企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

1、    企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路    张蕾摘 要：随着社会经济发展水平的不断提升，让社会中的各个行业的发展都获得了转型与升级上的转变，企业的档案管理工作在企业中占据着异常重要的地位。在企业的发展过程中，些档案信息在工作与人员的动态信息显示记录上的作用越来越突出，加上信息技术的支持，这些档案信息的处理运作方式也发生了很多的转变，在这些工作模式上转变过程中也潜藏着很多问题，本文对企业档案管理信息化建设进行了问题与创新方向上的论述，仅供参考与借鉴。关键词：企业档案管理；信息化建设；问题分析；创新思路档案工作由来已久，随着时间的推移，这项工作的

2、运作模式也在随着时代的变化发生着转变，我们现在已经进入到信息时代，为了更好的适应时代发展的进程，档案工作需要迎合时代的发展，在实际工作中结合信息技术，并在数字化条件下，让档案信息的建设逐渐标准化，但是这个转变的过程也会存在较多的问题需要得到解决，信息技术如何在企业的档案管理工作中发挥出更大的价值是本文研究的重点内容。1 企业档案管理现代化信息建设的问题分析1.1 企业档案管理工作认识水平较低我国很多企业中的档案工作一直无法得到良好的转型，管理工作的效率水平一直较低的原因就是很多工作人员的头脑中没有树立出的管理工作较为重要、影响较大的意识。很多企业在实际的管理工作中还一直沿用传统的扁平式的模式，

3、甚至将档案管理部门作为第一个应当被精简的部门，这种管理方式不仅不合理，甚至会让企业的长远发展受到影响。就其表面上看，档案信息管理部门在企业中并不具备什么实际价值，所以将档案部门中的岗位或是职能进行精简，可以节省出很多的资金占用，但是这种将眼前的利益放在第一位的后果就是企业企业在市场的中的竞争力出现减弱的情况。1.2 资金缺乏，设备设施落后很多企业并没有将档案的信息化建设工作中应用软件、硬件设施作为支撑起整项信息化工作的重点，忽略了这些基础设施在实际应用过程中可以发挥的价值。导致这种问题出现的原因是很多企业认为档案管理信息化建设中投入的设备资金过多，同时这些设备应用到实际工作中来时，管理人员还需

4、得到相应的技术培训才能对这些软件与硬件进行操作，这些环节都需投入大量的人力与物力，很多企业在这方面可以使用的资金并不是很多，这方面工作资金投入的产出比例和科技研发、产品销售上的产出相比较的话，简直不值得一提。所以这些问题的出现让档案管理信息化建设工作的进度一直无法得到有效提升。1.3 档案管理工作人员缺乏专业性。根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、

5、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。1.4 档案信息安全得不到有效保障。在档案管理信息化建设的进程中，信息安全是一个需要重点关注的内容，信息的不安全很有可能会给企业造成巨大的影响，例如，在2008年，东方航空公司就因为相关数据丢失，导致多架飞机无法正常起飞，给公司造成巨大经济损失。2 加强企业档案管理信息化建设的相关策略2.1 创新档案管理信息化理念档案管理工作上的信息化转型工作想要开展的更为顺利，首先要做的是对相关

6、理念进行创新，以理念推动后续工作的开展。只有工作人员头脑中的树立出信息化转变的理念，才能从被动转化为主动，并让新型理念中的内容对实践进行指导。理念落实到实际工作上时，要树立出全局意识，将以人为本的观念作为档案工作的重要目标。其次是为了促进理念的改革，要及时对工作上发展目标进行明确，依据企业当前的发展状况对档案信息化的建设内容进行实际性的安排，尽量让理念可以与企业的实际发展状态相匹配，真正达到与时俱进，共同促进的效果。2.2 创新档案管理信息化技术构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关

7、档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。2.3 创新档案管理信息化机制在新的市场经济条件之下，企业的档案管理制度也需要随着形势的发展变化而变化发展。因此，为了更好地适应企业的发展需要，企业可以从以下的几个方面来加强自身的档案管理信息化建设：构建岗位责任制度以及科学高效的奖惩制度。促进企业

8、内部岗位责任制的构建，根据档案管理工作的要求与具体规律，将具体的责任细化到每一个部门、每一个员工身上，保证权责的明确。同时，以科学高效的奖惩制度来营造企业内部积极的工作氛围，根据具体的岗位责任，并结合公司的发展实际，企业以科学的奖惩办法和具体的考核制度来规范工作人员的工作行为，从而激发工作人员的责任感与使命感。提高对档案管理的信息安全保障工作的重视，强化对计算机网络软件、硬件的相关管理工作，明确需要重点关注的安全事项，避免信息泄露风险。2.4 创新档案管理信息化服务坚持做到档案信息化服务的不断更新，使其顺应时代的发展形势，例如，企业可以通过开通档案信息的网上检索工作，有效地利用网络来促进资源的

9、共享，提高资源的利用率。与此同时，企业还可以构建相应的电子文档信息中心，各个用户不仅可以自主上传电子文档，还可以在该平台进行相关的电子文档下载工作。坚持做到档案信息化服务内容的不斷更新，首先，创新档案信息管理工作的职能，由传统的保管档案转化为利用档案，变被动管理为主动利用，变封闭管理为开放共享，以此来满足各个信息用户的具体需求，使档案管理工作可以更好地满足经济发展需求。加强档案信息管理工作的社会化服务，创新服务的主体，实现联机与档案馆之间的互补检索，并开通网络远程检索服务，实现服务主体的多元化。创新服务手段，为了更好地利用现有的、丰富的电子文件信息资源，企业可以将信息人工整理、存储，检索与整理工作也纳入信息技术的利用范畴，实现计算机信息化档案管理的一条龙服务。3 结束语通过一上的论述可以从了解到的是档案管理信息化工作想要得到完全实现，还有很长的路要走。企业要做出的改变包含很多个方面，同时这是一项十分复杂繁琐的工作，短时间的条件准备不会让其中存在的阻碍全部解决。企业的档案信息化建设只有不断的得到调整，才能与企业的发展的实际步伐相一致，并发挥出其最大的辅助作用，促进企业可以获得长远的发展。参考文献1于雪莲.企