试论油田企业秘书接待能力的培养

1、试论油田企业秘书接待能力的培养 试论油田企业秘书接待能力的培养 1.现代社会对文秘人员的需求状况及油田企业对秘书接待能力的要求作为一种新兴的现代科学管理专业，秘书随着科学经济的高速发展、信息传播的急剧膨胀、社会竞争的日趋激烈产生并不断变化。作为一种全球性的职业，随着信息社会、网络社会的高速发展，新的形势要求企业经营管理工作必须科学化、信息化、法制化、民主化,社会分工细化，各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离，为领导决策及实施提供服务的文秘工作也越来越趋于现代化、科学化、专业化，并在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等发面发挥着越来越重要的作用。

2、据有关调查报道，文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一，几乎百分百的民企需要文秘人才，其中大部分企业倾向于复合型的人才，要求秘书一职这个即是极其普通的职位，又要是集多种技能于一身的全才。秘书工作的主要工作职责大致有：辅助参谋、协调沟通、接人待物、文件管理、文书起草、传达信息、会议组织、保守机密及办公室日常事务处理等。但随着各企业间交流活动的不断增加，商务接待工作日益频繁起来，作为企业秘书的重要工作之一-商务接待工作，它的重要性、频繁性客观上对企业秘书接待能力提出了很高的要求。尤其像油田这种资源型国有企业，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次与日俱增

3、，同行业间、技术、资金的交流频繁，这就使用得接待工作越发重要，对油田企业秘书的接待能力也是一种考验。油田企业对秘书接待能力的要求具体有以下几个方面：首先，接待人员要熟悉公司生产经营、财务等状况，对公司有全面了解；第二，接待人员要具备良好的知识结构，熟悉证券、法律、财务等方面的相关基础知识；第三，接待人员应该熟悉石油行业市场，了解各种油气产品和油气市场的运作机制；第四，接待人员要有良好的职业素养，品行端正，诚实守信，具有良好的沟通和协调能力。2.提高油田企业秘书接待能力的方法2.1切实提高对秘书接待工作的重视秘书的接待工作本身就是一门科学，它是架起企业和外界联系的桥梁，有着自身的活动规律和特点，

4、要做好这项工作并不是一件容易的事情。当前我国油田企业在改革发展的道路上既面临难得的机遇，又面临严峻的挑战，为了能够抓住机遇，赢得发展，积累资源，增进合作，业务活动频繁，而频繁的业务活动直接导致秘书接待工作量的提高。企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力。2.2加强考核，强化秘书工作激励机制要想提升秘书接待水平，制定一系列来访接待管理制度，对油田接待工作遵循的原则、接待人责任、预约登记程序、接待安排、接待职守等方面加以确定，建立一个完善科学的规章体系用于规范秘书接待活动是十分必要的。同时还要强化岗位考核和目标管理，设计科学合理的考核标准和办法，建立优

5、胜劣汰，有奖有惩的动力机制。以此激发秘书人员接待工作的积极性、主动性。2.3秘书自身要要树立学习意识，增强服务意识、责任意识完美的接待工作离不开秘书人员丰富的知识积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该树立良好的学习意识，要象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。接待工作繁杂具体，事务性强,在接待过程中,秘书人员应注意发挥自身特有的接触面广、信息度高和知识丰富的优势,从自身特点出发,树立服务意识,提高服务效能。另外，接待无小事，企业接待工作水平的高低,能够客观反映一个企业的整体形象,充分展示接待人员的素质和能力，接待人员一点小的失误就可能引发不可弥补的损失。接待人员高度

6、的工作责任心决定接待的成功与否，秘书必须认真、细致的面对千头万绪的工作，保质保量的办好每一件事情，切忌粗马虎、敷衍，以保证每一次接待尽可能完美。2.4加强理论学习，增加培训，提升秘书接待水平知识就是力量，接待工作的进展要靠知识的推进，但目前鉴于整个社会对秘书工作的重视程度不够，对秘书培训类的课程较少，具体到秘书接待类的课程更是少之又少。这样就要求企业组织秘书及接待人员进行理论学习，增加培训机会，以提高企业接待水平。首先是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如公司法、产品质量法、合同法等，还必须掌握与本行业密切相关的法律法规，如石油天然气管道保护条例等。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知