第11章采购与付款循环审计

1、审计学审计学（第五版）四川民族学院经济管理系四川民族学院经济管理系 李天霞李天霞第第1111章章 采购与付款循环采购与付款循环n11.111.1概述概述n11.211.2采购与付款循环的内部控制采购与付款循环的内部控制n11.311.3采购与付款循环的控制测试采购与付款循环的控制测试n11.411.4采购与付款循环的实质性程序采购与付款循环的实质性程序11.1概述11.1.1采购与付款循环涉及的凭证与记录11.1.2采购与付款循环涉及的主要业务活动11.1 11.1 采购与付款循环的特性采购与付款循环的特性 n采购与付款循环中涉及的主要财务报表账户：采购与付款循环中涉及的主要财务报表账户： 资

2、产负债表账户资产负债表账户 n主要业务活动及对应的凭证和账户主要业务活动及对应的凭证和账户 请购单请购单 订购单订购单 验收单验收单付款凭证付款凭证/应付账款明细表应付账款明细表 支票等支票等 供应商发票供应商发票 付款凭单付款凭单卖方对账单等卖方对账单等 结算单据结算单据 及其相关账簿及其相关账簿编制编制付款凭付款凭单单请购请购采购采购验收验收仓储仓储确认与记确认与记录负债录负债付款付款记录现金、记录现金、银存支出银存支出 具体业务活动 （1 1）请购商品和劳务）请购商品和劳务n仓库或其他部门仓库或其他部门：请购单：请购单n一般由一般由仓库仓库负责对需要购买的负责对需要购买的已列入存货清单已

3、列入存货清单的的项目填写请购单，项目填写请购单，其他部门（如生产部门、维修其他部门（如生产部门、维修部门）部门）也可以对所需要的未列入存货清单的项目也可以对所需要的未列入存货清单的项目编制请购单。编制请购单。n大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一一般授权般授权，比如，仓库在现有库存达到，比如，仓库在现有库存达到再订购点再订购点时时就可直接提出采购申请。就可直接提出采购申请。n对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作作特别授权，特别授权，只允许指定人员提出请购。只允许指定人员提出请购。n由于企业内不少部门都可

4、以填列请购单，不便由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，事先编号，为加强控制，每张请购单每张请购单必须经过必须经过对这类支出预算负责的对这类支出预算负责的主管人员签字批准主管人员签字批准。（2 2）编制订购单、签定采购合同）编制订购单、签定采购合同n采购部门采购部门：订购单、采购合同n采购部门采购部门只对经过授权的请购单经过授权的请购单发出订购单，签定采购合同。确定最佳的供应来源，对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商。n订购单一式多联一式多联，分别送交供应商、验收部门、应付凭单部门及编制请购单的部门。 （3 3）验收商品）验收商品n验收部门验收部门：验

5、收单或验收报告n验收部门验收部门将所收商品与订购单对比，并盘点商品，然后编制一式多联的验收单一式多联的验收单，送交仓库和应付凭单部门。n验收部门将所收商品送交仓库时，应取得收据，或要求仓库在验收单副联上签字仓库在验收单副联上签字，以明确责任。 （4 4）储存已验收的商品存货）储存已验收的商品存货n将已验收商品的保管与采购职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。n存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。 （5 5）编制付款凭单）编制付款凭单n凭证：付款凭单n应付凭单部门要审核供应商发票与验收单、订购单是否一致，计算是否正确，审核无误后填制付款凭单。n由被授权人员在凭单上签字，以示

6、批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。n经适当批准和有预先编号的凭单为记录记录采购交易提供了依据，它是企业记录和支付负债的授权证明文件。 （6 6）确认与记录负债）确认与记录负债n凭证和记录：供应商发票、付款凭单、转账凭证、应付账款明细表。n会计部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。n负责独立检查的会计人员，应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。（7 7）付款）付款 凭证：有支票等多种款项结算单据以支票结算方式为

7、例，编制和签署支票的有关控制包括： 独立检查独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。 应由被授权的财务部门人员被授权的财务部门人员负责签署支票。他应确定每张支票都附有都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。 支票一经签署就应在所附凭单和支持性凭证所附凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复注销，以免重复付款付款。 支票签署人不应签发无记名甚至空白支票无记名甚至空白支票。 应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票（限制接近限制接近）。 （8 8）记录现金、银行存款支出）记录现金、银行存款支出凭证和记录：付款凭证、

8、应付账款明细表、现金和银行存款日记账。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：q会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性。q通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。 q独立编制银行存款余额调节表。11.2 采购与付款循环的内部控制11.2.1采购循环的内部控制11.2.2付款循环的内部控制11.2. 3固定资产的内部控制n适当的职责分离n信息传递程序控制q授权程序q文件和记录的使用q独立检查n实物控制采购循环的内部控制内部控制目标内部控制目标关键的内部控制关键的内部控制常用的内部控制测试常用的内部控制测试所

9、记录的购货都所记录的购货都已收到物品或已收到物品或已接受劳务，已接受劳务，并符合购货方并符合购货方的最大利益（的最大利益（存在或发生）存在或发生）请购单、订货单、验收请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单全，并附在付款凭单后。后。购货按正确的级别批准购货按正确的级别批准注销凭证以防止重复使注销凭证以防止重复使用用对卖方发票、验收单和对卖方发票、验收单和请购单作内部核查请购单作内部核查查验付款凭单后是否查验付款凭单后是否附有单据附有单据检查核准购货标记检查核准购货标记检查注销凭证的标记检查注销凭证的标记检查内部该查的标记检查内部该查的标记已发生的购货交已发生的

10、购货交易均已记录（易均已记录（完整性）完整性）订货单均经事先编号并订货单均经事先编号并已登记入账已登记入账验收单均经事先编号并验收单均经事先编号并已登记入账已登记入账卖方发票均经事先编号卖方发票均经事先编号并已登记入账并已登记入账检查订货单连续编号检查订货单连续编号的完整性的完整性检查验收单连续编号检查验收单连续编号的完整性的完整性检查卖方发票连续编检查卖方发票连续编号的完整性号的完整性内部控制目标内部控制目标常用交易实质性测试常用交易实质性测试所记录的购货都已收到物品所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在或发生方的最大利益（存在或发生）复核

11、采购明细帐、总帐及应付复核采购明细帐、总帐及应付帐款明细帐，注意是否有大额帐款明细帐，注意是否有大额或不正常的金额或不正常的金额检查卖方发票、验收单、订货检查卖方发票、验收单、订货单和请购单的合理性和真实性单和请购单的合理性和真实性追查存货的采购至存货永续盘追查存货的采购至存货永续盘存记录存记录检查取得的固定资产检查取得的固定资产已发生的购货交易均已记录已发生的购货交易均已记录（完整性）（完整性）从验收单追查至采购明细帐从验收单追查至采购明细帐从卖方发票追查至采购明细帐从卖方发票追查至采购明细帐所记录的购货交易所记录的购货交易估价正确估价正确（准确性，计价和（准确性，计价和分摊）分摊）计算和金

12、额的内部查计算和金额的内部查核核采购价格和折扣的批采购价格和折扣的批准准检查内部审核的标记检查内部审核的标记审核批准采购价格和审核批准采购价格和折扣的标记折扣的标记购货交易的分类正购货交易的分类正确确 （分类）（分类）采用适当的会计科目采用适当的会计科目表表分类的内部核查分类的内部核查检查工作手册和会计检查工作手册和会计科目表科目表检查凭证上内部核查检查凭证上内部核查的标记的标记购货交易按正确的购货交易按正确的日期日期记录（截止）记录（截止）要求一收到商品或接要求一收到商品或接受劳务就记录购货交受劳务就记录购货交易易内部核查内部核查检查工作手册并观察检查工作手册并观察有无未记录的卖方发有无未记

13、录的卖方发票存在票存在检查内部核查的标记检查内部核查的标记购货交易被正确记购货交易被正确记入应付账款和存货入应付账款和存货等明细账中，并被等明细账中，并被正确汇总（准确性正确汇总（准确性，计价和分摊），计价和分摊）应付账款明细账内容应付账款明细账内容的内部核查的内部核查检查内部核查的标记检查内部核查的标记所记录的购货交易估价正确所记录的购货交易估价正确（准确性，计价和分摊）（准确性，计价和分摊）将采购明细帐中记录的业务同将采购明细帐中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证卖方发票、验收单和其他证明文件比较明文件比较复算包括折扣和运费在内的卖复算包括折扣和运费在内的卖方发票缮写的准确性方发票缮写的

14、准确性购货交易的分类正确购货交易的分类正确 （分类）（分类）参照卖方发票，比较会计科目参照卖方发票，比较会计科目表上的分类表上的分类购货交易按正确的日期购货交易按正确的日期记录（截止）记录（截止）将验收单和卖方发票上的日期将验收单和卖方发票上的日期与采购明细帐中的日期进行与采购明细帐中的日期进行比较比较购货交易被正确记入应付账购货交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并款和存货等明细账中，并被正确汇总（准确性，计被正确汇总（准确性，计价和分摊）价和分摊）通过加计采购明细帐，追查过通过加计采购明细帐，追查过入采购总帐和应付帐款、存入采购总帐和应付帐款、存货期细帐的数额是否准确，货期细帐的数额是

15、否准确，来测试过帐和汇总的准确性来测试过帐和汇总的准确性n企业应按照有关货币资金内部控制的规定办理采购的付款业务。n企业财会部门应严格审核相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性。n企业应建立预付账款及定金的授权批准制度。n企业应加强应付款项的管理。n企业应建立采购商品的退货管理制度。n企业应定期与卖方（供应商）核对应付款项、预付款项等。付款循环的内部控制 在企业的业务循环划分中，固定资产业务可以归属于采购与付款循环。在内部控制方面，它与一般商品采购有其共性，但因不经常发生且往往金额较大而有其特性，因此有必要进行单独讨论。固定资产的内部控制q固定资产预算q授权批准q账簿记录q职责分工q区分资本

16、性支出和收益性支出q固定资产的处置q固定资产的定期盘点q固定资产的维护保养及定期检修固定资产内部控固定资产内部控制的有关制度制的有关制度11.3 采购与付款循环的控制测试11.3.1 采购循环的控制测试11.3.2 付款循环的控制测试11.3.3 固定资产的控制测试通常，根据内部控制的性质，审计人员比较容易地确定控制测试的类型。审计人员索取采购业务的各种文件资料，依照采购业务的正常程序追踪，进行相关的检查与验证。采购循环的控制测试n核对请购单与订购单是否一致，请购单是否经过适当的授权人批准，订购单是否连续编号。n核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致。n检查合同是否

17、经过有关部门审查，核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致。审计人员需检查审计人员需检查与验证的内容与验证的内容n抽验部分付款凭单，检查是否附有请购单、订购单、验收单，付款凭单和验收单是否连续编号，验证验收环节的有效性和计算的正确性。n核对采购合同、卖方发票、验收单与入库单是否一致。n检查购入材料的计价是否正确，当被审计单位采用永续盘存制核算时，则应复核计价的正确性。审计人员在了解付款循环的基础上，可以抽查部分付款业务，以测试付款循环的内部控制，检查付款循环控制环节的设置与执行情况。通过抽查应付款项偿付业务，审计人员可以查明其付款的依据是否正确无误，付款及记录、过账是否及时，对应

18、账户是否正确，有关现金折扣的处理是否符合规定。付款循环的控制测试n了解应付款项记录、付款业务是否分开，了解有关凭证的传递过程等；n抽查应付款项明细账，检查应付款项各明细账向银行存款(或现金)日记账和向总分类账的过账情况；检查原始凭证的合法性、正确性以及一致性。n审核货款结算手续，检查应付款项明细账上金额与订购单、验收单、卖方发票是否完全一致。控制测试的主要控制测试的主要内容内容n检查签发的支票是否有被授权人的签字，支票中各个项目与卖方发票是否一致。n追查材料采购账簿、原材料账簿与银行存款日记账或应付款项账户的过账是否正确。n审查现金折扣的合理性n审计人员在实施固定资产控制测试时的注意事项n审计

19、人员在实施在建工程控制测试时的工作内容在固定资产控制测试的基础上，审计人员应明确本业务循环的审计目标，并围绕审计目标收集充分、适当的审计证据，从而需要实施采购与付款循环的实质性程序。固定资产的控制测试11.4 采购与付款循环的实质性程序11.4.1 实质性分析程序及细节测试11.4.2 应付款项的审计11.4.3 固定资产的审计n实质性分析程序中审计人员的工作内容n细节测试实质性分析程序及细节测试q了解被审计单位的经营活动、供应商的背景沿革以及行业惯例，确定应付账款和费用支出的期望值。q将本期的应付账款余额组成与以前期间交易水平及预算相比较，确定采购商品和应付账款可接受的重大差异额。q识别需要

20、进一步凋查的差异，并调查异常数据关系，诸如零余额的主要供应商、与周期趋势不符的费用支出等。实质性分析程序实质性分析程序中审计人员的工中审计人员的工作内容作内容n通过询问管理层和员工，调查实质性分析程序得出的重大差异额是否表明存在重大错报风险，是否需要设计恰当的细节测试程序以识别和应对重大错报风险。n判断和分析实质性分析程序是否能够提供充分、适当的审计证据，或需要对交易和余额实施细节测试以获取进一步的审计证据。l交易的细节测试交易的细节测试n从被审计单位业务流程层面的主要交易中选取样本，检查其支持性证据。n对主要交易实施截止测试。l余额的细节测试余额的细节测试n复核供应商的付款通知，与供应商对账

21、，获取发票遗漏、未计入正确的会计期间的证据。n在特殊情况下，审计人员需决定是否应通过供应商来证实被审计单位期末的应付款项余额。细节测试细节测试n应付款项的审计目标n审计人员的工作内容l审计人员应检查应付款项期末余额，抽查应付款项明细账。l审计人员应函证应付款项，被审计单位或审计人员应相应地调节应付款项数额。l审计人员应查明被审计单位未列报或未入账的应付款项，检查披露的正确性与恰当性。应付款项的审计11.4.1 应付账款的余额测试应付账款的余额测试 应付账款存在固有风险和内控制度不如应收账款等应付账款存在固有风险和内控制度不如应收账款等特点，注册会计师对于应付账款的实质性程序，应特点，注册会计师

22、对于应付账款的实质性程序，应给予足够的重视。给予足够的重视。 1）获取或编制应付账款明细表，复核加计正确，并与）获取或编制应付账款明细表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符；检报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符；检查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否正查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否正确。确。2）函证应付账款 一般情况下，并一般情况下，并不必不必须函证应付账款须函证应付账款 。 进行函证时，注册会计师应选择较大金额的债权进行函证时，注册会计师应选择较大金额的债权人，以及那些人，以及那些 在资产负债表日金额不大，甚至为零，在资产负债表日金额不大，甚至

23、为零，但为企业重要供货人的债权人，作为函证对象。但为企业重要供货人的债权人，作为函证对象。 函证最好采用函证最好采用积极函证方式积极函证方式，并具体说明应付金，并具体说明应付金额。同应收账款的函证一样，注册会计师必须对函证额。同应收账款的函证一样，注册会计师必须对函证的过程进行控制，要求债权人直接回函，并根据回函的过程进行控制，要求债权人直接回函，并根据回函情况编制与分析函证结果汇总表，对未回函的，应考情况编制与分析函证结果汇总表，对未回函的，应考虑是否再次函证。虑是否再次函证。n如果存在未回函的重大项目，注册会计师应采用替代审计程序。比如，可以检查决算日后应付账款明细账及库存现金和银行存款日记账，核实其是否