永嘉文秘培训讲课

1、2012年7月1日新版党政机关公文格式 一、公文格式的范畴1.公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；2.承载公文的介质，包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；3.公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。二、公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。（一）公文用纸规格。国际标准（一）公文用纸规格。国际标准A4型，成品尺寸为型，成品尺寸为297mm210mm，采用，采用60g/80g/胶版纸或复胶版纸或复印纸，纸张白度在印纸，纸张白度在80-90%。（二）版心尺寸为（二）版心尺寸为225mm156mm

2、（不含页码），每（不含页码），每页页22行，每行行，每行28个字，行间距用固定值个字，行间距用固定值28磅，版面上磅，版面上空约空约37mm，下空约，下空约35mm。左空。左空28mm，右空，右空26mm，为方便印制，每页行数可视情增加或减少为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至至2行。增减行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。（三）装订。公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平（三）装订。公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允处，允许误差许误差4mm。平订钉锯与书脊间

3、的距离为。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。三、三、公文格式的基本要求公文格式的基本要求版面示意图版面示意图四、公文通用格式要素划分四、公文通用格式要素划分公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分 （一）版头部分：（一）版头部分：公文首页红色分隔线以上的公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。版头中的分隔线。版头示意图份号、密级和保密期限、紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心

4、左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、庄重为原则。发文机关标志.联合行文 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布。发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”字组成

5、，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空1字，与最后一个签发人姓名处在同一行。 版头中的分割线，在发文字号4mm处，高度为0.35-0.5mm。红色。 签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。签发人3字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。签发人公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。（二）主体部分主体部

6、分标 题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分割线。正 文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文层次序数 层次序数：第一层 “一、” （黑体） （作为小标题时句尾无标点）；第二层 “（一）”（楷体） （作为小标题

7、时句尾标点可有可无）；第三层 “ 1.” （仿宋） （无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层 “（1）” （仿宋） （必须有标点）。 不得逆向使用不得前后不统一不得重复 。 附件：1. 2. 2012年月日 附 件 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章加盖印章单一机关行文 成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

8、印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，可以采取调整行距、字距的措施解决。加盖印章联合行文加盖印章联合行文附 注公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附 件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订

9、。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）版记部分（三）版记部分包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。末条分隔线与公文最后一面的版心下

10、边缘重合。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。印发机关、日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 翻印公文时，翻印机关和翻印日期用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字，翻印日期右空一字，年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“翻印”二字。 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，

11、数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页 码信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。信函格式 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度5.54mm的7/8。 即距离4.8mm。

12、纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。 纪要标志下空2行居中编排纪要编号，如“第期”“2012号”的形式，不编虚位。纪要格式 纪要编号下空一行编排发文机关和成文日期，发文机关左空1字，成文日期右空1字。 在发文机关和成文日期之下印1条与版心等宽的红色分割线。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员

13、名单。 姓名段末加句号公文格式变化口诀公文格式新国标主题词儿不再标公文用纸型涉密公文标份号密级紧急左上角加急特急马上办上行公文不留空印章署名要齐全成文日期用数字公文页码不可少版记号仿宋体信函格式应简化什么是行文规则：是指机关行文中必须遵循的行为规范，包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等。行文总规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性 。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。主要行文规则主要行文规则 1.按隶属关系和职权范围行文。按隶属关系和职权范围行文。2.授权行

14、文授权行文。3.3.联合行文联合行文 。同级党政机关、党政机关与同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。有共同管理的事项或者有关联的事项。(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。(4)联合行文应当明确主办机关。联合行文应当明确主办机关。(5)联合行文，主办机关一般排列在前。联合行文，主办机关一般排列在前。4.一般情况下不越级行文。一般情况下不越级行文。行文应遵循“一

15、级抓一级、一级对一级负责”的原则，通常情况下不越级行文。5.不越权行文。按机关职责范围行文，如果有涉及其他不越权行文。按机关职责范围行文，如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。6. 部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。7.公文由文秘机构统一处理公文由文秘机构统一处理 。公文的行文关系必须以这种隶属和相互关系为基本原则进行行文，不可超越这个原则。 按照上述原则，各级机关或单位之间的行文可分为：下行、上行、平

16、行三种 1.上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；告；2.下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如通知、通下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如通知、通告；告；3.平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。知、函。行文关系行文关系 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文

17、体。实践中的一种常用文体。撰写请示时需注意事项撰写请示时需注意事项 （一）坚持一事一请示。（一）坚持一事一请示。 （二）请示应只主送一个机关，切忌多头主送。（二）请示应只主送一个机关，切忌多头主送。 （三）不可越级请示，也不直接报送领导者个人。（三）不可越级请示，也不直接报送领导者个人。（四）不可将请示和报告混合使用，报告中不得夹带请示事（四）不可将请示和报告混合使用，报告中不得夹带请示事项项 。如，。如，关于要求落实经费补助的请示报告关于要求落实经费补助的请示报告永政办发永政办发2014100号号.doc公文、材料格式易错的问题公文、材料格式易错的问题 一、请示注意事项一、请示注意事项请示与

18、报告区别请示与报告区别 报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。请示，用于向上级机关请求指示、批准。请示，用于向上级机关请求指示、批准。从行文方向上看，这两个文种都是上行公文，撰写中从行文方向上看，这两个文种都是上行公文，撰写中都要注意陈词恳切，语气谦恭，有近似的一面。但它们又都要注意陈词恳切，语气谦恭，有近似的一面。但它们又有明显的区别：有明显的区别： 1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也

19、可一文数事。内容可一文一事也可一文数事。 2侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。工作，陈述意见或者建议。 3行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。情，掌握情况，便于及时指导。 4行文时间不同。请示要事前行文，一般情况行文时间不同。请示要事前行

20、文，一般情况下不得下不得“先斩后奏先斩后奏”；报告通常是在事后或事情进；报告通常是在事后或事情进行中行文。行中行文。 5报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；报告可以报送一个或多个上级机关。报告可以报送一个或多个上级机关。 6篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。涉及面较为广泛，篇幅一般较长。 7结束用语不同。请示的结尾一般用结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请妥否，请批示批示” 等形式，请示的结束用语必须明确表明需要等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求

21、；报告的结尾多用上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此特此报告报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。词语。 8处理结果不同。请示属于处理结果不同。请示属于“办件办件”，指上级机，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅阅件件”，可以答复，也没必要件件予以答复。，可以答复，也没必要件件予以答复。 在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，这时标题中标题中“关于关于”、“转发转发”、“通知通知”反复在一个标题内多次出反复在一个标题内多次出

22、现，十分累赘。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方现，十分累赘。为使标题简练、流畅，方便理解，可采取以下方法处理。法处理。 如，永嘉县卫生局关于转发如，永嘉县卫生局关于转发永嘉县人民政府关于进一步做好今永嘉县人民政府关于进一步做好今冬明春安全生产工作的通知冬明春安全生产工作的通知的通知的通知 ，改为：，改为：“永嘉县卫生局转永嘉县卫生局转发永嘉县人民政府关于进一步做好今冬明春安全生产工作的通发永嘉县人民政府关于进一步做好今冬明春安全生产工作的通知知”。 如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这如果上级的文件，到本单位时已经经过了三、四层转发，这时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。时可以直接转发初始发文单位文件，不要间接层层转发。 如：如：“县人民政府关于转发县人民政府关于转发市人民政府关于转发市人民政府关于转发省省人民政府关于转发人事部关于人民政府关于转发人事部关于同志恢复名誉后享受同志恢复名誉后享受级级待遇的通知的通知待遇的通知的通知”。这个标题有四个层次，用了三个。这个标题有四个层次，用了三个“关于关于转发转