创建数据库和表

1、第二章第二章 创建数据库和表创建数据库和表本章要点： 使用向导创建数据库和创建空白数据库。 使用向导创建表、设计器创建表。 添加、删除和复制字段。 设置字段属性。 创建值列表字段和查阅字段。 设置主关键字。2.1 创建数据库1.Access 2003中的数据库属于关系型数据库，以.mdb为文件的后缀，建立一个数据库的同时，就创建了数据库中的对象。 2.Access 2003中的数据库包括七个对象，分别是：表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。表：是数据库存储数据的基础，几乎所有的数据都会分门别类的存放在不同的表中。表是一个由行和列组成的二维结构，行称为记录，列称为字段，字段是信息存储的基本单位，

2、行是由若干个字段组成的。Access 2003允许有多个表，而且表与表之间可以建立联系，以供查询多个表。 查询： 是分析和检索满足特定条件的数据的操作， 它可以作为窗体、报表的数据源。在Access 2003中查询是一个动态数据集，是虚拟的，但用户可以修改其中的数据，并且系统自动将所做的修改反映到对应的表中。窗体： 是Access 2003中用户与应用程序之间的主要 交 互界面，形式灵活。用户可以通过窗体输入、修 改、删除数据，一般它的数据源都是表或查询。 报表： 是将数据库中的数据进行统计汇总，并发送到打 印机进行打印。数据访问页： 因特网为每个人提供了非常多的信息，当然， Access 2

3、003也希望通过网络发表数据到世界各 地，以供人们使用。那么，数据访问页对象， 让用户可以制作出各种Web页，并将所有文件 作为Web发布程序存储到指定的文件夹或Web 服务器上，实现在网络上发布信息。 宏： 是一种特殊的程序，是若干个操作的集合。通过宏可 以使得许多对象联系起来，完成特定的任务。模块： 利用Visual Basic for Application语言编写程序代码， 实现更加复杂的操作和高级控制。 2.1.1 数据库的设计原则 一个优秀的Access信息管理系统，应该从一个完善的数据库设计方案开始，综合考虑用户的需求，制定出合理的数据库。一般，数据库设计应遵循以下设计原则： （

4、1）明确数据库的任务，制定总体设计方案； （2）确定数据库中的表； （3）确定表中的字段； （4）确定主键； （5）建立表之间的关系； （6）优化表。 Access 2003提供了两种创建数据库的方法，分别是使用向导创建数据库和创建空白数据库。不同方法创建的数据库，特点不同。下面介绍创建空白数据库的方法。2.1.2 创建空白数据库 【例2-1】新建“Student.mdb”数据库 设计步骤如下： 启动Access 2003之后，单击图2-12中的“空白数据库”，出现“文件新建数据库”对话框，输入数据库文件名为“Student”，并保存在“d:access模板”文件夹中，单击“创建”按钮，生成如

5、图2-13所示的“Student”空数据窗口。单击“空白数据库”图 2-12 创建Student.mdb数据库之一 图 2-13 创建Student.mdb数据库之二 2.2 创建表 在Access 2003中创建表的方法有三种，分别是：n使用向导创建表 n通过输入数据创建表 n使用设计器创建表 2.2.1 设计“学生信息管理系统”中的表的思路n首先创建一个Student.mdb 数据库，在数据库中设计三个表：学生表、课程表、成绩表，设置字段属性。n其次通过主键创建表之间的关系，输入数据。n第三，创建多种查询，检索出所需的记录。例如，成绩_交叉表查询，成绩80的查询，按学号查询，按姓名查询，按

6、出生日期查询等。n第四，创建多个窗体，添加记录，配合查询，编辑复杂操作。n第五，设计报表，打印输出记录。2.2.2 使用设计器新建“学生表”。学生表结构：字段名数据类型字段大小ID自动编号学号文本4姓名文本20地址文本50邮政编码文本文本6电话号码8主修文本20班级文本20出生日期日期/时间8城市文本12表 2.1n下面使用设计器创建表的方法创建学生表。n设计步骤如下： （1）打开“Student.md”数据库，在数据库窗口中选择“表”对象，双击对象列表框中“使用设计器创建表”（或者用鼠标选中对象列表框中的“使用设计器创建表”，再单击“设计”视图按钮）。 （2）系统弹出表结构设计视图，如图2-

7、20所示。按照表2.1将各字段名输入到设计视图的“字段名称”列；在“数据类型”列中，单击右边的箭头，在其下拉列表框中选择数据类型。Access 2003 提供了10种数据类型，分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接、查阅向导。根据不同的需求，对各字段选取相应的数据类型。 图 2-20 表结构设计视图 在“说明”列中，可以对各字段输入必要的说明信息。对话框下半部分是“字段属性”，它由“常规”和“查阅”两个选项卡组成，在“常规”选项卡中，不同类型的字段，显示的菜单项目是不同的，可见，这是一个随着字段类型变化的选项卡。“查阅”选项卡主要是设置和显示查阅字段的

8、。（3）定义主键。 鼠标选中“学号”字段，单击工具栏中的主键按 钮，就会看到“学号”字段这一行的前面多了一 个小钥匙图标 ，这就是主键标识。 （4）保存该表名字为“学生表”，关闭数据库。浏览 该表如图2-21所示。 图 2-21 学生表 2.3 修改表结构 前面介绍了创建表的三种方法，除了“使用设计器创建表”方法之外，一般，使用另外两种方法创建的表都需要对表的结构进行适当的修改，以适应实际需要。 2.3.1 字段的数据类型 数据类型是字段中存储的数据的类型，例如，Access 数据库中的“2005/08/07”是一种日期/时间型数据，它需要保存在日期/时间型字段中；如果要表示物品的价格就需要选

9、择货币型字段；如果是需要计算的数据，就需要选择数值型字段等等。下面列表说明字段的数据类型及其功能说明。 数据类型大 小功 能 说 明文本一个文本字段可容纳255个字符。默认大小为50个字符。存储文本或不需要计算的数字，例如，姓名，邮政编码。注意：文本型字段要顶格输入，否则，空格也将作为字符保存下来。备注最多容纳64K个字符。存储长文本，此类型字段不能进行排序和索引。 数字1，2，4或8个字符。存储用于计算的数字数据。货币8个字符存储货币类型值，小数点左边精确到15位，右边精确到4位。日期/时间8个字符存储日期或时间，可以有多种输入方式，例如“2005/8/7”或“2003-5-8”等。自动编号

10、4个字符对记录自动编号，每增加一条记录，编号自动加1或随机编号。不能更新和编辑该类型数据。是/否1个字符存储只具有两个值的数据。例如“是/否”或“真/假”等。OLE对象1GB（受磁盘空间限制）存储在表中的链接或嵌入式对象。超级链接存储以文本或文本形式的超级链接的地址查阅向导4B创建利用组合框选择来自其他表或值列表中的字段。2.3.2 插入字段 n【例2-5】在“学生表”的表结构中插入“性别”字段。n设计步骤如下： （1）打开“Student.mdb”数据库，在对象列表框的中选中“学生表”，单击“设计”按钮，利用行选定器选中“地址”字段这一行，再单击插入行“”按钮（或选择“插入”“行”命令），在

11、“地址”字段行的上面插入了一空白行，如图2-22所示，在空白行中输入“性别”字段，数据类型为“文本”。图 2-22 插入字段 （2）单击保存“ ”图标，保存对该数据库的修改。 2.3.3 移动字段 n当用户创建表结构时输入字段的顺序就是表中记录字段的顺序，如果需要移动某个字段，只要使用行选定器选中该字段行，然后按住鼠标左键拖动该字段行到相应的位置即可实现字段的移动。 2.3.4 复制字段 n复制字段不复制字段中保存的值，仅拷贝字段名，并要重新命名该字段以使字段不重名。操作步骤如下：n（1）在表的设计视图中打开相应的表，选中将要复制的字段。n（2）选择“编辑”“复制”命令，或者按住“+C”组合键

12、。n（3）选则一个空行，再选择“编辑”“粘贴”命令，或者按住“+V”组合键。n（4）输入字段的新名称，保存对该数据库的修改。 2.3.5 删除字段 n删除字段的方法有多种，例如：n（1）在表的设计视图中打开相应的表，选中将要删除的字段。n（2）选择“编辑”“删除”命令，或者单击“”图标。n（3）系统弹出对话框询问是否永久删除选中的字段及其所有的数据时，选中“是”按钮以确认删除操作。n注意：如果删除的字段包含在其他的数据库对象中或在某个关系中，则要先删除引用或关系，再删除字段。 2.3.6 创建值列表字段 n在VB或VF这类面向对象的设计语言中，经常使用到组合框，例如表中的“性别”字段，设置成组

13、合框，可选项为“男”或“女”，让用户在输入数据时免去输入数据的步骤，仅仅用鼠标做一个简单的点击选择，这样既节约了时间，也避免产生输入错误，岂不一举两得呢！Access 2003提供了“值列表”字段，就可以完成这个任务。 【例2-6】在“学生表”的表结构中创建值列表“城市”字段。 n设计步骤如下： （1）打开“Student.mdb”数据库，单击“表”对象，选中“学生表”，然后双击该表，打开该表，选中“地址”列，选择“插入”菜单中的“查阅列”命令。 （2）弹出图2-23对话框，提示用户选择一种提供数据的方式。提供数据的方式有两种，一种是使用表或查询中的数据，另外一种就是自行键入所需要的数据。在此

14、，选择后者。 图 2-23 建值列表字段之一 （3）单击“下一步”按钮，弹出图2-24对话框，提示用户输入可选项的值，在此，输入：北京、上海、广州、深圳、重庆、成都。 图 2-24 建值列表字段之二 图 2-25 建值列表字段之三 图 2-26 建值列表字段之四 （4）单击“下一步”按钮，弹出图2-25对话框，为查阅列指定标签，即字段名，在此输入“城市”，单击“完成”按钮。浏览“城市”的值列表字段。如图2-26所示。 2.4 设置字段属性 n通常在输入了字段名和数据类型及说明之后，还要对各个字段作进一步的属性设置。例如，数值型字段中小数位数的设置，值列表字段的设置等等。字段属性包括字段大小、格

15、式、小数位数、标题、默认值、有效性规则及文本、必添字段、索引等。通过表结构设计视图中“常规”选项卡可以设置字段属性，如图2-20所示。 图 2-20 表结构设计视图 1设置字段大小 n在字段属性的“常规”选项卡中，可以设置“字段大小”属性。“文本”型字段允许的最大字符数为255，默认为50。“数字”类型字段大小还可以进行更进一步的设置，如表2-2所示。 数字型字段大小小数位范 围字节0255整型-3276832767长整型-21474836482147483647单精度型7-3.410383.41038双精度型15-1.797103081.79710308同步复制IDN/AN/A小数15128

16、表2.2 “数字”类型字段 n从上述表中可见，前三种数字型字段不需要设置小数位，允许正负整数范围值比较大；单精度可以设置7为小数，双精度可以设置15位小数而且正负整数范围较大，小数可以设置15位小数，但整数范围值不大。n “自动编号”类型的“字段大小”属性值可以设置为“长整数”和“同步复制ID”。n 字段属性是每个字段必须要设置的属性，大小要符合字段的实际要求。字段大小直接影响Access运行的速度，字段大小越小，Access运行越快。 2设置格式 n“格式”指显示的数据的形式，用于区别键盘输入的初始形式。例如，如果要输入负数：“-15”，则需要设置该字段的格式为（#，#0）；如果要强制显示大

17、写字母，就要设置该字段的格式为“”。不同的数据类型定义了不同的格式，例如，“日期/时间”类型的格式有七种，分别是：常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间、短时间。“货币”和数字类型的格式有七种，分别是：常规数字、货币、欧元、固定、标准、百分比和科学计数。 a） “日期/时间”的类型格式 b） “数字”类型的格式 图 2-37 格式 但是无论是何种不同类型的格式，影响的仅仅是数据的显示方式，而不影响它在表中的实际存储方式及其输入方式。 格式规范输入的数据显示的格式化数据MARYmary短日期05年8月8日2005-8-8货币5000￥5000.00()-01234567899(012)

18、3456-7899表 2.3 格式范例 3设置小数位 n货币型和数字型字段可以设置小数位数，单精度型可设置7位小数位，双精度型可设置15位小数位，小数可设置15位小数位；如果“货币”型字段小数位数设置成“自动”，则小数位为2；如果“数字”型字段设置成“固定”或“标准”格式，则小数位数也是2位；如果“数字”型字段设置成“常规数字”，则小数位数由用户确定。 4设置默认值 n默认值即当输入记录时不需要手动输入数据，系统自动填入已设置好的数据，这样避免了多次重复输入相同的数据，节省时间，提高了工作效率。例如，设置“学生表”中的“城市”字段的默认值为“北京”，那么当用户输入记录时，“城市”字段自动填入“

19、北京”。默认值是和该字段数据类型相匹配的值，它只是一个初始值，也可以在输入时进行修改。默认值可以是数字或文本字符串，还可以是一个表达式。 5设置标题 n标题显示窗体或报表的备选字段名。窗体或报表上的标签一般都使用字段名，但是，有时候需要显示更为详细的描述性标签，就要另取字段名。字段名和标题可以相同也可以不同，如果不指定标题，则默认为字段名。 6设置有效性规则及有效性文本 n“有效性规则”负责检查正在输入的数据是否符合预先设置的规则，如果不符合，就显示“有效性文本”以提示出错信息。例如，设置“学生表”中的“出生日期”字段的有效性规则为“date()”，如果输入日期大于当前日期，如图2-37中“2

20、005-9-18”，则系统弹出信息出错提示框，如图2-38所示。 图2-37 设置有效性规则 图2-38 有效性文本提示窗口 有效性规则的设置多种多样，例如，可以设置某个数值“10000”或限制某个日期在一个范围内“between #5/12/05# and #8/31/05#”。 7设置输入掩码 n输入掩码是预先定义输入模式，使得输入方式更严格，避免输入错误。对于日期型和文本型数据可以使用“掩码向导”来设置。例如，对于“学生表”中的“邮政编码”字段可以设置其输入掩码。 操作步骤如下： n（1）以“设计”视图的方式打开“Student.mdb”数据库的“学生表”，选中“邮政编码”字段，单击字段

21、属性的“常规”选项卡，然后再单击“输入掩码”右侧的“”图标，弹出图2-39所示对话框，选择所需的输入掩码为“邮政编码”，数据查看方式为“100080”即占六个字符。 图2-39 设置输入掩码之一 图2-40 设置输入掩码之二 （2）单击“下一步”按钮，弹出“设置输入掩码之二”对话框，确 定输入掩码名称及占位符。如果要查看所设置掩码的效果，可以单击尝试文本框。 （3）保存掩码设置，在数据表视图中输入记录时显示掩码的格式。 8设置索引 n索引可以加快检索和查询的速度，及加速排序和分组操作。索引可以设置三种情况： 无：不索引该字段，系统默认设置。 有（有重复）：允许索引有相同值的多条记 录。 有（无重