试论高校办公室工作职能的强化与拓展

1、    试论高校办公室工作职能的强化与拓展    童丽娟【摘 要】高校办公室作为高校的行政组织机构，在高校运行中起着承接、枢纽的重要作用，其负有服务、协调、参谋、督办的主要职能，这是其他部门所无法替代的。高校办公室的主要工作职责就是围绕高校中心工作，工作内容涵盖文字材料的写作、公文处理、机要保密，信访接待与处理，综合事务的协调，校际合作与交流，督查督办等等关系到学校的各方各面，高校办公室的工作质量与工作效率直接关系到高校是否能够正常运转，也直接反映了高校的管理水平。在新形势下如何做好高校办公室管理工作，充分发挥办公室工作职能，提高办公室的工作效率对于高校

2、改革发展具有十分重要的意义。【关键词】高校；办公室；职能前言高校办公室是在高校党政直接领导下的办事机构，是高校行政机构的重要组成部分，是高校正常运转的重要枢纽，办公室的工作内容涉及到高校的方方面面。从传统意义上来讲，高校办公室主要承担的是交办式的工作，办文、办事、办会，但随着我国经济的发展转型，高校办学开放程度加深，也带来了高校内部体制的改革，利益关系发生变化，部门之间和教职工之间的矛盾也日益凸显。2010年教育部发布了 国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020）明确了我国高校要进行管理体制改革，建设现代大学制度，这对高校办学提出了更高、更新的要求，对于高校办公室的工作也是一项重大

3、的挑战。面对复杂多变的办学环境以及逐渐增多的办公室工作任务，高校办公室必须强化拓展工作职能，提高工作效率，增强办事水平，才能更好地服务于高校，为高校增强实力、寻求发展而助力。1.我国高校办公室职能的定位首先，高校办公室是高校的综合性职能部门，它不同于其他部门的工作性质，尤其是在处理综合性事务方面，办公室往往会作为牵头部门进而协调其他有关部门，是高校综合性协调的核心所在；其次，办公室的服务、管理、协调功能，比如学校的重要会议、组织活动安排、行政文件的印签、外联接待等工作，都是办公室日常工作处理范畴，无不体现着办公室服务、管理、协调的作用；有的高校办公室除了最基本的工作职能外，还附带一些特殊职能，

4、这与高校的管理体制和机构设置有关，例如有的高校把信息中心挂靠在办公室，那么办公室就多了信息化建设的职能，把宣传部与办公室合署，办公室就具有了宣传的功能。2.高校办公室的基本职能高校办公室作为高校的枢纽机构，目前有服务、协调、参谋、督办四项基本职能。2.1服务职能高校办公室的服务职能体现在高校管理的横向、纵深各个方面。办公室既为高校领导服务，又为部门、学院、教师、学生服务；既为高校教育服务，也为后勤、保卫服务；既为上级主管部门服务，也为同级院校服务。总之，高校办公室的服务功能覆盖面广，服务对象众多，服务内容复杂。2.2协调职能高校办公室是高校运行的“调度室”，既担负着高校内部日常工作的协调，也担

5、负着高校与外界各种关系之间的协调工作。2.2.1工作协调。对高校日常活动的时間、地点、出席领导、参与人员、后勤、保卫工作的协调；对公文处理中政策冲突、文件审核、公文部署进行协调；对会议议题、会议审批、与会人员、会议时间地点进行协调；对校园突发事件、公共卫生事件、事故灾害、信誉公关等进行协调。2.2.2关系协调。协调领导之间的关系，高校的领导由于个人认知、工作性质、工作方法、看待问题的角度等等均存在着个体差异，常会使领导在制定决策、处理事务时产生意见分歧，对此办公室应当掌握了解领导的意图，总揽全局，从大面出发，做领导之间沟通的桥梁，寻找共同点和平衡点，缓解意见矛盾，去异求同；协调部门之间的关系，

6、高校的组织机构复杂，学院、部门众多。每个学院和部门都有自己的工作职责和工作侧重点，对于各自的发展方向定位不同，很可能会产生利益博弈，高校办公室就要对此类事件进行协调，与各部门保持联系，及时发现问题解决矛盾，整合学校资源，提高办事效率，发挥合力效应；协调领导与部门、师生的关系，高校根据自身发展需要经常会出台一些政策，这就需要办公室会同政策起草部门做好对全体师生以及其他部门的解释工作，确保政策能够落到实处，在部门或者师生有困难时要做好接待工作，并及时向上级领导汇报，及时解决，并做好安抚工作；协调与校外单位的关系，高校的发展离不开与外界环境的交流与联系，高校办公室就要充分发挥窗口与桥梁的作用，经营、

7、发展对外关系，树立起良好的高校形象，为高校发展创造外部条件。2.3参谋职能高校办公室是信息的集散地，办公室要收集、筛选、整理各种有用的信息，及时向上级报告；办公室还应定期开展调研工作，及时获取发展趋势与动向，并针对当前问题提出具有针对性、实用性的对策，供高校领导决策参考。2.4督办职能做好上级批示文件与指导精神、高校方针政策的落实情况；做好高校领导布置的工作以及会议、决策的执行情况；抓好学期、年度的工作要点，各单位的目标责任制和阶段性目标的完成情况；监督师生反映的涉及到师生利益事项的解决情况。3.高校办公室工作职能强化与拓展路径3.1强化服务意识，提高服务质量要增强办公室人员的服务意识，做到工

8、作无小事，办事不误事，办实事办好事，对每一项工作都尽职尽责，着眼全局，抓清主次，分清条理，办事不出错。一是要简化工作流程，减少会议数量。要做好会议审核工作，控制会议的次数和规模，合理安排会议时间；简化接待工作流程，做到公函接待，严格按照规定办理公务活动。二是精简文件简报，控制发文数量，规范发文程序。三是纠正服务态度，杜绝推诿扯皮，提高服务效率，另外办公室还应提供主动性服务，主动参与、思考、创新，认真工作，保证高校的正常运转。3.2强化参谋职能，提供发展助力高校办公室不仅要处理好日常琐碎的工作，还应当及时把握国家方针政策与高校教育发展动态，分析当前发展需求，强化办公室的参谋决策职能，进一步强化信

9、息调研工作，建立起信息调研数据库；开展专题调研活动，了解师生的关注重点；推动校务公开，促进师生与学校管理层的进一步沟通接触；加强学习，开展工作研究，关注学校发展的重点难点，提高素养和综合思维能力，为学校决策提供有价值的信息和参考意见，为学校发展提供基础。3.3做好组织协调，积极化解矛盾高校办公室在进行协调工作时要掌控全局，突出重点，既保持原则底线，又不失灵活处理。做好重要会议、重要活动的协调工作，会议、活动开始前与相关领导和部门做好沟通、衔接的工作，确保会议、活动的顺利开展；对突发事件做好应急预案，及时准确报告信息，杜绝瞒报、谎报、迟报、漏报的现象，协助校领导及时、准确的处理突发事件；协调关系时应做到对上不盲从对下不轻视，按章办事，团结一致，及时化解各方矛盾，确保高校的稳定。3.4做好督办工作，确保上情下达当前高校已经形成比较科学、完善的管理制度，但是如何确保制度的执行是高校管理工作的一个短板。办公室的督办职能是对制度、决策执行的重要保证。因此在办公室的工作中，不仅要将各项指令传达到位，还要加强对指令执行的督查力度，确保各教学单位、职能部门的工作落到实处，执行到位，并及时向领导汇报工作进度和效果，以便于决策管理层掌控全局，做更好的发展部署。新时期的高