公立医院人事档案管理现状的思考与对策

1、    公立医院人事档案管理现状的思考与对策    陈彦廷摘 要：公立医院是人才密集型事业单位，医院人事档案管理工作是医院人力资源管理的重要环节。笔者通过对公立医院人事档案管理现状进行思考分析，并尝试提出对策与建议。关键词：公立医院;人事档案管理1 公立医院人事档案管理概述公立医院属于人才密集型事业单位，是高水平人才较为集中的地方。医院要发展，综合实力要提高，人才最关键和最基础的“第一资源”。如何真正做到人尽其才，提高人才的利用效率，是摆在医院管理者们面前的难题。人事档案管理在人事管理中起着重要作用，是真实反映干部发展经历、现实表现和“德能勤绩廉”情况的

2、重要依据，是人才“选、育、用、留”的重要参考。充分开发利用人事档案，对单位人力资源配置、人才培养、绩效分配等有着重要意义。笔者因工作原因，曾到过本省多家公立医院的人事部门交流。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来不要”，这句话是人事档案工作者们自嘲的顺口溜，也是目前大多数公立医院档案管理工作的真实写照。2 公立医院人事档案管理现状及存在问题2.1 重视程度不够，资源投入不足公立医院是以承担社会医疗服务任务为主要职责，是国家公共医疗卫生服务和承担公共卫生危机的主力军。大部分资源都倾向于服务患者的临床一线工作，由于人事档案管理工作无法直接产生社会效益和经济效益，常常得不到管理者的重视。按照

3、中组部2018年11月发布的干部档案工作条例的规定，干部人事档案工作机构每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员;干部人事档案工作机构按照有关标准要求建设干部人事档案库房，档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。以笔者接触过的某地市级二甲中医院为例，管理在职、退休职工档案约八百余份，无标准档案库房，档案与其他材料共用储物室，储物室不符合档案室建设标准。人手方面，仅设兼职档案人员1名，且据分工安排，该兼职人员基本无暇顾及人事档案工作，基本上仅能完成档案的转入转出登记。以上情况并非特例，大多数公立医院因人事档案管理工作能获取的资源有限，场地、人

4、手都十分紧张。医院的档案管理工作大都由人事部门职工兼职完成。场地不符合规范，降低了人事档案的保密性和安全性。兼职人员同时兼顾其他分工，难以专注档案管理工作，能维持档案工作现状已属不易，推进档案工作发展和改革基本是不可能实现的。2.2 信息化程度低公立医院关注重点主要是医疗业务水平和经济效益等方面，没有把档案管理、档案信息化建设列入医院发展规划中。许多医院仍按照纯手工作业、电子表格登记的模式工作，信息化程度低。档案基础维护工作尚无法如期完成，更别提档案的开发利用和数据挖掘了。手工作业容易存在效率低下、容易出错、标准统一难度大等问题，而且长期翻阅档案会造成纸质材料损耗等问题。在档案的查阅与利用方面

5、，纸质档案检索方式单一，信息检索查询困难，利用效率低。传统的人事档案管理方法以及不能适应当下快速发展的需求，医院人事档案管理亟需创新。3 公立医院人事档案管理发展对策建议3.1 树立新时期档案工作理念，变被动“管理”为主动“服务”要改变医院人事档案管理现状，要先改变人事档案管理的在医院发展中的定位。人事档案管理工作应该纳入医院统一发展规划中，与医院信息化设计同步发展，使人事档案管理工作更加高效。充分认识到医院人事档案管理是优化医院人力资源规划，提高医院人才利用效率的重要工具，对医院人才培养、人才选拔等方面有着重要意义。在具体工作的开展中，应该在干部档案工作条例的指导下，创新档案管理方式，提高档

6、案管理工作效率。档案员应转变工作理念，变被动“管理”转变为主动“服务”。在档案管理方面，以职工档案材料补充为例，传统的做法是等待职工将归档材料交至档案室进行登记归档，这样的被动管理，效率较低;转变为主动“服务”，梳理归档材料类型，将档案管理战线前移到档案材料产生的单位及部门，融入各项业务工作中，既方便了职工，又提高了档案管理效率。改变工作理念，更要从档案的开发利用上入手。人力资源部门要运用掌握人事档案的优势，利用信息化工具，扩展电子化档案管理外延，为医院人才培养和人才评价提供客观的数据支持。提高档案管理的利用成果，又能提高人事档案管理在医院的战略地位，得到领导层重视，获取更多的发展资源，形成良

7、性循环。3.2 在保证信息安全的前提下，利用信息化工具提高效率提高工作效率的最高效方法，就是利用好信息化工具。人事档案具有大量的纸质材料和数据，信息化的数据具有储存方便，检索查询快捷等优势，对人事档案数据进行梳理后信息化改造，能大大提高工作效率。人事档案是档案中最特殊的一类，对保密性和安全性的要求高于其他档案。信息化工具是柄“双刃剑”，带来效率与快捷的同时，也带来了新的安全性问题，如电子信息与纸质载体分离、电子载体损毁风险，信息管理遭受入侵或病毒风险等。只有在保证信息安全的前提下，人事档案信息化工作才能顺利开展。公立医院要充分认识到人事档案管理工作的重要性，把人事档案建设上升到战略层面，并在保障信息安全的前提下，利用好信息化工具，才能提高工作效率，信息化开发医院人事档案资源，助力医院人力资源管理水平发展。参考文献1王咏梅.以信息化手段实现医院人事档案的精细化