长文档编排PPT学习教案

1、会计学1长文档编排长文档编排9.1.1 在大纲视图下安排文档结构在大纲视图下安排文档结构 当我们完成对一篇文档的构思后，最好先把当我们完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好，也就是我们通常所说该文档的纲目框架建立好，也就是我们通常所说的大纲，以方便后期的写作。的大纲，以方便后期的写作。 下面我们通过制作下面我们通过制作“认识鼠标、键盘和光驱认识鼠标、键盘和光驱”文档的大纲，介绍在大纲视图中建立文档纲目文档的大纲，介绍在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。结构的基本方法。 第1页/共40页 新建一文档。单击新建一文档。单击“视图视图”选项卡上选项卡上“文档视图文档视图”组中组中

2、的的“大纲视图大纲视图”按钮，进入大纲视图模式后，输入文档标题按钮，进入大纲视图模式后，输入文档标题文本文本“认识鼠标、键盘和光驱认识鼠标、键盘和光驱”，输入的标题段落被，输入的标题段落被Word自动赋予自动赋予“1级级”标题样式，按【标题样式，按【Enter】键换行，输入下一】键换行，输入下一个标题文本个标题文本“鼠标的使用鼠标的使用”，用同样地方法输入其他所有标，用同样地方法输入其他所有标题文本。题文本。 第2页/共40页9.1.2 在大纲视图下改变标题的级别在大纲视图下改变标题的级别 选中要调整级别的标题内容，通过在选中要调整级别的标题内容，通过在“大纲级别大纲级别” 下拉列表中选择所需

3、级别，或单击下拉列表中选择所需级别，或单击“大纲大纲”选项卡上的选项卡上的 （提升至标题提升至标题1）、）、 （升级）或（升级）或 （降级）、（降级）、 （降级为正（降级为正文）按钮，都可轻松地调整标题级别。文）按钮，都可轻松地调整标题级别。第3页/共40页9.1.3 改变大纲视图下的标题显示级别改变大纲视图下的标题显示级别 在大纲视图模式下，利用在大纲视图模式下，利用“大纲大纲”选项卡上选项卡上“大纲大纲工具工具”组中的按钮，可控制大纲视图的显示。组中的按钮，可控制大纲视图的显示。 ：控制显示的标题级别。单击右侧的三角：控制显示的标题级别。单击右侧的三角按钮，在弹出的列表中可选择要显示的标题

4、级别。按钮，在弹出的列表中可选择要显示的标题级别。 ：展开或折叠标题下的文字。：展开或折叠标题下的文字。 ：控制是否只显示各段落：控制是否只显示各段落的首行文字。的首行文字。 ：控制是否显示文本格：控制是否显示文本格式式 。 第4页/共40页9.1.4 标题的展开与折叠标题的展开与折叠 在大纲视图模式下，如要折叠某一标题下面的内容在大纲视图模式下，如要折叠某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲大纲”工具栏工具栏中的中的“折叠折叠”按钮按钮 ，将该标题行下的内容折叠。此时，将该标题行下的内容折叠。此时折叠的标题下面有虚线，表示该标题下还有其他

5、的内容折叠的标题下面有虚线，表示该标题下还有其他的内容，这些内容被隐藏起来了。，这些内容被隐藏起来了。 第5页/共40页 如要展开某一标题下面的内容，可在该标题行如要展开某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击中单击鼠标，然后单击“大纲大纲”工具栏中的工具栏中的“展开展开”按钮按钮 ，将该标题行下的内容展开。，将该标题行下的内容展开。 第6页/共40页9.1.5 在大纲视图下移动标题及其内容的位置在大纲视图下移动标题及其内容的位置 将鼠标指针移到要平级移动的标题前的、号或一个正将鼠标指针移到要平级移动的标题前的、号或一个正文段落前文段落前 的符号上，当鼠标指针变成形状时，向上或向的

6、符号上，当鼠标指针变成形状时，向上或向下拖动该标题或正文段落，拖动时会出现一条带符号的水下拖动该标题或正文段落，拖动时会出现一条带符号的水平线，平线， 将该标题或正文段落拖至新的位置后释放鼠标，将该标题或正文段落拖至新的位置后释放鼠标，即可将标题内容移动到新位置。即可将标题内容移动到新位置。 第7页/共40页 下面我们通过创建一个网上交易大纲，来熟悉一下利用下面我们通过创建一个网上交易大纲，来熟悉一下利用大纲视图安排文档结构、调整文档标题级别，并在其中输入大纲视图安排文档结构、调整文档标题级别，并在其中输入正文文字的方法，具体操作步骤如下。正文文字的方法，具体操作步骤如下。 第8页/共40页

7、1 按【按【Ctrl+N】组合键新建一文档。单击】组合键新建一文档。单击“视图视图”选项卡，在选项卡，在“文档视图文档视图”组中单击组中单击“大纲大纲视图视图”按钮，切换到大纲视图模式。输入标题文按钮，切换到大纲视图模式。输入标题文字字“网上交易网上交易” 。按【按【Enter】键换行，输入下】键换行，输入下一个标题文字一个标题文字“一、网上买东西一、网上买东西”。同样地，依。同样地，依次输入所有标题文字。次输入所有标题文字。 第9页/共40页 2 调整文档标题级别。选中要降为调整文档标题级别。选中要降为2级的标题文级的标题文字，单击字，单击“大纲级别大纲级别”右侧的按钮，在展开的列表中右侧的

8、按钮，在展开的列表中选择选择“2级级”或单击或单击“大纲级别大纲级别”按钮右侧的按钮右侧的“降级降级”按钮；用同样的方法，选定要作为按钮；用同样的方法，选定要作为3级标题的文字级标题的文字，然后单击，然后单击“大纲级别大纲级别”按钮，在展开的列表中选择按钮，在展开的列表中选择“3级级”或单击两次或单击两次“降级降级”按钮。按钮。 第10页/共40页3 在各标题下输入正文文字。在各标题下输入正文文字。 第11页/共40页9.3.1 创建目录创建目录 在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式，也可以应用包含大纲级别的样式

9、。然后单击要插入目的标题样式，也可以应用包含大纲级别的样式。然后单击要插入目录的位置（一般在文档的开头），然后单击录的位置（一般在文档的开头），然后单击“引用引用”选项卡，单击选项卡，单击“目录目录”组中的组中的“目录目录”按钮，在展开的列表中选择一种目录样式按钮，在展开的列表中选择一种目录样式即可。即可。 第12页/共40页 若单击目录样式列表底部的若单击目录样式列表底部的“插入目录插入目录”选项，可打选项，可打开开 “目录目录”对话框，在其中可自定义目录的样式。对话框，在其中可自定义目录的样式。 若要删除在文档中插入的目录，可单击若要删除在文档中插入的目录，可单击“目录目录”列表列表底部的

10、底部的“删除目录删除目录”项，或者选中目录后按【项，或者选中目录后按【Delete】键】键。 第13页/共40页9.3.2 更新目录更新目录 如果只是想更新目录中的内容，以适应文档的变化，可以如果只是想更新目录中的内容，以适应文档的变化，可以右击目录，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】项，也可以选右击目录，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】项，也可以选择目录后，按下【择目录后，按下【F9】键更新域，还可以执行如下的操作步骤】键更新域，还可以执行如下的操作步骤来更新目录：单击需更新目录的任意位置，此时目录左上角显来更新目录：单击需更新目录的任意位置，此时目录左上角显示出选项，单击示出选项，单击“更新

11、目录更新目录”选项，打开选项，打开“更新目录更新目录”对话框对话框，选择要执行的操作，然后单击，选择要执行的操作，然后单击“确定确定”按钮，目录即可被更按钮，目录即可被更新。新。 第14页/共40页 其中：其中：u只更新页码只更新页码：表示只更新目录中的页码，其内：表示只更新目录中的页码，其内容不变。容不变。u更新整个目录更新整个目录：表示更新目录中的所有内容。：表示更新目录中的所有内容。 创建了目录后，如果想改变目录的格式或创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。作，重新选择格式

12、和显示级别等选项。第15页/共40页9.3.3 标记索引项标记索引项 选中要作为索引项的文本，可以是某个词或短语，单击选中要作为索引项的文本，可以是某个词或短语，单击“引用引用”选项卡上选项卡上“索引索引”组中的组中的“标记索引项标记索引项”按钮，打开按钮，打开“标记索引标记索引项项”对话框，可看到选中的内容自动出现在对话框，可看到选中的内容自动出现在“主索引项主索引项”框中，若框中，若有必要，用户可以对其编辑修改。在有必要，用户可以对其编辑修改。在“选项选项”、“页码格式页码格式”选区选区，进行设置，然后单击，进行设置，然后单击“标记标记”按钮，标记选中的索引项；若单击按钮，标记选中的索引项

13、；若单击“标记全部标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记，此时标记，此时Word将插入一个具有隐藏文字格式的将插入一个具有隐藏文字格式的XE（索引项）域（索引项）域来插入索引项的标记。来插入索引项的标记。 第16页/共40页 保持保持“标记索引项标记索引项”对话框的打开状态，标对话框的打开状态，标记其他索引项，全部标记完毕，单击记其他索引项，全部标记完毕，单击“关闭关闭”按按钮返回文档窗口。钮返回文档窗口。 9.3.4 删除与修改索引项删除与修改索引项 标记了索引项后，用户还可以对它们作一些标记了索引项后，用户还可以对它们作一

14、些修改或者删除它们。如果要删除某一索引项，可修改或者删除它们。如果要删除某一索引项，可选中整个选中整个XE（索引项）域，包括括号（索引项）域，包括括号（），然），然后按【后按【Delete】键。要修改某一索引项，只需更改】键。要修改某一索引项，只需更改XE（索引项）域中文字即可。（索引项）域中文字即可。 第17页/共40页9.3.5 编制索引编制索引 标记了索引项之后，就可以创建索引了。首先隐藏索引标标记了索引项之后，就可以创建索引了。首先隐藏索引标记，然后单击要插入索引的位置，单击记，然后单击要插入索引的位置，单击“引用引用”选项卡上选项卡上“索索引引”组中的组中的“插入索引插入索引”按钮，

15、在打开的按钮，在打开的“索引索引”对话框的对话框的“格式格式”下拉列表中选择一种索引格式；选中下拉列表中选择一种索引格式；选中“页码右对齐页码右对齐”复复选框，然后在选框，然后在“制表符前导符制表符前导符”下拉列表中选择一种制表符样下拉列表中选择一种制表符样式，单击式，单击“确定确定”按钮，在光标处根据标记的索引项插入索引按钮，在光标处根据标记的索引项插入索引。 第18页/共40页9.3.6 更新索引更新索引 更新索引的方法是在希望更新的索引中单击鼠标右更新索引的方法是在希望更新的索引中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择键，在弹出的快捷菜单中选择“更新域更新域”项，或者单击项，或者单击要更新

16、的索引，单击要更新的索引，单击“索引索引”组中的组中的“更新索引更新索引”按钮按钮。 第19页/共40页 下面首先在下面首先在“网上交易网上交易”标记索引项，然后编制标记索引项，然后编制索引、提取目录，以此来熟悉一下标记索引项、编制索引、提取目录，以此来熟悉一下标记索引项、编制索引和创建目录的方法，具体操作步骤如下。索引和创建目录的方法，具体操作步骤如下。 第20页/共40页 1 打开素材文档打开素材文档“网上交易网上交易”，选中要标记为索引，选中要标记为索引的文本的文本“网上购物网上购物”，然后单击，然后单击“引用引用”选项卡上选项卡上“索索引引”组中的组中的“标记索引项标记索引项”按钮，打

17、开按钮，打开“标记索引项标记索引项”对话框，选中对话框，选中“加粗加粗”复选框，复选框，单击单击“全部标记全部标记”按钮按钮 。 第21页/共40页2 用同样的方法标记其他索引项用同样的方法标记其他索引项预订和炒股。预订和炒股。 3 将插入符置于文档中放置索引的位置，然后单将插入符置于文档中放置索引的位置，然后单击击“引用引用”选项卡上选项卡上“索引索引”组中的组中的“插入索引插入索引”按按钮，在打开的对话框中设置索引项并确定。钮，在打开的对话框中设置索引项并确定。 第22页/共40页 4 将光标放置在要插入目录的位置，然后单将光标放置在要插入目录的位置，然后单击击“引用引用”选项卡上选项卡上

18、“目录目录”组中的组中的“目录目录”按钮按钮，在展开的列表中单击，在展开的列表中单击“插入目录插入目录”项，打开项，打开“目目录录”对话框，进行设置后并确定。对话框，进行设置后并确定。 第23页/共40页 脚注和尾注的作用完全相同，都是对文脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，如单词解释、备注说档中文本的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。明或提供文档中引用内容的来源等。 通常情况下，脚注位于页面底端，用来通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内档

19、结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或列出引文的出处等。容或列出引文的出处等。 第24页/共40页9.5.1 创建脚注与尾注创建脚注与尾注 1插入脚注插入脚注 将插入符移到要插入脚注的位置，单击将插入符移到要插入脚注的位置，单击“引用引用”选项选项卡上卡上“脚注脚注”组中的组中的“插入脚注插入脚注”按钮，此时在插入符处按钮，此时在插入符处以上标形式显示脚注引用标记，光标跳转至页面底端的脚以上标形式显示脚注引用标记，光标跳转至页面底端的脚注编辑区，输入脚注内容。注编辑区，输入脚注内容。 第25页/共40页 若要对脚注（或尾注）的格式进行设置，可单若要对脚注（或尾注）的格式进行设置，可单击击“脚

20、注脚注”组右下角的对话框启动器，在打开的组右下角的对话框启动器，在打开的“脚注和尾注脚注和尾注”对话框中进行设置。对话框中进行设置。 第26页/共40页2插入尾注插入尾注 单击要插入尾注的位置，单击单击要插入尾注的位置，单击“引用引用”选项卡上选项卡上“脚脚注注”组中的组中的“插入尾注插入尾注”按钮，光标跳转到文档结束位置按钮，光标跳转到文档结束位置的尾注编辑区域，输入尾注文本，此时，文档中以上标形的尾注编辑区域，输入尾注文本，此时，文档中以上标形式显示尾注标记。用同样的方法继续在文档中插入尾注，式显示尾注标记。用同样的方法继续在文档中插入尾注，Word会自动为其进行编号。会自动为其进行编号。

21、 第27页/共40页9.5.2 查看脚注与尾注查看脚注与尾注 将鼠标指针移至脚注或尾注标记上，该标记旁将出现浮动将鼠标指针移至脚注或尾注标记上，该标记旁将出现浮动窗口，显示注释文本内容。窗口，显示注释文本内容。 单击单击“引用引用”选项卡选项卡“脚注脚注”组中的组中的“显示备注显示备注”按钮，按钮，打开打开“查看脚注查看脚注”对话框，选择对话框，选择“查看脚注区查看脚注区”单选钮，可以单选钮，可以查看脚注区中某条脚注内容，再次单击查看脚注区中某条脚注内容，再次单击“显示备注显示备注”按钮将跳按钮将跳转到该脚注标记处；选择转到该脚注标记处；选择“查看尾注区查看尾注区”单选钮，可以查看尾单选钮，可

22、以查看尾注区的某条尾注内容，再次单击注区的某条尾注内容，再次单击“显示备注显示备注”按钮，将跳转到按钮，将跳转到该尾注标记处。该尾注标记处。 第28页/共40页 如果文档中有多处脚注和尾注，单击如果文档中有多处脚注和尾注，单击“脚注脚注”组中的组中的“下一条脚注下一条脚注”按钮，可跳转至下一处脚注按钮，可跳转至下一处脚注标记或脚注内容位置查看；若单击其右侧的三角按标记或脚注内容位置查看；若单击其右侧的三角按钮，在展开的列表中选择相应的选项，可在文档中钮，在展开的列表中选择相应的选项，可在文档中所有的脚注和尾注标记或内容位置之间跳转。所有的脚注和尾注标记或内容位置之间跳转。 第29页/共40页9

23、.5.3 编辑脚注与尾注编辑脚注与尾注 在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示在文档窗口中选定注释标记，使其反白显示，将鼠标指针移到该注释标记上，按下鼠标左键，将鼠标指针移到该注释标记上，按下鼠标左键并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后并拖动，将注释标记拖至文档中的新位置，然后释放鼠标左键即可移动注释。如果在拖动时按住释放鼠标左键即可移动注释。如果在拖动时按住【Ctrl】键，则该操作为复制。】键，则该操作为复制。 另外，用户也可以使用另外，用户也可以使用“剪切剪切”、“复制复制”和和“粘贴粘贴”命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。命令来移动或复制脚注或尾注引用标记。 第30页/共40页

24、若双击文档中的脚注或尾注标记，可快速跳若双击文档中的脚注或尾注标记，可快速跳转至该脚注或尾注内容所在位置。编辑方法与编转至该脚注或尾注内容所在位置。编辑方法与编辑普通文本完全一样，并且可使用各种格式来格辑普通文本完全一样，并且可使用各种格式来格式化脚注或尾注文本。式化脚注或尾注文本。 双击该双击该标记标记 第31页/共40页9.5.4 转换脚注和尾注转换脚注和尾注 单击单击“脚注脚注”组右下角的对话框启动器按钮，打开组右下角的对话框启动器按钮，打开“脚脚注和尾注注和尾注”对话框，单击对话框，单击“转换转换”按钮，打开按钮，打开“转换注释转换注释”对话框，可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换

25、为一对话框，可以将脚注和尾注互相转换，也可以统一转换为一种注释。种注释。 第32页/共40页 若只是将个别的注释转换为脚注或尾注，可若只是将个别的注释转换为脚注或尾注，可将光标放置在要进行转换的脚注或尾注内容（非将光标放置在要进行转换的脚注或尾注内容（非标记）上，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择标记）上，右击鼠标，从弹出的快捷菜单中选择“转换为脚注转换为脚注”或者或者“转换至尾注转换至尾注”菜单。菜单。 第33页/共40页9.5.5 删除脚注与尾注删除脚注与尾注 要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释标记后，按【Delete】键，】键，W

26、ord会自动删除该标记及其对应的注释文本，并会自动删除该标记及其对应的注释文本，并对后面的注释重新编号。对后面的注释重新编号。 如果要删除所有自动编如果要删除所有自动编号的脚注或尾注，方法是：打号的脚注或尾注，方法是：打开开“查找和替换查找和替换”对话框，单对话框，单击击“更多更多”按钮，然后单击按钮，然后单击“特殊格式特殊格式”按钮，从打开的按钮，从打开的“特殊格式特殊格式”列表中选择列表中选择“脚注脚注标记标记”或者或者“尾注标记尾注标记”选项选项，清除，清除“替换为替换为”文本框中的文本框中的所有内容，单击所有内容，单击“全部替换全部替换”按钮，在打开的提示对话框中按钮，在打开的提示对话框中单击单击“确定确定”按钮，则所有的按钮，则所有的脚注或尾注的编号就全部被删脚注或尾注的编号就全部被删除。除。 第34页/共40页9.6.1 在文档中添加批注在文档中添加批注 1 选中要添加批注的文本或将插入符置于选中要添加批注的文本或将插入符置于要插入批注的位置，单击要插入批注的位置，单击“审阅审阅”选项卡上选项卡上“批批注注”组中的组中的“新建批注新建批注”按钮，在页面右侧边距按钮，在页面右侧边距显示的红色批注编辑框中输入批注文本。显示的红色批注编辑框中输入批注文本。 第35页/共40页