中国股份有限公司公文处理细则

1、TB/T ××××××××1） 中国北车股份有限公司 发布2013-04-27实施2013-04-27发布公文处理细则 Q/CNR G·202·012013代替Q/CNR G·202·012008waQ/中国北车股份有限公司企业标准IQ/CNR G·202·012013目 次前言II1 目的和依据12 范围13 术语和定义14 总则15 公文种类26 公文格式47 行文规则58 收文办理79 发文办理810 公文归档1011 公文管理1012 附则11附录

2、A（规范性附录）中国北车股份有限公司总部发文例行程序12附录B（规范性附录）中国北车股份有限公司所属单位报文和股份公司收文的有关程序及规定14附录C（规范性附录）中国北车股份有限公司公文格式16附录D（规范性附录）中国北车股份有限公司关于公文报送范围等有关问题的说明19附录E（规范性附录）中国北车股份有限公司总部发文代字20附录F（规范性附录）中国北车股份有限公司所属企业全称和简称22附录G（规范性附录）中国北车股份有限公司总部公文催办督办办法23附录H（规范性附录）中国北车股份有限公司总部签报管理办法25附录I（规范性附录）中国北车集团公司与中国北车股份有限公司间公文处理规定26 I前 言本

3、标准代替Q/CNR G·202·012008公文处理细则。本标准是根据中国北车股份有限公司内部控制体系建设的有关要求，遵照中共中央办公厅、国务院办公厅2012年颁布的党政机关公文处理条例和国务院国资委关于公文处理工作的有关规定，在Q/CNR G·202·012008基础上修订而成的。与Q/CNR G·202·012008相比，主要变化如下：补充完善了公文的概念和公文处理工作的原则（见4.1和4.2）；相应调整了股份公司公文的种类和公文主要形式（见5.1和5.2）；细化了公文格式要素（见6.1）；补充完善了公文的行文规则（见7.2、7.

4、3、7.4和7.6）；进一步明确了收文办理过程各环节的工作要求（见8.2）；进一步细化了公文拟制工作的要求（见9.2.1）；进一步明确了公文审核的重点内容（见9.3.2和9.3.3）；补充了公文管理工作的有关要求（见11）；对中国北车股份有限公司公文格式进行了调整（见附录C）本标准由中国北车股份有限公司办公室（党委办公室）提出；本标准由中国北车股份有限公司审计部归口；本标准由中国北车股份有限公司办公室（党委办公室）起草并负责解释；本标准主要起草人：陈建强等；本标准起草部门审核人：何凤华；本标准审定人：赵光兴、林万里；本标准批准人：奚国华、崔殿国；本标准2009年5月4日首次发布，2013年4月

5、22日第一次修订。公文处理细则1 目的和依据为加强中国北车股份有限公司（以下简称股份公司）和中共中国北车股份有限公司委员会（以下简称股份公司党委）公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作质量和效率，根据党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）和国务院国有资产监督管理委员会关于公文处理工作的有关规定，结合股份公司工作实际，制定本细则。2 范围本细则规定了公文种类、公文格式、行文规则、收文办理、发文办理、公文归档、公文管理等。本细则适用于中国北车股份有限公司、中国北车股份有限公司党委及所属各事业部（研究院）、企业（党委）的公文处理工作。3 术语和定义本细则中公文处理是

6、指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。4 总则4.1 股份公司、股份公司党委的公文（包括电报，下同），是股份公司、股份公司党委在实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。4.2 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。4.3 公文处理必须严格执行党和国家保密法律、法规和其他有关规定，贯彻执行股份公司保密制度，确保党和国家、企业秘密的安全。4.4 股份公司办公室（党委办公室，下同）是公文处理的管理部门，主管股份公司、股份公

7、司党委的公文处理工作，并对股份公司所属企业（党委）、各事业部（研究院）的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各企业办公室、党办应当配备专职文秘人员负责公文处理工作。股份公司总部各部门、各事业部（研究院）应指定人员负责公文处理工作并保持人员的相对稳定。4.5 股份公司内部收发公文，原则上都要通过OA系统按流程收发。股份公司各级信息技术部门要确保OA系统安全、畅通。4.6 公文处理工作是企业管理的重要组成部分，工作质量直接体现企业的管理水平、办事效率和工作作风。股份公司各级负责人员都应当高度重视公文处理工作，应当学习和掌握公文处理知识，自觉遵守本细则，并加强对公文处理工作的领导和检查。每一位工作人

8、员都应当认真学习、熟练掌握公文处理细则，不断提高工作水平。5 公文种类5.1 股份公司、股份公司党委的公文种类主要有：a) 决议适用于股份公司党委会议、董事会会议、总裁办公会议等讨论通过的重要决策事项；b) 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属企业（党委）不适当的决定事项；c） 命令（令）适用于公布股份公司管理的总部行政领导职务的任免。d） 公告适用于向股份公司内外宣布重要事项。e) 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；f) 通知适用于发布规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下属企业（党委）的公文，传达要求下属企业（党委）办理

9、和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员；g) 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，通报重要情况；h） 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议和意见，答复上级单位的询问；i） 请示适用于向上级单位请求指示、批准；j） 批复适用于答复下属企业（党委）的请示事项；k） 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；l）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项；m）纪要适用于记载会议情况和议定事项，传达会议精神。5.2 股份公司公文的主要形式有：股份公司文件、股份公司函、股份公司任免通知、总裁令、纪要、股份公司办公室文件、股份公司传真

10、电报等。股份公司党委公文的主要形式有：股份公司党委文件、股份公司党委函、股份公司党委任免通知、纪要、股份公司党委办公室文件、股份公司党委传真电报等。5.3 股份公司、股份公司党委各类公文适用范围：a) 股份公司文件。用于向对股份公司业务有领导或指导关系的有关部委等上级单位报送请示、报告和意见；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工作部署；公布股份公司规章制度等；布置重要行政措施；下达和调整股份公司长远规划、中长期计划、年度计划；答复股份公司所属企业的请示事项；重要的机构调整和变动事项；通报重要情况；奖惩有关单位和人员。转发党中央、国务院、国务院各业务主管部委等上级单位的重要文件。其它需

11、发股份公司文件的事项；b) 股份公司函。用于转发股份公司上级单位或其他不相隶属单位的文件，向国家有关部委的司、局、厅（办）等部门请示事项、商洽工作、征询意见、答复问题；向不相隶属的单位或部门联系工作、商洽问题、答复事项；布置日常性工作；答复股份公司所属企业报请批复的一般性事项或例行事项；向总部部门行文。其它需发股份公司函的事项；c) 股份公司任免通知。专门用于股份公司向所属企业、总部部门通知有关人事任免事项；d) 总裁令。专门用于股份公司总裁签署股份公司管理的总部行政领导职务任免令；e) 纪要。用于记载股份公司党委会、总裁办公会等重要会议情况和议定事项，传达会议精神；f) 股份公司办公室文件。

12、用于转发国务院有关部委办公厅（室）以及其他不相隶属单位或部门的一般性文件或转发只需股份公司所属企业周知的文件；印发有关部委重要会议、股份公司重要会议领导讲话；印发股份公司总部部门下达的年度单项任务计划或部门工作要点；布置一般性工作；传达一般性事项；其它需发股份公司办公室文件的事项；g) 股份公司传真电报。主要用于向股份公司所属企业、总部部门下达会议通知或通知、通报其他紧急事项等；h) 股份公司党委文件。传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工作部署；公布股份公司党委制定的有关制度、规定等；公布经股份公司党委（常委）会议讨论通过的重要决议、决定；答复下属企业党委的请示；通知重要事项；通报重

13、要情况；重要的组织机构设立、调整和变动事项；奖惩有关单位和人员；批转股份公司党群组织的有关文件；转发党中央、党中央有关部门、国务院国资委党委等上级单位的重要文件。其它需发股份公司党委文件的事项；f) 股份公司党委函。用于转发股份公司党委上级单位或其他不相隶属单位的文件；向股份公司所属企业所在地地方党委商洽工作、征询意见、答复问题；布置股份公司党委日常性工作；向总部党群部门行文。其它需发股份公司党委函的事项；g) 股份公司党委任免通知。专门用于股份公司党委向所属企业党委、总部部门通知有关人事（党内职务）任免事项；h) 股份公司党委办公室文件。用于转发国务院国资委党委办公室或其他不相隶属单位、部门

14、的一般性文件或转发只需股份公司所属企业党委周知的文件；印发上级党委、股份公司党委重要会议领导讲话；印发股份公司党委有关部门下达的年度单项工作计划或部门工作要点；布置一般性工作；传达一般性事项。其它需发股份公司办公室文件的事项；i) 股份公司党委传真电报。主要用于向股份公司所属企业党委、总部部门下达会议通知或通知、通报其他紧急事项等。6 公文格式6.1 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成：a) 份号。公文印制份数的顺序号。涉及党和国家秘密的公文

15、应当标注份号；b) 密级和保密期限。涉及党和国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。涉及企业商业秘密的公文按照股份公司关于保护商业秘密的有关规定办理；c) 紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”；d) 发文单位标志。发文单位标志应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，也可以使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，行政单位之间联合行文，主办单位排列在前；党委或党政之间联合行文，可以用主办单位名称，也可以用联署单位名称，如用联署单位名称行文，一般情况下党委名称排列在前；e) 发文字号。发文字号应当包括单位代字、年份、序号。同一个发文单位，发文序号

16、应统一编流水号。联合行文，只标明主办单位发文字号；f) 签发人。上行文应当注明签发人姓名；g) 标题。由发文单位名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。上行文应标明发文单位，发文单位的全称和简称要规范。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；h) 主送单位。主送单位是公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称；i) 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须有正文；j) 附件说明。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称；k) 发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称；

17、l) 成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；任免文件以股份公司党委（常委）会议讨论通过的日期为准；电报以发出日期为准； m) 印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。联合行文，一般应加盖所有发文单位的印章，主办单位排列在前。加盖印章时，应骑年压月盖印；n) 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。公文附注应当加括号标注，其中，上行文应当在附注处注明联系人及电话，联系人应为对该公文的咨询能作出答复的具体人员；o) 抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用

18、单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称；p) 印发单位和印发日期。印发单位应为发文单位的办公室（党办），印发日期以公文付印的日期为准；6.2 公文中各组成部分的标识规则和公文编辑、排版、缮印要求，按照党政公文处理工作条例（中办发201214号）和中国北车股份有限公司公文格式（附录C）执行。6.3 股份公司公文、股份公司党委公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。7 行文规则7.1 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。7.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。a) 股份公司可直

19、接对各事业部（研究院）、所属企业行文。股份公司对所属企业行文时，抄送相关事业部（研究院）。b) 各事业部（研究院）可代股份公司起草相关文件，按股份公司公文处理流程办理。各事业部（研究院）对下属企业代行股份公司职责权限时，必须按规定程序发股份公司文件。同时，各事业部（研究院）可直接对股份公司行文，亦可直接对所属企业行文，公文处理由各事业部（研究院）自行负责。c) 所属企业可直接对股份公司行文，亦可直接对相关事业部行文。所属企业对股份公司行文时，抄送相关事业部。d) 股份公司原则上不对被托管单位直接行文。确需行文时要抄送托管单位。被托管单位原则上不直接对股份公司行文，确需行文时要抄送托管单位。7.

20、3 向上级单位行文，应当遵循以下规则：a）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。b）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不 得原文转报上级单位。c）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。d）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。7.4 向下级单位行文，应当遵循以下规则：a）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。b）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位

21、的另一个上级单位。7.5 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送公文，不得有指示性的内容。7.6 同级或同一管理层次的单位之间必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。联合行文由主办单位拟稿并先签署意见，然后依次送交有关协办单位协商并由协办单位依次签署意见后返回主办单位。一般不使用复印件会签。 单位内设机构除办公室（党办）外不得对外正式行文。7.7 股份公司各事业部（研究院）、所属企业、企业党委不得直接向股份公司总部业务部门报送正式文件。报送股份公司、股份公司党委的正式文件，须按流程报送到股份公司办公室（党办），办公室（党办）按程序送股份公司领导签

22、批。7.8 股份公司总部各部门向股份公司领导请示汇报工作时应使用“签报”。“签报”不得同时分送两位以上股份公司领导阅批。“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签字，内容如涉及其他部门职权范围的事项要会签。“签报”要使用规定用纸，由办公室（党办）统一编号，作为股份公司总部内部文件由办公室（党办）统一管理、存档。“签报”程序按照中国北车股份有限公司总部签报管理办法（附录H）执行。7.9 股份公司总部各业务部门与所属企业进行日常工作沟通和联系，可通过“部门通知通告”的形式按流程主送所属企业有关业务部门（“部门通知通告”不属于股份公司公文）。总部各部门之间工作联系和协调应当面商议，不相互行文。7.10 要正

23、确使用“请示”、“报告”、“意见”文种。“请示”是上行文，须由上级单位明确指示或批准。“请示”应当一文一事，只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位。不得在非请示公文中夹带请示事项。不要把“请示”写成“报告”或“意见”，更不能混杂使用，写成“请示报告”之类的不正确文种。“报告”在多数情况下是答复上级单位要求或询问某项工作而制发的上行文。要注意在报告的开头把报告的起因交代清楚，然后把上级单位要求报告的情况写清即可。主动汇报工作的报告，一般要对工作情况进行分析，得出结论。“报告”中不得夹带请示事项，所提意见、建议不要求上级单位必须处理或答复。“意见”可以用于上行文

24、、下行文和平行文。“意见”用于上行文时，可就问题发表见解或提出意见、建议，希望上级单位表态。同时，应按请示性公文的程序和要求办理，所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致后方可行文。上级单位应当对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”用于下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。“意见”用于平行文时，所提意见仅供对方参考。8 收文办理8.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。8.2 收文处理：a) 签收。接收公文时，办公室（党办）机要秘书应认真

25、核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后按程序签收登记；密码电报的接收和阅办按有关规定办理。b) 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。c) 初审。对下级单位报送的需要办理的公文应当进行初审。初核的重点是：来文是否属于公文受理范围；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范；涉及其他单位的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。对不符合规定的公文，报经办公室（党办）负责人后可退回呈报单位，并说明理由；d) 承办。对符合规定的公文，办公室（党办）应当及时提出请办或拟办意见，按程序送股份公司领导批示后交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，

26、应当标明办理时限。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理。一般公文应当在5个工作日内办结。凡超过办理时限，承办部门应及时予以说明。承办部门办理公文，要以股份公司的收文章为准，有收文章的公文在处理后须及时返回办公室（党办）归档，对于一时无法完成办理的公文，主办部门也要将办理过程写明后及时将原文返回办公室（党办）归档，文件的后续办理完成情况可以补办归档手续。没有收文章的文件，各部门可自行保管。对不属于本部门职责范围或不宜由本部门主办的，应当及时退回办公室（党办）；e）传阅。办公室（党办）文秘人员根据股份公司领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。

27、办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文在办理过程中每发生一次阅办者的转移，均要经办公室（党办）文秘人员登记，不得在阅办者之间直接传递即横传，以保证公文流转过程清楚，办理或查询及时方便。公文传批、传阅过程中，股份公司领导批示有关部门阅处的，一般需待公文传批完毕后再转相关部门；时限紧急的，由办公室（党办）复印承办部门先行办理，原件继续传批。股份公司各事业部（研究院）、所属各企业办公室（党办）、总部各部门，至少在每个工作日的上、下午登录OA系统查收公文各一次。总部各部门第一管理者是本部门的法定收文者，出差前必须在OA系统设置委托出差代理人，以保证公文的流转和办理效率。f）催办。

28、及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。送股份公司领导或交有关部门办理的公文，办公室（党办）要负责催办督办。催办督办应建立制度，指定人员负责，做到紧急公文跟踪催办督办，重要公文重点催办督办，一般公文定期催办督办。催办程序按照中国北车股份有限公司总部公文催办督办办法（附录G）执行。 g）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。9 发文办理 9.1 发文办理发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。9.2 公文拟制9.2.1 起草公文应当做到：a） 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定，完整

29、准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。b) 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。c) 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。d) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。e) 文稿中不得引用上级单位领导同志未公开发表的内部讲话；不得以政策、法律、法规的未定稿作为拟文的依据。f) 结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1.”，第四层为“（1）”。g) 使用国家法定计量单位。参照常用计量单位相关国家标准

30、执行。h) 公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。i) 公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。j) 紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要，确定紧急程度。k) 涉密公文，应根据国家有关保密规定标注相应的密级。l） 单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。9.2.2 转发上级单位和其他单位、部门文件：a) 对上级单位和其他单位、部门的正式文件，可根据需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体的贯彻要求。b) 转发涉

31、密文件应标注相应密级。转（摘）发密码电报，按中央办公厅的有关规定办理。c) 下列文件不得转发：各种绝密文件、资料；上级单位领导同志未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。9.2.3 拟制公文过程中，重要公文或公文中涉及其他部门职责的事项，主办部门必须履行会商、会签程序，取得一致意见后方可行文：a) 主办部门对拟制公文的合法合规性进行审核，其中规章制度类、涉及经济合同和重要决策的公文须经法律事务部会签。其它公文，主办部门认为有必要时请法律事务部会签。b) 会签公文先由主办部门依次传协办部门协商会签，协办部门签署意见后将文稿按流程返回主办部

32、门。主办部门应对会签过的文稿进行复核、确认。如经协商不能取得一致意见，主办部门应报请分管领导予以协调。（会签部门签已阅或签名，视为同意）c) 征求意见或会签公文，主办部门如没有时限要求，协办部门应在2个工作日内回复；如不能按期回复，应提前主动与主办部门沟通。9.3 公文审核9.3.1 为保证公文质量，必须坚持核稿制度。主办部门拟制公文须先经部门负责人审批。公文送领导签发前，须经办公室（党办）核稿，不得先签后核。9.3.2 公文审核的重点是：a) 是否确需行文，是否符合行文规则和拟制公文的要求，使用文种是否正确，行文方式是否妥当，表达是否准确，公文格式是否符合党政机关公文处理工作条例的规定;b)

33、 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行;c) 涉及其他部门职权范围内的事项是否会签同意。9.3.3 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送，核稿人员应当复核。办公室（党办）核稿人员接到文稿后，一般应在1个工作日内完成核稿。对有时限要求的公文，应在要求的时限内完成。9.4 公文签发9.4.1 以股份公司、股份公司党委名义上报上级单位的公文，由股份公司分管领导审阅后，按职责分别由股份公司董事长、总裁，股份公司党委书记签发。所

34、属企业（党委）向股份公司（党委）上报的公文必须由主要负责人签发。党政联合发文，由股份公司党政主要领导共同签发。其他以股份公司、股份公司党委名义制发的公文，一般情况下分别由股份公司领导按责任分工签发。9.4.2 以股份公司办公室、党委办公室名义制发的公文，由办公室（党办）主任或股份公司领导签发（重要文件事先报股份公司有关领导审阅）。9.4.3 审核、签发公文时，审核人、签发人应明确签署意见、姓名和审核或签发日期，圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。9.5 公文印制9.5.1 公文正式成文、分发前，拟稿部门要对打印后的文稿清样进行认真校对。校对人应对清样与文稿的一致性负责

35、，校对无误后校对人员须签署姓名。办公室（党办）文秘人员应对文稿进行复校，复校主要检查校对人指出的差错有无改正，并依照原稿对全篇内容再次校核，同时对公文格式、排版清样等进行检查。重要公文需经办公室（党办）负责人复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。9.5.2 正式文件应与签批后的文稿相符，领导签批后的文稿原则上不应再作改动，如确需修改时，须经签批该文的领导同意或审核, 办公室（党办）复核。9.5.3 公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文印制的份数根据文件发送范围和有关规

36、定确定。主办部门需要增印公文，需提出意见，报经办公室（党办）负责人同意。9.5.4 核发。公文印制完毕或正式下发之前，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。9.6 公文发送9.6.1 向国资委、中国铁路总公司等部委发出的公文，由办公室（党办）按有关规定通过中央国家机要交换站、中国铁路总公司机要交换站等系统发出。向其他单位、部门发出的公文，由办公室（党办）通过邮局以挂号信的方式发出。如需有关人员直接送达有关单位、部门的公文，要履行相关的登记手续。9.6.2 向股份公司系统内部发出的公文，原则上都要通过OA系统按流程发送。具体规定按照中国北车股份有限公司总部发文例行程序（附录A）办理。9

37、.6.3 其他特殊公文，按有关规定发送。10 公文归档 10.1 公文办理完毕，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。10.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）。要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。任何个人不得积压、保存、销毁应当归档的公文。10.3 电子公文归档应当根据有关档案法律法规以及股份公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。10.4 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。10.5 股份公司领导及各部门负责人、工作人员参加上级单位

38、或业务主管部门的重要会议，应当把会议文件及相关会议资料及时送交股份公司办公室（党办）统一登记、整理（立卷）、归档。股份公司内部会议文件应当在会议结束后一周内由主办部门送交股份公司办公室（党办）登记、整理（立卷）、归档。10.6 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。10.7 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。10.8 拟制、修改和签批公文，字体要规范、工整，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。拟制、修改和签批公文应当使用蓝黑或碳素墨水笔和签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔。11 公文管理 11.1 公文

39、由办公室（党办）文秘人员统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。11.2 股份公司各事业部（研究院）、所属各企业可根据本细则，结合实际制定实施细则。11.3 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经办公室（党办）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。11.4 传输秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，要采取加密措施；绝密级公文不得使用计算机、传真机等传输。原则上国家秘密公文不能通过OA系统传输。11.5 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。11.6 汇编上级单位的秘密公文，须经发文单位批准或授权。公文汇

40、编的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。11.7 中共中央文件、国务院文件和密码电报的管理按照有关规定执行。11.8 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。11.9 不具备归档和存查价值的公文，应根据有关规定，经过鉴别并经办公室（党办）主任批准，可以销毁。销毁秘密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记，销毁公文的清单由办公室（党办）妥善保存备查。11.10 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后

41、按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。11.11 新设立的单位应当向股份公司办公室（党办）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。11.12 股份公司公文由办公室（党办）统一管理。所属企业应当按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。11.13 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。11.14 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执

42、行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。11.15 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。11.16 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。11.16 加盖公章的原则按公文统一管理。12 附则 12.1 外事等其他方面有特殊要求的公文，按照有关部门的规定处理。12.2 各级办公室（党办）应对上级单位和本单位下发公文的贯彻落实情况进行

43、督促检查，并建立督查制度。 附录A（规范性附录）中国北车股份有限公司总部发文例行程序A.1 发文程序A.1.1 经办人根据领导指示或决定，按照中国北车OA系统公文流程草拟文稿。A.1.2 如果文稿需要协办部门协商会签，经办人将经本部门负责人审核后的草拟文稿在送办公室（党办）核稿前先送协办部门依次会签，会签文稿返回后，经办人将会签后的文稿流转给所在部门负责人复核、确认，部门负责人复核、确认后返回经办人，经办人将文稿流转给办公室（党办）核稿。A.1.3 办公室（党办）核稿并根据文稿内容、行文关系确定发文形式、套用文头，并签署核稿意见后，将文稿流转给机要秘书登记。如需经办人对文稿作较大修改或重新起草

44、，核稿人要及时将文稿返回经办人，并沟通改稿意见，经办人需按照OA系统公文流程重新办理。A.1.4 为保证纸质和电子文档同时满足国家有关档案管理的要求，机要秘书收到核稿人流转的电子文稿后，打印文稿清样及发文单，根据核稿意见将文稿送股份公司有关领导审阅、签发。A.1.5 股份公司领导签发后将文稿返回机要秘书。A.1.6 机要秘书编号、登记，按照领导签批的具体意见将该文稿生成电子文件并加盖电子印章后从OA系统流转给机要文书，同时将股份公司领导签批后的文稿清样及发文单转给机要文书。A.1.7 机要文书按公文规定格式将文稿编排成规范的正式文件，并将电子文件打出清样后，通知经办人校对。A.1.8 经办人对

45、文件清样校对，并在发文单上签字。A.1.9 机要文书对文件清样确认后，录入校对人姓名，将编排好的正式文件从OA系统分发到主送单位、抄送单位、股份公司领导及主办部门。A.1.10 上行文原则上只抄送到股份公司领导和主办部门。其他需股份公司所属各企业、各事业部（研究院）、总部各部门周知的非涉密文件，一般情况下应抄送股份公司所属各企业、各事业部（研究院）、总部各部门以及总部部门负责人以上领导周知。涉密文件分发按有关规定办理。如需打印分发纸质文件，机要文书应按要求份数打印，盖章后按有关程序分发、报送。所有以股份公司、股份公司党委名义发出的正式文件都需抄送国有企业监事会1份。A.1.11 机要文书打印2

46、份正式文件，并将发文单及股份公司领导签批的文稿一并送机要秘书。A.1.12 机要秘书将文稿盖章后连同成文2份立卷归档。附图：中国北车股份有限公司总部发文OA系统流程示意图31附图：中国北车股份有限公司总部发文OA系统流程示意图选择“发文管理”选择“起草文件”选择发文形式（行政发文、党委发文）输入发文登记信息点击“发文起草”起草文件，保存，返回OA系统部门领导审核点击“发送”其他部门会签点击“发送”点击“送办公室（党办）核稿”核稿、发文形式、套用文头、签署核稿意见打印文稿清样及发文单，将文稿送股份公司有关领导审阅、签发点击“送机要秘书发”编号、登记，生成电子文件、加盖电子印章点击“送机要文书排版

47、分发”（纸质、电子文稿清样、办理单）文稿排版，打印清样，通知经办人校对录入校对人姓名，分发文件打印2份正式文件，并将发文单及股份公司领导签批的文稿一并送机要秘书文稿盖章，连同成文2份立卷归档经办人办公室（党办）核稿主办部门负责人有关部门负责人办公室（党办）机要秘书办公室（党办）机要文书办公室（党办）机要秘书附录B（规范性附录）中国北车股份有限公司所属单位报文和股份公司收文的有关程序及规定B.1 收文的程序及规定B.1 报文单位按照公文处理细则的有关规定和OA系统的发文流程拟制公文、上报公文。B.2 各单位应认真执行中国北车股份有限公司公文格式（附录C），规范文件格式；并不得将上报的正式文件通过

48、电子邮件发送, 以免影响公文的正常流转。B.3 股份公司办公室（党办）机要秘书负责统一收发和处理公文，各单位不得直接向股份公司部门以及其他任何个人发送正式文件。B.4 股份公司办公室（党办）机要秘书收文后，将电子公文转入OA系统收文流程，并打印出书面文件，进行收文登记，填写文件传阅单、加盖收文章后送股份公司办公室（党办）主任提出请办意见。机要秘书在每个工作日的上、下午应至少各查收一次文件，进行收文流程办理，以确保公文流转及时、快捷。B.5 机要秘书按办公室（党办）主任提出的请办意见将该文件连同文件传阅单分送股份公司领导批示。B.6 股份公司领导批示文件后将文件及时返回机要秘书。B.7 机要秘书

49、根据股份公司领导的批示，按有关程序将该文件的电子文件通过OA系统流转给承办部门负责人。B.8 承办部门办理有关事项并按OA系统的流程流转公文。B.9 公文办结后流转回机要秘书，机要秘书需检查无误后，打印文件办理单后按程序和规定归档。B.10 不能用WORD文档编辑的文件以及其他特殊文件的报送，报文单位要及时与股份公司办公室（党办）沟通，联系报送方式。附图：中国北车股份有限公司所属单位报文和股份公司总部收文OA系统流程示意图附图：中国北车股份有限公司所属单位报文和股份公司总部收文OA系统流程示意图选择“发文管理”选择“起草文件”选择发文形式（行政上报文件、党委上报文件）输入发文登记信息点击“附件

50、管理”上传文件点击“分发文件”，选择股份公司“办公室（党办）机要秘书收”待“已阅人员”中显示股份公司办公室（党办）机要秘书已阅后，点击“归档”备查各单位办公室、党办收文登记，填写文件传阅单、加盖收文章，送股份公司办公室（党办）主任提出请办意见按办公室（党办）主任提出的请办意见将该文件连同文件传阅单分送股份公司领导批示根据股份公司领导的批示，按有关程序将该文件的电子文件通过OA系统流转给承办部门负责人承办部门办理打印文件办理单、归档各单位办公室、党办办公室（党办）机要秘书承办部门办公室（党办）机要秘书附录C（规范性附录）中国北车股份有限公司公文格式C.1 公文用纸与格式要求C.1.1 为了进一步

51、规范股份公司和所属各单位的公文格式，参照国家党政机关公文格式（GB/T9704-2012）制定本规定。C.1.2 公文用纸原则采用A4型纸。C.1.3 公文页边和版心尺寸公文用纸天头（上白边）：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）：28mm±1mm 版心尺寸：156 mm×225mm(不含页码) 。C.1.4 排版规格：一般每面排22行，每行排28个字。C.1.5 字体、字号：本格式不注明字号的均为3号字，不注明字体的均为仿宋体。C.2 公文各组成部分标识规则本格式将公文划分为版头、主体、版记三大组成部分。公文首页红色分隔线（含）以上部分统称版头；红色分隔线以下

52、、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分统称主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分统称版记。页码位于版心外。C.2.1 版头版头由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、分隔线等部分组成。C.2.1.1 份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。C.2.1.2 秘密等级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。C.2.1.3 紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期

53、限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。C.2.1.4 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。中国北车股份有限公司文件使用小初宋体字，股份公司所属单位文件名称字号大小可根据名称字数多少酌定。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。C.2.1.5 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯

54、数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。C.2.1.6 签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。C.2.1.6 版头中的分隔线发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。C.3 主体公文主体由标题、

55、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。C.3.1 标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。C.3.2 主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记，标注方法见7.4.2。C.3.3 正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（

56、1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。C.3.4 附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，“附件”2字后标全符冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。C.3.5 成文日期成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。C.3.6 印章印章是公文生效的标志，用红色，不得出现空白印章。单一单位行