信息化背景下档案管理改革探讨

1、    信息化背景下档案管理改革探讨    摘 要：经济的发展和科学技术的提升促进了信息技术的发展，同时信息技术开始在各个领域中发挥重要的作用，直接影响着人们的日常生活。在政府部门和事业单位发展的过程中需要档案管理，在大数据时代和信息化发展的今天，将现代化信息技术应用到档案管理中能够促进档案管理和改革进行，在提升管理效率的同时为人们提供优质便利的服务。本文阐述的主要内容是在信息化背景下的档案管理改革。关键词：信息化背景;档案管理;改革分析前言：现代信息技术在社会的发展中起着重要的作用，随着网络技术的普及，越来越多的人开始依赖网络，同时信息化操作技术也在影

2、响着人们的工作和生活，尤其是在信息化支持下的档案管理能够为人们的查询提供方便，同时提高了效率。为了促进我国的档案管理的健康发展，应该在增强档案管理服务功能和生活功能方面下功夫，为促进档案管理改革奠定基础。1 档案管理改革的必要性1）符合现代信息化发展的要求。经济的发展促进网络通信基础设施的建设和完善，同时网络技术的普及效率也在大大的提升。相关的调查显示，我国的网络普及率已经达到百分之五十，网络技术的使用率也达到百分之五十以上。此外，随着网络技术的普及和发展，我国的手机用户每年都在不断的增加。而利用手机获取信息的方式已经成为人们生活中的日常内容。2）符合档案利用信息范围增大的需求。为了获取有效的

3、档案信息，只有到专门的档案馆和到相关的部门进行查找，在此过程中不仅受到时间和地点因素的影响，同时查找的效率比较低，最终还可能获取不到档案信息，即使获取也可能对档案造成一定程度的破坏。可以说，传统的档案管理模式不仅增加了档案查询管理的难度，同时也制约了档案价值的发挥。为此，应该将现代信息技术应用到档案管理中，为档案的改革和管理的便捷性奠定基础。3）增强档案资料的整合。在传统的档案管理过程中存在一定的问题，即分类方式不科学，这在一定程度上造成各个部门协调统一的困难，这为查询工作的顺利开展带来阻碍。此外，在档案管理的过程中缺乏统一的标准，信息化程度比较低，这些因素都在一定程度上制约了档案管理的健康发

4、展。相关的研究显示，当前档案管理的信息网站中，有约百分之三十的网站链接都存在漏洞，同时缺乏约束的手段和措施。为此，在进行档案改革的过程中应该重视人为因素的重要性，在保证档案信息安全性的同时促进档案管理的信息化建设，同时建立统一的网络信息服务平台，从而为人们提供更为优质和全面的档案资料。2 当前档案管理工作中存在的不足1）信息化管理方面需要改善。社会在不断的发展，想要单位的档案能够不断的为人们服务就应该改变传统的档案管理模式，坚持与时俱进的原则。当前档案管理发展的趋势是将现代信息技术应用到管理中，不仅提升管理的效率，同时能够将精确的数据展现给人们。然而，在实际的档案管理的过程中有一些问题亟需解决

5、，如一些管理技术人员不能提升自身的综合能力，不能科学的掌握和應用现代信息技术，在管理的过程中还是沿用传统的管理模式，在此过程中积累的问题不仅没有解决，还在一定程度上制约了档案管理的发展和改革。2）档案管理体系存在滞后性。在一些地区事业单位将单位发展的焦点放在了发展上面，不重视档案的管理，因而在资源调配过程中存在一定的问题，造成管理的不科学和不规范，或者在人力、物力和财力等方面的资源分配不均衡，尤其是资源的实效性和科学性需要改进和提升。为此，档案管理中的工作人员应该采取科学的措施提高档案管理的综合效能，明确档案管理在单位发展过程中的重要意义和作用。3）档案管理信息化水平较低。科学的档案管理不仅符

6、合时代发展的需求，同时有助于提高档案管理的效率和质量，对档案管理的健康发展奠定基础。在档案管理的过程中，一些单位不重视科学管理和管理的方法，在管理的过程中也没有认识到现代信息技术的重要作用，因而造成管理方式和管理模式的单一性和滞后性。档案管理具有一定的特点，即复杂性和繁琐性，不仅涉及的数据多，同时工作量大，如果不能科学的建立管理体系的话，将造成管理安全出现问题造成管理效率的低下，所以在信息化和大数据时代的背景下，应该重视加强信息化在档案管理中的作用。3 信息化背景下档案管理改革的对策1）加强档案管理信息化建设力度。档案管理工作具有一定的特点，即原始的资料比较庞杂，同时存在海量的数据信息，通过人

7、工的方式进行管理的话不仅容易出现错误，同时还存在一定的风险性。因此，在进行档案管理的过程中应该科学的应用现代化信息管理技术，不断促进信息化建设的力度，为加强档案管理的科学发展奠定基础。如果信息系统不能科学的应用到档案管理中将影响管理效率的提升。因此，在研究和推广档案管理的过程中应该坚持管理的要求为基础，同时科学的应用先进的信息管理技术，结合实际情况不断完善管理中的技术，为档案管理的健康发展奠定基础。2）增强档案管理者的信息能力。在实施档案管理的过程中应该重视优质人才的引进和使用，为档案改革的顺利进行助力。为此，可以组织档案管理技术人员到外地学习专业的技能和参加知识的培训活动，不断提升操作人员的

8、操作能力，从而使其能够正确的应用管理系统。此外，重视提升档案管理人员的综合素质，档案管理者在进行管理的过程中需要必须严格遵守相关的规章制度，如果发现问题的话必须及时采取措施解决。档案管理者还应该重视自身综合素质的提升，不断完善自身工作的质量和效率，进而为人们体用优质的档案查询服务。3）构建完善的信息化档案管理设施。相关的工作部门在档案管理的过程中起着重要的作用，为了提升管理的效率，相关的单位应该规范的指导管理工作，同时重视信息化管理的基础设施建设，为单位配备必备的仪器，如扫描仪、电脑基础设施，或者结合自身发展的能力和实力引进管理软件，为科学的管理奠定基础，同时还能方便查阅、统计和检索。传统的管

9、理模式中，资金的缺乏也是制约档案管理健康发展的重要因素。在进行档案管理改革的过程中不同的地区结合实际发展情况适当的增加资金的投入，如设立专门的档案库和资料阅览室，不断提升档案管理和资料查询的规范性和科学性，同时还需要结合档案管理的实际需求为档案资料和磁盘提供良好的环境。4）构建现代化档案管理体系。在大数据时代和信息化时代的背景下，进行档案管理改革是符合时代的要求，同时也能促进档案管理的信息化发展，为档案管理的效率和质量的提升奠定基础。因此，应该科学的认识档案改革的重要性。此外，应该构建完善的信息化管理系统，对管理的责任进一步细化，建立科学的管理机制，在出现问题之后能够及时的问责，同时还能降低管

10、理人员失误的概率。为了保证档案管理和改革工作的顺利开展，应该落实相关的责任机制，同时结合地区发展的实际情况加大管理机制的建设，为档案管理质量的提升奠定基础。4 结束语在大数据时代和信息化时代的背景下，进行档案管理改革是符合时代的要求，同时也能促进档案管理的信息化发展。科学的档案管理能够为人们提供优质的服务，同时还能提高管理效率和质量。此外，在进行现代化档案管理的过程中需要结合发展的实际情况选择资金投入的力度，结合发展的情况完善设施和管理的流程，对于工作中的不足之处采取及时的措施解决，为提升档案管理的稳定发展助力。参考文献1张爱群.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究j.人力资源管理，2017（07