数据与报表打印

1、 除了可以使用公式对数据进行运除了可以使用公式对数据进行运算外，我们还可在算外，我们还可在Excel 2003中中进行更高级的数据分析操作，如对数进行更高级的数据分析操作，如对数据进行排序、筛选和分类汇总等。另据进行排序、筛选和分类汇总等。另外，我们还可以创建图表，以求更生外，我们还可以创建图表，以求更生动地表现数据。报表制作完成，我们动地表现数据。报表制作完成，我们可在进行相关设置后将其打印出来。可在进行相关设置后将其打印出来。 【本章内容提要【本章内容提要】 排序是对工作表中的数据进行重新组排序是对工作表中的数据进行重新组织的一种方式，是最常用的表格数据操作织的一种方式，是最常用的表格数据

2、操作之一。之一。Excel可以对整个工作表或选定的可以对整个工作表或选定的某个单元格区域中的数据按文本、数字以某个单元格区域中的数据按文本、数字以及日期和时间进行升序或降序排序。及日期和时间进行升序或降序排序。 【实训目的【实训目的】u掌握对数据表进行简单排序的的方法掌握对数据表进行简单排序的的方法 。【操作步骤【操作步骤】实训实训1 简单排序简单排序 对文本进行对文本进行升序排序升序排序 实训实训2 多关键字排序多关键字排序 【实训目的【实训目的】u掌握为数据表进行多关键字排序的的方法掌握为数据表进行多关键字排序的的方法 。【操作步骤【操作步骤】实训实训3 自动筛选自动筛选 管理数据时经常需

3、要对数据进行筛选，即从管理数据时经常需要对数据进行筛选，即从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据。因此，众多的数据中挑选出符合某种条件的数据。因此，筛选是一种用于查找数据的快速方法。筛选是一种用于查找数据的快速方法。 【实训目的【实训目的】u掌握为数据表进行自动筛选的方法掌握为数据表进行自动筛选的方法 。【操作步骤【操作步骤】 筛选出筛选出“总分总分”最大的前最大的前5名记录名记录 自定义筛选出自定义筛选出“总分总分”大于大于或等于或等于175的的记录记录 实训实训4 高级筛选高级筛选 【实训目的【实训目的】u掌握为数据表进行高级筛选的方法掌握为数据表进行高级筛选的方法 。【操作步骤【操作步骤

4、】 要通过复杂的条件来筛选单元格区域，应首先要通过复杂的条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后选在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后选择择“数据数据”“筛选筛选”“高级筛选高级筛选”菜单，打开菜单，打开“高级筛选高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。域。 要进行高级筛选，数据区域的第一行必须要有要进行高级筛选，数据区域的第一行必须要有列标题。下面我们使用高级筛选筛选出总分小于列标题。下面我们使用高级筛选筛选出总分小于198、奖学金

5、为、奖学金为“加油！加油！”的记录，以此介绍高级的记录，以此介绍高级筛选的方法。筛选的方法。 输入筛选条件，单输入筛选条件，单击数据表中的任一击数据表中的任一单元格后选择单元格后选择“高高级筛选级筛选”菜单菜单 确认列表区域数据后确认列表区域数据后单击单击“条件区域条件区域”右右侧的压缩对话框按钮侧的压缩对话框按钮选择条件区域选择条件区域后单击展开对后单击展开对话框按钮话框按钮 筛选出总分小于筛选出总分小于198、奖学金为、奖学金为“加油！加油！”的记的记录录 实训实训5 取消筛选取消筛选 【实训目的【实训目的】u掌握取消某列、所有列筛选和删除筛选按钮的掌握取消某列、所有列筛选和删除筛选按钮的

6、方法方法 。【操作步骤【操作步骤】 取消对某一列取消对某一列进行的筛选进行的筛选 选择该项，选择该项，取消对取消对所有列进行的筛选所有列进行的筛选 选择该项，可删除数选择该项，可删除数据表中的筛选箭头据表中的筛选箭头 使用使用“分类汇总分类汇总”命令，不需要人工创建命令，不需要人工创建公式，公式，Excel将自动创建公式，并且将计算结将自动创建公式，并且将计算结果分级显示出来。果分级显示出来。 要进行分类汇总的数据表的第一行必须有要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标题，在执行分类汇总命令之前，首先应对列标题，在执行分类汇总命令之前，首先应对数据进行排序，将其中关键字相同的一些记录数据进行排

7、序，将其中关键字相同的一些记录集中在一起。集中在一起。 分类汇总有简单分类汇总、多重分类汇总分类汇总有简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总之分，这里介绍前两种。和嵌套分类汇总之分，这里介绍前两种。 实训实训6 简单分类汇总简单分类汇总 简单分类汇总主要用于对数据表中的某一简单分类汇总主要用于对数据表中的某一列进行排序，然后进行分类汇总。列进行排序，然后进行分类汇总。 【实训目的【实训目的】u掌握对数据表进行简单分类汇总的方法掌握对数据表进行简单分类汇总的方法 。【操作步骤【操作步骤】在工作表中将需在工作表中将需要进行分类汇总要进行分类汇总的列的列“单位单位”列进行升序排列列进行升序排列 选

8、择该列中的选择该列中的任意一个单元任意一个单元格，然后选择格，然后选择“数据数据”“分分类汇总类汇总”菜单菜单 对业务知识考试对业务知识考试成绩表以成绩表以“单位单位”来汇总总分成绩来汇总总分成绩 实训实训7 多重分类汇总多重分类汇总 多重分类汇总，就是对工作表中的某列数多重分类汇总，就是对工作表中的某列数据选择两种或两种以上的分类汇总方式或汇总据选择两种或两种以上的分类汇总方式或汇总项进行汇总。多重分类汇总每次使用的项进行汇总。多重分类汇总每次使用的“分类分类字段字段”总是相同的，汇总方式或汇总项可以不总是相同的，汇总方式或汇总项可以不同。同。 【实训目的【实训目的】u掌握对数据表进行多重分

9、类汇总的方法掌握对数据表进行多重分类汇总的方法 。【操作步骤【操作步骤】 下面我们对业务知识考试成绩表中的下面我们对业务知识考试成绩表中的“单单位位”列进行多重分类汇总，即进行列进行多重分类汇总，即进行“总分总分”的的“求和求和”和和“实际操作实际操作”的的“求平均值求平均值”，以，以此介绍多重分类汇总的操作。此介绍多重分类汇总的操作。 对对“单位单位”列进行降列进行降序排序序排序 设置两次分设置两次分类汇总选项类汇总选项分类汇总分类汇总结果结果实训实训8 分级显示数据分级显示数据 【实训目的【实训目的】u掌握分级显示数据的方法掌握分级显示数据的方法 。【操作步骤【操作步骤】 单击工作表左侧的

10、折叠按钮单击工作表左侧的折叠按钮 可以根据需要可以根据需要隐藏原始数据，此时该按钮变为隐藏原始数据，此时该按钮变为 ，单击，单击该按钮显示组中的原始数据该按钮显示组中的原始数据 在在 分级显示符分级显示符号中，单击所需级别的号中，单击所需级别的数字，较低级别的明细数字，较低级别的明细数据会隐藏起来数据会隐藏起来 要显示所有明细数据，请单击要显示所有明细数据，请单击左侧分级显示符号的最低级别左侧分级显示符号的最低级别 分级显示控分级显示控制按钮的功制按钮的功能能 实训实训9 清除分类汇总清除分类汇总 【实训目的【实训目的】u掌握清除分类汇总的方法掌握清除分类汇总的方法 。【操作步骤【操作步骤】

11、图表是形象化表示数据的一种方式，例图表是形象化表示数据的一种方式，例如，利用饼图可形象地表示学生成绩在各个如，利用饼图可形象地表示学生成绩在各个分数段的比例，每个销售人员完成的销售额分数段的比例，每个销售人员完成的销售额在总销售额中所占比例；利用柱形图可形象在总销售额中所占比例；利用柱形图可形象地表示产品在各个月份的销量等。地表示产品在各个月份的销量等。 实训实训10 为各单位考生总分成绩创建柱形图为各单位考生总分成绩创建柱形图 【实训目的【实训目的】u掌握为工作表创建柱形图表的方法掌握为工作表创建柱形图表的方法 。【操作步骤【操作步骤】选择要创建图表选择要创建图表的单元格后单击的单元格后单击

12、“图表向导图表向导”按按钮钮 选择图表选择图表类型和图类型和图表源数据表源数据 设置标题及设置标题及图表位置图表位置 创建的嵌入创建的嵌入式图表式图表 实训实训11 页面设置页面设置 【实训目的【实训目的】u掌握为工作表设置页面的方法掌握为工作表设置页面的方法 。【操作步骤【操作步骤】在该选项卡可在该选项卡可设置纸张大小设置纸张大小和纸张方向和纸张方向在该选项卡可在该选项卡可设置页边距设置页边距实训实训12 设置打印区域设置打印区域 【实训目的【实训目的】u掌握为工作表设置打印区域的方法掌握为工作表设置打印区域的方法 。【操作步骤【操作步骤】选择要打印的单元格区域选择要打印的单元格区域后选择后

13、选择“设置打印区域设置打印区域”实训实训13 分页预览分页预览 分页预览可以使用户更加方便地完成打分页预览可以使用户更加方便地完成打印前的准备工作，如调整打印区域的大小、印前的准备工作，如调整打印区域的大小、调整当前工作表的分页符等。调整当前工作表的分页符等。 【实训目的【实训目的】u掌握进入分页预览视图的方法。掌握进入分页预览视图的方法。u掌握调整、插入、删除、恢复默认分页符掌握调整、插入、删除、恢复默认分页符的方法的方法 。【操作步骤【操作步骤】蓝色虚线为蓝色虚线为“分分页预览页预览”视图中视图中的自动分页符的自动分页符“分页预览分页预览”视图就是显视图就是显示要打印的区域和分页示要打印的区域和分页符位置的工作表视图符位置的工作表视图 拖动自动分页拖动自动分页符，以调整分符，以调整分页符位置页符位置 删除分页符删除分页符 插入分页符插入分页符选择选择“重设所有分重设所有分页符页符”项，可恢复项，可恢复默认的分页状态默认的分页状态 实训实训14 打印预览打印预览 【实训目的【实训目的】u掌握进入打印预览视图的方法。掌握进入打印预览视图的方法。u掌握打印工作表的两种