办公室秘书岗位说明书

1、岗位说明书完善思路建议：1、要求部门内部各岗位职能之和为部门分工之全部，不能有遗漏，以防出现有事没人做的情形。若有部门目标责任状，可直接参照分解职能；同时要求各岗位职责能全面反应职责内容；职责能全面反应工作内容。2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象，以防出现责任推诿现象。例外如，领导和下属同样对某项职能都参与，要分清“指导，监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。若有出现两岗位一同完成某项职能的情况，要具体分清“第一责任人”，“协助人”。3、岗位内的各职责、工作内容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先，职责内部要求制度制定职能为先。同样地，两个层

2、次都要求注意逻辑顺序。5、要求用词简洁、规范。办公室主任岗位说明书岗位名称主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级局直接分管领导，纪检组长薪酬类型直接下级副主任、秘书、档案管理员、车队主任和副主任各有分工，下级也有直接和间接之分。可将档车队等删去工资等级直管人数11人数随直接下级变化而变化岗位分析日 期注明定稿日期，本职工作概述：负责办公室全面工作，负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作，负责基建维修等工作，完成领导临时交办的临时任务职责与工作任务：（请按重要性高低依次填写）所有职责和工作内容都遵循重要性排序和逻辑排序职责一一般部门主管第一要责为部门管理，且占工作比重至少30以

3、上。职责表述：文秘工作 占所有工作的比重：10%工作内容1、本单位重要公文处理2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿，审核综合性的材料、文件，编写年度工作计划和总结3、本单位其他部门重要文字材料修改注意同级1、2、3、内容的逻辑，要求互相独立，完全列清、不重复。承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、区局（公司）2、市委（政府）3、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性工作难点全局性文字材料的撰写工作禁忌1、对重要文件、材料、信息审核有误2、公文

4、处理流程混乱职责二职责表述：筹备、组织各种类型会议及大型活动占所有工作的比重：5%工作内容1、督促发出会议或活动的通知2、组织制定会议议程或活动开展计划3、准备重要会议相关文件资料4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标1、相关文件资料的准备情况2、会议组织有序性工作难点全局性文件资料的撰写及其他准备工作本难点跟职责二工作内容不对应！工作禁忌工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通职责三职责表述：负责本单位对外宣传、信访等工作 占所有工作的比重：5%工作内容1、协助市局(公司)领导接待

5、来信来访，并督促相关人员办理2、回答人大代表、政协委员提案、议案3、督促对外宣传联络4、组织定期编写北海年鉴、北海地方志及其它宣传资料5、督促做好政务信息的组织和交流工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导 2、相关单位 3、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、来信来访者的满意程度，督办事项的时效性2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规，回答及时性、准确性3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果工作难点宣传导向的影响力工作禁忌1、不深入基层2、缺乏重要性、主动性、创造性职责四职责表述：部门管理放在其他职责之前 占所有工作的比重：30%工作内容1、

6、制订、修订部门的工作程序和工作制度，并监控实施2、指导和协调下属员工的工作3、按要求评价下属员工的工作业绩4、控制部门预算，降低部门管理费用承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位领导发生频率经常有时偶尔考核指标1、内部制度的完整性和实施情况2、下属员工对绩效考核的满意度3、部门费用控制情况工作难点本单位费用管理工作禁忌1、对内部缺乏严格管理2、流程不畅职责五职责表述：组织协调 占所有工作的比重：25%工作内容1、根据市局(公司)领导的指示，布置、处理机关的日常工作，督办各部门相关工作的落实情况，并及时向领导汇报注意用词，保持该岗位与其他岗位级别平等？2、组织相关部门有针对性地组织调查

7、研究，为领导决策提供及时、准确的第一手资料3、协调对外关系对外关系，是否需要明确部门外、公司外？且和其他职责没有重复和遗漏承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门3、相关单位发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、机关工作的正常运转2、办公行政指令传递的准确性和及时性3、对突发性和应急性工作的果断处理工作难点协调、沟通各方的工作关系工作禁忌对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数职责六职责表述：日常工作 占所有工作的比重：5%工作内容1、督促文印管理2、督促保密工作3、组织本单位档案管理4、督促印章管理5、督促按要求办理工商登记、年检承担责任独立负

8、责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标各项工作的正常运转工作难点史志的撰写跟对外宣传职责中的史志内容有重复？工作禁忌印章管理疏忽大意职责七职责表述：后勤工作可把接待工作归入日常工作中 占所有工作的比重：5%工作内容1、督促日常的接待工作2、督促本单位的车辆管理工作办公室主任是间接管理车队，此项可以归入到该岗位的部门管理职责中3、督促各种办公用品的采购归入日常工作更好承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导 2、其他部门3、相关单位发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、接待对象的满意度2、费用开支合理3、

9、不造成浪费工作难点全国性会议的接待工作禁忌考虑问题不周全，细节问题处理不好职责八职责表述：基建维修工作 占所有工作的比重：5%工作内容负责本单位各项基建维修工程承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导 2、其他部门(含基层单位)3、相关单位发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、基建维修按相关规定完善手续2、质量合格3、费用合理工作难点小项维修中材料的质量及施工质量工作禁忌对维修中的材料质量、价格中无数职责九职责表述：主管负责人交办的临时工作 占所有工作的比重：10%职 权1、业务方面完全按批示执行建议参与决策全权决策2、财务（部门资金调用）方面无建议分配调动

10、权初次审批权审批权3、对下属的考核与奖惩建议参与决策权全权决策权4、对下属的任免建议参与决策决策审批5、对下属的工作安排建议参与决策决策审批6、对领导决策的影响建议参与决策决策审批任职资格教育水平本科或本科以上专 业中文、行政管理或相关专业技能职称熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，不一定的英语能力经 验机关相关岗位工作3年以上经验所需培训相关专业知识及管理技能培训综合素质1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度2、具有良好的职业道德和较强的责任感和使命感3、写作能力及阅读能力强，擅长人际和公关协调4、对突发事件能够进行及时反应和处理职业发展：纪检组长其 他使用工具设备电脑、网

11、络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等工作环境一般办公环境出差情况频繁经常偶尔从不所需记录文档党组会、办公会、中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。加班情况需要经常加班备 注：办公室副主任岗位说明岗位名称副主任岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任薪酬类型直接下级员工餐厅管理员、车队队长工资等级直管人数直接下级人数岗位分析日期填写定稿日期本职工作概述：协助主任工作，负责接待工作、车辆管理，办公用品采购审核等工作，完成主任交办的临时工作职责一职责一应该是协助正职开展部门工作，加上自己分管的工作职责表述：接待工作分清接待工作的第一责任人，协助支持人， 占所有工

12、作的比重：30%工作内容1、接待行业内外客人2、负责大型活动员工就餐3、督促员工餐厅日常工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门3、相关业务单位发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标接待工作正常运转，客人、员工满意度高工作难点大方得体又节约费用工作禁忌不了解客人民族习惯、不注意小节职责二职责表述：车辆管理工作 占所有工作的比重：30%主要工作1、提供车辆采购、拍卖方案2、调配本单位车辆使用3、督促本单位车辆维修、维护审核及耗油费用等管理工作4、督促本单位车辆办理各种证件、年审等工作5、制定、修订车辆管理制度管理以制度为先应该为本职责之首承担责任独

13、立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、相关单位2、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标车辆使用的正常运转和最大效率工作难点车辆交通安全，油料控制工作禁忌工作粗心，责任心不强，对车辆专业知识欠缺职责三职责表述：办公用品采购 占所有工作的比重：20%工作内容1、收集并制定本单位所有办公用品(含日常及大宗)采购计划2、比价比质选择供货方3、对零星采购办公用品进行审核承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、各商家2、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标提供办公用品的及时性和准确性，效率高工作难点廉价、实用工作禁忌工作粗心，责任心不强职责四完成领导及办公室主任

14、交办的临时任务 占所有工作的比重：20%职 权1、业务方面完全按批示执行建议参与决策全权决策2、财务（部门资金调用）方面无建议分配调动权初次审批权审批权3、对下属的考核与奖惩建议参与决策权全权决策权4、对下属的任免建议参与决策决策审批5、对下属的工作安排建议参与决策决策审批6、对领导决策的影响建议参与决策决策审批任职资格教育水平专科或专科以上专 业行政管理或其他相关专业技能职称熟悉各民族习惯和车辆相关知识经 验1年以上相关工作经验所需培训接待礼仪、公关，车辆驾驶及故障判断技能综合素质1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度2、具有良好的职业道德、较强的责任感和使命感3、熟悉公关、车辆相

15、关知识职业发展：办公室主任其 他使用工具设备电脑、网络、电话等工作环境一般办公环境出差情况频繁经常偶尔从不所需记录文档接待情况、车辆管理情况、办公用品采购情况等。加班情况需要经常加班备注办公室秘书岗位说明书岗位名称秘书岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级正职薪酬类型直接下级工资等级直管人数岗位分析日 期本职工作概述：负责本单位一般文件起草及公文处理、公章管理、文印管理、文件传阅、会务、宣传工作及办公用品管理等工作这些职能分清谁是第一责任人，领导们是指导监督职责，完成主任临时交办的工作。职责与工作任务（按重要性高低依次填写）职责一职责表述：公文处理会议纪律内容有遗漏？占所有工作的比重：40%

16、工作内容1、起草一般性文件，并交由主任审核2、负责本单位所有对上、对下文字把关3、出具一般事务性简函、证明，开具行政介绍信等4、参加办公会议，视情况编写会议纪要及简报，并交由主任审核5、上传下达文件，并及时对信息进行汇总和上报承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、起草的公文符合国家法律法规及行业的有关规定2、及时、完整、准确地撰写相关材料工作难点1、全面准确地撰写全局工作计划，客观的分析存在的问题和处理办法2、给局领导提供信息工作禁忌工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通职责二职责表述：宣传报道工作 占所有工作的比重：

17、20%职责任务1、负责宣传党的方针、政策、路线2、参与规划企业形象宣传和实施，围绕本单位工作重点及职工关注的问题进行宣传3、深入基层广泛收集好人好事、先进典型等材料，并加以宣传，积极营造积极向上的氛围4、起草有关宣传报道的管理办法，建立健全本单位宣传网络管理办法为首5、负责和其他新闻单位的协作6、定期编写北海年鉴、北海地方志及其它宣传资料承担责任独立负责主要负责协助支持关联单位关联单位1、领导2、其他部门3、相关单位发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标宣传任务完成情况工作难点宣传导向的影响力工作禁忌1、不深入基层2、缺乏自觉性、主动性、创造性职责三职责表述：筹备、组织一般会议及

18、活动占所有工作的比重：15%工作内容1、组织发出会议或活动的通知2、制定会议议程或活动开展计划，并交由主任审核3、准备会议相关文件资料4、落实会场布置及安排会务、后勤工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标1、相关文件资料的准备情况2、会议组织及会议保障有序性工作难点全局性文件资料的撰写及其他准备工作工作禁忌工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通、工作漏项职责四职责表述：公章管理占所有工作的比重：10%工作内容1、负责本单位公章使用及登记2、刻制、保管、销毁公章承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2

19、、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标1、及时、准确并不错、不漏使用及登记2、不丢失、不损毁工作难点在部门领导外出时，如何确保公章使用与部门领导签字同意两不误工作禁忌1、工作粗心，效率不高2、不严格遵守公章管理制度职责五职责表述：文印管理 占所有工作的比重：5%工作内容1、做好文件、传真的传阅及信件的收发工作2、做好报刊杂志、信函的收订分发工作3、负责做好打印机、复印机、传真机等办公机器的定期维护和保养承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门3、相关单位发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、办公文件的规范化，正确无误的文件印、收、发

20、2、打印的速度、质量和整理、装订的美观等3、报刊杂志的订阅、分发及时、准确工作难点文字校对的不错、不漏工作禁忌1、工作粗心、效率不高2、泄露企业秘密职责六职责表述：完成办公室主任交办的临时工作占所有工作的比重：10%任职资格教育水平本科或本科以上专 业中文、行政管理或相关专业技能职称熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，一定的英语能力和写作能力，具有初级以上专业技术资格知识经验熟悉公文和较强的文字处理能力，能熟练使用办公自动化系统，掌握宣传器具的使用方法等所需培训相关专业知识及管理技能培训职业发展：办公室副主任综合素质1、具有良好的职业道德，工作积极主动2、工作认真细致，做事麻利，工作效

21、率高3、具有一定的原则性和保密意识4、思维敏捷，具有较强的分析能力、独特地观察问题和思考问题的能力，逻辑思维好其 他使用工具设备电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等工作环境一般办公环境出差情况频繁经常偶尔从不所需记录文档中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。加班情况需要经常加班备 注：员工餐厅管理员岗位说明岗位名称员工餐厅管理员岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室副主任薪酬类型直接下级存在下级，请列明工资等级直管人数岗位分析日 期本职工作概述：全面负责员工餐厅管理工作，严格执行各规章制度，控制成本，提高就餐质量和员工满意度，优化采购，加强保管，确保

22、食品卫生安全，完成主任交办的临时工作要求简明扼要，说明内容和要求即可职责一职责表述：内部管理 占所有工作的比重：30%工作内容1、全面负责食堂伙食管理工作，严格执行食堂管理各项规章制度，负责监督本食堂所有人员执行制度的情况2、负责食堂职工的政治学习，职业道德教育，思想教育和业务技术培训机关要求政治为先3、认真听取食堂管理委员会的意见和要求，认真改进和落实承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、其他部门2、食堂管理委员会发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、工作正常运转，客人、员工满意度高2、伙食费控制在计划内工作难点员工的饮食爱好、菜谱制订工作禁忌不了解内部员工的胃口、饮食习

23、惯职责二职责表述：制作菜谱、食品采购及保管 公司日常饭餐正常、合理供应 占所有工作的比重：50%工作内容1、收集就餐人数，并制定主副食食谱，调剂好花色品种和高中低档次，严格把好食品卫生关，保证伙食标准，提高伙食质量2、制定采购计划，并比质比价按计划采购3、负责食堂库房中所有食品的保管、计划进货、发放工作，妥善保管，保证供应4、管理好伙食帐目承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、其他部门2、各商家发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标客人、员工满意度高、确保安全工作难点员工的饮食爱好、菜谱制订、安全鉴别工作禁忌不了解就餐人员的饮食爱好，不认真负责职责三职责表述：员工餐厅清洁卫生

24、占所有工作的比重：10%工作内容负责食堂内所有餐桌、餐凳、墙壁、冷气设施、门窗玻璃、地面水池及饭菜发放窗口的卫生清洁工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位其他部门发生频率经常有时偶尔考核指标清扫彻底，洗擦干净，窗明地亮，物见本色，无蛛网，无油垢痰迹，桌凳摆放整齐，苍蝇、老鼠、蟑螂等害虫少见工作难点灭蝇、灭鼠及食品卫生安全工作禁忌不认真负责职责二完成副主任交办的临时工作 占所有工作的比重：10%职 权1、业务方面完全按批示执行建议参与决策全权决策2、财务（部门资金调用）方面无建议分配调动权初次审批权审批权3、对下属的考核与奖惩建议参与决策权全权决策权4、对下属的任免建议参与决策决策

25、审批5、对下属的工作安排建议参与决策决策审批6、对领导决策的影响建议参与决策决策审批任职资格教育水平初中以上专 业技能职称熟悉饮食习惯、菜谱等相关知识经 验1年以上相关工作经验所需培训菜谱制订、食品安全卫生、内部管理等综合素质1、良好的职业道德2、有较强的总结分析能力3、熟悉菜谱制订4、熟悉物资所需及原材料、食品的贮藏方法职业发展：办公室副主任其 他使用工具设备电脑、网络、电话等工作环境一般办公环境出差情况频繁经常偶尔从不所需记录文档员工用餐情况、采购食品、收支明细帐情况等。加班情况需要经常加班备 注：办公室打字员岗位说明岗位名称打字员岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室主任薪酬类型

26、直接下级工资等级直管人数岗位分析日 期本职工作概述：负责各类办公文字材料的打印和归档工作归档工作在分列职能遗漏，协助完成各报刊杂志的分发工作，完成主任交办的临时工作遗漏办公用品管理职能职责一职责表述：文印工作 占所有工作的比重：40%工作内容1、负责完成本单位所有签发的各类文件、资料、报表等文件的复印、打印、装订等工作2、负责本单位所有资料的复印、打印工作3、负责做好打印、复印设备的周期性维护和保养承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、办公文件的规范化，正确无误的文件印、收、发2、打印的速度、质量和整理、装订资料的整齐美

27、观工作难点打印准确、无错漏工作禁忌1、工作粗心，效率不高2、泄露企业秘密职责二职责表述：分发报刊杂志信件 占所有工作的比重：20%工作内容按计划分发报纸、信函、杂志等承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标分发及时、无误工作难点工作禁忌工作粗心，效率不高职责三职责表述：办公用品管理 占所有工作的比重：20%工作内容办公用品的保管、分发、提出采购计划承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔 经常有时偶尔考核指标及时、准确、高效提供办公用品工作难点如何集中使用，提高效率，降低成本工作

28、禁忌浪费办公用品职责四完成主任交办的临时工作 占所有工作的比重：20%职 权1、业务方面完全按批示执行建议参与决策全权决策2、财务（部门资金调用）方面无建议分配调动权初次审批权审批权3、对下属的考核与奖惩4、对下属的任免5、对下属的工作安排6、对领导决策的影响建议参与决策决策审批任职资格教育水平高中以上或相当学历专 业技能职称熟悉公文流程和娴熟的微机操作技能经 验半年以上相关工作经验所需培训办公室自动化综合素质1、具有良好的职业道德2、工作认真细心，做事麻利，工作效率高有较强的总结分析能力3、具有一定的原则性和强烈的责任感和保密意识职业发展：办公室秘书其 他使用工具设备电脑、网络、电话、传真机

29、、打印机、复印机、照相机、摄影机等工作环境一般办公环境出差情况频繁经常偶尔从不所需记录文档报刊杂志分发情况、文印情况、签发文稿、登记归档。加班情况需要经常加班备注车队队长岗位说明岗位名称车队队长岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级办公室副主任薪酬类型直接下级司机工资等级直管人数5岗位分析日 期本职工作概述：负责本单位工作用车的管理调度工作及所有车辆的维修管理工作，车辆年审及报废，油耗控制管理，完成主任交办的临时工作职责一职责表述：车辆调度及驾驶员派遣 调度包括派遣？ 占所有工作的比重：20%工作内容1、调配本单位所有车辆使用2、调配临时用车承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1

30、、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、车辆使用的正常运转和最大效率2、派车手续齐全3、出车登记完善工作难点关系单位、个人借车工作禁忌工作不认真，粗心职责二职责表述：车辆管理 占所有工作的比重：30%工作内容1、提供车辆采购、拍卖、报废方案2、优选本单位固定车辆维修、维护点，并予以维护维修前审核3、本单位车辆办理各种证件、年审等工作承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常有时偶尔经常有时偶尔考核指标1、车辆各种证件齐全2、无工作疏漏被罚款3、三个月内同一车辆维修项目不重复工作难点车辆档案完整，配车工具齐全工作禁忌工作不认真，粗心，车辆交接随意职责三职责表述：内部管理 内部管理为首 占所有工作的比重：30%工作内容1、协助制定、修订车辆管理制度2、提供定点加油方案，并审核各车辆每月用油、维修维护、过路费等费用3、驾驶员上岗证的审核、制作、派发、回收管理等工作4、提供驾驶员上岗方案5、交通事故处理妥善承担责任独立负责主要负责协助支持工作联系关联单位1、领导2、其他部门