史志档案信息管理系统建设探讨

1、    史志档案信息管理系统建设探讨    谭绪刚【摘要】随着现代信息技术的发展与应用，为史志档案信息资源的科学保管创造了有利条件。为提升史志档案管理工作效率，需要建立起相应的信息管理系统，确保史志档案应有价值得到发挥。本文对史志档案信息管理系统建设进行了探讨，包括目录计算机检索系统建设和实现全文数字化两个方面内容。【关键词】史志档案；信息管理系统；建设在我国社会发展过程中，史志档案的重要性日益凸显，数量不断增加。对于各种史志档案资料，需要进行科学与规范管理，切实体现出应有的价值。对此，相关部门要真正提高重视程度，尽快转变思想观念，不断强化工作措施，大力

2、推动史志档案信息管理系统建设步伐。确保史志档案得到有效的保存，提升档案资料的利用率，为社会经济建设提供服务。一、史志档案目录信息检索系统建设建设史志档案目录信息检索系统，能够更好地整理数据库中存储的全部数据，并提升检索的速度。系统主要建设内容包括以下几方面，能够促进史志档案检索更加便捷、快速。（一）数据库和数据管理具备更强的开放性。系统可以增加、删除和修改数据库中的数据，让各种档案类型需求得到满足，实现对史志档案信息的有效管理。数据的增加、删除、修改和排序等操作非常简单，并提供多种辅助输入功能，如重复、列表、抽词、编码和通改等。（二）让档案查询更加准确和全面。利用目录信息检索系统，只需要将关键

3、词输入进去，能够快速得到查询结果，同时提供拼音首字查询功能，并解决了重音字问题。系统还可以提供树型查询服务，查询由上至下进行，层次分明，将所需档案准确识别出来，满足档案人员检索要求。系统还具备自动漫游检索功能，能够自动在数据库内进行查找，并快速显示查找结果，从而有效节省了查询的时间。（三）具备较强的系统编目能力。系统能够自动生成或手工自由设计报表，让各种类型档案与报表的要求得到满足。档案管理员能够按照将要形成的档案目录表，自行设计并修改档案目录表结构，让系统的使用更加灵活，实现了工作效率的提升。（四）具备档案利用统计功能。应用计算机，能够快速、详细统计档案利用的状况，进行档案统计，能够对全部档

4、案的各种类别具体情况作出报表，便于档案管理人员及时制定合理决策。这需要软件统计具备方便、灵活的特点，将需要统计的事项确定下来，操作计算机，就能够清楚地进行统计，将报表完整、齐全地打印出来。（五）将关键词在标题中自动标引出来。能够在文件标题内，将关键词自动提取出来，通过用关键词取代主题词的方式，为计算机进行词组自动标引提供了可行途径，降低了录入人员标引关键词的难度。二、实现对史志档案资料的全文数字化对史志档案的数字化，主要方法就是全文存储档案资料，在史志档案信息管理系统里面，主要利用目录来管理，在目录数据内集成全文信息、图像信息和浏览功能，然后开展管理工作。将目录数据当成检索入口，这样能够对史志

5、档案图文信息进行全文检索。（一）档案数字化。如果史志档案资料的载体是纸张，需要尽快转换载体，用光盘和硬盘存储信息，对此应实现数字化。数字化方式有很多，当前常用键盘录入的方式，不过存在较大局限，即录入效率不高，无法保存史志档案原件信息，包括印鉴、图表和手迹等。对此可以选用扫描仪，提升输入效率，让史志档案信息保存更加完整、准确。（二）图像压缩。计算机内标准内码为键盘输入的文字，占据的存储空间很小，对图像文件而言，占据的存储空间则很大。对此，应压缩图像，减少图像文件占据的存储空间。图像数据被压缩后，进行浏览的过程中，能够按照一定比例进行放大和缩小，利用者能够根据自身需求，选择相应的图像比例，这样使图

6、文信息提供與利用变得更加灵活。（三）图像管理。通常图像存储方式包括以下两点：一是对图像进行压缩，形成一个文件，并输入文件名，在光盘、硬盘上进行存储，今后如果需要利用，只需要根据文件名就能够实现快速查找。但是该方式需要对所有图像取名，比较麻烦，且因为每个图像为一个文件存储，在光盘和硬盘上存储时，会形成大量碎片，存储效率不高，查找速度也很慢。对此，可以建立一个图像库与索引文件，在图像库内放入所有图像，并在索引文件内将每个图像文件具体位置指出来。（四）史志档案数据库管理。实现史志档案数字化以后，若是在光盘和硬盘中分散存储，则利用率很低，需要利用数据库进行管理，便于之后的阅览、统计和打印。（五）光盘刻录。图像文件在光盘中占用的存储空间最大，数据库、辅助文件以及程序等都在计算机内存储，在查询输出过程中，光盘与计算机系统都必不可少。利用史志档案信息管理信息系统，可以在同一张光盘上集成图像文件、辅助文件、数据文件以及检索程序。就算计算机系统发生故障，也可以只用这张光盘，就可以进行检索。三、结语总之，在当前信息时代背景下，为史志档案管理工作带来了更多有利条件。相关部门应引起重视，加快史志档案信息管理系统的建设，充分运用信息技术手段管理史志档案。这样才能满足当前史志档案管理工作要求，提升档案管理工作效率，让史志档案的作用充分发挥出来。【参考文