文件与档案管理bs

1、主讲人：韩春红主讲人：韩春红一、什么是文件？一、什么是文件？主主 要要 内内 容容二、二、文件归档工作文件归档工作三、档案及档案工作三、档案及档案工作一、什么是文件？ 狭义上的文件，包括各机关向外发出和收进的公文及机关内部使用的文件。 从广义上讲，文件包容了文书和公文的全部内容，且不仅以文字记录方式在纸张上，还包括以录音、录像等光电技术方式记录在非纸载体上的其他文件，如“声像文件”、“光盘文件”、“机读文件”等 文件文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 文书文书：是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递的需要，以文字的方式在一定书写材料上

2、表达思想意图的一种书面记录。它包括私人文书、公务文书。 公文公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务，行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。文文件件文文 书书公文公文(公务文书公务文书)档档 案案文件、文书、公文、档案关系文件转化为档案的条件1 1、必须是办理完毕的文件。、必须是办理完毕的文件。2 2、必须是对日后具有一定、必须是对日后具有一定查考和保存价值的文件。查考和保存价值的文件。3 3、必须是按照一定的规律、必须是按照一定的规律集中保存起来的文件。集中保存起来的文件。二、文件归档工作依据依据档案法档案法企业档案管理规定企业档案管理规定及相关法规，结合本单位实际，

3、制定出及相关法规，结合本单位实际，制定出本企业文件归档制度。本企业文件归档制度。 文件归档制度中应明确文件材料的归文件归档制度中应明确文件材料的归档范围、归档时间、归档质量要求以档范围、归档时间、归档质量要求以及归档控制措施。及归档控制措施。企业各文件形成部门应按照规定由兼职档案人企业各文件形成部门应按照规定由兼职档案人员将文件整理后向档案室进行移交。并填写员将文件整理后向档案室进行移交。并填写档档案交接登记表案交接登记表。归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。归档的文

4、件应为原件。一般一式一份。归档的文件应为原件。一般一式一份。非纸质文件应与其文字说明一并归档。非纸质文件应与其文字说明一并归档。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。档说明，并经项目负责人审核签字。1、文件归档要求2、文件归档时间 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 科研、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门

5、移交。电子文件、磁带、照片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权文件；更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件等，应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 归档文件的整理原则归档文件的整理原则：遵循：遵循文件的形成规律，保持文件文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。价值，便于保管和利用。3 3、归档文件整理、归档文件整理文书档案文书档案-归档

6、文件整理规则归档文件整理规则 科技档案科技档案-科学技术档案案卷构成的一般要求科学技术档案案卷构成的一般要求会计档案会计档案-会计档案管理办法会计档案管理办法人事档案人事档案-企业职工档案管理办法企业职工档案管理办法特殊载体档案特殊载体档案-电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范 磁性载体档案管理与保护规范磁性载体档案管理与保护规范 照片档案管理规范照片档案管理规范 各类归档文件的整理方法各类归档文件的整理方法文件归档整理的程序文件归档整理的程序装盒装盒收集收集鉴定鉴定分类分类装订装订排列排列编号编号编目编目( (一一) ) 收收 集集 意义：意义：收集文件是归档整理工作的首要程序。整理

7、工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。 归档：档案法规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。归档：企业档案管理规定第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。收集工作注意的几个问题 1、注意文件收集的要齐全完整，这是收集工作的基本原则 3、注意对帐外文件的收集 2、注意对重点部门的收集归档：根据企业档案工作规范及相关业务标准制定出本企业文件材料的归档范围、分类方案、

8、保管期限表归档：( (二二) ) 鉴鉴 定定 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 422009 企业档案工作规范 Specifications on business archives work 2009- - 发布 2009- - 实施 国家档案局 发布归档：序序 号号类目类目基基 本本 范范 围围保保 管管期期 限限1 1经营管理经营管理经营决策、生产经营计划 、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售、合同管理、信用管理、知识产权管理永久永久30年年10年年2 2生产管理生产管理生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工

9、作永久永久30年年10年年3 3行政管理行政管理行政事物、安全保卫、审计稽查、劳动人事与人力资源管理、教育培训、外事工作永久永久30年年10年年4 4党群管理党群管理党务工作、组织工作、宣传统战工作、纪检与监察、工会工作、共青团工作、民间团体工作永久永久30年年10年年5 5产品管理产品管理计划决策阶段、设计阶段、试制阶段、生产阶段、评优阶段、认证阶段永久永久30年年10年年6科研开发科研开发研究准备阶段、研究试验与开发阶段、总结鉴定验收阶段、成果申报阶段、推广应用阶段永久永久30年年10年年7项目建设项目建设综合、项目准备阶段、项目建设阶段、项目竣工验收项目运行维护与更新改造永久永久30年年

10、10年年8设备仪器设备仪器综合、单台套设备仪器、永久永久30年年10年年9会计业务会计业务会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其他类永久、永久、2525、1515、5 5、3 310职工管理职工管理在岗职工、退休职工、离岗职工、死亡职工永久永久( (三三) )装装 订订1.准确界定“件”的范围 “件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件, 正文与附件为一件,原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。 2.确定装订顺序 装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在

11、后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。收发文签一般附在文件正本之后 , 定稿之前。归档：3.装订方式和要求。装订前要去掉金属物,装订要结实美观 , 无掉页压字现象。一般要在左侧线装 ,左侧装订时一般应对齐左、下侧 , 如左侧装订线内有图文,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。 归档：( (四四) )、分、分 类类 按年度、机构(问题)、保管期限进行分类三级分类法：“年度年度-机构机构( (问题问题)-)-保管期限保管期限”“保管期限一年度一机构 (问题)”二级分类法： “年度年度-期限期限”、“期限-年度“ (五)、排列排列 归档：1、归档文件应在分类方案的最低一

12、级 类目内排列3、同一事由内或不同事由间的归档文件,应“结合时间或重要程度等排列”。 2、排列时同一事由的相关文件应集中排列。例：年度年度-问题问题-保管期限保管期限2009年经营类行政类党群类永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3. ( (六六) )、编、编 号号 归档：编号：是指归档文件在全宗内的位置标识，以归档章的形式在文件上注明。归档章应加盖在公文首页上端的空白位置。 归 档 章全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构机构(问题问题)保管期限

13、保管期限馆编件号馆编件号归档：业务类办公室20096永久永久归档：( (七七) )、编、编 目目 指编制归档文件目录。归档文件应按分类方案和室编件号顺序，逐件填写目录。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 归档文件目录件号 责任者文号题名日期页数备注文件的发文字号 文件的发文机关或署名者文件的形成时间注释文件需说明的情况 文件标题每一件归档文件的总页数 填写室编件号从1起依次标注归档： ( (八八) )、装、装 盒盒 归档：装盒是归档文件整理的最后一装盒是归档文件整理的最后一个环节个环节, ,包括文件装盒和填写备包括文件装盒和填写备考表、盒脊、封面项目。考表、盒

14、脊、封面项目。 不同类别、不同保管期限的文不同类别、不同保管期限的文件不应装入同一盒。件不应装入同一盒。备备 考考 表表整理人整理人 ： 检查人：检查人： 年年 月月 日日盒内文件情况说明盒内文件情况说明归档：档档案案盒盒盒盒脊脊全全 宗宗 号号年年 度度2009保管期限保管期限永久机构机构(问题问题)办公室起止件号起止件号1234盒盒 号号3归档：档案盒封面 国储粮四平储备库国储粮四平储备库归档：最早对“档案”一词的说明，见于康熙四十六年（1707年）的杨宾柳边记略记载：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之

15、书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。 三、档案及档案工作 “结绳结绳”和和“刻契刻契”是远古时代档案的萌是远古时代档案的萌芽。芽。 18991899年在河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞年在河南安阳小屯村出土的甲骨卜辞是我国发现的最古老的以文字记录的档案。是我国发现的最古老的以文字记录的档案。 历史上不同载体的档案：甲骨档案历史上不同载体的档案：甲骨档案( (刻在龟刻在龟甲、兽骨甲、兽骨) )、金文档案、金文档案( (青铜器青铜器) )、石刻档案、石刻档案、简读档案、缣帛档案、纸质档案等简读档案、缣帛档案、纸质档案等 历史上最著名的皇家档案库：汉代的石渠历史上最著名的皇家档案库：汉代的石渠阁、兰台、东观、

16、唐代的甲库、明代的后阁、兰台、东观、唐代的甲库、明代的后湖黄册库、清代的内阁大库等。湖黄册库、清代的内阁大库等。什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 原始的历史记录，是档案的主要特点和本质属性。档案的本质属性二是参考作用，档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据。档案的作用一是凭证作用，档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。按照档案的内容

17、分类一般包括：文书档案、科技档案、专门档案文书档案、科技档案、专门档案 档案的种类按照档案的载体类型分为：甲骨档案、甲骨档案、金文档案、石刻档案、简读档案、缣金文档案、石刻档案、简读档案、缣帛档案、帛档案、纸质档案、声像档案、电子纸质档案、声像档案、电子档案档案等 文书档案是机关、团体、企业事业单位及其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的档案材料。 科技档案是由生产技术应用与管理、基本建设、科学研究活动中产生和使用的图纸、图表、文字、计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料。 专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。 统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 监督、指导、检查企业所属单位的档案工作。 依照规定向国家档案馆或有关单位移交档案。档案部门的主要职责 从广义上讲是指整个档案事业，它包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传出版工作和档案外事交往工作等。 档 案 工 作 从狭义上讲是指档案业务工作：主要包括档案的收集