加强人事档案信息化管理工作的途径分析

1、    加强人事档案信息化管理工作的途径分析    王雪亮摘 要：在當前信息时代，计算机技术和网络技术在档案工作的广泛应用，实现了纸质档案向电子档案的转变，人类对档案信息进行记录、传达及留存的方式都发生了较大的变化。人事档案是对个人人生轨迹的真实记录，在当前人事档案管理工作中，需要加快实现信息化管理，以此来实现人事档案信息的高效利用。文中分析了人事档案信息化管理的重要性，并进一步对加强人事档案信息化管理工作的途径进行了具体阐述。关键词：人事档案；信息化管理；重要性；途径当前信息技术在档案工作中广泛应用，档案信息化建设步伐不断加快，我国人事档案信息化管理工

2、作也取得了较好的成效。但随着信息技术的迅猛发展，人事档案信息化管理工作中理论和实践还存在一定的不完善，从而导致各种新情况和新问题不断出现，这对人事档案信息化管理工作的有序开展带来了较大的影响。因此在当前人事档案信息化管理工作中，需要做到与时俱进，不断提升人事档案信息化管理工作的水平，为人事档案信息资源的高效利用奠定良好的基础。1人事档案信息化管理的重要性分析人事档案是对个人从事社会活动的真实记录，是单位开展各项工作的重要基础，同时也是选拔、任用人才的重要依据，因此需要做好人事档案管理工作。特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，人事档案信息化管理的重要性更加突显出来。通过做好人事档案信息化管理

3、工作，可以实现档案信息的智能化和网络化检索，利用计算机来对档案信息资源进行分类、提取、分析和加工，有效的提高了档案工作的效率，而且数字档案更易于保存、查询和修改，有效的提高了人事档案信息的利用效率，更好的发挥出了人事档案的重要价值。在人事档案信息化管理工作中，更讲求时效性，能够将不同区域及不同载体的档案以数据化的形势进行存储，并借助于网络实现信息的及时沟通和共享。由于人事档案信息需要经常利用，实现信息化管理后，档案信息更易于查询，并能够依据筛选条件便捷的查出所需要的档案信息，有利于人事档案管理工作效率和质量的全面提升。在人事档案信息化管理工作中，档案数据在迁移和共享方面取得了重大突破，档案信息

4、管理更具规范性和标准性。另外，信息化环境下，人事档案载体晚具多样性，并在管理工作中提前做好了备份，这有效的提升了档案的安全性，避免了档案损毁所带来的损失。2 加强人事档案信息化管理工作的途径（一）强化人事档案管理的信息化建设人事档案管理要紧紧围绕人事制度改革需要，提升服务意识，变“死档案”为“活档案”，从线下整理到线上管理，促进人事档案管理信息化进程。依托干部人事档案信息平台，对重要信息全面录入，组织日常维护，提高档案的管理与利用效率，实现档案全面、动态化长效管理。五是注重对系统管理与维护，提升使用价值在日常管理维护中，本着方便、快捷、有效、实用的原则，充分发挥信息系统自动生成干部任免、调动审

5、批表、干部名册等功能，及时将干部的基本情况、人事变动、工作调动、奖惩情况、年度考核和到龄退休等而引起的数据更新在软件中进行改动，确保信息库的“鲜活度”，实现人事信息日常管理的动态化和科学化，达到人事信息数据新、资料全的工作标准。为日常人事管理工作提供优质高效的服务。（二）加强基础建设，为信息化建设打下基础在人事档案信息化管理工作开展过程中，需要重视人事档案信息化的基础建设，不仅要为电子档案的保存与信息化设备提供一个良好的环境基础，还要进一步完善人事档案信息化建设的制度。人事档案信息化管理需要配备完善的信息化设备，因此在进一步对机房、嗠器、电子档案库房等基础设备进行完善。在信息化建设过程中，还需

6、要具备一个优质的网络环境。当前在网络环境方面许多单位还存在许多不完善的地方，网络布线较为凌乱，而且设备共享率较低，存在较多的安全隐患，因此需要采取切实可行的措施加以改善，为人事档案信息化管理工作打下坚实的基础。（三）增强人事档案信息化管理的安全意识在人事档案信息化管理工作中，安全是重要的前提条件，其对人事档案信息化管理工作具有非常重要的意义。因此在人事档案信息化管理工作中，需要严格界定各种档案信息资料的保密级别，并运用计算机加密技术来提高系统运行的安全。 对于人事档案信息数据库依据不同的使用权限进行加密，处理好人事档案信息加密和合理利用之间的关系。进一步对人事档案审核流程进行优化，即从源头上抓

7、起，加强与各部门之间的联系，做好人事档案资料收集工作，严把人事档案资料入档关，鉴别真伪、查漏补缺，有效的保证人事档案信息的真实性和权威性。另外，还构建人事档案信息安全保障体系，通过制定切实可行的措施来强化人事档案信息的安全性。（四）实现信息资源共享人事档案管理的覆盖面较广，人事档案的来源趋于复杂。人事档案的应用范围广泛，像毕业生的就业、公务员的考核等都与人事档案息息相关。采用现代化管理手段与方式管理人事档案，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放的交流模式。（五）依据信息反馈，提高人事档案信息资源开发利用水

8、平档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分，档案信息资源的开发利用效果如何，档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低，档案部门对经济建设提供服务的好坏，利用者对档案部门有何意见和要求等，这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的。人事档案工作人员要不断通过信息反馈了解人事档案信息资源的利用效果，有针对性的改进工作，提高工作水平和服务质量；了解和掌握人事档案信息需求的变化和发展趋势，以便更好地收集、整理和研究新的档案资料，为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源；还要加大对人事档案利用者的宣传教育力度，积极配合档案部门做好这一工作，促使人事档案信息资源的开发利用取得更大的社会效益。3 结束语人事档案信息化管理工作是一项系统性的工程，具有较强的复杂性，需要在实际工作中不断推进和完善。人事档案信息化管理是管理技术与信息技术之间的有效结合，因此在推进过程中，需要针对存在的各种新情况和新问题采取切实可行的措施加以解决，全面推进人事档案信息化建设的进程，为人事档案信息资源的高效利用奠定良好的基