档案管理在职业学校评估中的作用

1、    档案管理在职业学校评估中的作用    王英摘 要 职业学校评估意义重大，事关学校声誉，直接影响着学校的生存与发展。档案管理在评估中的重要性日益凸显。学校要采取强化全员档案意识的措施、健全档案管理制度、推进档案电子化管理、提高管理人员素质、有机整合学校档案与评估档案等措施加强档案建设，为学校的发展作出应有的贡献。关键词 档案管理 职业学校 评估：g717 ：a doi：10.16400/ki.kjdkz.2016.09.007the role of file management in the evaluation of vocational sc

2、hoolswang ying（changzhou health vocational and technical school， changzhou， jiangsu 213002）abstract the evaluation of vocational school is of great significance， which relates to school reputation， directly affects the survival and development of the school.the importance of file management in evalu

3、ating is growing. schools should take measures to strengthen the full file of archives， sound file management system， promote the electronic archives management， improve the quality of personnel management， integration and evaluation of organic school archives archives archives and other measures to

4、 strengthen the construction of the schools development and make due contributions.key words file management； vocational schools； assessment职业学校档案是学校在教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，能真实、客观反映职业学校建设与发展的历程。近十年来，我国国务院、教育部、财政部等部门先后出台了关于大力发展职业教育的决定（国发200535号）、关于实施国家示范性高等职业院校、加快高等

5、职业教育改革与发展的意见（教高200614号）、关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见（教高200616号）等文件，标志着高等职业教育进入了新的发展时期，工作重心发生了根本性的转变，从重点抓规模扩张转向抓内涵建设。期间，学校要接受各级各类的评估，如高职高专院校人才培养工作水平评估、星级学校评估、示范专业评估、特色专业评估等。在众多的评估中，学校档案是最可靠的第一手材料，是评估专家需重点检查的内容，在衡量学校教育教学质量、科研水平和管理水平方面起着举足轻重的作用。1 档案管理在职业学校评估中的作用职业学校评估意义重大，事关学校声誉，直接影响着学校的生存与发展，档案管理在评估中的重要性日益凸显

6、。1.1 档案是职业学校做好评估工作的基础档案资料是职业学校历史的真实写照，不仅客观反映了学校建设发展的过程，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。职业学校要做好评估准备工作，撰写自评报告、拟定汇报材料的内容和数据大部分来源于档案资料，如果没有完整、系统的档案资料作支撑，常会使评估准备工作处于被动地位，为准备佐证材料花费大量人力、物力、财力。因此，完善的档案资料是做好评估工作的基础。1.2 档案资料是专家作出科学评估的依据职业学校在接受评估时，评估专家要在23天进行全面考察评估、掌握和了解学校的办学状况，档案资料的查阅是非常重要的环节。无论何种形式的评估，评估专家都要将评估材料中大量的

7、统计表、文字叙述都要查找原始档案资料逐一验证。职业学校档案具有独有的原生性、真实性、系统性，能全面展示学校工作成就与办学特色，常成为评估专家了解学校办学状况的重要媒介，对学校的工作业绩发挥重要的支撑和验证功能。因此，科学规范、齐全完整的档案材料是评估专家全面了解学校各项工作状况进而作出科学评估必不可少的凭证依据。2 档案管理在职业学校评估中尚存在的问题在职业学校评估中发现，目前档案管理的滞后性与被动性还较为明显，具体存在以下问题。2.1 档案管理意识较为淡薄职业学校常存在重视教学、轻视档案管理的现象。在评估时，对学校办学条件、办学质量、管理水平等评价的主要依据是查阅档案资料，如档案管理意识较为

8、淡薄，对档案建设不重视，不从收集档案原始资料的源头抓起，常导致材料收集不全，流失在各部门或个人手中，或收集后没能及时归档而积压。在接到评估通知后再着手收集整理所需各类材料时，才发现许多档案工作虽然做了甚至做得较好，但因为没有形成文字材料或没有进行科学整理归档，出现无证可查的现象，在评估时常顾此失彼，再次投入大量的人力、物力和财力整理补充材料，造成被动局面，影响评估结果。2.2 档案管理制度不太健全多数职业学校成立专职档案管理部门、配备专职档案管理人员的时间都不长，档案管理制度常不健全，管理水平参差不齐，如档案资料的上交与收集缺乏有效的制约机制，未建立规范的部门归档、档案统计、档案保密、档案管理

9、人员岗位责任等制度，没有明确归档范围、归档时限、归档质量，导致档案材料积压、收集不全或查询不便等问题。 2.3 档案分类管理与评估指标不相一致目前职业学校档案分类按国家档案局制定的全国高等学校的档案实体分类法进行分类管理，与学校接受评估的指标体系通常不一致，不利于档案资源的整合与共享，难以实现有机衔接，在评估需要提供资料（档案的移交和查找利用）时造成困难，常要以馆藏档案材料为基础，根据评估要求进行必要的补充、加工和整理。2.4 评估结束后档案的后续管理不到位评估时档案资料常十分重视整理和保存，但在评估结束后常不能及时移交档案管理部门，致使用于评估的档案资料管理不到位，尤其是需要提供原件的档案资

10、料，有的是为迎接评估从其他部门借调过来，评估结束后材料就撤回到原部门，致使留存的资料难以反映评估的全过程，加上许多职业学校没有设立评估办，评估结束后评估档案无专人管理，材料丢失现象严重。在学校接受其他评估检查时，常出现拆东墙补西墙现象，把一些材料按评估要求重新组合，出现评估档案管理无序的现象，对档案管理和评估造成不利局面。2.5 档案管理手段相对落后受传统档案管理模式的影响，加上对档案管理重视不够，致使档案管理手段相对落后，仍以手工操作、纸质管理为主，计算机数据管理处于初级阶段或尚未开展。随着学校办学时间的增长、开设专业的调整、内涵建设的加强，目前的档案管理手段难以达到管理要求，也就无法满足各

11、种评估对档案资料快捷检索、提取的要求。2.6 档案管理人员素质相对不高目前，职业学校专职档案管理人员编制不足，且毕业于档案管理专业的人员较少，大部分档案管理人员是由其它岗位转岗而来，经短期培训或自学后上岗，档案管理意识不清晰、缺乏基本的档案管理专业知识与技能，不能对档案信息进行深层次研究和开发，仅能做一些收集、保管和简单的分类工作，难以适应新时期职业学校档案管理的需要。3 档案管理更好地服务于学校评估的举措为了更好地发挥档案在学校评估中的作用，提升评估结论的可信度，需从档案管理理念、管理措施和制度建设等方面加强评估档案的规范化建设与管理。3.1 强化全员档案意识学校档案对了解学校的历史和现实都

12、具有非常重要的作用，学校档案不完整就无法还原历史，无法全面反映学校各项工作的全过程，也就谈不上档案的开发和利用。因此，强化全员档案意识对确保完成各种评估起着十分重要的作用。学校要利用各种媒体和机会如校园网、宣传橱窗、有关会议大力宣传加强档案管理的意义，使全体师生员工对档案的重要性有较为深刻的认识，使之在平时工作中养成了解档案、关心档案、重视档案、随时积累档案资料的良好习惯。为了满足学校各种评估的需求，要转变传统档案管理理念，具有超前服务意识，制定科学的档案管理计划，在学校形成人人参与档案管理的良好氛围，使档案管理步入良性循环轨道。3.2 健全档案管理制度学校档案管理部门要以评估为契机，完善档案

13、的规范化和标准化管理。（1）学校设立专职档案管理机构与管理人员，全面负责学校档案资料的收集、整理和利用，并协调各部门之间的关系。（2）建立档案管理目标责任制，将收集、保存档案资料与各职能科室及个人的年度目标管理挂钩。（3）健全各种档案管理制度，明确部门及个人的职责，做到奖惩分明，在学校形成档案有人管、有人做、有人查的良好机制，为学校顺利通过各种评估检查提供全面、可信的档案资料。（4）做好档案管理的基础工作，尽可能将原始资料收集齐全，归档合理，在评估检查需要时能准确及时地提供。3.3 努力推进档案电子化管理随着学校办学时间的延长、内涵建设的加强，学校档案资料将越来越多，一方面增加管理的强度和难度

14、，给需要利用时查找带来不便，另一方面增加存储空间和保管费用。因此，要充分利用现代化信息技术，创造条件将档案资料进行数字化翻拍，实现纸质档案电子化，有效解决档案数量的增长和存储空间不足的矛盾，使档案管理发生质的飞跃，真正发挥档案资料的使用价值。档案电子化管理将能确保档案资料质量及网络环境下数据的通用、共享与交换，因而也能更好地满足各种评估对档案信息检索、利用的要求，这将成为档案管理发展的必然趋势。3.4 努力提高管理人员素质目前职业学校档案管理人员在人才结构和能力结构等方面整体水平较为薄弱，面对快速发展的科技创新时代，新技术的不断涌现，要求档案管理人员除了要有精通档案专业知识和良好的政治素质外，

15、还必须掌握多学科、多领域的知识与技能，能灵活运用计算机、网络等现代化技术。因此，学校对现有档案管理人员要定期进行培训，不断更新专业知识，提高现代化管理能力，不断提高管理水平。3.5 有机整合学校档案与评估档案为适应评估需要，在学校档案分类管理时要结合评估要求尽量与评估档案有机结合，将有关评估指标项目列入学校档案实体分类法中，结合国家档案局发布的归档文件整理规则的要求，实行“简化整理，深化检索”方式，由学校档案管理部门负责对评估档案材料进行集中统一管理、监督和指导，既保证学校档案资料齐全，又方便评估检查时的查找利用，节省人力、物力和财力。在各种评估结束后将评估档案作为专题档案及时移交学校档案管理部门，纳入学校档案统一规范管理。职业学校评估工作是检验学校办学条件、办学质量的重要手段，随着我国职业教育的不断发展，学校档案在评估工作