个人计划和时间管理

1、个人计划和时间管理个人计划和时间管理平均平均8080岁寿命岁寿命我们只有我们只有3年的时间去创造价值！年的时间去创造价值！1-20、60-80忽略不计，余40 项目项目 每天耗时每天耗时 4040年耗时年耗时 结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.726.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.522.5交通 1.5小时 2.5年 2020电话 1小时 1.7年 18.318.3看电视、上网 3小时 5年 13.313.3看报、聊天 3小时 5年 8.38.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.66.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3我们为什么要进行时间管理？

2、什么是时间管理？ 自我管理改变习惯效能、效率事前的规划执行的管理时间管理自我管理改变习惯时间管理时间管理是什么？时间管理自测揪出偷走时间的主要元凶我们的目标时间管理方面存在的问题下面用最简单的办法测试你是否能掌握下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间时间 你你只需只需回答回答 & & 1 1 你通常工作很长时间吗？你通常工作很长时间吗？2 2 你通常把工作带回家吗？你通常把工作带回家吗？3 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 5 即使没有出

3、现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 7 你经常在做重要工作时被打断吗？你经常在做重要工作时被打断吗？8 8 你经常占用用餐时间工作吗？你经常占用用餐时间工作吗？9 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你觉得找借口推延你不喜欢

4、做的事容易吗？1212 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216“yes” 救命救命！你在时间管理上需改进812“yes” 48 “y

5、es”04“yes”当心当心！重新审视你的时间行动计划可以可以！方向正确，但需要提高恭喜恭喜！坚持并保留你的方法找出元凶8元凶1、缺乏计划2、不分重点3、太多干扰4、会议太多5、拖延6、文件混乱7、授权不足时间杀手的分类9 隐形杀手有形杀手1.欠缺周详的计划欠缺周详的计划2.不懂分辨缓急先后不懂分辨缓急先后3.过分注重细节过分注重细节4.犹豫不决犹豫不决5.不懂得说不懂得说“不不”6.拖延拖延7.善忘善忘8.不懂授权不懂授权9.欠缺组织欠缺组织10. 健康欠佳健康欠佳1.接听电话接听电话2.打电话打电话3.会议会议4.打扰打扰5.官僚作风官僚作风6.沟通不足沟通不足7.办公室政治办公室政治8.

6、资源不足资源不足9.阅读文件和邮件阅读文件和邮件10. 交通堵塞交通堵塞肖经理的一天108 8：3030总经理打电话让肖经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总总经理打电话让肖经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到1010：0000。1010：0000准备布置下属工作，又有电话打来询问新入职人员薪资的问题，解释到准备布置下属工作，又有电话打来询问新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，肖经理的思路和

7、时间找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，肖经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对报上来的文件等进行处理、阅读各类报告等，到对报上来的文件等进行处理、阅读各类报告等，到12：00，还有一部分没有过目。，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还匆匆吃过饭，看了一会儿报纸，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。 14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，

8、由于对招聘主管的工作不放心，招聘计与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由肖经理自己确定，此项工作又占去划、招聘人员资格的具体要求等，都由肖经理自己确定，此项工作又占去2个小时。个小时。16：00刚要写自己明天提交的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时刚要写自己明天提交的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，肖经理必须就此召集下属开会，因为下属反映部门内部不

9、团结已经影响到了工作，肖经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到肖经理的预期目的，还拖延了时间。事同下属强调一下。但会议不仅没有达到肖经理的预期目的，还拖延了时间。17：30 下属走后，肖经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自下属走后，肖经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。NOW，我们来分析一下肖经理的时间为什么不够用？.缺乏一份详尽的工作计划缺乏一份详尽的工作计划会议安排没有计划、主题不明确，对会议没有实

10、行有效控制会议安排没有计划、主题不明确，对会议没有实行有效控制上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性不知道中层经理是可以说不知道中层经理是可以说“不不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不控制不控制喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间属任务的执行者，大大浪费了自己的时间不舍得授权，对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工不舍得授权，对下属

11、工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里作里做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成来完成14我们是否也有和肖经理同样的一天，怎么办？破茧而出 建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，确定完成期限 对于最重要的事，先完成它 改善技巧，排除打扰 学习说“不”（清静一小时） 一次性时间处理文件 做好会前准备，控制会议时间 学会请别人帮忙 合理授权，管理上

12、、下级15Wait，我还有问题？障碍一：障碍一：“我的习惯就这样，不好改我的习惯就这样，不好改”障碍二：障碍二：“时间管理有什么用，计划时间管理有什么用，计划赶不上变化赶不上变化”障碍三：障碍三：“时间掌握在别人手中时间掌握在别人手中”障碍四：障碍四：“时间管理太麻烦时间管理太麻烦”计划你的每个月、周、天计划你的每个月、周、天 计划你的每个月：计划你的每个月： 把年度目标进行分解转为每个月的工作重点把年度目标进行分解转为每个月的工作重点 计划你的每个星期：计划你的每个星期： 对每周的时间进行整体的规划对每周的时间进行整体的规划 计划你的每一天：计划你的每一天： 每天早晨第一件事：写出每天早晨第

13、一件事：写出6 6项今天要完成的工作项今天要完成的工作建立每天任务清单建立每天任务清单1 1、写下当天工作任务清单、写下当天工作任务清单2 2、将工作任务分为三类（、将工作任务分为三类（ABCABC法则法则）A A）重要或重要及紧迫（必须做）重要或重要及紧迫（必须做MUSTMUST）B B）紧迫但不重要（应该做）紧迫但不重要（应该做SHOULDSHOULD）C C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CANCAN）3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按权别人代办，而后按先后顺序排列先后顺序排列。优先顺

14、序原则优先顺序原则第一类是工作的紧急程度是不同的。第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做，对于对于紧急的工作要先做，对于不太紧急的工作后做。不太紧急的工作后做。紧急紧急不紧急不紧急1.紧急处理客户投诉紧急处理客户投诉2.意外事故的紧急排除意外事故的紧急排除3.客户拜访客户拜访1.工作总结工作总结2.修改工作流程修改工作流程3.处理同事的一些误解处理同事的一些误解4.辅导下属工作辅导下属工作5.安排下一步工作安排下一步工作6.与同级部门间的协调与同级部门间的协调7.销售政策的修改销售政策的修改例：某销售经理某天工作紧急程度划分例：某销售经理某天工作紧急程度划分第二类是工作可以按照重

15、要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。很少时间去做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作重要工作不重要工作不重要工作1.销售费用预算计划销售费用预算计划2.部门招聘计划制定部门招聘计划制定3.重要客户拜访重要客户拜访4.工作报告总结工作报告总结5.下达指示下达指示1.一些文件和资料的查询一些文件和资料的查询2.文件归档文件归档3.应付无关人员应付无关人

16、员4.领用物品领用物品5.差旅费报销差旅费报销建立每天任务清单建立每天任务清单4、选出你确定能在一天选出你确定能在一天之内可以干完的工作。之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于集中的时间段（致力于A A类任务）穿插在完成类任务）穿插在完成要求较低的要求较低的B B、C C类任务类任务的时间段之间。的时间段之间。根据情况的变化和新信息根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先的出现，要对工作的优先顺序作出变更顺序作出变更。一些办公室时间管理技巧一些办公室时间管理技巧 整理整理办公室办公室5S 建立盒子系统建立盒子

17、系统 归档文件归档文件 避免中断工作避免中断工作 筛选信息筛选信息 使用电话使用电话 阅读与写作阅读与写作 应用现代科技应用现代科技 召开会议召开会议 学会学会授权授权 与同事相处与同事相处整理办公室整理办公室 办公桌上办公桌上没有用的东西清理走，只把现在的没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；工作留在手边； 文件里的特别关键处要做文件里的特别关键处要做标记标记以加快重读时以加快重读时的速度的速度； 留心告示贴式的便条，小心丢失留心告示贴式的便条，小心丢失 文件定期文件定期整理、整理、存档存档归档文件归档文件 建立一个档案系统；建立一个档案系统； 将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴

18、上将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他其他”标签；标签； 只把将来要参考的重要文件存档只把将来要参考的重要文件存档 使用颜色存档系统使用颜色存档系统筛选信息筛选信息 办公桌上只留重要的文件 合理设置IE主页使用电话使用电话 选择打电话的选择打电话的时间时间 结束结束电话的暗示电话的暗示 告诉告诉别人什么时候打电话给你最好别人什么时候打电话给你最好阅读和写作阅读和写作 在你必须阅读的报告上划出关键的句子在你必须阅读的报告上划出关键的句子 学会阅读报纸的标题及速读学会阅读报纸的标题及速读应用现代科技应用现代科技 每月一次清除电脑里的不需要的文件每月一次清除电脑里的不需要的文件 定期拷贝重要的文件定期拷贝重要的文件 建立一个有效的电子文件档案建立一个有效的电子文件档案 建立一个有效的收藏夹建立一个有效的收藏夹行业网址、兴趣行业网址、兴趣、搜索器搜索器召开会议召开会议 会议必须有议会议必须有议程，议程程，议程在在2 2个个工作日前工作日前发给发给参参会人员会人员 主持人必须控制主持人必须控制会议时间、效率会议时间、效率 会议会议必须简短必须简短，会后追踪会后追踪学会授权工作学会授权工作 对授权的对授权的任务任务要明确、要明确、制