精准服务理念下高校资产管理系统的设计与思考

1、    精准服务理念下高校资产管理系统的设计与思考    刘永芹摘 要：目前绝大多数高校的资产管理系统在设计上更符合管理者的使用要求，要实现面向全校教师的网络化，这种设计还存在一定的弊端。本文结合高校资产管理系统的特点，通过对资产管理系统前台、子模块等重新设计，使资产管理系统能够为用户提供精准服务，从而真正意义上实现资产管理系统的网络化。关键词：精准服务；资产管理系统；设计一、引言目前，大部分高校的资产管理都采用了信息化管理，部分高校的资产管理系统从资产的申购、验收、入库、折旧、报废等整个生命周期均实现了信息化管理，有效提高了资源配置效率，减少了高校的资

2、源浪费。但通过调研发现，现在绝大多数高校的资产管理系统技术落后，并且多是从管理者的角度出发进行设计，沿用了单机版的设计模式，而资产管理系统要实现面向全校教师的网络化，单机版资产管理系统的设计在日常工作应用中，时常发生问题，影响了教师的工作效率。因此本文在精准服务的理念下，对资产管理系统的前台及子模块进行重新设计，使全校教师无须培训即能在资产管理系统中根据自己的需求完成各项操作，从而有效提高使用者和管理者的工作效率。二、网络化资产管理系统使用中面临的问题1.独立的功能模块降低工作效率通过调研发现，目前绝大多数高校在用的资产管理系统虽然实现了网络化，但系统的功能模块包括固定资产管理系统、低值耐用品

3、管理系统、低值易耗品管理系统、资产折旧系统均是独立的，在资产管理系统的使用中需要对资产的分档类别具有清楚的了解，这对于大部分教职工而言需要通过学习和培训才能完成。但是在高校每年都有教职工引进，因此这种学习和培训不管对于管理者还是使用者都大大降低了工作效率，没有真正达到资产管理系统网络化的效果。2.资产的分类难以确定为了方便资产的管理、清查、登记和统计等工作，国家制定了固定资产分类与代码标准，在资产登记入账时必须要选择一个分类才能完成资产的入账。但由于该标准是按固定资产的基本属性进行分类，而资产的名称与分类名称之间可能存在较大的差异，造成使用者在使用资产管理系统进行登记入账时难以确定资产的分类，

4、并且出现很多仪器设备名称在资产的分类代码表中查找不到的现象，这给使用者造成较大的不便，是资产管理系统使用中使用者面临的主要问题之一。三、精准服务理念下资产管理系统的设计基于精准服务的资产管理系统在总体架构和功能上与原资产管理系统一样，在总体架构上包括五个层次：决策管理、资产部门管理、财务管理、使用管理和归口管理；在系统功能涵盖了所有的固定资产管理业务活动，包括验收、增加、处置、变动、分别、清查、统计、分析、折旧、账表、产权登记、条码打印、资产卡片打印、上报数据等。基于精准服务的资产管理系统主要是在其面向用户的前台及子模块的设计上体现精准服务的理念，使用户能够迅速定位所需模块，完成操作。1.资产

5、管理系统的前台设计资产管理系统精准服务是指资产管理系统面向用户需求而建立的以用户问题为导向的设计模式。在资产管理系统的前台设计中各功能模块根据用户的需求进行设计，如图1所示。前台设计分为两大模块，模块一的设计以问题为导向，面向所有系统用户日常工作中的需求，主要包括“资产申购”、“资产验收”、“登记入库”、“资产变动”、“资产处置”、“资产查询”、“打印验收单”及“退出系统”等。模块二面向各级管理员，主要包括“资产审核”、“统计分析”、“资产折旧”、“资产清查”、“辅助功能”及“系统设置”，系统管理员可以通过权限设置授予各级管理员相应的权限。这种前台设计使用户能够根据自己的需求迅速找到相应的模块

6、，较传统的资产管理系统中相对独立的“固定资产管理系统”、“低值耐用品管理系统”等模块，可以节省大量查找制度的时间，无须培训即可完成相应操作。2.子模块的设计子模块的设计主要针对图1模块一中用户常用的三个模块“登记入库”、“资产查询”和“打印验收单”进行详细的设计。（1）“登记入库”模块的设計。此模块的设计首先需要用户确认入库登记的资产分类，如图2所示，图中左侧为说明部分，用以指导用户确认分类，然后点击右侧相应的字段，完成相应的操作。资产分类的说明部分可根据各高校的固定资产、低值耐用品、低值易耗品的管理办法进行描述。如果有描述以外的情况，还可在“特殊情况说明”中进行查看。这种设计方式使用户能够迅

7、速确定资产的分类继续完成登记入库，省去了查阅学校相关管理办法，并且有利于加深对学校资产分类的认识。（2）“资产查询”模块的设计。此模块的设计是根据具有查询需要的用户进行定向设计，进入“资产查询”模块后（如图3），用户再根据自己需要选择相应的查询方式和查询内容，用户也可以点击“查看名下资产”对本人名下的固定资产和低值耐用品进行查询，而无须像目前的资产管理系统要分别点击固定资产管理系统和低值耐用品管理系统才能完成对名下固定资产及低值耐用品的查询工作。在“资产查询”模块的下一级子模块中，同样提供给用户不同的查询方式和查询内容。如“固定资产查询”的子模块，可以提供给用户不同的查询方式（按使用单位查询、

8、按使用人查询、按存放地点查询、按资产类别查询）和查询内容（变动信息查询、处置信息查询、附件信息查询、验收单信息查询），也可以直接查询所属单位的全部资产信息；如“按使用单位查询”的子模块中，可以选择“固定资产查询”和“低值耐用品查询”或按其他查询内容进行查询，也可以直接查询所属单位的全部资产信息。（3）“打印验收单”模块的设计。用户完成固定资产、低值耐用品及低值易耗品的登记入库后，在页面中可以点击“打印验收单”，跳转到打印页面；也可以在图1中直接点击进行打印。点击“打印验收单”后进入页面后，在该页面中首先显示以本人为使用人或经办人的所有固定资产、低值耐用品及低值易耗品验收单，包括已提交、未提交、

9、审核已通过、审核未通过的验收单。对于状态为未提交和审核未通过的验收单，用户可以点击“修改”跳转到相关页面进行修改；对于审核已通过的验收单可以进行打印。在此，可以通过设置权限的方式仅允许用户对审核通过的验收单进行打印。这种设计方式解决了目前主流资产管理系统由于固定资产系统、低值耐用品管理系统及低值易耗品管理系统之间的系统隔离，造成的打印操作烦琐，可以提升用户的体验感受，大大提高工作效率。3.分类代码的设计目前资产管理系统中固定资产的分类执行的是固定资产分类与代码（gb/t14885-2010），规定了固定资产的分类、代码及计算单位。从目前资产管理系统用户使用情况来看，最大的问题是由于资产名称不尽相同，用户对于资产的分类很难确定。针对这一问题，资产管理系统中分类代码的设计应为用户提供便利，比如可以在资产登记入库页面输入资产名称后，在分类代码处检索出相关的分类代码，以及从系统的资产名称库中检索出的相同或相近资产名称所属的分类代码，并推送给用户供其选择，这大大节省了用户寻找资产分类的时间。同样，在低值耐用品和低值易耗品管理系统中也可以进行同样的设计，解决了用户在选择分类代码时的茫然与困惑