9个实用的Excel功能

1、9 个实用的Excel 功能很多人在用Excel 做报表时，往往都花费很多时间，却因为不懂方法去验算每个数字的对错，所以常常会出现错误的资讯。这是很让人挫折的经验。其实 Excel 是一个只要学习部分功能就能发挥强大效益的工具。尽管系统内置了许多功能和函数，但是只要掌握最基础的观念和做法，就足以应付职场里大部分的资料分析需求，让你的作业效率大幅提升，快速交出报表，还能确保报表数字的正确性。1- 设定单元格格式选对格式、准确输入，更改类别设定不用重复输入1-文字格式/手机号码要这样输入，第一个0才会出现不需要计算的资料，最好设定为文字格式，才不会被Excel 自动判断为数值，改变呈现的样貌。最常

2、见的例子是，你想输入员工编号，明明输入的是088xx, 最后显示出来却变成 88xx, 首位 0 莫名其妙的消失了。这是因为Excel 误判为数值，而0 在数值首位是没有意义的数字，会被直接舍弃。其他像办公电话、统一发票号码等，都是属于可以设定为文字的格式的类型。方法一：加个单引号要让数值变数字，可以在输入时先键入单引号', 例如'0193', 此时电话号码的数字就会显示最前面的0方法二：统一改为文字格式先点选要改变格式的储存格按右键选择 设置单元格格式 把 数值 改成 文本 按下确定即可2- 数值格式：想用来运算的资料，都要设置为数值有时候运用函数计算却发现结果有误，

3、可能就是储存格式格式设定错误导致的。比如说：常用来求和的SUM函数，碰到不是数组格式的数字会自动视为0，所以如果你输入的资料要用来运算，最好设置为数值格式。除了方便计算，数值格式里还有许多呈现资料的格式，可以帮助你凸显报表的重点。3- 日期格式/年、月、日、星期，一个键就自由切换excel 内置的日期和时间格式有很多种，方便你切换资料呈现的样子，唯一的关键就是输入资料时必须按照标准打法 年 / 月 / 日 24 小 时 制 的 时 间 ， 例 如 2020/01/01 14:00:00 ， 这样 Excel 就能辨别出这个资料是时间而非数值。之后就可以仰赖Excel 储存格式的功能，变换需要的

4、呈现形式，不需要重新输入资料。2. 储存单元格搞懂相对引用与绝对引用，复制公式不出错1、相对位置：复制函数到其他单元格，Excel 会自动调整公式行列设定一般来说，你可以适用SUM函数计算总销售，例如在 C6单元格输入函数【=SUM(C3:C5)】 , 就能得到产品A的销售总和。 想接着计算计算产品B 的销量，只要复制黏贴上A 的销量和函数到D6 就好了。Exceld 的预设状态就会帮助你调整公公式，方便你在第一时间输入函数，可以直接复制和套用。不过，这份贴心的设计，有时候就是造成公式【跑掉】的原因。比方说： 你在同个工作表里设计了另一个表格【年度销售统计表】，打算把刚刚算出来的产品A第四季度

5、的销量复制到年度统计里，一复制黏贴上却发现，明明要C13显示第四季度销量，缺出现了自动调整的函数 【 SUM(C10:C12)】 !Excel 的善意反而成为了困扰。2、混合位置：无论怎么复制，都要计算制定的单元格如果想要确保公式在复制黏贴上之后，会呈现你想要的样子，就要靠你的手工调整，告诉Excel 不论把公式复制到哪里，都要计算你指定的哪一个单元格，别随便变动位置。这个功能的【暗号】就死金钱符号【$】 , 表示 固定 。例如原本在输入公式时，单元格表示方式为A1, 如果改成输入$A$1, 表示行不动、列不动。之后复制公式到其他单元格时，都是以A1 来计算。假如你只希望固定行，但列依然要请

6、Excel 自动调整，就只要在行位旁边加上金钱符号，如【 $A1】；若只想固定列，行位依然要请Excel 自动调整，就只要在列位旁边加上金钱符号，如【A$1】。想要确认自己是不是弄清楚【位置】的概念，不妨来玩一个小测试：你可以再C3 设定一个公式，再经过复制黏贴上，不用手工修改公式，就完成 九九乘法表 吗？没有位置观念的人会直接输入=C2*B3, 要是直接往下和往右复制公式，Excel的自动调整公司行业功能，会导致所有该相乘的数字都跑掉，无法得出九九乘法表应该有的结果。那究竟怎么设定公式才会正确？其实只要掌握一个事就好；【不管公式估值到哪里，永远用B 行的数字和第2 列的数字相乘】，所有看到行

7、号是B 的就使用金钱符号，列位是2 的也用金钱符号固定住就好了。3. 单一 / 多重行列排序 把资料分门别类排列整齐，让业绩一目了然 如果你的资料是随机输入的、没有特别整理过，通常很Excel难从中看出数据的脉络，得出有助于商业判断的结果。里最常被用到的资料整理功能，叫做【排序】，专门协助你 将资料分门别类，将同类型的资料排列在一起，方便阅读。1、单一列排序：依照业绩来排名假如公司规定，只有当月业绩排名前3 名才能平分奖金。那可以先按照每个业务员的销售金额高低进行排序，销售额 越高的员工，名词越靠前，这种功能叫做【单一列排序】2、多个列排序: 在特定销售区域里，看出业务员的业绩排名如果是因为第

8、一个区的业绩增长最高，公司额外奖励一笔激励费用，那光按照销售金额排名还不够的。Excel 里设有【多个列排序】，可以针对两个以上的分类来排序，也就是一次性将2 个列都排出顺序来，让资料更细致的分类归纳。回到上述例子，主管必须将【销地区】作为第一层的排序分类，而同个销售地区的资料要以【销售金额】当做第二层的排序分类，由大到小的排序4. 自动筛选从上万笔资料中，快速挑出需要的信息面对上万笔资料，筛选绝对是你的好帮手。它可以快速挑出你想看的资料内容，而你不想要的资料则会被隐藏起来。 下面是一份人事资料表，里面包含公司里每个员工的编号、姓名、入职时间、工龄、生日等信息。身为人事主管，你要挑出几个人选，

9、作为可能派往其他分公司的名单。1、文字资料筛选：只显示户籍地为台中的员工资料2、数字资料筛选：资历在两年以下的人选全部排除5.SUMIF 与 COUNTIF想指定项目计数和求和，用函数公式设计你的条件学会输入和整理资料后，接下来就进入Excel 的核心功能：数据运算。不过，有时候只想针对【特定条件】的项目做求和或者计数，这时候可以使用SUMIF和 COUNTIF函数来实现。SUMIF:只有符合条件的项目，才会被 加总 计算SUMIF（数据范围，条件，要求和的区间）COUNTIF:只有符合指定条件的项目，才会被计算【个数】6. 小计不用函数也可以做运算，9 步骤完成资料分类统计 还没学会许多函数

10、，就要交报表，该怎么样先做简单的Excel资料运算和整理？为了方便使用者建立资料的摘要，内置 【小计】 的功能，可以帮你把资料分门别类、快速统计。完全不需要用到任何函数!1、小计：一次算出各部门的申请总额将资料按照 申购部门 进行排序；点选 数据 功能选项卡中的 分类汇总 ；设定分组：分类字段/ 小计设置为【申购部门】，这是告诉 Excel 请按照部门来分类资料，再进行统计；设定使用函数为【求和】；新增小计位置勾选【求和】；勾选【替代当前分类汇总】（ 取代当前小计） ；视情况勾选【每组数据分页】；勾选【汇总结果显示在数据下方】;按下【确定】，完成分类汇总。7. 枢纽分析精通枢纽功能，8 成分析

11、需求迎刃而解要想再精进Excel技巧，别着急投入研究复杂的函数，而是要先弄清楚Excel 内置的【枢纽分析】，就是excel表格中的数据透视表。这个项目操作起来简单、方便上手，但功能却十分强大，可以说是Excel 最重要的精髓。几乎可以解决 8 成的 Excel 分析需求，帮你洞察资料内真正有意义的 信息。1、建立枢纽分析表: 设定资料分析的范围，建立新的工作表假定A公司需要请销售部分做一次市场调查，以决定是否进入新的行业。4 步完成透视表的新建；【快捷键为ALT-D-P】在【插入】中选择【数据透视表】；确认数据范选择放置分析表的位置；确定2、设定枢纽分析表的组成：选择需要的字段，摆到对 应的位置枢纽分析表分为上下两个区块，上半部是勾选想出现在报表上的资料字段，下半部分则是你希望资料出现在报表的 哪个位置。/ 金钱等数字资料，可3、枢纽分析表的资料分组：时间8. 数据可视化 把枢纽分析表做成图，变身互动式图表Excel 和其他 Office 系列的软件一样，都有内置的绘制1、建立枢纽分析图：在一般工作表中，就能建立新图2、设定枢纽分析表