公文写作常见错误

1、公文写作常见错误尽管国务院、国电公司的公文处理办法及国家标准公 文格式对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们 一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还常常存在各种各样的错误。 究其原因，主要有：对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习， 基本上是个门外汉；对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、 不规范的写法：写作态度不够仔细，没有严格按照规定、标准的要 求去做；文字表达能力较差，又没有反复推敲仔细修改。明确了错 误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避开写 作错误的产生。以下，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：一、文种不明即从公文的标题上看不出属于哪

2、种公文。 例如“关于接待德国 XXX公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”；而国家行政机关公文处理办法 明确规定：”公 文标题应当正确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没 有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的aXXXX （发文单位）关于电力标准化工作的报告”， 或者改为事务类的“乂乂乂乂 （发文单位）电力标准化工作总结”。二、生造文种一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起， 不伦不类，例如“关于XXX的请示报告”；另一种情况是把某些事 务文书

3、或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、 “安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。第一种情况轻易改正，只要根据公文内容确定一个文种， 把另 一个删去即可。第二种情况则应这样处理：假如这些事务类、规章制 度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用 以下方式行文：（1）规章制度类文书以“印发”形式行文。如XX省电力有限 公司关于印发XX省电力有限公司公文处理规则的通知，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。（又，国家电力公司公文处 理办法第十六条规定：”公司内部规章制度，以国电内规字号 印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不

4、用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。）(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或 不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如关 于转发X X电业局1999年工作计划的通知，将1999年工作计划 作为通知的附件行文。假如是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、 规章制度类文书作为附件。三、错用文种错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：(1)把“请示”误为“报告”。例如关于xx电厂国有资产评 估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使 用“请示”，却误用为“报告”。(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办

5、法”、“通 报”的误为“通知”。(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出 某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正（4） “批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必 须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复XXX X的通知（或函），应改为关于X X X X的批复。（5） “函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属 单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成关于x X X （单位）XXX （事项）的批复。（6）误用处分事项公文文种

6、。“决定”和“通报”均可用于处分 事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案； 批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报” 可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分“决定”不能带。 处分“决定” 一般让有关人员知晓即可；批评性“通报”要发送到下 属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分 事项具体情况正确选用，以避开误用文种。四、越级行文国家行政机关公文处理办法规定：“一般不得越级请示和 报告”。因此，除了非凡紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一 级机关（单位）行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应 同时抄送被越过的上级机

7、关（单位）。但是在有些基层单位，所写的公 文还常常出现越级上报的问题，必须果断纠正。五、格式不全公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可 缺少的要素。假如在某一份公文的具体写作中， 该标识的要素没有标 识，就是格式不全（如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、 主送单位、附件、成文日期、主题词等）。纠正这类错误的唯一办法 就是仔细检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补 写上去。六、发文字号混乱发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。年份、 序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“"括入；序 号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字

8、。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整；年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角 括号而用圆括号“（）”、方括号”括入；序号加“第”字或编虚 位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。七、标题不正确具体表现在：公文标题没有正确简要地概括公文的主要内容， 有时甚至题不对文；标题太长，甚至超过了 50字;有的则过简，致使 题意不清；标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中 除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”；长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这 些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。八、主送单位不规范主送单位应当使用全称或

9、者规范化简称、统称，左侧顶格标起； 若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格；各单位名称中间用顿号， 最后一个单位名称后标全角冒号；若涉及多方面机关单位，同级的按 党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要 有：单位名称不规范；各单位排列顺序混乱；多行排列时在单位名称处 断开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。对这些错误的标识方 法，应注重纠正。九、抄送单位不规范抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面 的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒 号后的抄送单位（即空4字而非空1字处）对齐，各单位间用逗号隔开， 最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法， 常见的 标识错误也往往在此，应予改正。止匕外，不少单位的公文仍沿用过去 的“对上用抄报，对下用抄送”的标识法，这也是不规范的， 须统一改为“抄送”。十、成文日期不规范最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”， 年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据国家行政机关公文格 式（见本书附录三）的相关规定仔细改正。十一、序号、数字、计量单位不规范公文中的序号按规定分四个层次“一”、“（一）”、“1. ”、“（1） ”,