提高精益机关管理水平课题报告

1、河 北 省 烟 草 公 司 唐 山 市 公 司提高精益机关管理水平精益课题活动成果报告 2015年提高精益机关管理水平 课题成果报告一、前言今年以来，在省局办公室指导下，唐山市局（公司）将精益机关建设视为新常态下转型发展的重要实现手段，坚持问题导向，从发展定位与现状出发，总体思考和谋划推进，较好地挖掘了管理潜力，释放了管理红利，为企业发展注入了新动力。二、小组简介姓 名 性别 年龄 学历 岗位 任务分工杨虹女36本科办公室主任整体协调李兆阔男50本科法规科科长专项推进郝长青男46本科人劳科科长专项推进叶少华女38本科计划科科长专项推进侯红娟女32研究生办公室科员具体实施三、选题理由 本QC小组

2、主要致力于持续提升机关工作效率，降低机关运行费用。（一）精益机关建设是强化企业机关管理工作的重要部署从当前看，推进精益机关建设是改变传统管理理念和行为模式，优化资源配置，提升机关效益的有效手段。从长远看，推进精益机关建设是全面提升水平，挖掘行业发展潜力，转变行业发展方式，实现行业的可持续发展的迫切需要。（二）精益机关建设具备了开展课题的基础条件近两年，全省行业先后开展了党的群众路线教育实践活动、执行力大讨论活动，为精益机关建设奠定了良好的思想基础。四、现状调查（一）浪费现象突出。节约意识淡薄，有些人认为笔墨纸张敞开供应，使用时大手大脚；电脑、空调等电器使用完毕，不关闭电源，有的甚至长时间让其处

3、于“待机”状态；白昼灯、长明灯、长流水等现象频发；少数工作人员使用办公设备办私事，办公用品私用；部分员工对节能措施一无所知，最终导致电费、燃油费、汽车修理费、通讯费、水费、办公用品及耗材等消耗居高不下。（二）个别部门和人员办事效率偏低。有的被眼前利益左右，接受政策和上级指示时信誓旦旦，兑现时大打折扣；有的在执行政策时削减标准，有令不行，有禁不止，各取所需，各自为政；有的在一些具体事务处理上，没能做到急事急办、特事特办，常常让一些工作在个别环节或个别人手上受阻卡壳；有的对一些本来可以立即办好的事却总爱拖三拉四，办事效率低下。五、设定目标小组将课题的目标设定为：精益机关关键指标达标率100%。六、

4、原因分析小组采用了头脑风暴法开展了机关不精益原因调查，并通过系统图寻找引起效率低、费用高的末端因素。七、确定要因经过要因验证，确定了三项要因为：制度机制不健全、工作流程不精简、监督考核不到位。八、制定对策经过不断的探讨实践，我们创建了“钻石（DIAMOND）”管理模型，即以建设四型机关为目标，以问题导向为出发点，以“全员参与、机制保障、目标引领、课题带动”为支撑，以务实执行为主线，扎实开展精益机关建设，促进机关工作提质、提效、降成本。问题导向（Issue）学习型效率型节约型服务型全员参与（All staff）标语征集经验交流成果分享机制保障（Mechanism）组织机制宣传机制激励机制目标引领

5、（Objective）提质提效降成本课题带动（N）节约用电节约用油共16项课题务实执行（Do）流程再造提质增效节能降耗精益考核唐山烟草精益机关“钻石（DIAMOND）”管理模型九、对策实施（一）目标引领，全员参与，以科学的方法推进精益机关建设我们将精益机关定义为“服务型、效率型、节约型、学习型”四型机关，以此为目标深入开展精益机关建设，努力实现企业经营提质、发展增效、管理升级。精益机关建设是企业行为，而不是几个人的责任。市局（公司）领导班子构建战略，从面上建立管理目标和方法论；中层干部的作用在于建立精益流程，比如业务流程、工作体系、管理方式等，立足于线的改善；基层员工重点使用精益工具，针对具体

6、浪费点开展课题活动，立足于点的改善，营造了“人人懂精益、人人要精益”的浓厚氛围。（二）强化领导，明确分工，以专业的组织保障精益机关建设我们成立了“精益机关”工作领导小组，加强了工作的领导、组织和协调力度。年初制定了精益机关工作实施方案，从指导思想、工作目标、组织机构、工作内容及时间安排、工作要求等方面，对精益机关建设工作做了具体安排，为精益机关稳妥推进奠定基础。领导小组下设四个课题实施小组，其中流程再造管理组由计划科牵头，负责运用有效的工具和方法优化工作流程，消除其中的“浪费”环节；节能降耗管理组由办公室牵头，负责从原辅料消耗、能耗、可控费用控制等方面入手，深挖浪费点，提高节能降耗管理水平；提

7、质增效管理组由法规科牵头，负责建立提质增效工作管理制度；精益考核管理组由人劳科牵头，负责将精益机关开展情况纳入绩效考核体系，加强对重点工作的考核。通过专业化分工、精益化管理，及时了解和协调解决工作中出现的问题，提高协调运作能力，持续推进精益机关建设的深入开展。（三）突出重点，分步实施，以清晰的思路指引精益机关建设具体实施中，我们按DMAIC管理五阶段抓好各环节工作落实。1、学习培训阶段解决“什么是精益机关”的问题明确精益机关工作目标，布置和安排活动工作任务，组织开展精益化管理培训，系统学习精益管理知识体系。张贴宣传标识，深化精益机关理念的宣传。定期组织员工进行经验交流与成果分享，让广大干部职工

8、及时了解掌握精益管理工作动态，营造“提质、提效、降成本”的精益机关建设氛围。本阶段工作已在3月31日前完成。2、问题查找阶段解决“为什么开展精益机关”的问题深挖浪费点，将经营管理工作中的重点和难点问题转化为具体的精益课题，鼓励和引导全员参与查找不足。本阶段工作已在4月30日前完成。3、确定课题阶段解决“精益机关做什么”的问题寻找切入点和突破点，选择确定改进课题，找出关键成本控制点，形成降本增效的细化方案。本阶段工作已在5月31日前完成。4、实施改善阶段解决“如何开展精益机关”的问题按照既定方案，指导各部门开展“精益机关”实施工作，使精益机关推进机制系统化。5、评估总结阶段解决“精益机关长效机制

9、”的问题明确“精益机关”评估标准，对“精益机关”工作情况进行总结、考核和评估、改进，建立起精益管理的长效机制。（四）问题导向，课题推进，以有力的抓手落实精益机关建设我们根据精益机关的主要工作任务，全面分析现状，树立精益机关阶段目标，及时监控精益机关开展情况。经过认真分析，建立了涵盖16项指标在内的精益机关指标体系，对办公用品、办公耗材等进行目标管理，将每一项指标作为一个课题，研究分析往年产生浪费的原因，采取改进措施，并进行周总结，及时监控课题开展进度。下面以办公用品支出率、办公耗材支出率、降低用电浪费为例简要介绍具体子课题开展情况。子课题1：降低办公用品支出率、办公耗材支出率测量方法：办公用品

10、支出率=年度办公用品总支出金额/年度办公用品总购进金额*100%；办公耗材支出率=年度办公耗材总支出金额/年度办公耗材总购进金额*100%原因分析：节约意识不强；没有办公用品管理制度；部分办公用品闲置；没有相应的考核管理办法改善措施：一是强化宣传，提高节约、节俭、节能意识。发布节约办公用品倡议书，重点对各部门兼职办公用品管理员进行精益思想宣贯，号召员工双面打印、注重细节，最大程度的减少各种浪费。二是严格管理，对支领环节严格把关。对各部门办公用品、办公耗材库存进行调查摸底，统计各部门办公用品、办公耗材实际需求，有效补充库存，提高预算执行力。三是完善制度，强化考核。制定办公用品管理制度，对市本级机

11、关各部门办公用品、办公耗材支领情况按月份进行了公示，对支领金额较大的部门进行了支领物品使用情况调查。通过这些措施的实施，达到了设定的目标。子课题2：降低用电费用背景：公司办公面积大，冬夏两季中央空调使用频率很高，能源消耗量非常大。公司大楼空调控制室现阶段公司内部空调单独控制，空调控制室远程无法获得数据。远程温度监控系统需耗资数百万，远远大于通过控制节约能耗带来的收益。改善措施：加装两套控制模块通过3G/4G等无线技术，将环境温度通过无线网络系统传送到控制室，控制室可根据温度显示情况再通过3G模块控制新风系统的启动或停止，从而实现环境温度的相对平衡。主要成效：设备采购费用3000元，年信息费用6

12、00元。改进后，2015年1-10月份，用电费用同比节省62588元。十、检查效果（一）运行费用不断降低。我们本着精控成本、提质增效原则，消除浪费，深挖企业潜力，今年1-10月份，用电费用同比降低4.33%，节约62587.95元；公务用车百公里油耗降低率为10.49%，预计全年年度办公费用降低率为14.23%。全面落实“应招尽招”与“真招实招”，全年物资、服务类招标采购项目公开招标率100%，为企业节约122.59万元。（二）运行质量和效率不断提升。我们将精益机关建设与质量体系及标准化工作相结合，通过对管理体系的评审，发现不合格54项，提出改进建议6项；通过业务流程优化提升，明确管控标准，共

13、新增企业标准11项，废止27项，修订21项，实现了标准可循，过程可控。安全管理基础档案记录精简率、公文流转及时率、招标工作完成及时率、督办工作及时完成率、部门协同办结率、设备维护及时率均达到100%，机关运行效率不断提升。（三）员工素养普遍提升。通过开展精益机关建设，各项节能措施得到有效落实，文明、整洁、有序、高效、安全的现场管理环境和作业环境初步呈现，员工精益意识入脑入心，增收节支、积极作为、追求效率成为员工的自觉行为，“人人可精益、事事可精益”浓厚氛围已经形成，凝聚力、战斗力和创造力明显增强，全体员工整体素质普遍提升。根据以上成效，课题活动达到了最初设定的“精益机关关键指标达标率100%”的工作目标。十一、制定巩固措施为了将小组活动成果持续的维持下去，课题组制定了以下巩固措施：（一）制作展板、宣传画，持续营造精益机关宣传氛围，保证精益机关思想能够真正入脑入心，形成习惯。（二）将精益机关相关制度形成管理标准，制定了办公用品、耗材管理工作规范、督办管理工作规范、机关公文管理工作规范、行政办公会工作规范等纳入企业标准体系。（三）按照省局最终确定的全省行业精益机关评价指标体系，定期考核，持续改进。十二、效果总结我们在精益机关工作中做了一些探索，取得了一定成效，但与行业先进水平还有很大差距。下一步，我们将重点做好以下三方面工作。（一）