浅议协同OA系统功能设计和实现

1、浅议协同0a系统功能设计和实现摘要：oa (office automation,简称 0a)系统, 在企业中已普遍应用，随着信息化建设进程不断深化，企业 相继建立人事管理、财务管理、设备管理、项目管理、经营 业务管理等信息系统，众多的信息系统产生了大量的企业运 行数据，这时有些企业开始建立erp,用于整合这些信息系 统，解决“数据孤岛”的问题。然而，erp系统涉及面广， 系统庞大，实施难度较大，成本较高，实施存在一定风险， 效果难以预计。利用协同0a系统，实现信息协同、业务协 同、资源协同，将企业的各类资源整合到统一的平台上，实 现协同管理。给企业提供方便、快捷的办公平台，降低企业 运行成本，

2、提高工作效率，也是很多企业选择的一种信息化 建设思路。本文针对协同0a系统的功能设计与实现进行了 全面的研究与探讨。关键词：协同；办公；管理信息；系统；设计中图分类号：s611文献标识码：a面对逐步形成的企业信息系统集群，有大量的企业生 产、经营数据在支撑企业的运转。实施协同0a系统就不仅 是简简单单解决文件管理、档案管理、工作流程等网络化办 公需求，而往往被作为一个具有个性化的内部信息门户，在 高效协同、知识管理等方面提出了新的要求，信息整合、流 程整合将成为协同0a系统要解决的主要问题。1协同0a主要功能设计1. 1文件管理文件管理是协同0a的基础功能之一，主要处理收发公 文、签报、项目资

3、料、档案等。收发公文一般有签转、电子 印章、套红头打印、归档等操作。当企业组织机构较为复杂、 上下级单位较多时，涉及的公文接口较多，应灵活定制文件 的签转流程，保证文件准确性和及时性；签报一般类似于公 文；项目资料和其他资料一般为上传共享，增、删、改、查 等权限的设置是关键，应从角色、机构、职务、授权对象等 多个维度进行限定；档案管理应按照企业档案管理的相关要 求，实现从收集、入库到借阅、销毁等方面的全过程控制和 管理。1.2知识管理知识管理是提供给企业进行知识积累和共享的一种途 径，利用集体的智慧提高企业的应变和创新能力，知识库的 形成是企业积累财富的过程。知识管理需要对企业已有的知 识进行

4、整合梳理，并提供不断积累新知识的渠道，企业知识 的来源多种多样，知识的表现形成也多种多样，有显性的， 也有隐性的。系统设计要利于诱导知识的导入，提供检索共 享功能。1. 3信息交流信息交流，是协同0a功能里的重要部分，一般有新闻 中心、通知公告、论坛帖子、手机短信、在线消息通讯、电 子邮件、通讯录、各类消息提醒等。信息的沟通交流贯穿于 协同0a的整个模块。使用手机短信进行事务提醒是一种非 常有效的协同方式，目前可采用租用短信平台或购买短信猫 等设备，前者成本较低，效率高，但受出租方一定的管理制 约；后者成本较高，效率相对较低，但可自我管理。1.4管理驾驶舱管理驾驶舱为管理者呈现企业经营状况，提

5、供决策支持 平台，数据可来源于企业的信息系统集群，根据企业实际情 况，通过信息系统软件接口，导入关键性数据，利用专业报 表工具进行分析汇总，以图形化显示界面呈现企业运营相关 指标，确保数据的时效性和真实性。1.5职能管理智能管理模块可包含企业的各项职能管理工作，例如人 事、财务、项目合同、行政、安全、廉政、资产等管理活动, 这些功能根据企业的管理深度，可作为协同0a的一个模块, 也可是独立的一套信息系统，如人事管理系统、财务管理系 统、项目合同管理系统等，可设计软件接口，将业务逻辑处 理放在专业的信息系统里处理，将审批流、信息展现与协同 0a融合；行政管理，一般涵盖多种管理职能，如：会议管理、

6、 后勤管理、票务管理、印章管理、车辆管理等。为应付企业 管理延伸，在系统平台设计时，应充分考虑软件的扩展性， 可设计提供用户层面的开发功能，通过表单的制作和工作流 程的配置，加上报表和统计功能，快速响应企业需求。1.6移动办公移动办公是现代信息系统的发展趋势，依靠移动网络， 通过安全连接将应用服务器上的内容（数据）请求推送到用 户移动端。用户可以通过手机等移动终端设备获取信息和完 成事务处理。1.7协同管理设置项目协同、督查督办、工作联系单等模块。项目协 同实现临时性的协作项目执行和过程管理；督查督办功能对 企业重要工作任务进行督办，提高办事效率；工作联系单用 于企业内部的工作任务流转管理。1

7、.8辅助办公除了以上的主要功能，协同0a还应在为个人办公提供 便捷功能，如：工作代理、日程安排、便签、工作日志、问 卷调查等，根据企业的实际情况灵活设置。2协同0a功能设计要点 2.1信息集中根据新闻类、通知类、消息提醒、文档资料等内容，集中统一，不重复，不遗漏，设计合适的首页版面，直观的信 息展现，减少页面层级。2.2事务集中通过系统集成，接口实现等，将各个信息系统的待处理 业务集中到协同0a中，通过优化设计系统的工作流，实现 各类业务的审批和业务流转。利用短消息等进行提醒催办 等。2. 3数据集中通过数据接口，整合信息系统集群，提取大量企业运行 数据，利用报表工具，根据管理需求，集中呈现有

8、效的决策 数据。2. 4良好的人机界面作为企业门户，除了实用外，系统的易用性和美观性直接影响系统功能优越性的发挥。3协同0a系统软件的实现 3. 1技术架构3. 1. 1 基于 b/s (browser/server)结构。通过 web 实现 用户接口。3. 1. 2 soa (service-oriented architecture)技术，soa基于服务的框架结构。数据和业务逻辑融合成模型化的 业务组件，有助于开发和进一步扩展，可以很容易地与其他 系统或应用集成在一起。3. 1. 3单点登录sso (single sign-on)技术，介于门 户和集成的应用系统之间的认证服务，用户只需要做

9、一次身 份验证，就可以对所有被授权的网络资源进行无缝的访问， 从而可以提高用户的工作效率。3. 1. 4 ajax (asynchronous javascript and xml 异步 的javascript和xml)架构，使用客户端脚本与web服务器 交换数据的web开发技术，是基于几种相关技术的组合，充 分发挥各自的作用。将一些服务器的负担工作转嫁给客户端 进行处理，也减轻了带宽压力，提升了业务处理效率。3. 2软件平台目前，0a系统的开发主要有三大主流技术平台，即：sun 公司的java平台、微软公司的asp/, net平台、ibm公司lotus domino平台。三种技术平台各有优缺

10、点：java平台稳定性 较高、可跨平台运行、支持多种数据库、应用范围广、技术 开放，但实施技术难度稍高；.net平台与微软软件的融合性 较好、界面友好、易于维护、应用广泛，但不能跨平台，不 支持多数据库；lotus domino平台在电子邮件、非结构化文 档处理方面具有优势，系统稳定、安全性较高，但很难与关 系型数据库结合，扩展能力较弱，维护难度较大。一些从事0a软件开发的服务商，通过总结实施经验， 打造出了成熟的软件平台，将0a系统比较基础和通用的功 能进行了内置，在实施新的客户时，他们就利用现成的基础 平台，使得实施工作就变得轻松、快捷。企业可以根据实际 情况，选择适合的软件平台。3. 3项目实施项目实施时，应建立 pmo (project management office 项目管理办公室)，提供组织保障，协调企业资源。充分调 研企业自身需求，统一规划，分步实施，先易后难。调动各 方的积极性，参与需求的提出和系统的应用推广。组建稳定 的技术团队，对系统后续提供维护和持续完善的技术保障。4结束语协同0a的应用，功能设计是关键，选择合适的技术平 台，结合企业自身的特点，合理设计系统的各个模块内容， 充分发挥软件平台的特点，以实际需求为驱