理工大学城市学院公文管理办法

1、理工大学城市学院公文管理办法为规范学院公文管理， 提高办公效率， 根据国家行政 机关公文处理办法 （国发 200023 号）文件精神，结合 我院实际情况，特制定本办法。一、公文种类按照公文分类，学院公文的主要种类有：1决定：用于对重要事项或重大活动做出决策和安排。2决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的 重要事项。3意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。4规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约 束力的行为规范。5通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项。6通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、 交流情况等的下行文。7通知：用于发布规章制度，传达上级机关的指示、 转

2、发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公 文，要求下级机关及有关单位共同执行或者周知的事项。8报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出 建议，答复上级机关询问的上行文。9请示：用于向上级机关请求指示和批准的上行文。10批复：用于上级机关答复下级机关的请示事项的下 行文。11函：用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和 答复问题；向有关主管部门请求批准等的平行文。12会议纪要：适用于记载、 传达会议情况和议定事项。二、公文格式1公文版头学院公文版头（为红色字体）为： “大连理工大学城市学 院文件”。2发文字号及具印（ 1）学院向上级请示、报告等上行文使用“大工城字 XXXX（年度）X

3、X号”学院具印。（ 2）学院下发重要事项、规章制度、决定等下行文使 用“大工城发XXXX（年度）XX号”学院具印。（3）学院任命干部公文使用“大工城任 XXXX（年度） XX号”学院具印并院长签名章。（ 4）学院党委向上级请示、 报告等上行文使用“大工城 委字XXXX（年度）XX号”学院党委具印。（ 5）学院党委下发重要事项、规章制度、决定等下行 文使用“大工城委发XXXX（年度）XX号”学院党委具印。（ 6）学院教职工奖惩公文分别使用“大工城奖发 XXXX （年度）XX号”和“大工城处发XXXX （年度）XX号”学 院具印。（ 7）学院学生奖惩公文分别使用“大工城学奖发 XXXX（年度）XX

4、号”和“大工城学处发XXXX （年度）XX号” 学院具印。（ 8）学院工会上报、下发公文分别使用“大工城工字XXXX （年度）XX号”和“大工城工发XXXX （年度）XX 号”， 学院党委具印（代章） 。（ 9 ）涉及全院性的各类会议、行政事务性通知使用“大 工城院办发XXXX （年度）XX号”院长办公室具印。（ 10）各机关及教辅部门在工作权限范围内的一般日常 工作的例行通知可以以部门名义在院内行文， 但事先要上报 院内行文的事项， 经主管院长批准后院长办公室备案， 再由 院长办公室给定发文字号，发文部门按公文格式自行发文， 具部门印章。教学管理部使用“城院教发XXXX （年度）XX号”学生

5、指导部使用“城院学发XXXX （年度）XX号”招生办公室使用“城院招发XXXX （年度）XX号”人力资源部使用“城院人发XXXX （年度）XX号”财务部使用“城院财发XXXX （年度）XX号就业指导部使用“城院就发XXXX （年度）XX号”党群工作部使用“城院党发XXXX （年度）XX号”教学调研部使用“城院调发XXXX （年度）XX号”后勤保障部使用“城院后发XXXX （年度）XX号”安全保卫部使用“城院安发XXXX （年度）XX号”新闻中心使用“城院新发XXXX （年度）XX号”综合档案室使用“城院综发XXXX （年度）XX号”图书馆使用“城院图发XXXX （年度）XX号:网络及计算机中心

6、使用“城院网发XXXX （年度）XX 号”团委使用“城院团发XXXX （年度）XX号:（ 11 ）各分院内部发文字号规定如下，并具分院印章：电子与计算机工程学院使用“城电院发XXXX （年度） XX号”管理学院使用“城管院发XXXX （年度）XX号” 建筑工程学院使用“城建院发XXXX （年度）XX号” 夕卜国语学院使用“城外院发XXXX （年度）XX号” 艺术与传媒学院使用“城艺院发XXXX （年度）XX号”（ 12）学院印章、 党委印章、 院长签名章及各委员会印 章授权院长办公室负责管理和使用； 各部门印章由本部门负 责人负责管理和使用。3公文下发范围的界定：（ 1）各部门：全院范围，包括

7、各分院（系） 、各机关及 教辅部门。（2）各院（系） ：包括电子与计算机工程学院、管理学 院、建筑工程学院、外国语学院、艺术与传媒学院。（ 3）各机关及教辅部门：包括院长办公室、党群工作 部、教学管理部、教学调研部、学生指导部、招生办公室、 人力资源部、财务部、就业指导部、后勤保障部、安全保卫 部、团委、新闻中心、图书馆、网络及计算机中心。4公文排版格式参见附件样稿（附件1、 2）。三、行文权限1以学院名义上报各类公文，均要经院长签发，并加 盖学院印章。2以学院名义下发的各类公文，均要经院长或授权主 管院领导签发，并加盖学院印章。3以学院党委名义制发各类公文， 要经党委书记签发， 并加盖学院党

8、委印章。4以学院工会名义制发各类公文，要经工会主席和党 委书记签发，并加盖学院工会印章（暂由党委代章） 。5以院长办公室名义下发的各类公文，均要经院长或 授权主管院领导签发并加盖院长办公室印章。6各院（系、部）报送院领导批示的请示、报告等上 行文及内部的下行文要以本部门的名义制发公文， 经部门负 责人签发，加盖部门印章。7各机关及教辅部门在院内行文事项要事先报主管院 领导批准后签发，院长办公室备案，加盖部门印章。四、行文要求1以学院名义的所有对外行文，必须经院长签字。2学院各部门不允许以本部门名义向院外行文，仅限 在学院内部行文。3凡涉及重大事项的全院性文件，并以部门名义行文 的，必须经院长批

9、准，方可发文。4行文关系根据隶属关系和职权范围确定，各部门不 得越级报送。 需院领导批阅的公文， 一律向院长办公室报送， 由院长办公室转呈传递。 除院领导直接交办的事项外， 各单 位或个人不得直接向院领导报送。5行文向院领导请示问题，应做到一文一事，不得将 请示事项夹在报告中。 请示应明确一个主送机关， 不得多头 主送。 请示须以分院或部门名义行文报送， 不得以个人名义 上报。6院长办公室作为学院各类公文的管理部门，负责公 文的审查、呈送、流转、督办和归档，并对不合规范的上报 公文有权退回。五、公文制发程序()学院公文制发程序：拟稿T校核T打印清样T填 写公文处理单T院领导签发T登记编号T公文

10、纸打印T用印T 印发存档(附件3)。1拟稿。以学院名义制发的公文，根据需要或院领导 要求，由院长办公室或学院有关部门草拟； 学院内部制发的 文件由发文部门草拟。拟稿时注意事项：( 1)须一律使用规定的 A4 纸打印文稿，审改文稿、 签批公文一律用钢笔或签字笔。( 2)用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、 事物名称、 引文准确无误。 使用简称， 应先用全称在括号内 注明 以下简称xx。”简称应规范化。时间应写具体的年月日， 不要把20xx年”简写成“x年”一般不用 明年”上月”前 日 ”等概念。( 3)公文中的数字，除发文时间、部分结构层次序数 和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的

11、语句作为词 素的数字必须用汉字外， 应当使用阿拉伯数字。 公文中应使 用国家法定的计量单位。（4）引用公文应先引标题，后引发文字号。（ 5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明 材料，应附在文稿之后。（ 6）各部门报送院长办公室制发的公文（院领导临时 交办的紧急公文除外）须提前 3 个工作日报送。2校核。公文草拟后，应先经本部门负责人审核、校 对，确保文稿在政治上、内容上、文字上准确无误。3打印清样。文稿经审核无误后，用 A4 纸打印清样。4填写公文处理单（附件 4）。 拟稿人负责填写公文 处理单中拟稿、主送、抄报（送） 、标题等栏目，录入和校 对栏目分别由录入者和校对者签名。5院领导签

12、发。以学院名义制发的文件由拟稿人将校 核后的文稿清样、 公文处理单、 附件呈送院领导签发， 并将 签发文件及电子文稿一并送院长办公室。 签发内容包括： 是 否同意发文，签发人（签署全名） 、签发时间（注明年、月、 日）。6登记编号。以学院名义上报或下发的公文，经院长 签发后，由院长办公室负责做发文登记（附件 5），并编排 发文序号。7公文纸打印。根据发文单位选择相应的版头公文纸 打印。8加盖印章。 除会议纪要， 一般文件用印与落款一致， 干部聘任文件加盖院长签名章。9印发。学院制发的文件由院长办公室指派专人印发。10存档。文件发送完毕，填写发文卷内目录 （附 件 6 ），将正式文件一式两份与文

13、件原稿、文稿附件、院领 导重要修改稿及公文处理单一并存档，并于次年 6 月 30 日 前按要求交综合档案室完成归档。 公文存档的原件、 修改稿、 签发意见等须使用黑色、 蓝黑色墨水钢笔 （或符合存档要求 的签字笔）填写。（二） 各部门公文制发程序： 可参照学院公文制发程序 执行。六、院外公文的流转程序 院外公文一律由院长办公室负责接收、 流转、 归档。 院 外公文的流转程序：收文登记T阅批T传递T承办T催办T归 档（附件 7）。1收文登记。对收进的外来文件、电传等，由院长办 公室签收、 拆封， 填写大连理工大学城市学院院外文件流 转单（附件 8），并在大连理工大学城市学院院外文件登 记簿（附件

14、 9）登记。院领导亲收件，交本人拆封。亲收 人认为需要学院存查或处理的， 可以交院长办公室按收文登 记办理。2阅批。收文登记后，由院长办公室提出拟办意见， 呈送院领导阅批后， 再由院长办公室负责传递给有关职能部 门承办或组织传阅。 急件应即时传送阅批。 阅批公文时， 对 有具体请示事项的， 主批人应当明确签署意见、 姓名和日期， 其它审批人圈阅视为同意； 没有请示事项的， 圈阅表示已阅 知。3传递。经院领导阅批的文件由院长办公室负责传达 或传阅。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况 下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副 职的次序分别审阅处理。 在进行文件传阅时， 应以院

15、长办公 室为轴心， 进行轮辐式传阅， 即一位领导阅后直接退回给院 长办公室， 注销后再由院长办公室送给另一位领导阅读， 杜 绝领导与领导之间直接传阅。4承办。承办部门须在大连理工大学城市学院院外 文件流转单 上签上承办者姓名及意见， 交院长办公室存档 后，根据院领导批示的意见，认真、负责、迅速地办理。（ 1）批办的公文涉及两个部门以上，由主办部门负责 承办。（ 2）批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理 完毕；无规定期限的一般应在 7 日内办理完毕； 如有困难不 能按期限办理完毕时，应先向院长办公室报告，说明理由， 提出预计完成日期。（ 3）一般参阅性文件，接收部门从收到文件之日起， 须在

16、 2 日内阅毕，送交院长办公室存档。5催办。院长办公室应及时掌握公文运转和处理情况， 对院长批示后的公文负责检查催办。6归档。院长办公室对传阅或承办完的院外公文要及 时进行归档， 填写收文卷内目录 （附件 13），并核查 大 连理工大学城市学院院外文件流转单各项填写是否规范， 相关事项要注明清楚。七、院内公文的流转程序（一） 学院内各部门上报院领导公文流转程序： 各部门 填写院内文件流转单T报送院长办公室登记、流转T院领导 批示T流转T催办T归档（附件10）。1 各部门填写院内文件流转单。凡学院内各部门上报 院领导的公文， 一律按公文格式打印后， 填写院内文件流转 单，认真填写编号、文件来源、

17、文件类别、页数、主题、拟 稿人、部门拟办意见等栏目（ 大连理工大学城市学院院内 文件流转单见附件 11），并做好院内文件登记（ 大连理 工大学城市学院院内文件登记簿见附件12）。2报送至院长办公室登记、流转。各部门将填写好的 院内文件流转单同报送文件一并送至院长办公室， 院长办公 室设专人负责文件的登记、 流转， 并认真填写好 大连理工 大学城市学院院内文件流转监控登记簿 （见附件）。3院领导批示。院长办公室将文件分送院领导批示。分送原则：（ 1 ）属于方针政策性的，关系学院工作全局的文件或 重大问题的请示、报告等文件，直接送院长阅批。（ 2）属于日常事务性的已有明确分工的文件，或早有 批示规

18、定和有规可循的例行公文， 按主管业务的分工范围分 送给主管院领导阅批。如需院长批示的，再报送院长阅批。（ 3）便函、请柬、介绍信、广告等，不作登记，直接 交相关部门办理。4流转。院长办公室按院领导批示意见进行文件流转。 承办部门根据院领导批示的意见， 认真、负责、迅速地办理。5催办。批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕； 无规定期限的一般应在 7 日内办理完毕； 如有困难不能按期完成时， 期，交院长办公室。一应提交延期完成报告， 提出预计完成日 般参阅性文件，须在 2 日内阅毕。院长办公室应及时掌握文件流转和处理情况， 根据承办时限的 要求，及时进行督促和检查。6归档。院长办公室对承

19、办完的院内文件要及时进行归档，填写收文卷内目录 ，并要核查大连理工大学城 市学院接收院内文件流转处理单 各项是否填写齐全、 规范， 相关事项要注明清楚、完整。（二）各院（系）内部公文流转程序：可参照院内文件 流转程序执行。八、公文归档1公文办理完毕后，应当根据大连理工大学城市学 院档案管理条例 将公文的拟稿、 正本和有关材料及时收集 齐全，立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。2拟制、修改和签发公文，书写及所用纸张和字迹材 料必须符合存档要求。3学院制发的文件由院长办公室负责立卷归档、移交综合档案室； 学院内部机关部门制发的文件由各部门负责立卷归档、移交综合档案室。4归档范围内的公文应当确定保

20、管期限，按照有关规 定定期向综合档案室移交。九、公文管理 1学院公文由院长办公室统一收发、审核、用印、归 档。2各部门公文应当指定专人负责本部门公文管理工作， 本部门的各类收、 发文件均要设立收、 发文卷内目录； 发文 处理单、登记簿；收文流转单、登记簿（参见附件314）,卷内目录、 发文处理单、 收文流转单均要符合归档要求， 登 记簿供文件查询使用。3上级机关的公文， 除绝密级和注明不准翻印的以外， 各部门需翻印、查阅文件，必须经院长办公室主任批准。十、本办法自公布之日起执行， 并由院长办公室负责解 释。同时原大连理工大学城市学院公文管理办法废止。附件： 1 公文样式（上行文）2公文样式（下

21、行文） 3大连理工大学城市学院发文流程 4大连理工大学城市学院公文处理单 5大连理工大学城市学院发文登记簿 6发文卷内目录 7大连理工大学城市学院院外文件流转流程 8大连理工大学城市学院院外文件流转单9大连理工大学城市学院院外文件登记簿10大连理工大学城市学院院内文件流转流程11大连理工大学城市学院院内文件流转单12大连理工大学城市学院院内文件登记簿记簿13大连理工大学城市学院院内文件流转监控登14收文卷内目录2006 年 3 月制定2008 年 5 月修订附件1:公文样式（上行文）机密（3号黑体） 急件（3号黑体）大连理工大学城市学院文件大工城字2008XX号（仿宋3号）签发人：XXX（仿宋

22、3号）（楷体3 号）大连理工大学城市学院关于的请示 （空1行，行距30磅，段后间距自动）xxx （仿宋3号）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:XXXXXXXX （黑体 3号）（一） XXXXXX（本 3 号）1 .XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（1）附件:（华文中宋2号）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（正文文字仿宋3号，行距28-31磅）1.2. XXXXXXXXXX（仿宋3号）（仿宋3号）（盖章）二OO八年三月一日题护中驻 口 ： XXX XXX XXX（华文中宋3 号）（黑体 3号）（华文中木 3号）抄送：xxx,xxx,xxxxxx。（仿宋3

23、号）大连理工大学城市学院（仿宋3 号） 2008年3月1日印发附件2:公文样式（下行文）大连理工大学城市学院大工城院通字2008XX号关于的通知（华文中宋2号）（空1行，行距30 磅旁，段后间距自动）（仿宋3号）附件：1.2.（仿宋3号）发文机关名称（盖章）二OO八年三月一日（仿宋3号）XXXXXXXXX抄送（黑体 3 号）（华文中宋 3号丿:xxx,xxx,xxxxxx。（仿宋 3号）发文机（仿宋3 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX:一、XXXXXXXX （黑体 3号） （一） XXXXXX （本 3 号） . XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（1） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（正文文字仿宋3号，行距28-31磅）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 号丿汎关名称（仿宋3 号）2008年3月1日印发附件3:大连理工大学城市学院发文流程附件4:大连理工大学城市学院公文处理单密级：（绝密、机密、秘密）院领导意见：签字：年 月曰拟稿：录入：校对：主送（或下发）：抄报（送）：传送方式： 纸质印发网上上传二者兼有标题：文号第号