内控描述模板

1、1 制作“内控描述模板”的目的在日常审计工作中，内控测试的工作显得较为困难，因为它需要审计人员的职业判断。为了帮助审计人员提高工作效率，增进内控测试的有效性，并且分享各审计队伍的工作经验，我们依据毕马威的审计手册和内部控制测试指南的要求，制作了这个“内控描述模板”。应当注意的是每个客户都有其特定的内部控制系统。这个“内控描述模板”只是客户的一些常用控制点的汇总，毕马威许多客户的内控远比这些控制点复杂得多。因此编制“内控描述模板”只是改进我们内控测试工作的第一步。1.1 常见业务循环 项目银行存款和现金循环(第4部分)存货采购循环(第5部分)销售和应收帐款循环(第6部分)存货成本结转循环 *银行

2、余额调节Ö收款Ö支付Ö收款与发票核对Ö存货采购Ö收货Ö记录应付帐款及暂估入库Ö发货Ö销售Ö记录应收帐款Ö信用控制Ö定期盘点Ö成本结转Ö生产领料Ö存货准备Ö费用Ö* 这里不讨论存货成本结转循环。2 良好的内部控制系统和内控描述的原则良好的内控的特征好的内控描述的特征1 内控应帮助企业达到其经营目标。内控描述应描述客户的经营环境以帮助阅读者理解控制背景。好的内控描述应着重于方便且有效的控制，同时不鼓励多余控制。2 内控的目标是在成本效益原则

3、下，防止错误和舞弊的发生，或者发现并改正错误和舞弊。内控描述应集中在以下控制点：n 能控制尽量多风险的控制点一般是指能发现并改正错误的高层控制点，而非低层控制点。n 可有效地测试的控制点一般指电脑自动化的控制点和管理层的审核控制。3 内控应能确保经营业务被正确及完整地记录为财务信息，即正确的帐户借贷。好的内控描述能指出原始的业务信息与最终的财务报表之间的逻辑关系。4 内控应能够分别处理常规业务，非常规业务及会计估计。一些内控使得常规业务能按照公司的政策有效进行；另一些内控则能识别出非常规业务及会计估计并保证对其进行适当的审核和批准。好的内控描述不仅涉及常规业务，也涉及非常规业务和会计估计。好的

4、内控描述不仅包括对财务报表控制的描述，也包括对经营控制的描述。3 总帐系统 / 财务报告系统内控描述解释公司的一名会计人员记录总帐并准备财务报表。其他会计人员记录明细帐。试算平衡表只是总帐会计确保财务报表平衡的工具。原则1要求这样的宏观描述。一般来讲，会计人员根据出 / 入库单，发票，银行进帐单等原始凭证来做分录并相应的计入明细帐和总账。 只有负责总帐的会计人员才可制作调帐分录和预提 / 准备金分录，且在入明细帐或总帐之前必需经财务经理批准。原则4要求内控描述涵盖“常规业务，非常规业务及会计估计”的内容。这条内控描述告诉我们，所有的“常规业务”根据相关凭证入帐，同时所有的“非常规业务和会计估计

5、”经过了相关人员的批准。这即是说，任何对财务数据有影响的行为都需经过特定控制程序。在财务报告系统中不存在漏洞。每月底，总帐会计需要核对所有总帐帐户余额与其他会计人员记录的明细帐(或明细表)余额。然后，总帐会计根据总帐制作财务报表，由于总帐和财务报表是一致的，因此两者无需调节。原则3要求从“原始业务信息”到“财务报表”的完整涵盖。这条内控描述覆盖了从明细帐到总帐，直到财务报表的核对。明细帐的准确性将在各个业务循环中涵盖。总帐会计将总帐与明细帐的所有调节项目书面记录在调整表中。总帐会计将调查这些差异并在需要时对总帐或明细帐做出调整。这条内控描述详尽地解释了“调节”是如何进行的书面记录，追究差异并做

6、出调整。就象原则2中解释的，核对调节是一项发现错误的重要步骤。4 银行存款和现金循环借：银行存款 / 现金贷：应收帐款借：应付帐款贷：银行存款 / 现金内控描述解释公司有4个银行帐户一个人民币帐户，一个美元帐户，一个工资帐户和一个纳税帐户，四个帐户全部采用相同的控制。公司没有大额的现金购买和现金销售。原则1要求宏观的描述。如果客户对银行帐户有不同类型的控制，如：一个银行帐户由该公司的一个销售分支使用，我们应分别讨论其内部控制。如该公司有巨额的现金交易，我们需要更详细的描述现金交易如何被控制，如：零售企业。该公司从下列渠道收到银行存款和现金：n 来自客户的银行电汇；n 客户签发给公司的支票；n

7、小笔销售获得的零散现金。这是宏观描述。在现金取得方面我们主要关注是否所有的现金已到公司，并且没有延迟。因此，在内控描述中，我们需要涵盖现金取得的所有渠道。公司以下列方式支付现金：n 通过银行电汇给供货商；n 备用金支付零散购买和员工报销。该公司不使用支票来进行付款，而要求所有供应商接受电汇支付(本段仅仅是一个举例，在下面的内控描述中，仍假设该公司采用支票付款)。这是宏观描述。在现金的支出方面，我们主要关注是否所有付款已经过管理层的批准。因此，在内控描述中，我们需要涵盖所有的现金流出途径。一般来说，支票是商业活动中常见的付款方式。因此，我们需要详细解释为什么公司不用支票付款。收款银行电汇是将现金

8、自动地存入公司帐户中，如公司未记录该笔收款，它将反映在月底的银行余额调节表中。支票通常由出纳来收取并存到公司帐户中。销售人员在没有公司其他人员陪同时不允许从客户手中收取现金或支票。小额现金 必须在行政经理在场时由出纳收取。在此，我们讨论了所有的收款类型，由于我们主要关注是否所有收入可无延迟的到达该公司，我们在内控描述中解释如下：银行电汇自动进行，即意味着很少出错，无延迟。支票如上所述，支票的收款方通常是公司，因此个人无法盗用。但有些客户可能使用现金或不记名支票，可以被收取人带走。公司不能阻止客户这么做，但却可以及早发现舞弊并进行及时调查。销售员常与客户沟通，所以如果他人拿走了钱，销售员可以很快

9、获知并向公司反映。然而，如销售员自己将钱盗用，其他人很难获知，除非公司有独立信贷部门或按月发送应收款确认书，但中国公司很少这样做。小额现金 二人在场可有效减少贪污的可能。注意：内部控制可能由于内部串通或管理越权而失效。 付款所有支出的付款控制都是一致的，包括购买固定资产、采购原材料和费用报销。管理层的付款审批权限如下：n 董事会 > RMB 10,000,000n 总裁 > RMB 2,000,000n 副总裁 > RMB 500,000所有的付款都必须由相应的部门经理和财务经理审阅和签字。对于财务部门的支出，除由财务经理签字外，还需由财务副总裁(或财务总监)签字。对于高级管

10、理人员的费用支出(总裁和副总裁)，需由其他高管人员签字。电汇 所有的银行电汇申请需由财务副总裁(或财务总监)签字，否则银行将不予汇出。支票 所有的支票都需有公司盖章及财务副总裁和总裁的签字。公司章和总裁的签字章由出纳保管。财务副总裁需在支票上手签。出纳保管空白支票，并对已签发的支票制做支票登记本。不准开具空白支票。备用金 出纳在确认批准签字后支付现金。一些公司有可能对于不同类型的支出控制有细微的区别。在这种情况下我们应当对于不同的控制分别作出描述。.所有的公司都应建立费用审批权限机制，没有这样的机制，员工们将会无所适从。接下来的情况要么是总裁和副总裁整天忙于签发各种单据，要么是许多费用支出在未

11、经恰当批准前被支付。所有公司都必须对财务部门和高管人员的费用支出建立控制。虽然，他们的费用数额并不一定很大，但KPMG应确定其中没有舞弊的现象。由于银行电汇单通常用于大额交易，以副总裁的签字作为银行接受委托的凭据是合理的。上文提及的审批权限仅仅是内部要求，而副总裁的签字则是对外部机构，即银行，设立的要求。设定情景：对于1份RMB4,000,000的电汇申请，副总裁已经签字。根据审批权限总裁也应签字，虽然银行并不需要总裁的签字。职责分工能有效控制这一漏洞：出纳要检查电汇申请并要求有总裁的签字。注意：内部控制可能由于内部串通或管理越权而失效。银行余额调节表每月月底，出纳在5天内取得所有帐户的银行对

12、帐单。总帐会计次月10号以前编制好银行余额调节表。财务经理应每月审阅银行余额调节表并且关注并解决长期未达款。事实上，出纳的职责通常包括小额现金的交易和与银行打交道。严格地从理论上来说，出纳不能做现金银行帐，但很多公司允许出纳做帐。如果是这样的话，为了监督出纳的工作，银行余额调节表应由另外一个人来做以检查出纳的工作，但在许多公司却允许出纳编制银行余额调节表。如果这样，应该有别的人来审核银行调节表。银行余额调节表作为发现错误的重要控制方法，必须尽快进行，以保证审核及跟进工作能及时进行。收款与发票核对通常情况下当客户付款时，他们会采取一笔总付的支付方式而不标明发票号或其他的与付款有关的信息。负责应收

13、帐款的会计从出纳处得到收款的信息后，要求相应的销售人员去核实。销售人员向客户确认款项对应的是哪一笔销售。负责应收款的会计再把收到的现金和销售发票一一对应。现金收款的一一对应的准确性直接影响应帐款帐龄分析的可靠性。许多公司有比此处的内控描述中更好的办法来进行这一核对工作。应付帐款的支付程序公司每两周对供应商进行一次支付。负责应付帐款的会计准备应付帐款帐龄和到期应付帐款明细表。财务副总裁(或财务总监)审阅该明细表并决定付款。出纳据此准备银行电汇申请或支票。这段话在内控描述中不是必要的。如果公司不能有条不紊地处理应付帐款，则会有声誉问题、不稳定的现金流量、罚息等等。但这些都不代表银行存款 / 现金余

14、额或应付帐款余额错误。因此这里没有重大的财务报表风险。但这部分可能给我们提供有用的管理建议。应收 / 应付帐款的确认财务部门没有定期地发出应收 / 应付帐款的确认函。但他们每月月底编制应收 / 应付款的帐龄分析，并把这些信息传递给销售和采购部门的相应的人员去确认。 许多中国的公司没有采取正规的手段来实现应收 / 应付帐款的确认。这通常是一条很重要的管理建议。在本描述中，该公司有一定的程序来确定应收 / 应付款的准确性，但不够令人满意。另一方面，一些中国公司中销售和采购部门为自己业务方便有自己的应收 / 应付款记录，财务部门通常会把财务记录与他们的记录核对。这样的做法造成人力的浪费。我们应在管理

15、建议书中建议他们只需保留一套记录，即财务部门的记录，销售和采购部门可以用财务部门的信息来满足自己业务的需要。5 存货采购循环借：存货贷：应付帐款（或应付帐款暂估）内控描述解释公司主要采购铜、塑料和特殊化学品等存货。铜和塑料在国内采购，特殊化学品则从德国的集团公司购入。公司不依赖于单个的供应商，而是有一批铜和塑料的供应商。定货之后，铜的供应商可以在一周之内送货，塑料的供应商在10日内送货。进口特殊化学品的必要采购时间则为一个半月。公司一般根据定单生产，即生产是基于销售定单，产出后立即发货。从原材料加工到产成品大约要1周的时间。此外，公司还需生产一定量的备用存货以应急需。原则1要求这样宏观的描述。

16、这些信息有助于理解采购流程(是否需要通过海关)，必要采购时间和质量检查的要求。采购和收货循环不构成重大的财务报表风险。它仅涉及三个帐户存货、应付帐款和应付帐款暂估。存货已包括于“盘点”和“存货成本结转”循环中。应付帐款已包含于“银行存款与现金”循环中。只有应付帐款暂估科目需要进行解释。然而，采购循环能影响产品的质量和存货帐龄。因此，对业务信息的理解会有助于审计师进行这方面的工作。在月末, 季末和年底, 销售部门都会制定每月、每季、每年的销售预测报告。生产计划人员依此制定出一定期间的生产计划，采购部门也制定出相应的采购计划。在每个月的管理层会议上，总裁、副总裁和部门经理就销售预测、生产计划和采购

17、计划进行讨论，并进行必要的修改。这一段的存在是出于对超量存货的关注。如果采购是系统化的并经过仔细考虑，过多存货出现的可能性就较低。公司有一个“已确认供应商”的体制。在每年的年初，采购部门、生产部门的质检组以及财务部门共同设立一个“筛选供应商”的委员会。该委员会与众多的现有及潜在的铜和塑料的供应商联系。然后制定一份“已确认供应商”的名单。在这一年中，采购部门从“已确认供应商”购买原料，财务部门则只付款给“已确认供应商”。这一段并不是十分必要，因为这些控制并不涉及重大的财务报表风险。但这些内控能够保证存货的质量并防止采购部门的舞弊行为。所以，审计队伍可以根据工作的时间、范围和关键目标考虑是否写这一

18、段。采购采购部门共有六个采购员，两个负责铜的采购，两个负责塑料的采购，一个负责化学品的采购，另一个负责其他采购。每天早上，采购员检查原料的库存量，月生产计划和市场价格的波动趋势，以决定采购品种及数量。然后，采购员下采购定单。采购部门经理复核采购定单并与月采购计划核对。采购定单必须由采购经理签字并加盖公司公章方能生效。公司购买的原材料在入库前必须由质检部门检验。对于进口的特殊化学品，由于合同条款为FOB德国港口，所以在货物装船时公司即确认存货。第一段仍然是宏观的介绍，并没有关键的控制点。通过对企业运作的理解，我们能更好地进行系统测试与审计工作，使之对客户的业务更有益。在“采购定单的有效性”的讨论

19、中，涉及职责分工的问题：如果采购经理自己下定单自己批准，怎么控制？并没有人监督他的工作。“职责分工”要求一项交易的授权与执行不能为同一人。也就是说，不允许采购经理自己下定单，他只能批准别人下的定单。现实生活中，如果采购经理要求手下的采购员下定单，他们一般是不会违背指令的。这就是所谓的“管理越权”。在一般审计中，我们并不过分关注这种情况，因为：n 发生的概率很低；n 采购经理一般不会有意做坏事；n 可能出现的财务报表风险 将在反常的存货价格和数量上得以反映。这通常是由内部审计人员关注的领域，而非外部审计人员关注的。这一段很重要是因为它指明了确认存货的时点。正如原则3要求的，我们需描述出企业的业务

20、信息与会计信息的逻辑联系。货物验收货物验收程序适用于国内采购与进口采购。当仓库收到原材料时，仓库保管人员通知采购员(对于进口采购，采购员从海关提货)。采购员帮助仓库保管员按采购定单核对货物并帮助质量检查部门检验货物。仓库保管员首先将收到的原材料按收到日期记录在日记薄上。在质量保证部门检验合格后，仓库保管员签发入库单。 入库单不是连续编号的，入库单上包含以下信息：n 收到货物的名称、数量；n 入库单签发日期。入库单上不列示采购定单号，单价，以及收到货物日期或质量检验合格日期。入库单一式四联。两联由仓库保管员保存，一联送财务部门，一联送采购部门。在每月月底，仓库保管员会编制一份收到的原材料汇总表(

21、“入料汇总表“)，并送交采购部门和会计部门进行对帐。该汇总表按到货批次列出原料的数量，同时单独列出未完成质检部门检验，也就是没有入库单的原材料。我们在此不讨论有关如何对发出采购定单未及时收到货物和收到部分货物的情况进行跟进的程序，因为这些程序并不是企业的业务信息，也没有重大的财务报表风险 。也就是说，如果这种控制出现差错，财务报表的数字仍然是正确的，只是生产被打乱。这一段详细地解释了货物的接收程序，对将来的采购截止测试会有帮助。没有必要讨论入库单，因为仓库保管人员在月底会编制汇总表，该汇总表包含了所有入库单上的内容。注意：货物内控描述原则2要求我们关注这些能涵盖大部分风险 的控制。由于这种汇总

22、表在以后的讨论中很重要，我们给它一个缩写名称。我们也建议审计人员将这样重要的信息复印后放入工作底稿中，以便更好地理解客户的内控。应付帐款的记帐国内采购供应商的发票邮寄给会计部门。主管存货的会计，会同采购员(如果需要的话)，将发票对应到入库单。对于无入库单或与入库单不符的发票，采购员将与供应商进一步交涉。根据相符的发票和入库单，主管应付帐款的会计编制会计分录如下：借：原材料借：进项增值税 贷：应付帐款对于无发票的入库单不做分录。在每月月底，主管存货的会计会将“入料汇总表”与原材料的借方分录以及手头的入库单进行核对。差额分成以下两类：n 未收到发票的货物；n 未作质检的货物。公司的会计政策是质检结果合格时才记存货。