Excel报盘使用指南

1、.Excel报盘使用指南一、前言首先感谢您使用Excel报盘方式上报业务数据。该Excel报盘系统主要是根据我国社会保险的有关政策，对企、事业单位的数据进行综合管理。具体功能包括企、事业单位人员基本信息管理、工资变更信息申报等功能。在操作时，相关人员应严格按照本手册的操作说明进行。因相关人员的误操作而造成的各种后果及损失，责任自行承担。任何意见及建议，欢迎您随时提出。二、工作流程综述参保单位需要严格按照该流程进行操作，以保证正常的业务申报。1、首先，企、事业单位应先到所属区域公共业务负责机构要求领取单位回盘信息的excel文件，该文件的意义主要在于告诉企、事业单位目前业务系统中您的企、事业单位

2、所有的人员的具体情况。具体的文件格式可以举例说明，如“10096871_单位回盘信息_201011养老保险(423)失业保险(452)生育保险(569).xls”，其中“10096871”为该企、事业单位在系统中的单位社会保障号，用于单位申报业务和查询使用。“201011”为生成该文件的年月，养老保险(423)失业保险(452)生育保险(569)代表该单位目前参保了养老保险、失业保险、生育保险三个险种，括号中的数字代表对应险种的参保人数。参保单位需要核对系统中提示的参保信息是否完整，如果不完整，例如上述这个单位还参加了工伤保险，但是回盘文件中未体现，则说明此单位在工伤保险登记的单位名称和其他险

3、种登记的单位名称差别较大，在数据合并时作为两家单位进入系统了，可以请操作员用单位名称的关键字查询出信息后，对两家单位进行合并。该excel文件中主要内容是所有人员的基本信息，以供企、事业单位按照这个文件的内容来填写业务申报模板，其中最为主要的是每个人员的社会保障号，请确认填写申报业务内容时该项目一定是正确的。这里需要注意的是，大多数单位尤其是参保人数较多的单位，会收到文件名例如“10096871人员重复信息”的txt文件，此文件中所列的是疑似重复人员，所谓疑似重复人员，是指参保单位在原先各险种申报参保时，由于填写字迹不清或录入错误导致同一参保人员在各系统登记的身份证号差1位或多位，姓名为形近字

4、或同音字，在数据迁移合并时转换成了两个人员。身份证差位的例子列举如下：个人编号身份证号姓名性别参保险种信息1040000745512323197311090926蔡加敏女养老 (1991-07-01)(正常) 生育(2007-01-01)(正常)1040092761512323197311099026蔡加敏女失业 (2005-11-01)(正常)这个例子中，第一个人员在养老保险和生育保险参保时登记的身份证号和在失业保险参保时登记的身份证号倒数第3-4位不同。姓名为形近字的例子如下：个人编号身份证号姓名性别参保险种信息1040006200512323196807010323曾禄容女养老 (199

5、2-04-01)(正常)1040055606512323196807010323曾绿容女失业 (2006-12-01)(正常) 生育(2007-01-01)(正常)在这个例子中，第一个人员在参加养老时登记的姓名和参加失业保险和生育保险时登记的姓名中间一字相似，可能为笔误或录入错误。以上两个例子在数据装换时，都作为两个人处理，需要参保单位在自行确认后，填写“人员合并”模板进行合并，具体填写方法见后文说明。合并的原则是：参加养老保险的，以养老保险为准进行合并；未参加养老保险的，以任一信息为准进行合并。但是务必要保证合并后保留的信息是准确的。另外，企、事业单位在初次领取回盘信息的同时，还应该从公共机

6、构领取到“Excel报盘使用指南.doc”，“人员增加.xls”，“人员减少.xls” ，“人员基础信息维护.xls”,“年度工资申报.xls”，“人员合并表格.xls”6个文档，供上报业务使用。2、企、事业单位工作人员将所有电子资料带回企、事业单位后，开始根据自身需要进行各种业务的填写工作。下面将详细说明每一个文件的使用场合及相关使用方法。首先，切记不要将您带回来的excel文件改名，因为公共机构接收Excel报盘的程序是按照固定文件名称来接受数据的。另外在使用Excel软件时,请尽量使用Excel XP 以上版本，软件版本越高越好，并设置Excel软件菜单“工具”下“选项”字菜单，设置其中

7、“安全性”中“宏安全性”,选择“中”或“低”（建议）（如图一），这样，在打开上报模板后里面关于自动校验数据的程序才可以发生作用，您才可以使用到模板中校验等功能给您的提示，另外，有一些防病毒软件可能会警告您这些Excel文件中可能会包含宏病毒的提示，请不要使用杀毒软件来清理公共机构给您的excel,这样可能会破坏模板文件中的信息内容。如果在打开Excel模板文件时Office询问您该文件包含宏，请选择启用宏的选项（如图二）。图一 设置安全性图二 选择启用宏当所有设置正常后，可以开始我们的填报工作了。3、企、事业单位在完成所有需要上报的模板文件的填写后，请携带有关各种证明材料以及Excel报盘相关

8、的电子内容到公共窗口进行业务申报，在完成处理后，请重新向公共窗口申请，获取到最新的回盘的资料，以进行下一次的业务处理。 三、注意事项首先，每个上报用的Excel文件的基础格式都比较类似，下面做统一的介绍。1、文件的第二行是红字的标题，也就是每一个列应该填写什么样的数据，例如“个人编号、证件号码、姓名”，这类内容请从公共机构发放给您的单位回盘信息的Excel表格中通过复制粘贴的方式放入Excel中，并保证其内容的正确性，其他有些内容需要您按照实际数据填写，例如“应缴费月数、年工资总额、月平均工资”等等。文件的第三行为淡绿色背景的文字说明，标注了每个列的具体意义及数据数据要求。以上几行内容请勿修改

9、变动，或者删除，否则上报文件时读取数据的时候将出现异常。 请勿随意修改或删除模板中各数据项得顺序，否则上报文件时读取数据的时候将出现异常。第四行开始就是您输入的位置了，可以根据需要开始填报您的信息。2、文件中第一行为一个“数据校验”按钮，该按钮的作用是当您填写完成所有数据后，可以点击这个按钮，执行Excel文档中包含的校验逻辑，来判断您填写的内容是否有什么比较简单的错误，如果有，会在对应行的第一列中显示具体的错误信息，背景为红色，如图三：图三 错误信息请务必确认在报盘文件填写完毕后点击了此“数据校验”按钮。3、为了保证报盘上报时能顺利进行，上报时一定要在U盘或软盘上建立一个以“本单位单位编号单

10、位名称”命名的文件夹，并且只将填报了的EXCEL文件拷贝至此文件夹中上报，未填写的模板不能上报。例如本单位此月只有人员减少，没有其他变更，则只上报“人员减少.xls”一个文件即可，报盘信息如图四所示：图四：文件夹示例四、各模板填写说明1）关于“人员增加” 模板的使用当您的企、事业单位有新的人员需要参加社会保险的时候，您需要填写该文件来完成这个工作。打开“人员增加.xls”文件。其内容输入列为个人基本信息，输入项目比较多，请按照人员的真实情况填写。其中某些字段在Excel文件中是使用下拉框来实现的，对于这样的项目，请直接选择，请勿使用个性化的内容来替换。对于您需要该人参加的社会保险，请填写其具体

11、的参加时间，不参加的请清除掉对应的时间。全部填写完成后，点击“数据校验”按钮，如果有问题请按照提示修改正确后保存。2）关于“人员减少” 模板的使用当您的企、事业单位某些员工因为各种原因，需要停止参加某种社会保险的时候，您需要填写该文件来完成这个工作。打开“人员减少.xls”文件。其内容输入列为“人员社会保障号、证件号码、姓名、减少时间、减少原因、养老保险减少标志、失业保险减少标志、医疗保险减少标志、工伤保险减少标志、生育保险减少标志、农民工养老减少标志、农民工医保减少标志”，需要注意的是，农民工养老保险暂时不在目前金保系统中处理，这个标志不需要填写。其中“个人编号、证件号码、姓名”三项建议从回

12、盘文件中批量或单行拷贝（如图五），然后粘贴至此文件中（如图六），对于其他项目请按照前面输入的人员的真实情况填写。图五：从回盘文件中拷贝图六：粘贴至要填报的文件“减少原因”请直接使用下拉框来选择，对于后面的7个减少标志，因为本模板的内容是按照金保工程五险合一的方式设置的，所以请您在某人需要做减少的险种的列上选择“减少”，不需要做减少的险种可不填或选择“不减少”。全部填写完成后，点击“数据校验”按钮，如果有问题请按照提示修改正确后保存。3）关于“年度工资申报” 模板的使用当您的企、事业单位某些员工工资发生调整，或当每年需要对各种社会保险统一上报职工工资来核定缴费基数的时候，您需要填写该文件来完成这

13、个工作。打开“年度工资申报.xls”文件。其内容输入列为“个人编号、证件号码、姓名、应缴费月数、年工资总额、月平均工资”，其中 个人编号、证件号码、姓名 需要您从单位回盘信息的Excel表格中通过复制粘贴的方式放入Excel中，对于 应缴费月数、年工资总额、月平均工资请按照前面输入的人员的真实情况填写。其中“个人编号、证件号码、姓名”三项建议从回盘文件中批量或单行拷贝（如图五），然后粘贴至此文件中（如图七），其他信息可最后填写。如图：图七：粘贴至要填报的文件全部填写完成后，点击“数据校验”按钮，如果有问题请按照提示修改正确后保存。4）关于“人员基础信息维护” 模板的使用当您的认为公共机构发给您

14、的单位回盘信息中的某些人员的基本信息不正确，以及目前的确有些人员的具体信息需要变更的时候，您需要填写该文件来完成这个工作。打开“人员基础信息维护.xls”文件。其内容输入列为个人基本信息，输入项目比较多，“个人编号、证件号码、姓名”三项建议从回盘文件中批量或单行拷贝粘贴的方式放入Excel中，对于其他项目，只需要填写要修改的项目，不修改的项目可以不填。其中某些字段在Excel文件中是使用下拉框来实现的，对于这样的项目，请直接选择，请勿使用个性化的内容来替换。全部填写完成后，点击“数据校验”按钮，如果有问题请按照提示修改正确后保存。5）关于“人员合并”模板的使用当您需要对本单位的疑似重复人员进行合并时，填写该文件。打开“人员合并.xls”文件。“正确编号”、“正确身份证号”、“正确姓名”填写的是要保留的信息，“错误编号”、“错误身份证号”、“错误姓名”填写的是要废弃的信息。如前文所述，合并的原则是：参加养老保险的，以养老保险为准进行合并