高效会议培训课件(ppt 29页)

1、内部资料 注意保密基础管理能力建设之二基础管理能力建设之二管理者素质模型管理者素质模型 （业界参考）（业界参考）管理者管理者基本素质基本素质10分分组织建设能力组织建设能力流程制定及推行能力流程制定及推行能力 12分分设设18分分组织与组织与流程建流程建会议、汇报能力会议、汇报能力经营预警能力经营预警能力5分分12分分决策及决策及分析能分析能力力15分分 任务分解及完成能力任务分解及完成能力10分分 计划监控能力计划监控能力5分分 成本控制能力成本控制能力45分分目标管目标管理及完理及完成能力成能力2分分危机意识危机意识2分分学习能力学习能力2分分系统思维系统思维人员培养能力人员培养能力绩效管

2、理能力绩效管理能力沟通能力沟通能力10分分3分分2分分6分分2分分自我批判自我批判资源配置能力资源配置能力决策信息收集及分决策信息收集及分析能力析能力决策能力决策能力10分分1分分8分分15分分团队建团队建设及人设及人员培养员培养3分分2分分成就导向成就导向企业对管理人员的要求v具有信息收集的意识，并在日常的生活工作中能够培养、奖励相关渠道，并掌握有效的信息收集、分析的工具及方法从而正确的收集、分析决策信息；能够筛选和识别信息价值，并提炼有价值、合理的决策建议v会议时间安排及发布能够及时并保障会议的顺利召开（时间控制），与相关部门及人员进行会前的充分沟通；汇报重点是否突出（口头及书面）企业常开

3、的两类会议v工作例会工作例会 是团队为了有效沟通与协同。针对某一周期（重点）工作与业务情况进行的沟通会议，重在分析与决策v主题会议主题会议 是企业针对影响公司及业务发展的相关问题进行的主题性研讨会议，大到战略、技术攻关、小到班组生产质量、业绩等等高效会议6大准则v明确的会议议题与目标明确的会议议题与目标v参会人员做好准备并准时出席与投入参会人员做好准备并准时出席与投入v借助工具减少纸张，提高沟通效率借助工具减少纸张，提高沟通效率v严守时间：一小时或一单元时间一个议题严守时间：一小时或一单元时间一个议题v开放、平等的沟通与建设性意见开放、平等的沟通与建设性意见v当场形成会议纪要（共识、决策、计划

4、、目标、当场形成会议纪要（共识、决策、计划、目标、标准）标准）高效会议基本规则 不提出预定议题之外不提出预定议题之外的话题的话题 不使用职权力量不使用职权力量 积极地积极地“听听”、“说说”、“写写”、“行动行动” 严守时间严守时间 采用应该要如何做采用应该要如何做，才会才会等建设性等建设性的语言的语言 手机设手机设为为静音静音 休息时间才可吸烟休息时间才可吸烟正龙拍虎正龙拍虎墙上的管理墙上的管理高效会议四大要素致力于研究什么样的问题致力于研究什么样的问题研究与业绩直接关联的问题研究与业绩直接关联的问题使用何种工具解决问题使用何种工具解决问题采用什么有效方法来解决采用什么有效方法来解决谁来解决

5、问题谁来解决问题由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决4 4达成什么样的共识达成什么样的共识会议成果：会议成果：A.A.决策、决议；决策、决议； B. B.目标、行动计划、标准；目标、行动计划、标准；1 1、议题具有客观性和现实性、议题具有客观性和现实性: :u 领导关注：领导关注：该问题的存在已成为相关领导（本部门和相关部门）该问题的存在已成为相关领导（本部门和相关部门）的关注点，领导解决该问题的目的和目标均比较明确；的关注点，领导解决该问题的目的和目标均比较明确；u 大家共识：大家共识：相关人员（本部门和相关部门）对该问题的存在以及相关人员（本

6、部门和相关部门）对该问题的存在以及解决该问题的必要性均达成共识；解决该问题的必要性均达成共识；u 非一时性：非一时性：该问题的存在属于非一时性的或非临时性的；该问题的存在属于非一时性的或非临时性的； u 现实性：现实性：该问题的存在直接或间接地影响公司或部门该问题的存在直接或间接地影响公司或部门KPIKPI的完成或的完成或工作效率（质量、效益工作效率（质量、效益) )的提高；的提高；u 模糊性模糊性：对导致问题的确切原因或解决问题的方略尚不十分清楚：对导致问题的确切原因或解决问题的方略尚不十分清楚或明晰；或明晰； 2. 2. 关联性关联性u 与业绩、目标具有较强的关联性，属于跨部门或跨职能的问

7、题，与业绩、目标具有较强的关联性，属于跨部门或跨职能的问题，需要协同加以解决；需要协同加以解决；3.3.示范性示范性u 有利于积累活动经验和培养人才，且易于推广和扩大领域。有利于积累活动经验和培养人才，且易于推广和扩大领域。致力于研究什么样的问题致力于研究什么样的问题 高效会议选题要点高效会议选题要点高效会议四大要素致力于研究什么样的问题致力于研究什么样的问题研究与业绩直接关联的问题研究与业绩直接关联的问题采用什么有效方法来解决采用什么有效方法来解决谁来解决问题谁来解决问题由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决4 4达成什么样的共识达成什么样的共识

8、会议成果：会议成果：A.A.决策、决议；决策、决议； B. B.目标、行动计划、标准目标、行动计划、标准; ;使用何种工具解决问题使用何种工具解决问题各成员的作用各成员的作用成员成员成员成员 促进者促进者角色名称角色名称在在V-FASTV-FAST活动中的作用活动中的作用领导领导议题结果的责任人议题结果的责任人设定议题、决定方策、部署方策的执行设定议题、决定方策、部署方策的执行、排除方策执行中的障碍、评价并确排除方策执行中的障碍、评价并确认议题达成情况认议题达成情况牵头人牵头人议题执行的责任人议题执行的责任人推荐团队成员、组织策划活动、管理方略实施过程、固化改善成果推荐团队成员、组织策划活动、

9、管理方略实施过程、固化改善成果成员成员跨职能的小组成员跨职能的小组成员投身小组活动，围绕议题目标，贡献自己智慧，参与方策的提出与实施投身小组活动，围绕议题目标，贡献自己智慧，参与方策的提出与实施促进者促进者（主持）（主持）议题达成的促进支援人员议题达成的促进支援人员以专业知识与技能、立场中立地提供全程支援，促进问题解决与共识达成。以专业知识与技能、立场中立地提供全程支援，促进问题解决与共识达成。领导领导牵头人牵头人成员成员成员成员（秘书）（秘书）谁来解决问题谁来解决问题与会成员构成与会成员构成各成员的作用各成员的作用成员：成员：成员：成员： 促进者：促进者：角色名称角色名称在在讨论讨论中的作用

10、中的作用领导领导议题结果的责任人议题结果的责任人设定议题、决定方策、部署方策的执行设定议题、决定方策、部署方策的执行、排除方策执行中的障碍、评价并确排除方策执行中的障碍、评价并确认议题达成情况认议题达成情况牵头人牵头人议题执行的责任人议题执行的责任人推荐团队成员、组织策划活动、管理方略实施过程、固化改善成果推荐团队成员、组织策划活动、管理方略实施过程、固化改善成果成员成员跨职能的小组成员跨职能的小组成员投身小组活动，围绕议题目标，贡献自己智慧，参与方策的提出与实施投身小组活动，围绕议题目标，贡献自己智慧，参与方策的提出与实施促进者促进者（主持）（主持）议题达成的促进支援人员议题达成的促进支援人

11、员以专业知识与技能、立场中立地提供全程支援，促进问题解决与共识达成。以专业知识与技能、立场中立地提供全程支援，促进问题解决与共识达成。领导：领导：牵头人：牵头人：成员：成员：成员：成员：秘书：秘书：留智工程研讨会留智工程研讨会与会成员构成与会成员构成高效会议四大要素致力于研究什么样的问题致力于研究什么样的问题研究与业绩直接关联的问题研究与业绩直接关联的问题使用何种工具解决问题使用何种工具解决问题采用什么有效方法来解决采用什么有效方法来解决谁来解决问题谁来解决问题由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决4 4达成什么样的共识达成什么样的共识会议成果：会

12、议成果：A.A.决策、决议；决策、决议； B. B.目标、行动计划、标准目标、行动计划、标准高效会议工具先进工具先进工具 工作工作模板模板 2.2.先进设施先进设施 视频会议视频会议/ /电话会议电话会议3.3.高效高效方法方法 促进技巧等促进技巧等工作会议沟通模板v本阶段工作及执行情况汇报本阶段工作及执行情况汇报主要工作目标达成情况存在问题v下阶段（下一步）的主要任务与目标下阶段（下一步）的主要任务与目标下阶段主要任务与目标 需支持的资源与协同事项（需跨多部门）只汇报与公司整体目标关联任务执行情况只汇报与公司整体目标关联任务执行情况只提需跨多部门系统与关键支持资源事项只提需跨多部门系统与关键

13、支持资源事项会议工具模板分析问题的方法横向考虑相关因素横向考虑相关因素鱼骨图鱼骨图分析问题的方法纵向寻找问题根源纵向寻找问题根源5W2Hv连问5个WHYv再问HOW TO和HOW MUCH 练习：新员工为什么离职？ 先进设备先进设备投影仪、视频、电话会议投影仪、视频、电话会议开会前要先检查会议室的这些设施仪器。开会前要先检查会议室的这些设施仪器。促进讨论促进讨论高效高效方法方法会议促进技巧会议促进技巧会前，会议主持人要和促进者探讨确认会议讨论要点，进行方式等。会前，会议主持人要和促进者探讨确认会议讨论要点，进行方式等。借助促进者和他（她）的促进技巧有效地推进会议进程。借助促进者和他（她）的促进

14、技巧有效地推进会议进程。会前，要确认会议讨论要点，会前，要确认会议讨论要点，进行方式等。进行方式等。 对领导的建议对领导的建议v你的主要任务是帮助确定问题、组建团队、最终决策，你的主要任务是帮助确定问题、组建团队、最终决策，并为团队行动提供必要支持并为团队行动提供必要支持v你应该直接并充分授权给牵头人你应该直接并充分授权给牵头人v会议活动中（如果你参与），你的主要工作是倾听及会议活动中（如果你参与），你的主要工作是倾听及对结论做出决策，而非指导与主持；因此你应该热烈对结论做出决策，而非指导与主持；因此你应该热烈的参与讨论，并对结论明确表态的参与讨论，并对结论明确表态v尽量等大家都表达了他们的意

15、见之后，你才表达你的尽量等大家都表达了他们的意见之后，你才表达你的个人意见个人意见v指定一个或一个委员会来督导与评价，确保实施指定一个或一个委员会来督导与评价，确保实施 对会议成员活动建议对会议成员活动建议 对牵头人（会议主持）对牵头人（会议主持）的建议的建议v会前准备会前准备加强同领导加强同领导的沟通，把握问题实质与领导的沟通，把握问题实质与领导意图意图加强同参与者沟通，确定会议议题、议程加强同参与者沟通，确定会议议题、议程v会中参与、引导会中参与、引导开始时简要说明问题所在，然后询问大家开始时简要说明问题所在，然后询问大家对问题是否都了解对问题是否都了解 会中作为成员，对造成问题的原因，解

16、决会中作为成员，对造成问题的原因，解决问题的可能办法进行开放、建设性探讨问题的可能办法进行开放、建设性探讨形成共识并决策形成共识并决策v会后实施会后实施: :根据会议方案，组织、督促实施，并达成根据会议方案，组织、督促实施，并达成目标目标n确保按会议议程进行确保按会议议程进行n明确会议议题与目标明确会议议题与目标n引导成员参与讨论引导成员参与讨论n解决冲突解决冲突n形成团队决议形成团队决议n确保工作责任到人确保工作责任到人 对参与成员的建议对参与成员的建议v根据会议要求，积极做好准备与时间安排根据会议要求，积极做好准备与时间安排v注意积极聆听所有人的发言。注意积极聆听所有人的发言。v不可打断别

17、人的发言。不可打断别人的发言。v参与会议发言要有重点，并且能有效说服他人。参与会议发言要有重点，并且能有效说服他人。v发言要慎重、负责任发言要慎重、负责任 v会议中提出任何问题时，同时要提出解决方案。会议中提出任何问题时，同时要提出解决方案。v不要作直接的断言，可用发问的方式。如：请问这样不要作直接的断言，可用发问的方式。如：请问这样做为什么做为什么？v对会议结论积极进行明确表态对会议结论积极进行明确表态对会议成员活动建议高效会议四大要素致力于研究什么样的问题致力于研究什么样的问题研究与业绩直接关联的问题研究与业绩直接关联的问题使用何种工具解决问题使用何种工具解决问题采用什么有效方法来解决采用什么有效方法来解决谁来解决问题谁来解决问题由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决由跨部门、岗位、组织层级、公司的小组来解决4 4达成什么样的共识达成什么样的共识会议成果：会议成果：A.A.决策、决议；决策、决议； B. B.目标、行动计划、标准目标、行动计划、标准达成什么样的共识决议的评价要素决