加强轨道交通工程档案现场管理的实践与思考

1、    加强轨道交通工程档案现场管理的实践与思考    赵国慧摘 要：轨道交通工程通常规模大、投资成本大、历时长、涉及单位多。完成好参见各方档案现场管理工作，是工程档案管理的关键环节。这篇文章我们主要对昆明轨道交通档案管理情况为例，引出首次工地例会是轨道交通工程档案现场管理的基础环节的论点。关键词：工程档案；现场管理；首次工地例会轨道交通相关数据资料涉及内容多，最直接的数据资料来源就是勘察、设计、施工、监理单位。以昆明地铁1号线的数据资料为例，由勘察、设计、施工、监理等参建方提供的数据材料占总量的86%。因此，落实好各参建方档案管理工作，是轨道交通工程档

2、案管理的关键所在。以下我们就加强轨道交通工程档案管理工作进行探讨，根据实际情况分析，首次工地例会是轨道交通工程档案现场管理的基础环节，深入探讨。1 轨道交通工程档案管理特点分析与轨道交通工程相关联的各类参见方，其中勘察、设计单位提供的材料种类较系统，管理工作易操作。但是施工和监理单位相关的档案资料相对来说难度较大，主要是因为：一是施工方、监理方数据资料涉及面广、类型多、数量庞大。如施工方相关的文件资料包括管理文件、技术资料、测量和监控文件、材料数据、质量验收文件等；监理方相关的数据文件包括施工管理材料、安全监管资料、质量控制资料、进度控制、造价资料、验收数据资料等。二是综合素质有所不同，各方对

3、档案工作重视程度不一。另外当前施工、监理方人员流动性比勘察、设计方要大，档案人员调动频率高，使得施工、监理档案管理水平不够稳定。三是施工、监理现场环境设施与办公条件较差，档案保管效率低，使得文件资料的安全性难以保证。四是大工程的分标段规模大，涉及范围广。涉及到的土建工程部、机电设备安装工程施工部、监理部等单位有很多家，并且这些项目部和监理部在全市各地分散，管理难度较大。2 档案人员参与首次工地例会的必要性为了完成好施工、监理方的档案管理工作，一定要全面落实单位档案的现场管理工作。根据以往的实践数据分析，要把握好首次工地例会档案交底工作，这是档案现场管理的关键性一步。昆明地铁工程现场安全质量管理

4、规定中指出，在项目正式开工前，业主代表要重视第一次工地会议的举行。公司相关部门要做好项目开工前的准备工作，对勘察、设计、施工、监理等方的管理体制能够综合性的了解把握。施工、监理方要系统论述现场组织管理体系，监理方要论述监理内容要求，控制程序步骤及监理例会制度。档案人员要积极参与到首次工地例会中，原因在于以下几点：一是，首次工地例会涉及到各方参建单位，勘察、设计、施工、监理等单位都会到场，利用会议机会，对各单位统一进行档案知识宣传。第二，首次工地例会相关单位参会人员大多是管理层人员，根据要求都是负责人，所以档案管理既关系着资料、档案人员，也要关系着项目经理、总工、总监等，如此一来能够引起各单位对

5、档案管理工作的重视，便于贯彻落实。第三，档案管理人员能够通过例会与其他单位负责人进行交流沟通，便于后期工作交集更顺畅。3 首次工地例会档案交底的主要内容1）要向各参建方统一论述昆明地铁建设管理有限公司档案管理办法与档案人员的联系方式。2）要把握好档案交底工作的对象。档案交底要综合考虑各参建单位，既要涉及到施工方、监理方，还要考虑到勘察、设计方和第三方咨询单位。要积极宣传勘察、设计方在工程建设中要起到的档案职责作用，既要提交真实的勘察数据和施工图纸，还要提供必要的技术联系单、设计变更资料、施工图调整文件等，这些是勘察、设计档案不可缺少的一部分。制定的竣工图要与轨道交通工程的实际进度相一致。施工方

6、在施工期间，要把握好施工记录的记载，严格审核签证，并且对设计单位的变更资料加以整理汇总，如此才能快速准确的编制出竣工图。3）要确保各参建方内部有相应的工程档案管理架构。施工、监理方都要有领导负责人专门管理档案资料，根据标段配置档案资料员，降低人员流动频率；勘察、设计方也要根据要求安排专门的档案资源管理员，档案人员出现调动要完成好交接环节。4）各参建方要根据建设单位的工程档案管理要求，并根据本单位实际情况及合同要求，建立适合本单位发展的工程档案管理条例。5）要明确地铁工程档案分类要求和准则，向各方分发资料编制统一格式的表格。6）各单位都要有相应的档案室，各档案设备要配置齐全。项目施工、各种技术资

7、料、文档报告等这些文件，设计方、施工方、监理方都要保管好、制定目录清单，及时整理，并系统保存。原始工程资料无需粘贴汇总，但是要将其分类整理和存放，再制作相应的目录清单，标记出清晰的施工方等信息及签名。7）向各方公布档案资料的归档数量，也就是依次向建设方、城建档案管与运营方都提交一套系统的竣工档案，还要准备一套能满足进馆要求的电子版本档案文件。电子档案可根据已完成的纸质资料扫描而成，还要满足建设方和轨道交通档案馆的要求。8）向各方公布对文件资料的归档期限，也就是在工程各环节都验收后三个月内提交档案文件并及时移交归档。9）要确保各参建方都了解到档案检查管理工作要贯穿工程各个环节。档案管理部门不仅要

8、对各方展开档案专项指导，也要不定期进行地铁公司组织的质量安全大检查，对检查结果在安全检查通报中体现。10）施工方要预留出充足数量的新施工图，在工程现场可运用复制版本，从而实现竣工图编制数量的要求。11）要把握好各工程文件资料管理的各种要求，如数据材料归档种类要求、文件制成材料的规定、文件签署条例、收集和预整理要求、工程影像资料要求等，由于参与首次例会的人员大多是项目负责人，在演示陈述过程中可言简意赅，或者在对档案人员专项交底过程中再深入宣传讲解。4 首次工地例会交底应注意的事项首次工地例会关系到很多参建单位，交底任务重，档案部门对资料管理的时间也有限。档案人员要利用好会议机会，在会前深入考察分

9、析，把各项要求系统整理，制成ppt演示稿和文件资料，在会议上对ppt进行讲解，再将文字材料分发给各参建方，进而加强宣传的针对性和有效性。档案人员要充分了解各项文件资料数据，尤其是各参建方对各项工程数据、档案流程、管理工作遇到的问题要有一定概念，从而利于在会议上抓住重点并及時解决。轨道交通工程资料从工程立项开工到竣工验收各个环节都有涉及。从施工开始的第一道流程到完工，资料记载都是紧密衔接的。资料整理中严禁出现工序的漏编、重复编或无序编，避免失误。工程资料是描述工程施工情况的重要基础，一定要科学、准确。完工资料移交手续要与结算支付相联系，施工方、监理方、勘察方、设计方的款项支付都受到工程档案资料的影响，因此必须告知参见各方要谨慎对待。参考文献1曹友民.轨道交通工程档案鉴定工作的实践与思考j.浙江档案，2009（1）：46-47