外又被称为组织行为学、组织与人事学、人力资源管理学等，主要研究人的行为产生的原因及影响行为的因素，探索行为规律，提高控制能力。更好地到达组织目标。 档案组织管理是一项十分复杂的工作，可以运用的方法应是统计性、多样化的。除了上述方法外，法律的方法也是根本的方法。 二档案组织管理方法的科学化运用 不管采用什么方法、运用何种手段对档案组织进行科学管理，都要从我国档案工作的实际出发，综合分析各种因素，具体情况具体分析，不能生搬硬套，并要考虑到以下要求： 第一，不同管理方法应相互协调、互相补充；第二，不同方法的使用要力求准确、客观；第三，要考虑其适用性，不同管理环节应采用相应的方法；第四，要有一定的灵活性；第五，要注意经济型，尽量选择简便易行、投入较少的方